Podpis na faktúre

Asi najčastejšou otázkou týkajúcou sa fakturácie je, či musí byť na faktúre podpis alebo nie. Názory na to, či musí byť podpis na faktúre, sa rozchádzajú. V najbližšom článku sa venujeme podpisu na faktúre.

Vyriešenie otázky, či je nutný podpis na faktúre alebo nie, je dôležité z pohľadu dvoch zákonov, a to:

  • zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (ďalej len “zákon o účtovníctve”),
  • zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty (ďalej len “zákon o DPH”).

Podpis na faktúre z pohľadu zákona o účtovníctve

V súlade s § 10 ods. 1 písm. f) zákona o účtovníctve je účtovný doklad preukázateľný účtovný záznam, ktorýmusí obsahovať podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie.

Podľa § 32 ods. 3 sa podpisovým záznamom rozumie účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis, alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme. Na obidve formy podpisového záznamu sa pritom prihliada rovnako a obidve sa môžu použiť na mieste, kde sa vyžaduje vlastnoručný podpis.

Preukázateľným účtovným záznamom nahrádzajúcim vlastnoručný podpis v technickej forme môže byť napr. naskenovaný podpis, jednoznačné identifikačné údaje užívateľa v softvéri.

Pri vystavovaní faktúry dodávateľom, musí faktúra z pohľadu zákona o účtovníctve obsahovať:

  • podpisový záznam osoby, ktorá tovar predala alebo poskytla službu (osoba zodpovedná za účtovný prípad v účtovnej jednotke),
  • podpisový záznam účtovníčky, ktorá účtovný prípad zaúčtovala (osoba zodpovedná za jeho zaúčtovanie).

Z pohľadu odberateľa musí faktúra obsahovať podpisový záznam osoby, ktorá tovar od dodávateľa kúpila alebo prijala službu. To je u odberateľa osoba zodpovedná za účtovný prípad v účtovnej jednotke. Znamená to, že odberateľ neporuší žiadne ustanovenia zákona o účtovníctve, ak dostane nepodpísanú faktúru od dodávateľa.

Okrem podpisového záznamu osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke, musí byť na účtovnom doklade aj podpisový záznam osoby zodpovednej za zaúčtovanie účtovného prípadu, teda účtovníčky odberateľa.

Článok pokračuje pod reklamou

Podpis na faktúre z pohľadu zákona o DPH

V zákone o DPH sa nikde neuvádza, že faktúra musí obsahovať podpis. Dodávateľ aj odberateľ však musia zabezpečiť od vydania faktúry do konca obdobia na uchovávanie:

  • vierohodnosť pôvodu faktúry,
  • neporušenosť obsahu faktúry,
  • čitateľnosť faktúry.
Prečítajte si tiež

Podľa § 71 ods. c) zákona o DPH sa vierohodnosťou pôvodu faktúry rozumie potvrdenie totožnosti dodávateľa tovaru alebo služby alebo osoby, ktorá v mene dodávateľa vyhotovila faktúru.

V súlade s § 71 ods. 3 zákona o DPH môže na zabezpečenie vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti faktúry použiť:

  • kontrolné mechanizmy podnikových procesov, ktoré spoľahlivo zabezpečia priraditeľnosť faktúry k dokumentom súvisiacim s dodaním tovaru alebo služby,
  • zaručený elektronický podpis podľa zákona č. 215/2002 Z. z. o elektronickom podpise alebo zákona platného v inom členskom štáte upravujúceho použitie zaručeného elektronického podpisu,
  • elektronickú výmenu údajov, ak zmluva týkajúca sa tejto výmeny ustanoví použitie postupov zabezpečujúcich vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu údajov,
  • iný spôsob zabezpečujúci vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry.

Na zabezpečenie vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti faktúry možno použiť jednu z vyššie uvedených možností alebo ich kombináciu.

TIP: Fakturujte online zadarmo a bez obmedzení na iKros.sk.

