Účtovanie pokladničných dokladov (bločkov)

Ako zaúčtovať príjmy či nákupy v hotovosti v jednoduchom i podvojnom účtovníctve? Ako sú hotovostné platby obmedzené, aj ako na účtovanie zaokrúhľovania, nájdete v článku.

Podnikateľom počas roka vznikajú rôzne výdavky v súvislosti s nákupom tovaru, materiálu, réžie, miezd, pohonných hmôt, atď., ktoré môžu uhrádzať v hotovosti z prostriedkov pokladnice. Okrem výdavkov môžu podnikatelia dosiahnuť aj príjmy v hotovosti.

Pokladničný doklad je druh účtovného dokladu, ktorý slúži na zaznamenanie účtovného prípadu v pokladnici, t. j. je dokladom o zaplatení tovaru, materiálu, kancelárskych potrieb, atď. v hotovosti. Pokladničný doklad môže byť príjmový (týka sa prijatia hotovosti do pokladnice napr. z dôvodu jej dotácie výberom hotovosti z bankového účtu spoločnosti a jej následným vložením do pokladnice) alebo výdavkový (súvisí s úbytkom hotovosti v pokladnici napr. z dôvodu úhrady preddavku zamestnancovi, nákupu čistiacich prostriedkov do prevádzky, a pod.).

Podnikatelia predávajúci tovar a vybrané služby spravidla v hotovosti majú povinnosť evidovať tržby prostredníctvom systému eKasa, na základe ktorých sa v účtovníctve podnikateľa zaúčtuje príjmový pokladničný doklad. Pokladničný doklad vydaný registračnou pokladnicou iného podnikateľa je podkladom pre zaúčtovanie príjmového pokladničného dokladu (napr. vrátenie peňazí pri reklamácii v hotovosti), resp. výdavkového pokladničného dokladu (napr. poštovné v hotovosti).

Aké náležitosti musí obsahovať doklad z eKasy sa dozviete v článku Čo musí obsahovať pokladničný doklad z e-Kasy?

Náš tip: Účtovanie bločkov môže byť s aplikáciou Elektronické doklady od spoločnosti KROS oveľa rýchlejšie a jednoduchšie ako doteraz. Po naskenovaní QR kódu, ktorý je jednou z náležitostí bločku, sa údaje načítajú do účtovného softvéru OMEGA a dokonca je možné si ich aj hromadne zaúčtovať. Účtovník sa tak vyhne ich manuálnemu prepisovaniu.

Účtovanie pokladničných dokladov (bločkov) v podvojnom účtovníctve

Stav a pohyb peňazí v hotovosti (ale aj šekov prijatých namiesto hotových peňazí a poukážok na zúčtovanie) sa účtuje na účte 211 – Pokladnica. Účtovné zápisy na účte 211 sú dokladované jednotlivými výdavkovými a príjmovými pokladničnými dokladmi. Ak účtovná jednotka používa viac pokladníc, môže sledovať v účtovníctve pokladnice oddelene na analytických účtoch (napr. 211.100 – Pokladnica prevádzka Trnava, 211.200 – Pokladnica prevádzka Trenčín, atď.).

V tabuľke uvádzame prehľad častých účtovných prípadov, ktoré vznikajú účtovnej jednotke (neplatiteľovi DPH), účtujúcej v sústave podvojného účtovníctva (upozorňujeme, že v niektorých prípadoch je potrebné mať konkrétny spôsob účtovania upravený v internej smernici):

Zdroj: Vlastné spracovanie
Použité skratky: VPD – výdavkový pokladničný doklad, PPD – príjmový pokladničný doklad, AÚ – analytický účet
Druh pokladničného dokladu Text účtovného prípadu Má dať Dal
PPD Predaj tovaru (napr. záhradných potrieb) prostredníctvom eKasy 211.AÚ 604
PPD Predaj vybraných služieb (napr. vedenie účtovníctva) prostredníctvom eKasy 211.AÚ 602
PPD Predaj výrobkov (napr. tričiek) prostredníctvo eKasy 211 132 (504)
PPD Inkaso vydanej faktúry (napr. za predaj účtovných služieb) od odberateľa v hotovosti 211 311
VPD Poštovné 518 211
VPD Nákup tovaru (napr. tričiek na predaj) – účtovanie zásob spôsobom A, B 131 (504) 211
VPD Nákup materiálu (napr. dreva na výrobku nábytku) – účtovanie zásob spôsobom A, B 111 (501) 211
VPD Nákup materiálu (napr. kancelárskych potrieb) – účtovanie zásob spôsobom A, B 111 (501) 211
VPD Nákup služieb (napr. preklad z cudzieho jazyka) 518 211
VPD Nákup služieb (napr. notárske overenie pravosti podpisu) 518 211
VPD Nákup pohonných hmôt (účtovná jednotka vedie knihu jázd) 501 211
VPD Nákup pohonných hmôt (účtovná jednotka nevedie knihu jázd) 501 211
501.AÚ 211
VPD Nákup odborných časopisov 501 211
VPD Úhrada prijatej faktúry (napr. za nákup vizitiek) od dodávateľa v hotovosti 321 211
VPD Úhrada zálohy (napr. za nákup mobilného telefónu) v hotovosti 314 211
VPD Stretnutie s klientom (napr. pozvanie na kávu) 513 211
VPD Peňažný dar v hotovosti 543 211
PPD Peňažný dar v hotovosti 211 648

Ak je podnikateľ platiteľom DPH, do predkontácie vchádza aj účet 343 – Daň z pridanej hodnoty v hodnote, v akej je DPH uvedená na bločku s ohľadom na posúdenie nároku na odpočet DPH v súlade so zákonom o DPH.

