Aké účtovné doklady sa používajú pri účtovaní účtovných prípadov? Aké sú zaužívané skratky účtovných dokladov a ako dlho je potrebné účtovné doklady archivovať?
Dokladovosť je jednou zo základných zásad účtovníctva. Každý účtový prípad musí byť zaúčtovaný na základe dokladu, ktorý spĺňa náležitosti podľa zákona účtovníctve 431/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“). Žiadna transakcia v účtovníctve nesmie byť zaúčtovaná bez účtovného dokladu. Okrem toho slúžia účtovné doklady ako dôkaz, že daná transakcia bola vykonaná a že je zaznamenaná správne.
Náležitosti účtovných dokladov
Náležitosti účtovných dokladov sú definované v §10 zákona o účtovníctve. Účtovný doklad musí obsahovať:
- slovné a číselné označenie,
- obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,
- peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
- dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
- dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
- podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,
- označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva zo systému, ktorý účtovná jednotka používa.
Poznámka: Novela zákona o účtovníctve, ktorá sa nachádza v legislatívnom procese a ktorej účinnosť sa navrhuje od 1.1.2022, má v pláne z náležitostí vypustiť označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje. Naďalej však účtovná jednotka bude mať povinnosť, na výzvu daňového úradu, poskytnúť pri kontrole prístup do softvéru na vedenie účtovníctva a účtovné záznamy, ktoré preukazujú označenie účtov, na ktorých sú účtovné prípady v účtovnej jednotke účtované.
Taktiež by sa malo navrhovanou novelou umožniť, aby bol podpis osoby zodpovednej za uskutočnenie účtovného prípadu nahradený elektronickou výmenou údajov alebo vnútorným kontrolným systémom.
Druhy účtovných dokladov a ich skratky
V praxi sa pri zaznamenávaní účtovných používajú skratky na označenie dokladov. Účtovné jednotky si skratky účtovných dokladov stanovujú samé, avšak niektoré z nich sú bežne zaužívané pre ich použitie v praxi. V nasledujúcej tabuľke uvádzame prehľad niektorých z nich. Účtovné jednotky musia mať skratky a ich význam definovaný v internom predpise. Doklady musia byť číslované v poradí, v akom boli prijaté alebo vydané, napríklad IÚD001, IÚD002 a podobne. Číslovanie dokladov si môže účtovná jednotka stanoviť sama, avšak je opäť potrebné, aby mala spôsob číslovania definovaný v internom predpise.
| Názov účtovného dokladu | Skratka |
|---|---|
| Vystavená faktúra / Odberateľská faktúra | VFA / OF |
| Prijatá faktúra / Dodávateľská faktúra | PFA / DFA / DF |
| Interný účtovný doklad | IÚD / ID |
| Protokol o zaradení do používania (užívania) | PZP / PZU |
| Protokol o vyradení z používania (užívania) | PVP / PVU |
| Výdavkový pokladničný doklad | VPD |
| Príjmový pokladničný doklad | PPD |
| Výdajka zásob zo skladu | VÝD / V |
| Príjemka zásob zo skladu | PRÍ / P |
| Výpis z bankového účtu | VBÚ / BV |
| Zúčtovacia výplatná listina | ZVL |
Faktúra ako účtovný doklad
Jedným z najbežnejších dokladov je faktúra. Rozlišujeme prijatú a vystavenú faktúru.
- Prijatá faktúra – je účtovný doklad prijatý účtovnom jednotkou, napríklad za nakúpené služby, alebo majetok. Ide o faktúry od dodávateľa.
- Vystavená faktúra – ide o doklad vystavený účtovnou jednotkou za poskytnuté služby, alebo predaj tovaru, výrobkov a podobne. Označujeme ju aj odberateľská faktúra.
Faktúra musí spĺňať náležitosti účtovných dokladov podľa § 10 zákona o účtovníctve. Náležitosti faktúry sa líšia podľa toho, či účtovná jednotka je alebo nie je platiteľom DPH.
Ak účtovná jednotka nie je platiteľom DPH, faktúra (resp. účtovný doklad) musí obsahovať náležitosti podľa zákona o účtovníctve § 10. Vzor faktúry neplatiteľa DPH a jej náležitosti nájdete v článku Faktúra neplatiteľa DPH v roku 2021 a jej vzor.
V prípade účtovnej jednotky, ktorá je zaregistrovaná pre DPH, faktúra musí okrem náležitostí podľa zákona o účtovníctve obsahovať aj náležitosti podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších prepisov. Viac o faktúrach platiteľa DPH sa dočítate v článku Faktúra neplatiteľa DPH v roku 2021 a jej vzor.
Pri číslovaní faktúr musí byť dodržaná tzv. sekvencia. To znamená, že faktúry musia byť číslované a usporiadané za sebou tak, ako nasledovalo ich vydanie alebo prijatie. Ďalšie informácie o faktúrach sa dozviete v článku Čo je to faktúra a fakturácia.
Pokladničný doklad
Pokladničné doklady slúžia na zaznamenávanie účtovných prípadov týkajúcich sa pokladnice, teda hotovosti. Základnými pokladničnými dokladmi sú:
- Príjmový pokladničný doklad – na zaznamenávanie príjmov hotovosti do pokladnice. Používa sa napríklad pri výbere hotovosti z bankového účtu účtovnej jednotky a jej následné vloženie do pokladnice.