Faktúra nemusí obsahovať podpis, ale jej vierohodnosť, neporušenosť obsahu a čitateľnosť musí byť dostatočne zabezpečená prostredníctvom vyššie uvedených spôsobov.

Prečítajte si tiež

Pri použití kontrolných mechanizmov podnikových procesov musí byť faktúra jednoznačne priraditeľná k ďalším dokumentom preukazujúcim nákup tovaru alebo poskytnutie služby. Pri nákupe tovaru je jednoduchšie priradiť faktúru k ďalším dokumentom, napr. k dodaciemu listu, príjemke, výdajke, objednávke, zmluve. Pri poskytnutí/prijatí služby je to zložitejšie, keďže veľa krát sa stáva, že faktúra je jediný dokument, ktorý preukazuje poskytnutie služby. V tom prípade nie je možné dostatočne zabezpečiť vierohodnosť pôvodu faktúry prostredníctvom použitia kontrolných mechanizmov podnikových procesov. Na zabezpečenie vierohodnosti pôvodu faktúry by sa mohla použiť napr. mailová komunikácia medzi dodávateľom a odberateľom o poskytnutí služby, ak by dokazovala, že daná služba sa skutočne poskytla.

Zaručený elektronický podpis je jeden zo spôsobov zabezpečenia vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti faktúry. Využíva sa pri elektronických faktúrach. Je to forma podpisu, ktorá je deklarovaná certifikátom.

Elektronickú výmenu údajov možno v jednoduchosti charakterizovať ako systém, prostredníctvom ktorého sa faktúra odoslaná dodávateľom objaví priamo v systéme odberateľa.

Prečítajte si tiež

Pod pojmom iný spôsob zabezpečujúci vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry je ťažké predstaviť si konkrétny spôsob, ako zabezpečiť dané požiadavky zákona o DPH. Dáva však dodávateľom a odberateľom možnosť vytvoriť si vlastný spôsob zabezpečenia vierohodnosti pôvodu a neporušenosti obsahu faktúry.

Podľa Metodického pokynu k fakturácii podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov môže byť zabezpčená vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry napr. umiestnením faktúry na bezpečnej webstránke, kedy vyhotoviteľ faktúry posiela odberateľovi oznámenie o vyhotovení faktúry a odberateľ na základe použitia užívateľského mena a hesla získa prístup k vyhotovenej faktúre.

Iným spôsobom zabezpečujúcim vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry môže byť napr. aj poslanie zaheslovanej faktúry v pdf, kedy dodávateľ pošle odberateľovi osobitne heslo.


Nová KROS Fakturácia

Moderné faktúry na pár klikov.

Odoslaním tohto formulára dôjde k spracovaniu vašich osobných údajov prevádzkovateľom, ktorým je spoločnosť KROS, a. s., IČO: 31635903, so sídlom A. Rudnaya 21, 010 01 Žilina. Ďalšie informácie nájdete v dokumente informačné memorandum ochrany osobných údajov.


Viac podobných článkov nájdete na www.podnikajte.sk


Účtovanie faktúr

Ako správne zaúčtovať odberateľské či dodávateľské faktúry? Aké špecifiká sú pri účtovaní faktúr v cudzej mene a účtujú sa preddavkové (zálohové) faktúry?

Účtovné doklady

Aké účtovné doklady sa používajú pri účtovaní účtovných prípadov? Aké sú zaužívané skratky účtovných dokladov a ako dlho je potrebné účtovné doklady archivovať?

Ako fakturovať stavebné práce?

Stavebné práce sa v určitých prípadoch fakturujú s DPH a v iných prípadoch zase bez DPH. Kedy je potrebné uvádzať na faktúre za stavebné práce DPH a kedy sú stavebné práce od DPH oslobodené?

Preddavková (zálohová) faktúra - vzor

Preddavkovou (zálohovou) faktúrou žiada dodávateľ platbu vopred za dodanie tovaru, resp. služby od odberateľa (zákazníka). Ako vyhotoviť preddavkovú faktúru a aké sú kroky po jej úhrade?
To najlepšie z Podnikajte.sk do vašej schránky