Home office a komunikácia: 5 tipov ako spolupracovať s kolektívom aj na diaľku

Kontakt a komunikácia v tíme je potrebná, pretože podporuje pracovnú morálku a zlepšuje produktivitu. Prinášame 5 tipov, ako zostať v prepojení s kolektívom aj počas home office.

Zistenia prieskumu HR Pulse, ktorý iniciovala spoločnosť Profesia spolu so svojou českou pobočkou a Open HR Forum ukazujú, že hoci čiastočná alebo úplná práca z domu väčšine zamestnancov vyhovuje, pracovníkom chýba kontakt s kolegami. Menej prepojenosti medzi pracovným kolektívom v česko-slovenskom prieskume potvrdilo 64 % firiem na Slovensku a až 71 % zamestnávateľov v Českej republike.

Zdroj: Profesia a Open HR Forum
Myslíte si, že sa zamestnanci cítia prepojení s kolektívom v prípade, že pracujú väčšinu času z domu? Slovensko Česko
Zamestnanci sa cítia menej prepojení s kolektívom ako predtým 64 % 71 %
Zamestnanci sú rovnako prepojení s kolektívom ako predtým 14 % 15 %
Nemáme spätnú väzbu od zamestnancov 13 % 8 %
Zamestnanci sa cítia viac prepojení ako predtým 3 % 0 %
Iné 6 % 5 %

Je veľmi dôležité robiť kroky, ktoré podporujú prepojenie zamestnancov s kolektívom, najmä počas období, kedy je práca z domu nevyhnutnosťou. Technológia, ktorá nám dovoľuje pracovať z domu na podobnej úrovni ako na pracovisku, nám ponúka aj kreatívne možnosti na tímovú interakciu.

Cieľom pritom nie je iba zachovať alebo zlepšiť produktivitu, ale najmä angažovanosť, ktorá má pri fyzickej absencii na pracovisku tendenciu vytrácať sa. Ľudia sú dlhodobo v domácom prostredí, niektorí sa cítia izolovane a vzájomná interakcia, ktorá je na pracovisku bežná, sa môže minimalizovať len na úroveň potrebnú na riešenie najnutnejších problémov. To môže byť síce dostačujúce z pohľadu produktivity, no môže mať dôsledky v menšej angažovanosti a prepojenia zamestnanca s firmou.

Pritom práve vďaka angažovanosti sú zamestnanci viac motivovaní, produktívnejší a šťastnejší a firmy na jej podpore musia pracovať priebežne a dlhodobo. Pomôcť môžu nasledujúce tipy.

Riadiaci pracovníci musia byť dostupní rovnako ako na pracovisku

  • Riadiaci pracovníci by si mali naplánovať pravidelné tímové stretnutia, a to 1:1 v rovnakej, alebo aj väčšej, frekvencii ako pri práci na pracovisku.
  • Riadiaci pracovníci a najmä top manažment by si mal stanoviť bežné „kancelárske hodiny“, kedy zamestnanci vedia, že sa na nich môžu obrátiť s akýmikoľvek dotazmi a nahradiť svoju dostupnosť na pracovisku.
  • Možnosťou je aj vytvorenie platformy na kladenie otázok. Povzbuďte ľudí, aby ju využívali a k vedúcim sa tak dostanú podnety rovnako rýchlo ako na pracovisku.
  • Dôležité dokumenty v maximálnej miere zdieľajte v tíme – stav projektov, dochádzky, dostupnosť jednotlivých členov tímu atď.
  • Oddelenia by sa mali navzájom informovať o dôležitých skutočnostiach, najlepších praktikách a zladiť sa v spôsobe práce online.

Je nutné sa opäť naučiť štandardy on-line komunikácie

Prečítajte si tiež
  • Vždy zapínajte aj video, urobte z toho bežný štandard, vytvára viac osobnú interakciu a podporí v izolácii tých, ktorí žijú sami.
    Ak nepoužívate video, prichádzate v rokovaniach a stretnutiach o dôležitú neverbálnu komunikáciu.
  • Tímy sa musia dohodnúť na časoch, kedy sú všetci dostupní, nie každému musí nutne vyhovovať tímové stretnutie o siedmej ráno. Buďte chápaví voči iným a ich rôznorodým domácim podmienkam.
  • Ak chcete niekomu zavolať cez videohovor, je slušnosťou upozorniť ho pár minút predtým krátkou správou, aby nebol v domácej „kancelárii“ prekvapený.
  • Dohodnite sa v tíme, ako a či je potrebné reagovať na maily, telefonáty a videohovory mimo štandardného pracovného času.
  • Kým na pracovisku sa frekvencia porád a osobných stretnutí zväčša znižuje a namiesto toho sa využíva e-mail, pri práci z domu si radšej plánujte viac stretnutí – nahradí to bežnú interakciu z pracoviska.
  • Navyše, každý tím si môže vytvoriť skupinový chat a diskutovať o bežných, aj nepracovných, veciach podobne ako na pracovisku.

