Povinnosti zamestnávateľa pri prijatí prvého zamestnanca

Povinnosti zamestnávateľa pri prijatí prvého zamestnanca
Veronika Solíková
Veronika Solíková Účtovná jednotka, s.r.o.

Konateľka a spolumajiteľka spoločnosti Účtovná jednotka, s.r.o., daňová poradkyňa a renomovaná odborníčka na účtovníctvo, ktorá pravidelne publikuje odborné články a lektoruje vzdelávacie semináre. Je expertkou Združenia mladých podnikateľov Slovenska na účtovnú a daňovú problematiku.

Zobraziť viac
Zobraziť menej

Praktický prehľad povinností, ktoré vzniknú firme, ak sa stane zamestnávateľom. Registrácie v poisťovniach, na daňovom úrade, BOZP či ochrana osobných údajov. Čo všetko vás čaká s prijatím prvého zamestnanca?

Mnohí budúci zamestnávatelia nemajú dostatok informácií o tom, čo pre nich znamená zamestnanie prvého zamestnanca. Podpisom pracovnej zmluvy alebo dohody a registráciami v Sociálnej a zdravotnej poisťovni či na daňovom úrade, sa povinnosti nekončia.

1. Povinnosť zamestnávateľa nahlásiť voľné pracovné miesto

Ak plánujete zamestnať zamestnanca na pracovný pomer (teda nie dohodára), máte povinnosť oznámiť voľné pracovné miesto a jeho charakteristiku príslušnému úradu práce, sociálnych vecí a rodiny. Urobiť tak môžete osobne, telefonicky či e-mailom. Tiež je možné využiť internetový portál www.istp.sk alebo si túto povinnosť splníte, ak využijete niektorý z pracovných portálov, s ktorými má Ústredie práce, sociálnych vecí a rodiny podpísanú dohodu o spolupráci (napr. profesia.sk, kariera.sk a iné).

2. Vyhotovenie pracovno-právnych dokumentov a oboznámenie zamestnanca

S novým zamestnancom je potrebné podpísať pracovnú zmluvu, príp. dohodu o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru. Odporúčame týmto dokumentom venovať pozornosť, aby obsahovali všetky povinné náležitosti (aby ste sa vyhli aj prípadným pokutám od inšpektorátu práce a pod.), resp. aj ďalšie ujednania, napr. o mlčanlivosti (aby ste mali upravené všetko podstatné pre vašu firmu). Viac informácií si prečítajte v článku Pracovná zmluva - vzor

Pracovný pomer vzniká odo dňa, ktorý bol dohodnutý v pracovnej zmluve ako deň nástupu do práce. Pred uzatvorením pracovnej zmluvy je zamestnávateľ povinný oboznámiť fyzickú osobu s právami a povinnosťami, ktoré pre ňu vyplynú z pracovnej zmluvy, s pracovnými podmienkami a mzdovými podmienkami, za ktorých má prácu vykonávať.

Nový zamestnávateľ musí poskytovať zamestnancovi mzdu najmenej vo výške minimálnej mzdy, resp. prislúchajúcej pre konkrétny stupeň náročnosti práce. Stupne náročnosti sa nevzťahujú na dohodárov, len minimálna mzda.

Pri nástupe do zamestnania je zamestnávateľ povinný zamestnanca v pracovnom pomere oboznámiť s pracovným poriadkom, právnymi predpismi vzťahujúcimi sa na prácu ním vykonávanú a predpismi na zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, ktoré musí zamestnanec pri svojej práci dodržiavať. Taktiež by mal oboznámiť zamestnanca s ustanoveniami o zásade rovnakého zaobchádzania podľa antidiskriminačného zákona a s vnútorným predpisom upravujúcim oznamovanie kriminality alebo inej protispoločenskej činnosti.

3. Uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane, daňového bonusu, odvodovej výnimky či odpočítateľnej položky

Okrem podpisu pracovnej zmluvy či dohody podpisuje zamestnanec rôzne ďalšie dokumenty podľa toho, či si chce uplatniť niektoré zvýhodnenia a pod. Medzi takéto dokumenty patria:

  • vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane na daňovníka a daňového bonusu – ak si chce zamestnanec uplatňovať mesačne nezdaniteľnú časť alebo daňový bonus na dieťa;
  • oznámenie a čestné vyhlásenie (odvodová úľava – ŠTUDENTI) k dohode o brigádnickej práci študentov na účely uplatnenia práva podľa § 227a zákona o sociálnom poistení, ak si chce študent uplatniť odvodovú výnimku z dôchodkového poistenia;
  • oznámenie a čestné vyhlásenie (odvodová úľava – DÔCHODCOVIA) k dohode o vykonaní práce alebo k dohode o pracovnej činnosti na účely uplatnenia práva podľa § 227a zákona o sociálnom poistení – ak si chce dôchodca uplatniť výnimku z dôchodkového poistenia;
  • oznámenie zamestnanca na uplatnenie nároku na odpočítateľnú položku – ak si chce zamestnanec uplatniť odpočítateľnú položku na zdravotné poistenie.

Vyhotovenie a podpísanie týchto dokumentov nepatrí medzi povinnosti zamestnávateľa (t. j. nehrozia mu ani sankcie), avšak v praxi tieto dokumenty obvykle zabezpečuje zamestnávateľ a sám ich predkladá svojmu novému zamestnancovi, najmä z dôvodu, aby bol zamestnanec správne prihlásený v Sociálnej poisťovni (napr. s odvodovou výnimkou) a aby mu správne vypočítaval mzdu. Z tohto dôvodu ich započítavame medzi „povinnosti“ zamestnávateľa. 

Viac informácií si prečítajte v článku Doklady pri nástupe do zamestnania 

4. Registračné povinnosti v Sociálnej poisťovni pri prijatí zamestnanca

Ako prvý z úradov je potrebné riešiť Sociálnu poisťovňu. Zamestnávateľ je povinný prihlásiť sa do registra zamestnávateľov Sociálnej poisťovne najneskôr v deň predchádzajúci dňu, v ktorom začne zamestnávať aspoň jedného zamestnanca. Zamestnávateľ sa prihlasuje do registra zamestnávateľov Sociálnej poisťovne prostredníctvom formuláru Registračný list zamestnávateľa. Toto tlačivo nie je možné zaslať elektronicky. Odporúčame osobne ísť na pobočku Sociálnej poisťovne a spolu s registráciou zamestnávateľa si vybaviť prístup pre využívanie elektronických služieb (podpísanie dohody). Pre prihlasovanie sa na portál elektronických služieb Sociálnej poisťovne môže zamestnávateľ využiť buď meno, heslo a overenia prihlásenia prostredníctvom GRID karty vydávanej Sociálnou poisťovňou alebo aj elektronickú identifikačnú kartu (t. j. občiansky preukaz s elektronickým čipom).

Ďalšou povinnosťou zamestnávateľa je prihlásiť do Sociálnej poisťovne zamestnanca, a to prostredníctvom tlačiva Registračný list fyzickej osoby, ktoré sa podáva elektronicky. Urobiť tak treba pred vznikom pracovnoprávneho vzťahu, najneskôr pred začatím výkonu činnosti zamestnanca.

Viac informácií o lehotách nájdete v článkoch Nové lehoty pre zamestnávateľov v Sociálnej poisťovni od roku 2018 a Prihlasovanie zamestnancov a dohodárov do Sociálnej poisťovne – termíny a kódy

5. Registračné povinnosti v zdravotnej poisťovni pri prijatí zamestnanca

Zamestnávateľ sa zamestnaním zamestnanca stáva platiteľom poistného v príslušnej zdravotnej poisťovni podľa toho, kde je tento zamestnanec poistencom. Ak by naraz prijímal napríklad troch zamestnancov a každý by bol poistencom inej zdravotnej poisťovne, prihlasoval by sa v každej z nich.

Vznik platiteľa poistného je zamestnávateľ povinný oznámiť do ôsmich pracovných dní odo dňa vzniku platiteľa poistného (t. j. odo dňa, kedy sa stal zamestnávateľom zamestnaním prvého zamestnanca) príslušnej zdravotnej poisťovni. Oznámenie vzniku platiteľa poistného zamestnávateľ vykoná prostredníctvom tlačiva Oznámenie o vzniku, zmene a zániku platiteľa poistného, a to buď písomne alebo elektronicky (ak by mal už zriadenú službu pre elektronické doručovanie).

