Kto musí nahlásiť nové číslo dokladu totožnosti do obchodného registra, ako postupovať, do kedy to treba stihnúť a na čo dať pozor, radí advokát Tomáš Vavro.
Ku koncu roku 2022 zažívali zamestnanci na viacerých oddeleniach dokladov Policajného zboru veľký nápor klientov so žiadosťami o výmenu občianskeho preukazu (OP). Jedným z dôvodov je končiaca platnosť certifikátov pre e-podpis na dokladoch vydaných do 21.6.2021. Tí, ktorí preukaz používajú na elektronickú komunikáciu so štátom, potrebujú nový občiansky preukaz, nakoľko sa od 1.1.2023 nebudú môcť podpísať kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP-om). Tí, ktorí si vybavia nový doklad totožnosti, by však nemali zabudnúť na niekoľko ďalších krokov, napríklad si ho aktivovať a nastaviť KEP PIN a KEP PUK kód (je možné aj online). Jednou z povinností je tiež zápis nového dokladu do obchodného registra. Ako postupovať, na čo dať pozor a aké ďalšie povinnosti sa s novým dokladom spájajú, prezradil právny expert z advokátskej kancelárie VAVRO LEGAL, Tomáš Vavro.
Nový občiansky preukaz treba nahlásiť do obchodného registra, no tiež banke
Aké povinnosti čakajú podnikateľov, ktorí vymenia svoj občiansky preukaz?
V prípade, že pri zmene občianskeho preukazu nedochádza k zmene iných údajov (napríklad adresy trvalého pobytu), nové číslo preukazu je potrebné zapísať do obchodného registra. Zmenu je zároveň potrebné oznámiť príslušnej banke.
Koho sa zápis čísla nového dokladu do obchodného registra týka?
Tento údaj sa zapisuje len pri konečnom užívateľovi výhod. Teda sa týka napríklad majiteľov jednoosobových s.r.o.-čiek, spoločníkov a akcionárov s viac ako 25 % obchodným podielom a v niektorých prípadoch tiež štatutárov. Či je určitá osoba konečným užívateľom výhod, závisí od toho, či sú pri nej splnené definičné kritéria dané zákonom, t. j. či ide o osobu s rozhodujúcim vplyvom (podiel na základnom imaní a hlasovacích právach) a/alebo podielom na zisku spoločnosti.
Postup pri zápise nového občianskeho preukazu do obchodného registra
Ako pri zápise postupovať?
Je potrebné použiť formulár s názvom: Formulár č. 31 (zápis
zmeny údajov o konečnom užívateľovi výhod FUZKUV), ktorý možno nájsť na stránke
justice.gov.sk. Treba vyplniť a podpísať príslušný formulár, vyplniť údaje
o správe (ide ale o nepovinnú položku), vyplniť kontaktné údaje
žiadateľa, vložiť prílohy a odoslať vyplnenú žiadosť.
Ako náročné je zapísanie nového občianskeho preukazu do obchodného registra? Zvládne to podnikateľ sám?
Vyplnenie formulára je relatívne jednoduché. Pre podnikateľa môže byť administratívne náročnejšie skôr elektronické podpísanie a podanie návrhu na zápis zmien. To vyžaduje jednak technickú a softvérovú vybavenosť, jednak využitie správnej, výlučne k tomu určenej elektronickej služby na stránkach www.slovensko.sk.
A čo v prípade, že má s.r.o. zapísaných dvoch konečných užívateľov výhod, ale nový občiansky má len jeden z nich?
V takom prípade sa vo formulári uvádzajú len vymazávané a zapisované údaje toho konečného užívateľa výhod (teda toho spoločníka), ktorého sa zmena týka. Druhá osoba, pri ktorej k zmene nedochádza, sa vo formulári neuvádza.
Od 1.12.2022 sa vydávajú biometrické občianske preukazy. Je v ich prípade nejaký rozdiel v zapísaní zmeny do ORSR?
Nie, žiadny rozdiel v tomto prípade nie je.
Zápis zmeny občianskeho preukazu netreba odkladať, konateľom hrozí sankcia
V akej lehote od vydania nového občianskeho preukazu treba zmenu dokladu zapísať do obchodného registra?
Lehota na zápis akejkoľvek zmeny údajov zapísaných v obchodnom registri je 30 dní.
Aké sankcie hrozia podnikateľom, ktorí nový občiansky preukaz do obchodného registra nezapíšu alebo to nestihnú v stanovenej lehote?
Konateľovi (teda nie spoločnosti) hrozí v oboch prípadoch pokuta do výšky 3 310 eur.
Na čo by mali dať podnikatelia pozor, čo býva v praxi častým problémom v súvislosti so zápisom zmeny OP do ORSR?
Častým praktickým problémom býva to, že k výmene občianskych preukazov jednotlivých konečných užívateľov výhod vo viacoosobových spoločnostiach dochádza postupne, s odstupom viac ako 30 dní. To znamená, že ak má byť dodržaná stanovená lehota na zápis zmeny, spoločnosť musí rovnaký administratívny postup zopakovať aj viackrát. Ďalším problémom môže byť skutočnosť, že ak občan - konateľ a zároveň konečný užívateľ výhod pri výmene preukazu nepožiada, aby boli na tomto OP nahrané aj certifikáty pre vytváranie elektronického podpisu, alebo si ich nenahrá na preukaz online prostredníctvom aplikácie eID klient, povinnosť zápisu zmeny OP do obchodného registra ani nemôže byť splnená, nakoľko príslušný formulár je potrebné elektronicky podpísať.
