Ako evidovať pracovný čas zamestnancov?

Pracovný čas zamestnancov je jeden z najdôležitejších aspektov pracovnoprávnej legislatívy. Jeho evidencia je základom napríklad pre vyplatenie mzdy. Aké sú súčasné možnosti jeho evidencie?

Evidencia pracovného času zamestnancov je upravená zákonom č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov. Ten vo svojom  § 99 stanovuje povinnosť zamestnávateľa viesť evidenciu:

  • pracovného času - časový úsek, v ktorom je zamestnanec k dispozícii zamestnávateľovi, vykonáva prácu a plní povinnosti v súlade s pracovnou zmluvou,
  • práce nadčas - práca nad určený týždenný pracovný čas vyplývajúci z vopred určeného rozvrhnutia pracovného času a vykonávaná mimo rámca rozvrhu pracovných zmien,
  • nočnej práce - práca vykonávaná v čase medzi 22. hodinou a 6. hodinou rannou,
  • aktívnej časti pracovnej pohotovosti zamestnanca - čas, keď zamestnanec počas pracovnej pohotovosti vykonáva prácu (považuje sa za prácu nadčas),
  • neaktívnej časti pracovnej pohotovosti zamestnanca -  čas, počas ktorého sa zamestnanec zdržiava na pracovisku (považuje sa za pracovný čas) alebo na dohodnutom mieste mimo pracoviska (nezapočítava sa do pracovného času) a je pripravený na výkon práce, ale prácu nevykonáva.

V rámci evidencie dochádzky musí byť zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu alebo mal nariadenú, dohodnutú pracovnú pohotovosť.

Evidencia dochádzky či pracovného času?

Väčšina podnikateľov si zamieňa evidenciu dochádzky s evidenciou pracovného času. Ide totiž o dva rozdielne pojmy. Dochádzka predstavuje celkový čas, kedy je zamestnanec prítomný na pracovisku, bez ohľadu na to, či vykonáva alebo nevykonáva prácu. Na druhej strane pracovný čas predstavuje iba taký čas, kedy zamestnanec vykonáva zverenú pracovnú činnosť. Evidencia pracovného času tak predstavuje kratší časový úsek. Vo väčšine firiem sa  tieto dva termíny prekrývajú. Zákon však hovorí o povinnosti evidovať len pracovný čas a nie dochádzku zamestnancov. K tejto problematike sa bližšie venujeme v článku Evidencia pracovného času (dochádzky) zamestnancov

Príklad na evidenciu pracového času a dochádzky

Zamestnanec príde do zamestnania o 7:45 a odchádza o 17:15.

V pracovnej zmluve ma určený fixný pracovný čas od 8:00 do 17:00 s hodinovou prestávkou na obed.

Pracovný čas: 8:00 - 17:00 vrátane hodinovej prestávky na obed.

Dochádzka zamestnanca:  Príchod 7:45 a odchod z práce o 17:15 s hodinovou prestávkou na obed.

Možnosti evidencie pracovného času

Zákonník práce priamo nedefinuje spôsoby evidencie pracovného času. Necháva to na zamestnávateľovi, aký spôsob si zvolí, pričom musí preukázať správnosť údajov a jej prehľadnosť. V súčasnosti existujú dve možnosti vedenia evidencie pracovného času:

  1. Papierová,
  2. Elektronická.

Elektronickú formu evidencie možno zabezpečiť:  

  • kartou,
  • PIN kódom,
  • odtlačkom prsta,
  • webovým prehliadačom
  • kamerovým systémom.

Čo všetko musí evidencia obsahovať a prílohy formulárov ponúka článok Evidencia pracovného času zamestnacov

Papierová evidencia

Ešte aj dnes veľa firiem a obcí na Slovensku eviduje pracovný čas svojich zamestnancov v papierovej podobe. Väčšina z nich argumentuje, že ide o najlacnejšiu alternatívu. Papierová evidencia však so sebou prináša niekoľko problémov.

„Mýtna, podobne ako iné obce na Slovensku, nemá kapacitu kontrolovať príchod, odchod alebo dĺžku obeda pracovníkov na aktivačných prácach,“ vysvetľuje Pavel Greksa, bývalý starosta obce Mýtna. Tá zamestnala 12 dlhodobo nezamestnaných na aktivačné práce. Náplňou práce týchto osôb je údržba verejných priestranstiev a drobné stavebné práce. Ich dochádzku však obec nie je schopná vo svojich kapacitách overiť.