Prečítajte si tiež

Zamestnaním zamestnanca dochádza u zamestnanca k zmene platiteľa poistného, ktorým sa stane jeho zamestnávateľ. Za zamestnanca je zmenu platiteľa poistného povinný najneskôr do ôsmich pracovných dní oznámiť jeho zamestnávateľ príslušnej zdravotnej poisťovni (existujú aj určité výnimky, toto je štandardná lehota). Je potrebné použiť tlačivo Oznámenie zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie. Ak má zamestnávateľ najmenej troch zamestnancov, zmenu platiteľa poistného musí oznamovať príslušnej zdravotnej poisťovni výlučne elektronicky. Ak aj povinnosť elektronicky komunikovať nemáte, odporúčame si elektronickú pobočku aktivovať. Vyhnete sa tým množstvu papierov, odovzdávaniu výkazov osobne či poštou a v neposlednom rade elektronické pobočky obsahujú mnohé kontroly odovzdávaných tlačív, čím je možné eliminovať chyby.

6. Registračná povinnosť pre daň z prímov zo závislej činnosti

Ak sa podnikateľ stane zamestnávateľom, má povinnosť sa registrovať za platiteľa dane z príjmov zo závislej činnosti. Ak už táto osoba registráciu má (spravidla už je registrovaná pre daň z príjmov a má pridelené DIČ), v tomto prípade je povinný v lehote do 30 dní odo dňa v ktorom mu vznikla povinnosť zrážať preddavky na daň, na účel vykonania zmien v registrácii, oznámiť miestne príslušnému správcovi dane skutočnosť, že sa stal platiteľom dane z príjmov zo závislej činnosti. Registrácia, resp. oznámenie zmeny sa vykoná prostredníctvom tlačiva Žiadosť o registráciu, oznámenie zmien, žiadosť o zrušenie registrácie na daň z príjmov, daň z pridanej hodnoty a daň z poistenia. Zamestnávateľ, ktorý je platiteľom DPH alebo právnickou osobou zapísanou v obchodnom registri alebo fyzickou osobou-podnikateľom registrovanou pre daň z príjmov, musí podať toto tlačivo výlučne elektronicky.

Článok pokračuje pod reklamou

7. Povinnosti súvisiace s bezpečnosťou a ochranou zdravia pri práci           

Špecifické povinnosti vyplývajú zamestnávateľovi v súvislosti so zákonom o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia. Ide teda najmä o oblasť bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci (BOZP). Na tomto mieste sa nebudeme podrobne zaoberať všeobecnými povinnosťami, akými sú požiadavky na pracovisko zamestnanca či eliminácia rizík na pracovisku. Zamestnávateľ je však povinný zisťovať nebezpečenstvá a ohrozenia, posudzovať riziko a vypracovať písomný dokument o posúdení rizika pri všetkých činnostiach vykonávaných zamestnancami.

V niektorých prípadoch, ak to vyžaduje osobitný predpis, alebo ak sa na pracovisku v danej profesii opakovane vyskytla choroba z povolania, je potrebné nechať posúdiť zdravotnú spôsobilosť zamestnanca na prácu prostredníctvom vstupnej lekárskej prehliadky.

Medzi ďalšie povinnosti zamestnávateľa patrí:

  • zabezpečiť posúdenie zdravotného rizika z expozície faktorom práce a pracovného prostredia a na základe tohto posúdenia zabezpečiť vypracovanie písomného posudku o riziku s kategorizáciou prác z hľadiska zdravotného rizika v spolupráci s pracovnou zdravotnou službou;
  • zabezpečiť primeraný zdravotný dohľad nad svojimi zamestnancami prostredníctvom pracovnej zdravotnej služby;
  • oboznámiť zamestnanca s bezpečnosťou a ochranou zdravia pri práci;
  • zabezpečiť školenie a overovanie vedomostí o ochrane pred požiarmi zamestnancov.

8. Povinnosti súvisiace s ochranou osobných údajov zamestnancov

Ochrana osobných údajov je tiež dôležitá oblasť mzdovej a personálnej agendy. V prvom rade je potrebné dodržiavať základné zásady spracúvania osobných údajov a zamestnancovi poskytnúť presne špecifikované informácie týkajúce sa spracúvania jeho osobných údajov. Taktiež je potrebné prijať vhodné technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie a preukázanie toho, že spracúvanie osobných údajov sa vykonáva v súlade so zákonom o ochrane osobných údajov.

Prečítajte si tiež

Ak vám mzdy bude spracúvať externá firma (napr. účtovník), ste povinní uzatvoriť so sprostredkovateľom zmluvu o poverení spracúvaním osobných údajov.

Povinnosti zamestnávateľa pri prijatí prvého zamestnanca – súhrnná tabuľka

P.č. Povinnosť zamestnávateľa Tlačivo/dokument Sankcia za nesplnenie povinnosti
1. Oznámiť voľné pracovné miesto (prac. pomer) a jeho charakteristiku úradu práce, sociálnych vecí a rodiny Nahláška voľných pracovných miest do 300 eur
2. Oboznámiť fyzickú osobu s právami a povinnosťami, ktoré pre ňu vyplynú z pracovnej zmluvy, s pracovnými podmienkami a mzdovými podmienkami, za ktorých má prácu vykonávať X do 100 000 eur
3. Uzatvoriť písomne pracovnú zmluvu/dohodu o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru Pracovná zmluva/ Dohoda od 2 000 eur do 200 000 eur
4. Poskytovať zamestnancovi najmenej minimálnu mzdu (upravené v pracovnej zmluve/dohode) Pracovná zmluva/ Dohoda do 100 000 eur
5. Oboznámiť zamestnanca s právnymi predpismi, pracovným poriadkom, predpismi na zaistenie BOZP a pod. X do 100 000 eur
6. Registrovať sa (oznámiť zmenu) za platiteľa dane zo závislej činnosti Žiadosť o registráciu, oznámenie zmien, žiadosť o zrušenie registrácie na daň z príjmov, daň z pridanej hodnoty a daň z poistenia od 30 eur do 20 000 eur
7. Predložiť zamestnancovi na podpis vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti a daňového bonusu Vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane na daňovníka a daňového bonusu X
8. Registrovať zamestnávateľa v Sociálnej poisťovni Registračný list zamestnávateľa do 16 596,96 eura
9. Uzatvoriť so Sociálnou poisťovňou dohodu o používaní elektronických služieb Sociálnej poisťovne Dohoda o používaní elektronických služieb Sociálnej poisťovne pre odvádzateľov poistného x (sankcia nie je, avšak pri neuzavretí dohody nie je možné zasielať výkazy a plniť si ďalšie povinnosti elektronicky, ktoré sú pokutované)
10. Prihlásiť zamestnanca do Sociálnej poisťovne Registračný list fyzickej osoby do 16 596,96 eura
11. Predložiť zamestnancovi na podpísanie oznámenie a čestné vyhlásenie k dohode na účely uplatnenia výnimky podľa § 227a zákona o sociálnom poistení (študenti, dôchodcovia) Oznámenie a čestné vyhlásenie X
12. Oznámiť vznik platiteľa poistného (zamestnávateľa) príslušnej zdravotnej poisťovni Oznámenie o vzniku, zmene a zániku platiteľa poistného do 3 319 eur
13. Oznámiť zmenu platiteľa poistného za zamestnanca príslušnej zdravotnej poisťovni Oznámenie zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie do 3 319 eur
14. Uzatvoriť zmluvu alebo dohodu o elektronickej komunikácii so zdravotnou poisťovňou (ak má najmenej troch zamestnancov, je elektronická komunikácia povinná, inak dobrovoľne) Zmluva alebo dohoda o elektronickej komunikácii so zdravotnou poisťovňou do 3 319 eur
15. Predložiť zamestnancovi na podpísanie oznámenie na uplatnenie odpočítateľnej položky na zdravotné poistenie Oznámenie na uplatnenie nároku na odpočítateľnú položku X
16. Zabezpečiť posúdenie zdravotného rizika, zabezpečiť vypracovanie písomného posudku o riziku s kategorizáciou prác z hľadiska zdravotného rizika v spolupráci s pracovnou zdravotnou službou Posudok o riziku s kategorizáciou prác od 150 eur do 20 000 eur
17. Zabezpečiť pre zamestnancov posudzovanie zdravotnej spôsobilosti na prácu (ak to vyžaduje osobitný predpis, alebo ak sa na pracovisku v danej profesii opakovane vyskytla choroba z povolania) Lekársky posudok o zdravotnej spôsobilosti na prácu od 150 eur do 20 000 eur
18. Zabezpečiť primeraný zdravotný dohľad pre zamestnancov X od 150 eur do 20 000 eur
19. Zisťovať nebezpečenstvá a ohrozenia, posudzovať riziko a vypracovať písomný dokument o posúdení rizika pri všetkých činnostiach vykonávaných zamestnancami Dokument o posúdení rizika do 100 000 eur, a ak v dôsledku tohto porušenia vznikol pracovný úraz, ktorým bola spôsobená smrť alebo ťažká ujma na zdraví, najmenej 33 000 eur
20. Oboznámiť zamestnanca s bezpečnosťou a ochranou zdravia pri práci X do 100 000 eur, a ak v dôsledku tohto porušenia vznikol pracovný úraz, ktorým bola spôsobená smrť alebo ťažká ujma na zdraví, najmenej 33 000 eur
21. Zabezpečiť školenie a overovanie vedomostí o ochrane pred požiarmi zamestnancov X do 8 298 eur
22. Dodržiavať základné zásady spracúvania osobných údajov; poskytnúť zamestnancovi presne špecifikované informácie týkajúce sa spracúvania jeho osobných údajov X do 20 000 000 eur, alebo ak ide o podnik do 4 % celkového svetového ročného obratu za predchádzajúci účtovný rok, podľa toho, ktorá suma je vyššia
23. Prijať vhodné technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie a preukázanie toho, že spracúvanie osobných údajov sa vykonáva v súlade so zákonom o ochrane osobných údajov X do 10 000 000 eur, alebo ak ide o podnik do 2 % celkového svetového ročného obratu za predchádzajúci účtovný rok, podľa toho, ktorá suma je vyššia
24. Uzatvoriť so sprostredkovateľom zmluvu o poverení spracúvaním osobných údajov, ak zamestnávateľ plánuje spracúvaním osobných údajov poveriť sprostredkovateľa (napr. účtovníka) Zmluva o poverení spracúvaním osobných údajov do 10 000 000 eur, alebo ak ide o podnik do 2 % celkového svetového ročného obratu za predchádzajúci účtovný rok, podľa toho, ktorá suma je vyššia

