Pandémia zmenila pracovné procesy takmer vo všetkých odvetviach, aké trendy nás čakajú v oblasti ľudských zdrojov a na čo by sa mali HR oddelenia pripraviť v novom roku?
Rok 2020 bol z dôvodu pandémie špecifický hádam pre všetky firmy naprieč odvetviami. Oddelenia ľudských zdrojov sa museli vysporiadať s novými a nečakanými úlohami a ich rola sa čiastočne zmenila. Aj keď v čase písania tohto textu stále žijeme vo svete plnom obmedzení a protipandemických opatrení, HR lídri už musia premýšľať, ako bude vyzerať život vo firmách po pandémii a aké výzvy prinesie rok 2021.
Niektoré z trendov v oblasti ľudských zdrojov sa z časti podobajú na tie pre rok 2020, ďalšie pandémia výrazne urýchlila a iné vznikli ako reakcia na svet, v ktorom aktuálne žijeme.
Práca z domu niekde pretrvá aj po pandémii
Hlavnou výzvou vo firmách a organizáciách v roku 2020 bol prerod na viac alebo menej dobrovoľnú prácu z domu. Aj keď v IT alebo pri centrách zdieľaných služieb bol tzv. „home office“ pomerne zaužívaný už skôr, v iných odvetviach stále len málo. Veľa tímov, oddelení a niekedy celých firiem nemalo inú možnosť než v priebehu pár týždňov implementovať do svojho vnútorného sveta spôsoby, ako pracovať z domu porovnateľne efektívne ako z pracoviska.
Odborná literatúra zo sveta, ale aj subjektívne dojmy zo slovenskej reality hovoria, že firmy a ich vedúci predstavitelia prechod na fázu práce z domu zvládli dobre.
Kým niektoré firmy mohli umiestniť do práce z domu
všetkých zamestnancov, iné rotovali v tímoch a niektoré profesie
pochopiteľne pracovať z domu nemohli.
Kľúčovou otázkou pre rok 2021 bude, ako firmy zareagujú na predpokladanú priaznivejšiu pandemickú situáciu a do akej miery sa rozhodnú ostať pri virtuálnych pracoviskách. Isté je, že spôsob, akým kolegovia komunikujú a spolupracujú, sa vďaka najnovším digitálnym nástrojom a technológiám transformoval. Práca v roku 2020 vyzerala často inak, ako kedykoľvek predtým.
Pandémia natrvalo zmenila každú firmu alebo každé odvetvie. Všeobecné očakávanie je, že práca z domu, resp. vo virtuálnom prostredí, s použitím digitálnych riešení, ostane dôležitou časťou mnohých profesií.
HR procesy na pretrase – digitalizovať a automatizovať
Pre transformáciu procesov v oblasti ľudských zdrojov opäť platia dve základné pravidlá:
- Po prvé, ak vaše HR oddelenie ešte používa dokumenty v papierovej forme, je načase ich zdigitalizovať. Áno, máme na mysli úplne všetky, azda s výnimkou pracovných zmlúv, mzdových výmerov či iných dokumentov potrebných kvôli legislatíve.
- Po druhé, akákoľvek HR aktivita, ktorá je opakovateľná by mohla byť automatizovaná.
Tak digitalizácia, ako aj automatizácia zaistí, že HR maximalizuje efektivitu svojich procesov. Negatívnym príkladom je papierová dochádzka namiesto dochádzkového systému, či zbytočné procesy, ktoré sa dokladujú papierom, ktorý sa môže stratiť.
Niektoré z možných vylepšení sú nenáročné, len vyžadujú odhodlanie. Častokrát pritom výsledok markantne zlepší zákaznícky zážitok. Ľudské zdroje vždy musia myslieť na to, aby ich procesy ostatným kolegom život zjednodušovali, nie komplikovali.
Logický dôsledok častejšej práce z domu je tlak na HR, aby sa zamyslelo nad opodstatnením mnohých svojich procesov a postupov. Manažéri ľudských zdrojov by si pri niektorých mohli klásť otázky, ako napr:
- Sú tieto procesy ešte potrebné?
- Plnia aj naďalej svoj účel?
- Je potrebné pod vplyvom zmien v organizácii zmeniť aj zaužívané postupy?
Typickým príkladom zmien v tejto oblasti je výber nových zamestnancov aj virtuálnou formou alebo nástup, či adaptácia zamestnancov, ktorá v niektorých odvetviach a firmách prebieha už teraz kompletne virtuálne. Bežné aktivity, ako napríklad každodenný manažment výkonu svojich podriadených, ktorého kľúčovou časťou doteraz boli osobné rozhovory, sa v niektorých odvetviach môže kompletne presunúť do virtuálneho priestoru. Podobne sú na tom aj veľké konferencie, či menšie tréningové skupiny. Samostatnou kapitolou je aj udržanie firemnej kultúry a možností spoločenského „vyžitia“ využitím online nástrojov – kreatívne spôsoby „ako na to“ budú v roku 2021 pribúdať.
Pre HR je tak náročnejšie manažovať zamestnancov, ak nie sú všetci prítomní na jednom mieste, no vďaka dostupným technológiám je to možné v rovnakej alebo dokonca lepšej kvalite. HR oddelenia však nesmú zaspať a trendom sa nielen prispôsobovať, ale ich sami tvoriť.