Zapisovanie pracovného času do papierového zošita firmám, obciam ako aj školám spôsobuje dlhodobé problémy. "Evidencia príchodov, odchodov a prerušení učiteľov z práce, alebo ich zastupovanie vytváralo v doterajšej evidencii kopec dokumentácie, papierovania a kontroly,“ vysvetľuje Jana Mišurdová, riaditeľka Základnej školy s materskou školou v Modrom Kameni.

Všetko sa zaznamenávalo iba do papierového zošita. Odpracované hodiny počas zastupovania, ktoré z nepozornosti neboli zapísané v tomto zošite, tak často nesedeli a spôsobovali riaditeľom škôl na konci mesiaca prácu navyše. Potvrdzujú to aj skúsenosti z iných škôl: „Nepresná evidencia pracovného času spôsobovala ťažkosti najmä nášmu mzdovému oddeleniu,“ hodnotí situáciu Emil Valko, riaditeľ základnej školy v Revúcej.

Výhody:

  • Najlacnejšia alternatíva,
  • Rokmi zaužívaný spôsob evidencie.

Nevýhody:

  • Dochádzka nezodpovedá realite,
  • Časovo a personálne náročná príprava podkladov pre mzdové oddelenie,
  • Nejasnosti okolo dochádzky.

Elektronická evidencia

Zamestnávateľ má možnosť evidovať pracovný čas aj elektronicky. Aj táto možnosť so sebou prináša niekoľko pozitív či negatív. „Riešením sa pre nás stalo evidovanie dochádzky prostredníctvom odtlačkov prstov na školskom multifunkčnom zariadení, ktoré sme doposiaľ používali štandardne na tlač, kopírovanie a skenovanie,“ konštatuje Zuzana Slemenská, riaditeľka materskej školy v Detve.

Systém automaticky eviduje príchod, prestávku, alebo odchod z práce. „Každý z našich učiteľov má svoj vlastný PIN kód, ktorým registruje svoj príchod alebo odchod,“ konštatuje Helena Fajtová, riaditeľka materskej školy v Bratislave.

Pri elektronickej evidencii pracovného času má zamestnávateľ na výber prihlasovať sa buď priložením kartičky, zadaním PINu alebo odtlačkom prsta. V súčasnosti tomu dopomáha aj kamerový systém. A to z dôvodu, aby nedošlo k podvodom s pracovným časom. Elektronický systém evidencie totiž dokázali niektorí zamestnanci obísť tým, že jeden z nich priloží kartičky na evidenciu odchodu z práce aj za viacerých svojich kolegov „Pri každom zaznamenanom príchode alebo odchode zamestnanca kamera urobí fotografiu ako vizuálny dôkaz, že zamestnanec vlastnoručne evidoval svoju dochádzku,“ konštatuje Pavol Puskeiler zo spoločnosti Konica Minolta Slovakia. 

Za hlavné benefity elektronického systému evidencie pracovného času považujú firmy a obce automatické importy do mzdového systému. „Údaje zo systému sa automaticky importujú do mzdového systému našej školy. Zaznamenaná dochádzka učiteľov tvorí presný podklad pre mzdovú účtovníčku, ktorá tak nemusí pátrať kto bol u lekára, zastupoval alebo kedy odišiel z práce,“ konštatuje Iveta Šváčová, riaditeľka súkromnej špeciálnej materskej školy v Banskej Bystrici.

Článok pokračuje pod reklamou

Používatelia elektronického systému si pochvaľujú aj najrôznejšie štatistiky a reporty. „Každý deň dostane zvolená osoba report o dochádzke svojich zamestnancov za predchádzajúci deň,“ hodnotí Pavol Puskeiler zo spoločnosti Konica Minolta Slovakia. Oproti papierovej dochádzke sa dokáže výrazne zrýchliť doba spracovania podkladov do mzdového systému, znížiť vyťaženosť pracovníkov, a tým firma dokáže ušetriť aj finančné náklady spojené so spracovaním miezd.

