Elektronická či virtuálna registračná pokladnica?

Veronika Solíková | 28.04.2015
Elektronická či virtuálna registračná pokladnica?

Od 1. apríla 2015 sprístupnila finančná správa pre podnikateľov aplikáciu, prostredníctvom ktorej si môžu splniť zákonnú povinnosť evidencie tržieb v hotovosti – virtuálnu registračnú pokladnicu. Podľa čoho sa rozhodovať, či začnete používať bezplatnú virtuálnu pokladnicu alebo si obstaráte klasickú elektronickú registračnú pokladnicu?

Zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice od roku 2015 výrazne rozšíril zoznam služieb, na ktoré sa vzťahuje povinnosť evidencie tržieb v pokladnici. Podnikatelia poskytujúci novo doplnené služby, mali povinnosť najneskôr od 1. apríla začať používať pokladnicu. Majú však na výber – môžu sa rozhodnúť pre virtuálnu registračnú pokladnicu alebo elektronickú registračnú pokladnicu. Možnosť výberu už od 1. apríla 2015 majú aj tí podnikatelia, ktorým vznikla povinnosť používať pokladnicu prvýkrát od 1. apríla 2015 (napríklad ak si kaderníčka otvorila prevádzku a začala prijímať tržby v hotovosti po 1. apríli 2015).

Kto musí používať registračnú pokladnicu od 1. apríla 2015, sa dozviete v tomto článku.

Elektronickou registračnou pokladnicou sa rozumie:

  • elektronické registračné zariadenie vybavené prevádzkovou pamäťou, vstavaným registračným programom, fiskálnou pamäťou, zobrazovacím zariadením pre zákazníka, hodinami, klávesnicou a tlačiarňou, ktoré tvoria jeden funkčný celok,
  • počítač s vlastným registračným programom a so samostatnou fiskálnou tlačiarňou.

Virtuálnou registračnou pokladnicou sa rozumie prostredie zriadené finančným riaditeľstvom na jeho webovom sídle komunikujúce prostredníctvom koncového zariadenia. Virtuálna registračná pokladnica (VRP) funguje na elektronických zariadeniach schopných pripojenia na internet, napríklad na počítači, notebooku, tablete, príp. smartfóne. K týmto koncovým zariadeniam musí byť pripojená tlačiareň, aby bolo možné z pokladnice tlačiť doklady a uzávierky.

Čo zvážiť pri rozhodovaní medzi virtuálnou a elektronickou registračnou pokladnicou?

  1. Náklady na obstaranie pokladnice a na servis – virtuálna registračná pokladnica je poskytovaná podnikateľom bezplatne a zatiaľ sa neuvažuje o jej spoplatnení. Pri používaní virtuálnej registračnej pokladnice podnikateľ ušetrí aj na poplatkoch pre servisné organizácie. Na zakúpenie elektronickej registračnej pokladnice si pripravte minimálne 300 eur. 
  2. Množstvo pokladničných dokladov – virtuálnu registračnú pokladnicu môžu používať len podnikatelia, ktorí za obdobie jedného kalendárneho mesiaca nevyhotovili viac ako 1000 pokladničných dokladov. V prípade, že počet dokladov je vyšší, podnikateľ je povinný používať elektronickú registračnú pokladnicu, resp. prejsť na používanie elektronickej registračnej pokladnice. 
  3. Internetové pripojenie a koncové zariadenie – ak chce podnikateľ používať virtuálnu registračnú pokladnicu, musí mať pripojenie na internet, čo môže predstavovať pre podnikateľa dodatočný náklad. Čo sa týka koncového zariadenia, teda počítača, notebooku, tabletu alebo smartfónu, tieto musia spĺňať určité požiadavky, aby na nich virtuálna registračná pokladnica pracovala správne. Mobilné zariadenia musia spĺňať podmienky pre Android 4.X a iOS 8, webová aplikácia podporuje štandardné prehliadače. 
  4. Údaje z pokladnice – údaje o evidencii prijatých tržieb sa po zaevidovaní on-line systémom virtuálnej pokladnice prenesú do informačného systému finančnej správy, čo umožňuje kontrolným orgánom jednoduchý prístup k údajom podnikateľa. Inak povedané, všetko, čo podnikateľ zaeviduje do virtuálnej pokladnice, má okamžite k dispozícii finančná správa. Finančná správa nedávno vydala tlačovú správu, v ktorej informovala, že podnikatelia vyhotovili pokladničné doklady napríklad na dve miliardy, sto či štyri miliónov eur. Väčšina z týchto mylne zadaných úhrad už bola stornovaná. Netreba však zabúdať na zákon o obmedzení platieb v hotovosti, ale aj zákon o DPH, ktoré upravujú výšku platieb v hotovosti, resp. kedy je doklad z pokladnice možno považovať za faktúru. 
  5. Uchovávanie dát je pre podnikateľa jednoduchšie, ak používa virtuálnu pokladnicu, automaticky sa totiž dáta ukladajú na servroch finančnej správy. Podnikateľ používajúci elektronickú registračnú pokladnicu má povinnosť uchovávať dátové médiá, na ktorých sú kontrolné záznamy a obsah fiskálnej pamäte.
  6. Zákonné povinnosti – podnikateľ používajúci virtuálnu pokladnicu má menej povinností ako podnikateľ používajúci elektronickú registračnú pokladnicu. Obaja majú napríklad povinnosť vyhotovovať pokladničné doklady, neplatné doklady a doklady označené ako „vklad“, viesť náhradnú evidenciu prostredníctvom paragónov pri prerušení prevádzky pokladnice, mať vyobrazený vzor pokladničného dokladu atď. V prípade používania virtuálnej pokladnice je podnikateľ odbremenený napríklad od povinnosti viesť knihu pokladnice, vyhotovovať dennú uzávierku, mať v prevádzke komunikačný kábel a pod. Za neplnenie zákonných povinností hrozia podnikateľom sankcie, okrem finančných pokút to môže byť aj zrušenie živnostenského oprávnenia.
  7. Porucha pokladnice – pri používaní virtuálnej pokladnice v prípade poruchy koncového zariadenia (počítača, notebooku, tabletu, mobilného telefónu alebo tlačiarne) je podnikateľ povinný obnoviť prevádzku tohto zariadenia do 48 hodín od vzniku poruchy, príp. si zaobstarať do 48 hodín náhradné koncové zariadenie. Ak podnikateľ používa elektronickú registračnú pokladnicu, povinnosť je prenesená na servisnú organizáciu. Servisná organizácia je povinná zabezpečiť vykonanie opravy elektronickej pokladnice do 48 hodín od nahlásenia jej poruchy alebo od odovzdania tejto pokladnice do opravy.

Potrebujete sa zorientovať v oblasti registračných pokladníc? Ponúkame Vám jedinečné videoškolenie, ktoré Vám za stodesať minút poskytne praktické informácie týkajúce sa registračných pokladníc v roku 2015. Objednať si ho môžete tu.

O autorovi

Ing. Veronika Solíková, PhD.

Konateľka a spolumajiteľka spoločnosti Účtovná jednotka, s.r.o., daňová poradkyňa a renomovaná odborníčka na účtovníctvo, ktorá pravidelne publikuje odborné články a lektoruje vzdelávacie semináre. Je expertkou Združenia mladých podnikateľov Slovenska na účtovnú a daňovú problematiku.

Najlepšie články do vášho mailu každý pondelok

Čítajte len to, čo vás naozaj zaujíma. Sumár vybraných článkov raz za týždeň, žiadny spam. Zasielanie newslettra si môžete kedykoľvek vypnúť.

Zvoľte si témy: