Home office bude častejšou súčasťou mnohých zamestnaní aj po pandémii. Ako efektívne spolupracovať a zvýšiť produktivitu, keď zamestnanci pracujú z domu, približujú odborníci zo spoločnosti Google.
V rámci
bezplatného vzdelávacieho programu spoločnosti Google sa záverečná piata
lekcia bude venovať „Efektívnej
spolupráci“. Priblížime, aké má práca na diaľku výhody aj nevýhody
a ako túto formu práce využiť v skutočnosti v prospech firmy.
Dozviete sa tiež, na aké nástroje myslieť pri práci na diaľku a ako si
zachovať tímového ducha aj v online prostredí.
Home office je novým trendom, má svoje výhody aj riziká
Práca z domu sa stáva novým štandardom. 74 % finančných riaditeľov firiem v USA už v marci tohto roku uviedlo, že časť svojich zamestnancov chcú aj po skončení pandémie trvalo presunúť na home office. Čím ďalej tým viac firiem podniká na internete, z toho dôvodu je pre nich jednoduchšie pracovať na diaľku. Nehľadiac na to, že tým výrazne ušetria náklady za prenájom spoločných priestorov, pre zamestnancov to znamená úsporu času, v zmysle dochádzania do práce. Vedie to teda nielen k zníženiu režijných nákladov, ale aj k šťastnejším zamestnancom a udržateľnejšej budúcnosti.
Pri práci na diaľku však tímy čelia aj viacerým výzvam, ako napríklad zložitejšej vzájomnej komunikácii, nekvalitnému pripojeniu na internet či nedostupnosti niektorých pracovných nástrojov. Zamestnanci, ktorí pracujú z domu, môžu mať tiež pocit, že sú vzdialení ostatným a že sa ich dianie vo firme už toľko netýka. Ako teda tieto výzvy prekonať?
Zdravé pracovné návyky sú kľúčové aj pri práci z domu
Problémy pri práci z domu sa môžu týkať najmä oblastí: pracovné prostredie, produktivita, pracovná morálka, komunikácia, nástroje, a tiež zdravie a komfort. Mať zdravé pracovné prostredie aj doma je dôležité, keďže náplň ani dĺžka práce sa nemenia. Pomôžte preto svojim zamestnancom optimalizovať ich prostredie tak, aby zostali zdraví, spokojní aj produktívni. Snažte sa vášmu tímu zabezpečiť aj správne technické vybavenie, teda zodpovedajúci hardvér i softvér.
Podporte svojich zamestnancov, aby si malými krôčikmi začali budovať zdravé pracovné návyky hneď na začiatku každého pracovného dňa. Napríklad sa ukázalo, že štýl obliekania má veľký vplyv na to, ako sa daný človek cíti a ako je produktívny.
Ako zvýšiť produktivitu zamestnancov v prípade home-office?
Pri práci nás zvyčajne zaujíma produktivita a výkonnosť našich tímov a spolupracovníkov. Nasledujúce tri kroky pomôžu zvýšiť ich produktivitu:
- Zdôraznite spoluprácu
- Podporte komunikáciu
- Sledujte produktivitu
Zdôraznite spoluprácu
So vzdialenou spoluprácou vám pomôže balík kancelárskych aplikácií Google Workspace (možno ho budete poznať pod starým menom G Suite), ktorý ju dokáže zjednodušiť. V tomto balíku nájdete služby ako Gmail, Kalendár, Chat, Google Meet (pre videokonferencie), zdieľané tabuľky alebo nástroje na bezpečnostné audity. Balík Google Workspace umožňuje zachovanie vašich pracovných e-mailových adries s vašou doménou a navyše máte možnosť využívať aj ďalšie nástroje Google. Ďalšou výhodou je aj zdieľaný Disk, pri ktorom viete nastaviť napríklad prístup a oprávnenia len špecifickým používateľom. Dokumenty, tabuľky a prezentácie od Googlu sú nástroje, v rámci ktorých môžete spolupracovať všetci v reálnom čase tak, že vždy máte istotu, že pracujete na najaktuálnejšej verzii dokumentu. V dokumentoch a tabuľkách môžete pridávať komentáre a v rámci nich ďalej diskutovať o ich obsahu, čo je ďaleko efektívnejšie, než si posielať veľa emailov a aktualizovaných príloh.
Podporte komunikáciu
Komunikácia je veľmi dôležitá, či už je osobná alebo vzdialená. Pri práci na diaľku však prichádzame o dôležité neformálne interakcie s kolegami, a tak je potrebné viac sa zamerať na túto oblasť. V rámci komunikácie na diaľku je možné využiť e-mail, chat alebo online schôdze. Prostredníctvom Gmailu môžete získať prístup k tímovej komunikácii, či už ide o posielanie e-mailov, správ v chate alebo zdieľaný kalendár. Ak je to možné, začnite používať chat a skupinové správy, ktoré vám uľahčia komunikáciu počas dňa. Kalendár je zas dôležitým nástrojom pre váš pracovný život. Vyčleňte si v ňom čas na prácu, prípadne aj na zložitejšie a prioritné úlohy. Pracovné online stretnutia či firemné školenia môžete absolvovať pomocou Google Meet. Inteligentné plánovanie v Kalendári Google vám zas umožní vidieť dostupnosť ostatných spolupracovníkov a poskytuje tiež možnosť automaticky vkladať odkazy na video hovory do plánovaných virtuálnych stretnutí.
Sledujte produktivitu
Produktivita vášho tímu pri práci z domu môže vplyvom drobných rozptýlení, ktorým zamestnanci bežne doma čelia, aj výrazne klesnúť. Využívajte techniky, ktoré vám pomôžu produktivitu tímu podporiť. Zaznamenávanie pokrokov tímu po dokončení jednotlivých úloh vám dá lepšiu predstavu o tom, ako na tom s „odsýpaním práce“ ste. Nastavte si tiež konkrétne časové úseky pre jednotlivé úlohy a podporujte členov svojho tímu v tom, aby sa v danom čase venovali len jednej z úloh. Naučte svoj tím využívať techniku „pomodoro“, v rámci ktorej dochádza k striedaniu sústredenej práce a prestávky.
Ako
naučiť tímy pracovať na diaľku a ako vám pri tom môžu pomôcť nástroje Googlu
približuje Pavel Krejsa z Googlu:
Nahliadnuť môžete takisto aj do „kuchyne“ firemnej kultúry Googlu, ako aj do oblasti motivácie tímov. V nasledujúcom videu sa Petr Šmíd z Googlu zameral predovšetkým na to, akým spôsobom popísať svoju firemnú kultúru a ako tým viete pomôcť svojej firme. Takisto poradí, ako nájsť tých správnych kolegov a ako svoju firemnú kultúru budovať a podporovať.
Počas pandémie sa internet ukázal ako záchranné koleso biznisu, preto vám Podnikajte.sk spolu s odborníkmi zo spoločnosti Google prinieslo päť lekcií vzdelávacieho programu SMB Academy. Jeho cieľom je poskytnúť firmám praktické návody, ako využiť internet pre rast svojho biznisu. Postupne sa firmy naučia, ako byť dohľadateľný online, ako predávať online, expandovať do zahraničia a efektívne spolupracovať.
Viac informácií o programe Grow with Google či SMB Academy pre firmy nájdete v článku Google Slovensko pomôže s digitalizáciou slovenských firiem alebo na stránke Google pre malé a stredné firmy.