HR ako oddelenie, ktoré rozhoduje a udáva smer
Nikdy nebolo pochýb o dôležitostí ľudských zdrojov v organizačnej štruktúre firiem. V niektorých sa však samotní HR manažéri odsunuli do role štatistov alebo „vykonávačov“ príkazov vlastníka, či riaditeľa/ky. V mnohých prípadoch však rok 2020 znamenal veľkú zmenu pre to, akým spôsobom jednotlivé firmy robievajú rozhodnutia.
Jednou z veľkých spoločenských tém sa stala neistota. Neistotu zdravia či pracovného miesta cítili aj zamestnanci a neistotu v rozhodnutiach cítili aj manažmenty firiem, keďže na scenáre, ktoré priniesol uplynulý rok ich nemohol nik a nič pripraviť. Boli to práve HR oddelenia, ktoré v tomto chaose poskytovali odpovede - rozhodovali o tom, ako bude firma komunikovať, čo musí urobiť pre ochranu zdravia svojich zamestnancov a akými scenármi posúvať firmu v snahe ostať v biznise aj pod vplyvom nových okolností. A to všetko často takmer bez prípravy, rýchlo a nutne efektívne.
Z HR sa stala prvá línia boja proti COVID-u vo firmách. Oddelenia ľudských zdrojov manažovali prvotné starosti zamestnancov, strategickú alebo operatívnu komunikáciu smerom k nim a starali sa o ich zdravie – fyzické či mentálne. Rozhodovali o tom, kto bude môcť alebo naopak nesmie prísť do práce, aké opatrenia na pracovisku ho čakajú alebo riešili úlohy ako testovať správny počet zamestnancov v správnom čase tak, aby sa vyhli epidémii.
HR manažéri a ich oddelenia boli
centrom koronakrízy
vo firmách a túto zodpovednosť si ponesú aj do roku 2021.
Aby manažéri ľudských zdrojov uspeli, musia ostať maximálne flexibilní, hľadať
riešenia na doteraz nepoznané problémy a nebáť sa robiť rozhodnutia aj na
úrovni najvyššieho riadenia.
Vzdelávanie HR-istov – ako zbierať dáta a robiť rozhodnutia
Pre firmy je kľúčové, aby manažment mal v oddelení ľudských zdrojov rovnocenného partnera, ktorý je schopný robiť kľúčové rozhodnutia. Preto je dôležité, aby oddelenia ľudských zdrojov boli patrične trénované a zvládli úlohy, s ktorými sa doteraz nestretávali. V oblasti tréningu spoločnosť „AIHR digital“ identifikovala tri kľúčové nedostatky pracovníkov ľudských zdrojov:
- nedostatočná práca s dátami,
- nedostatočné videnie biznisu a
- medzery v digitálnej transformácii.
Prvé dva body sú pritom veľmi úzko prepojené. HR manažéri alebo biznis partneri sa už dávno nerozhodujú na základe emócii, ale na báze dát. Dáta sú v závislosti od digitalizácie a automatizácie viac-menej dostupné v každej firme, kľúčovou úlohou je vedieť s nimi pracovať, analyzovať ich, hľadať súvislosti a čo je najdôležitejšie – prijímať konkrétne riešenia.
Prvým problémom môže byť, že hoc firma dáta má, ľudské zdroje s nimi nevedia pracovať alebo urobiť adekvátne rozhodnutia. Tréningom v tejto oblasti sa dá dosiahnuť, aby HR manažéri a HR biznis partneri dokázali dáta nielen zbierať, ale ich aj pochopiť a interpretovať, aby vyriešili konkrétny problém.
V odbornej HR praxi sa často stretávame s vysvetlením, že mnoho firiem dáta zbiera, možno by s nimi vedelo aj pracovať, ale chýbajú im informácie, ktoré dáta sú podstatné a ako sa navzájom ovplyvňujú. Či už v oblasti tréningu a rozvoja, manažmentu výkonu, alebo kľúčových ukazovateľov ako miera absencie, fluktuácie, rýchlosť náboru a pod.
Všeobecne platí že, sledovanie dát v oblastiach, ktoré sú identifikované ako problémové, prináša väčšiu hodnotu. Na to, aby HR poznalo problémové stránky firmy však musí dokonale pochopiť stratégiu, smerovanie, zákazníkov a samotný produkt.
Pokora a autenticita sú v neistej dobe kľúčové
„Korona-časy“ istým spôsobom zrejme zmenili spôsob, akým sa ľudia k sebe správajú nielen v bežnom živote, ale aj v práci. Čeliť výzvam znamená priznať si, že nepoznáme všetky odpovede. Čo to znamená pre HR? Je potrebné mať pokoru, viac počúvať a byť autentický hlavne v internej komunikácii.
Je dôležité poznať, čo si zamestnanci myslia a čo cítia a odhadnúť s čím majú ťažkosti. Tzv. „humanocentrický“ prístup nikdy nebol dôležitejší.
Navyše, zamestnanci v časoch plných neistoty nepotrebujú počúvať o víziách a plánoch. Zaujíma ich autentický pohľad na súčasné dianie a plán krátkodobej stratégie. Nie je to doba prehnaných centralistických stratégií, ktoré sa rolujú zhora-nadol, v neistých časoch je vhodné reagovať aj na podnety priamo z radov zamestnancov.
