Spolupráca počas home office: ako naučiť pracovať tím na diaľku?

Home office bude častejšou súčasťou mnohých zamestnaní aj po pandémii. Ako efektívne spolupracovať a zvýšiť produktivitu, keď zamestnanci pracujú z domu, približujú odborníci zo spoločnosti Google.

V rámci bezplatného vzdelávacieho programu spoločnosti Google sa záverečná piata lekcia bude venovať „Efektívnej spolupráci“. Priblížime, aké má práca na diaľku výhody aj nevýhody a ako túto formu práce využiť v skutočnosti v prospech firmy. Dozviete sa tiež, na aké nástroje myslieť pri práci na diaľku a ako si zachovať tímového ducha aj v online prostredí.

Home office je novým trendom, má svoje výhody aj riziká

Práca z domu sa stáva novým štandardom. 74 % finančných riaditeľov firiem v USA už v marci tohto roku uviedlo, že časť svojich zamestnancov chcú aj po skončení pandémie trvalo presunúť na home office. Čím ďalej tým viac firiem podniká na internete, z toho dôvodu je pre nich jednoduchšie pracovať na diaľku. Nehľadiac na to, že tým výrazne ušetria náklady za prenájom spoločných priestorov, pre zamestnancov to znamená úsporu času, v zmysle dochádzania do práce. Vedie to teda nielen k zníženiu režijných nákladov, ale aj k šťastnejším zamestnancom a udržateľnejšej budúcnosti.

Pri práci na diaľku však tímy čelia aj viacerým výzvam, ako napríklad zložitejšej vzájomnej komunikácii, nekvalitnému pripojeniu na internet či nedostupnosti niektorých pracovných nástrojov. Zamestnanci, ktorí pracujú z domu, môžu mať tiež pocit, že sú vzdialení ostatným a že sa ich dianie vo firme už toľko netýka. Ako teda tieto výzvy prekonať?

Zdravé pracovné návyky sú kľúčové aj pri práci z domu

Problémy pri práci z domu sa môžu týkať najmä oblastí: pracovné prostredie, produktivita, pracovná morálka, komunikácia, nástroje, a tiež zdravie a komfort. Mať zdravé pracovné prostredie aj doma je dôležité, keďže náplň ani dĺžka práce sa nemenia. Pomôžte preto svojim zamestnancom optimalizovať ich prostredie tak, aby zostali zdraví, spokojní aj produktívni. Snažte sa vášmu tímu zabezpečiť aj správne technické vybavenie, teda zodpovedajúci hardvér i softvér.

Prečítajte si tiež

Podporte svojich zamestnancov, aby si malými krôčikmi začali budovať zdravé pracovné návyky hneď na začiatku každého pracovného dňa. Napríklad sa ukázalo, že štýl obliekania má veľký vplyv na to, ako sa daný človek cíti a ako je produktívny.

Ako zvýšiť produktivitu zamestnancov v prípade home-office?

Pri práci nás zvyčajne zaujíma produktivita a výkonnosť našich tímov a spolupracovníkov. Nasledujúce tri kroky pomôžu zvýšiť ich produktivitu:

  1. Zdôraznite spoluprácu
  2. Podporte komunikáciu
  3. Sledujte produktivitu

Zdôraznite spoluprácu

So vzdialenou spoluprácou vám pomôže balík kancelárskych aplikácií Google Workspace (možno ho budete poznať pod starým menom G Suite), ktorý ju dokáže zjednodušiť. V tomto balíku nájdete služby ako Gmail, Kalendár, Chat, Google Meet (pre videokonferencie), zdieľané tabuľky alebo nástroje na bezpečnostné audity. Balík Google Workspace umožňuje zachovanie vašich pracovných e-mailových adries s vašou doménou a navyše máte možnosť využívať aj ďalšie nástroje Google. Ďalšou výhodou je aj zdieľaný Disk, pri ktorom viete nastaviť napríklad prístup a oprávnenia len špecifickým používateľom. Dokumenty, tabuľky a prezentácie od Googlu sú nástroje, v rámci ktorých môžete spolupracovať všetci v reálnom čase tak, že vždy máte istotu, že pracujete na najaktuálnejšej verzii dokumentu. V dokumentoch a tabuľkách môžete pridávať komentáre a v rámci nich ďalej diskutovať o ich obsahu, čo je ďaleko efektívnejšie, než si posielať veľa emailov a aktualizovaných príloh.