- Výdavkový pokladničný doklad – slúži na účtovanie účtovných prípadov súvisiacich s úbytkom hotovosti z pokladnice. Napríklad, pri výbere hotovosti z pokladnice na drobné platby, ako platby na pošte, alebo poskytnutie preddavkov zamestnancom na pracovnú cestu a pod.
Pokladničné doklady z e-Kasy – od 1. júla 2019 sú podnikatelia spĺňajúci podmienky zákona, povinní evidovať tržby z predaja prostredníctvom e-kasy. Pokladničný doklad z e-Kasy je druh pokladničného dokladu, na základe ktorého sú účtovné jednotky s registrovanou e-Kasou povinné účtovať svoje tržby, napríklad tržby za predaj tovaru alebo služieb. Pokladničný doklad z e-Kasy musí spĺňať náležitosti podľa § 8 zákona 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov. Viac o náležitostiach dokladov z e – Kasy sa dozviete v článku Pokladničný doklad z eKasy a jeho náležitosti. V praxi účtovná jednotka na základe týchto dokladov, príp. uzávierky, zaúčtuje príjem prostredníctvom príjmového pokladničného dokladu, napríklad za deň. Ak má účtovná jednotka doklad z e-Kasy od iného podnikateľa (napr. za nákup pohonných látok, materiálu, kancelárskych potrieb a pod.), tento bude podkladom pre výdavkový pokladničný doklad.
Interný účtovný doklad a príklady
Interný účtovný doklad je doklad vydaný účtovnou jednotkou pre jej potreby. Právna úprava nestanovuje jeho formu, avšak je potrebné, aby obsahoval všetky náležitosti podľa § 10 zákona o účtovníctve. K internému dokladu je však spravidla potrebné mať podklad pre jeho vystavenie. Napríklad, k účtovaniu rezerv na nevyčerpané dovolenky je potrebné mať podklad s jednotlivými zamestnancami, ich nevyčerpanými dňami dovolenky a priemerom na dovolenku a pod., k účtovaniu odpisov odpisový plán atď.
Najčastejšie transakcie, pri ktorých sa používa interný účtový doklad, sú napríklad:
- Účtovanie rezerv – interný účtovný doklad sa používa pri účtovaní tvorby rezerv. Napríklad vytvorenie rezervy na nevyčerpané dovolenky sa zaúčtuje na základe interného účtovného dokladu, pričom pri použití rezervy na vyplatenie miezd zamestnancom z titulu nevyčerpaných dovoleniek, sa použije napríklad účtovný doklad zúčtovacia výplatná listina (čo je taktiež interný doklad).
- Účtovanie odpisov - a to pri účtovaní o odpisoch a oprávkach k majetku, ako aj pri doúčtovaní zostatkovej ceny majetku pred jeho vyradením z majetku.
- Účtovanie časového rozlíšenia – na účtovanie výnosov, nákladov, príjmov a výdavkov budúcich období sa používa interný účtovný doklad.
- Účtovanie opravných položiek – v prípade, ak vznikne v účtovnej jednotke potreba vytvorenia opravnej položky k pohľadávkam, alebo k majetku, na jej zaúčtovanie sa použije interný účtovný doklad.
- Prevody začiatočných a konečných stavov na začiatku a konci účtovného obdobia.
- Účtovanie o transakciách platených platobnou kartou – kým účtovná jednotka nedostane výpis z banky, nemôže zaúčtovať napríklad nákup pohonnej hmoty platený platobnou kartou na základe bankového výpisu, ale použije interný účtovný doklad na zaúčtovanie napríklad záväzku voči zamestnancovi, ktorý pohonnú hmotu nakúpil. Následne po prijatí bankového výpisu sa záväzok voči zamestnancovu zúčtuje súvzťažne z úbytkom peňažných prostriedkov z bankového účtu, pričom účtovných dokladom pre danú transakciu bude výpis z bankového účtu. Viac o transakciách platených platobnou a kreditnou kartou sa dozviete v článku Účet v banke a jeho účtovanie v podvojnom účtovníctve.
- Zaúčtovanie DPH za zdaňovacie obdobie (mesiac alebo štvrťrok) a ďalšie.
Ostatné účtovné doklady
Ďalším účtovným dokladom je napríklad výpis z bankového účtu používaný na zaznamenávanie príjmov a výdavkov peňažných prostriedkov z bankového účtu podnikateľa.
Protokol o zaradení alebo vyradení z (po)užívania slúži na zaznamenanie prijatého alebo vyradeného dlhodobého hmotného a nehmotného majetku z evidencie podnikateľa. Napríklad pri kúpe automobilu, ktorý bude účtovná jednotka používať pri svojej činnosti.
Príjemky a výdajky sa používajú na evidenciu zásob pri účtovaní o zásobách „spôsobom A“. Napríklad, pri kúpe tovaru na sklad sa použije príjemka, naopak pri výdaji predaného tovaru zo skladu sa použije výdajka.
Zúčtovacia výplatná listina je účtovný doklad používaný na vysporiadanie záväzkov so zamestnancami, napríklad pri účtovaní miezd zamestnancov.
Archivácia účtovných dokladov
Podnikatelia sú povinní účtovné doklady archivovať a zabezpečiť ich ochranu v súlade so zákonom o účtovníctve, § 35. Účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh je potrebné v účtovnej jednotke archivovať počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