Výhody:

  • Jednoduchý spôsob prihlasovania (kartou, PIN kódom, odtlačkom prsta, webovým prehliadačom, kamerovým systémom),
  • Presné podklady pre mzdové systémy,
  • Cloudové riešenie (automatické zálohy, aktualizácia, žiadna potreba servera, garancia dostupnosti služby),
  • Efektívnosť (spracovanie dochádzky prebieha automaticky).

Nevýhody:

  • Evidencia dochádzky iba priložením kartičky umožňuje podvádzať priložením kartičky aj za kolegov,
  • O niečo vyššie náklady v porovnaní s papierovou evidenciou.

Ako je to s ochranou osobných údajov?

Pri používaní papierovej dochádzky je potrebné chrániť všetky osobné údaje zamestnancov.  Podobne je to aj pri elektronickej evidencii. Tam je nevyhnutné, aby všetky zozbierané osobné údaje boli bezpečne uchované a chránené.

Prečítajte si tiež

Ak využívate aj kamery na evidenciu pracovného času je potrebná si uvedomiť, že aj fotografia sa berie ako biometrický údaj. „Zamestnanec má právo vyjadriť nesúhlas s evidenciou dochádzky pomocou odtlačku prsta alebo fotografie,“ konštatuje Pavol Puskeiler zo spoločnosti Konica Minolta Slovakia. Účinnosť nariadenia o GDPR uľahčilo evidenciu súhlasov s poskytnutím osobných údajov. Zatiaľ čo v minulosti bolo potrebné napísať oficiálnu žiadosť a poslať ju na príslušný úrad, dnes stačí vyjadriť súhlas písomne a tento súhlas sa eviduje v archív obce alebo spoločnosti pre prípad kontroly.

Čo všetko musí zamestnávateľ pri kamerovej evidencii podľa GDPR spĺňať sa dočítate v článku Monitorovanie zamestnancov kamerovým systémom.

Aká forma evidencie je vhodná pre malú firmu?

Menšie firmy dodnes preferujú papierovú evidenciu pracovného času. Neraz si však neuvedomujú koľko času strávi ich zamestnanec a následne účtovníčka spracovávaním tejto agendy.  O tom, že elektronická evidencia je vo viacerých smeroch výhodnejšia, potvrdzuje aj názorný príklad.

Ak by ste mali spoločnosť s viac ako 1 000 zamestnancami, viete si predstaviť koľko času a ľudskej sily by si vyžadovalo spracovať dochádzku ručne každý mesiac? Pre veľké firmy je tak elektronická evidencia nevyhnutnosťou. Ak chcú menšie firmy expandovať, naberať nových zamestnancov, elektronickej evidencii sa nevyhnú. Zvýšenie nákladov možno očakávať v niekoľkých desiatkach eur mesačne. Na druhej strane ušetria čas, znížia vyťaženie svojho účtovného oddelenia a stanú sa efektívnejšími. 

Viac podobných článkov nájdete na www.podnikajte.sk

Michal Ondruš
Michal Ondruš

Milovník kníh a hier so slovíčkami. Často lieta v oblakoch. Tam sa totiž rodia tie najlepšie nápady. Snaží sa vidieť veci inak, preto založil PR agentúru First media, v ktorej aktívne pôsobí. Verí, že univerzálny recept na úspech neexistuje, preto hľadá nové možnosti a cesty. Má rád voľnosť, dôslednosť a férovy prístup.


Premlčanie koncesionárskych poplatkov a sankcie za ich nezaplatenie

Aké sankcie hrozia za nezaplatenie koncesionárskych poplatkov a kedy sa dlh na koncesionárskych poplatkoch považuje za premlčaný?

Peňažné dávky pre rodiča v roku 2019 a 2020

Prehľad peňažných dávok, na ktoré má nárok rodič po splnení zákonom stanovených podmienok. Podmienky a výška dávok v roku 2019 a 2020.

Koncesionárske poplatky pre firmy

Kedy je zamestnávateľ povinný platiť koncesionárske poplatky a v akej výške? Čo mu hrozí v prípade ich nezaplatenia? Koho sa dotkne zmena oslobodenia od koncesionárskych poplatkov od januára 2020?

Príspevok na rekreáciu v praxi – otázky čitateľov

S využívaním rekreačných príspevkov v praxi prichádza aj množstvo nevyjasnených otázok. Musí faktúra obsahovať pečiatku a podpis? Je možné získať príspevok počas OČR?
To najlepšie z Podnikajte.sk do vašej schránky