Podporte komunikáciu

Prečítajte si tiež

Komunikácia je veľmi dôležitá, či už je osobná alebo vzdialená. Pri práci na diaľku však prichádzame o dôležité neformálne interakcie s kolegami, a tak je potrebné viac sa zamerať na túto oblasť. V rámci komunikácie na diaľku je možné využiť e-mail, chat alebo online schôdze. Prostredníctvom Gmailu môžete získať prístup k tímovej komunikácii, či už ide o posielanie e-mailov, správ v chate alebo zdieľaný kalendár. Ak je to možné, začnite používať chat a skupinové správy, ktoré vám uľahčia komunikáciu počas dňa. Kalendár je zas dôležitým nástrojom pre váš pracovný život. Vyčleňte si v ňom čas na prácu, prípadne aj na zložitejšie a prioritné úlohy. Pracovné online stretnutia či firemné školenia môžete absolvovať pomocou Google Meet. Inteligentné plánovanie v Kalendári Google vám zas umožní vidieť dostupnosť ostatných spolupracovníkov a poskytuje tiež možnosť automaticky vkladať odkazy na video hovory do plánovaných virtuálnych stretnutí.

Sledujte produktivitu

Prečítajte si tiež

Produktivita vášho tímu pri práci z domu môže vplyvom drobných rozptýlení, ktorým zamestnanci bežne doma čelia, aj výrazne klesnúť. Využívajte techniky, ktoré vám pomôžu produktivitu tímu podporiť. Zaznamenávanie pokrokov tímu po dokončení jednotlivých úloh vám dá lepšiu predstavu o tom, ako na tom s „odsýpaním práce“ ste. Nastavte si tiež konkrétne časové úseky pre jednotlivé úlohy a podporujte členov svojho tímu v tom, aby sa v danom čase venovali len jednej z úloh. Naučte svoj tím využívať techniku „pomodoro“, v rámci ktorej dochádza k striedaniu sústredenej práce a prestávky.

Ako naučiť tímy pracovať na diaľku a ako vám pri tom môžu pomôcť nástroje Googlu približuje Pavel Krejsa z Googlu:

Článok pokračuje pod reklamou

Nahliadnuť môžete takisto aj do „kuchyne“ firemnej kultúry Googlu, ako aj do oblasti motivácie tímov. V nasledujúcom videu sa Petr Šmíd z Googlu zameral predovšetkým na to, akým spôsobom popísať svoju firemnú kultúru a ako tým viete pomôcť svojej firme. Takisto poradí, ako nájsť tých správnych kolegov a ako svoju firemnú kultúru budovať a podporovať.

Počas pandémie sa internet ukázal ako záchranné koleso biznisu, preto vám Podnikajte.sk spolu s odborníkmi zo spoločnosti Google prinieslo päť lekcií vzdelávacieho programu SMB Academy. Jeho cieľom je poskytnúť firmám praktické návody, ako využiť internet pre rast svojho biznisu. Postupne sa firmy naučia, ako byť dohľadateľný online, ako predávať online, expandovať do zahraničia a efektívne spolupracovať.

Viac informácií o programe Grow with Google či SMB Academy pre firmy nájdete v článku Google Slovensko pomôže s digitalizáciou slovenských firiem alebo na stránke Google pre malé a stredné firmy.

Viac podobných článkov nájdete na www.podnikajte.sk


V čom sa líši domácka práca, telepráca a home office?

Aký je rozdiel medzi domáckou prácou či teleprácou a tzv. home office?

Home office a povinnosť preplatiť zvýšené výdavky zamestnanca

Koho sa to týka nová povinnosť preplatiť zamestnancom zvýšené výdavky spojené s využívaním vlastného zariadenia pri práci z domu a aké sú podmienky?

Ako si vytvoriť pohodlnú domácu kanceláriu?

Zariaďujete si domácu pracovňu a neviete, kde začať? Nechajte sa inšpirovať a stavte na praktické rady, ako si ju prispôsobiť.

Domácka práca a telepráca – nové pravidlá od 1. marca 2021

Aké pravidlá platia po novele Zákonníka práca od 1. marca pre prácu z domu?
To najlepšie z Podnikajte.sk do vašej schránky