Pri organizácii virtuálnych podujatí kreativita nepozná medze

  • Ranná káva s tímom – využite čas, ktorý obyčajne venujete dochádzaniu na pracovisko.
  • Zorganizujte virtuálnu tzv. „happy hour“, prestávku na kávu alebo obed, kde si každý donesie svoje pohostenie a pripojí sa popritom na video.
  • Venujte 15 minút denne spoločnej virtuálnej prechádzke alebo len tímovému rozhovoru o bežných mimopracovných veciach.
  • Podporujte tímovú angažovanosť, vytvárajte výzvy - zdieľanie fotografií domácich pracovísk či receptov, vtipov. Hlasujte a odmeňte víťaza.
  • Zorganizujte virtuálne prehliadky domácich pracovísk členov tímu (ak súhlasia), aby kolegovia mohli spoznať, aká je práca z domu pre vás (menej súkromia, deti a pod.).
  • Ak budujete vzťahy s kolegami aj mimo práce, zorganizujte virtuálne podujatie na zoznámenie s blízkymi (manželky, manželia, priateľky, priatelia, domáce zvieratá a pod). 
  • Zorganizujte firemné súťaže – najlepší obed, najoriginálnejší pracovný odev, vtipné momenty domácich miláčikov a pod.
  • Zorganizujte virtuálny knižný klub.
  • Pokiaľ máte záujmy v PC hrách, identifikujte čas a hrajte alebo súťažte spolu online.
Článok pokračuje pod reklamou

Nezabúdajte na zdravotný program

  • Zosumarizujte tipy na cvičenia počas práce z domu a ďalšie návrhy ako ostať zdravý a ako dodržať ergonómiu aj na domácom pracovisku.
  • Vytvorte platformu na zdieľanie zdravých receptov a ideí na chutné jedlá alebo dezerty.
  • Zorganizujte výzvu v dosiahnutí počtu krokov za pracovný deň.
  • Zorganizujte pravidelne skupinovú prestávku a cvičenie počas pracovného dňa vrátane nápadov na cvičenia pre viac aj menej náročných.
  • Myslite na mentálne zdravie – sociálne odstupy a izolácia sú náročné obzvlášť pre plachých ľudí a ľudí trpiacich úzkosťami. Venujte pozornosť kolegom, ktorí počas práce z domu nie sú takí aktívni alebo sú tichší ako obyčajne. Zahrňte ich do spoločných aktivít a ponúknite pomocnú ruku, ak si myslíte, že ju potrebujú.

Pre živnostníkov a najmenšie firmy: zostaňte v kontakte so zákazníkmi aj dodávateľmi

Prečítajte si tiež
  • Ak viete, že vaši zákazníci alebo odberatelia si teraz nemôžu kúpiť vaše produkty a neodpovedajú vám na ponuky, hľadajte spôsoby, ako sa im nenútene pripomenúť. Ak vás potrebovali pred horšími časmi, budú aj potom, dôležité je byť pripravený.
  • Vytvorte príležitosti na neformálne stretnutia s vašimi kontaktmi, aj keby išlo o voľnočasové aktivity ako virtuálna „happy hour“ či posedenie pri dobrom jedle. Možno svoj produkt alebo službu nepredáte dnes, ale budujete dôležité vzťahy.
  • Aj v čase, keď nemôžte pracovať, hľadajte spôsoby ako ostať v kontakte s profesionálmi vo vašom odbore. Či už prostredníctvom workshopov, tréningov, virtuálnych konferencií alebo online nástrojov ako LinkedIn a Facebook skupiny.
  • Buďte dostupní prostredníctvom emailov, telefónu a reagujte ako prví – ak aj nemáte riešenie, o ktoré sa druhá strana zaujíma ihneď, dajte vedieť, že sa požiadavkou zaoberáte.

Empatia a pochopenie nesmie chýbať

Pamätajte na to, že kým niektorí kolegovia majú vo svojom byte či dome dostatočný priestor na vytvorenie súkromnej kancelárie, iní pracujú z obývačky, spálne či kuchyne v spoločnosti malých detí a domácich zvierat.

Aj keď sa snažíte zachovávať určitú úroveň, netvárte sa prekvapene, keď kolegovi prejde po klávesnici mačka alebo do dôležitého rokovania vstúpi plačúce batoľa. Neprekračujte hranice, ale buďte otvorení spoznaniu kolegov novým spôsobom.

Viac podobných článkov nájdete na www.podnikajte.sk


Sociálne poistenie a cezhraničný home office počas pandémie

Mení sa sociálne poistenie tým zamestnancom, živnostníkom a SZČO, ktorí pracovali v zahraničí a teraz pokračujú v práci z domu na Slovensku?

Ako riadiť tím na diaľku? 6 tipov, ktoré manažérom pomôžu počas home office

Strategickou úlohou lídrov počas pandémie COVID-19 je rozmýšľať, ako pracovné návyky adaptovať na novú realitu.

Platové rozdiely medzi ženami a mužmi - prečo má firmám záležať na ich odstraňovaní?

Prečo ženy zarábajú menej ako muži a prečo má firmám, bez ohľadu na ich veľkosť či obor podnikania, záležať na zmenšovaní tejto nerovnosti?

5 najväčších trendov v oblasti ľudských zdrojov pre rok 2021

Pandémia zmenila pracovné procesy takmer vo všetkých odvetviach, aké trendy nás čakajú v oblasti ľudských zdrojov a na čo by sa mali HR oddelenia pripraviť v novom roku?
To najlepšie z Podnikajte.sk do vašej schránky