Viac podobných článkov nájdete na www.podnikajte.sk

Veronika Solíková
Veronika Solíková Účtovná jednotka, s.r.o.

Konateľka a spolumajiteľka spoločnosti Účtovná jednotka, s.r.o., daňová poradkyňa a renomovaná odborníčka na účtovníctvo, ktorá pravidelne publikuje odborné články a lektoruje vzdelávacie semináre. Je expertkou Združenia mladých podnikateľov Slovenska na účtovnú a daňovú problematiku.


Príplatky od 1.1.2020 - tabuľka

Prehľad nominálnej aj percentuálnej výšky príplatkov za prácu cez víkend, vo sviatok a v noci platné pre rok 2020 s tabuľkou na stiahnutie.

Stravné v roku 2020 - sadzby

Sadzby stravného (diéty) v roku 2020 sú upravené opatrením od júla 2019. Sadzba pre pásmo 5-12 hodín ovplyvňuje minimálnu výšku gastrolístka či daňové výdavky živnostníka a zamestnávateľa.

Maximálne materské v roku 2020

Aká je výška maximálneho materského v roku 2020, z čoho sa materské počíta a aký príjem je potrebné dosahovať pre získanie maximálneho materského?

Príplatky za prácu cez víkend, nočnú prácu a prácu vo sviatok v roku 2020

V súvislosti so zvyšovaním minimálnej mzdy v roku 2020 prinášame prehľad výšky príplatkov za prácu cez víkend, vo sviatok či prácu v noci, s praktickými príkladmi.
Videonávod na zápis konečného užívateľa výhod

Ako zvládnete zápis svojpomocne krok po kroku.

Zistiť viac
To najlepšie z Podnikajte.sk do vašej schránky