Príklad na zaúčtovanie pohonných hmôt u podnikateľa – platiteľa DPH, ktorý nevedie knihu jázd 

ABC, s. r. o. sa rozhodla neviesť knihu jázd, preto kráti výdavky na pohonné hmoty v pomere 80 % (daňový výdavok) ku 20 % (nedaňový výdavok). Vzhľadom na to, že auto s EČV TT111XX a používa len na podnikateľské účely, pohonné hmoty nakúpené v hotovosti v celkovej sume 60,00 eur s DPH sa zaúčtujú nasledovne:

Zdroj: Vlastné spracovanie
Použité skratky: VPD – výdavkový pokladničný doklad, AÚ – analytický účet
Použité analytické účty: 501.100 – Spotreba pohonných hmôt TT111XX (daňovo uznané)
501.199 – Spotreba pohonných hmôt TT111XX (daňovo neuznané)
343.200 – DPH - odpočítanie dane tuzemsko - 20 %
Druh pokladničného dokladu Text účtovného prípadu Suma Má dať Dal
VPD Nákup pohonných hmôt:
Základ DPH – 80 % 40,00 501.100 211.AÚ
Základ DPH – 20 % 10,00 501.199 211.AÚ
DPH – 80 % 8,00 343.200 211.AÚ
DPH – 20 % 2,00 501.199 211.AÚ

Účtovanie pokladničných dokladov (bločkov) v jednoduchom účtovníctve

Účtovné prípady realizované v hotovosti sa v sústave jednoduchého účtovníctva zobrazia v rámci pomocnej knihy pokladničná kniha a súčasne v základnej účtovnej knihe peňažný denník. Pokladničnú knihu zväčša vedú tie účtovné jednotky, ktoré majú väčší počet pokladníc (aj v cudzích menách). Ak má účtovná jednotka len jednu pokladnicu, na účtovanie postačuje len peňažný denník. Peňažný denník obsahuje okrem iného prehľad peňažných prostriedkov v hotovosti v členení na príjmy a výdavky. O pohybe peňazí v hotovosti sa účtuje na základe príjmových a výdavkových pokladničných dokladov.

V nasledujúcej tabuľke uvádzame najčastejšie účtovné prípady, ktoré vznikajú účtovnej jednotke neplatiteľovi i platiteľovi DPH účtujúcej v sústave jednoduchého účtovníctva:

Zdroj: Vlastné spracovanie
Použité skratky: VOZD – Výdavok ovplyvňujúci základ dane, t. j. výdavok vynaložený na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov, VNZD – Výdavok neovplyvňujúci základ dane, POZD – Príjem ovplyvňujúci základ dane, t. j. príjem zahrnovaný do základu dane z príjmov, PNZD – Príjem neovplyvňujúci základ dane.
Druh účtovného dokladu Text účtovného prípadu Suma v EUR Účtovanie u neplatiteľa DPH Účtovanie u platiteľa DPH
PPD Predaj služieb (napr. vedenie účtovníctva) prostredníctvom eKasy:
Základ DPH 100,00 Peňažný denník – POZD – Predaj výrobkov a služieb Peňažný denník – POZD – Predaj výrobkov a služieb
DPH 20,00 Neúčtuje sa Peňažný denník – PNZD – DPH
PPD Predaj tovaru (napr. záhradných potrieb) prostredníctvom eKasy:
Základ DPH 60,00 Peňažný denník – POZD – Predaj tovaru Peňažný denník – POZD – Predaj tovaru
DPH 12,00 Neúčtuje sa Peňažný denník – PNZD – DPH
VPD Úhrada prijatej faktúry za nákup tovaru (napr. tričiek na predaj) od neplatiteľa DPH v hotovosti 500,00 Peňažný denník – VOZD – Zásoby (Nákup tovaru) Peňažný denník – VOZD – Zásoby (Nákup tovaru)
VPD Úhrada prijatej faktúry za nákup materiálu (napr. dreva na výrobu nábytku) od neplatiteľa DPH v hotovosti 320,00 Peňažný denník – VOZD – Zásoby (Nákup materiálu) Peňažný denník – VOZD – Zásoby (Nákup materiálu)
VPD Nákup služieb (napr. notárske overenie pravosti podpisov):
Základ DPH 2,25 Peňažný denník – VOZD – Služby Peňažný denník – VOZD – Služby
DPH 0,45 Peňažný denník – VOZD – Služby Peňažný denník – VNZD – DPH
VPD Nákup služieb (napr. nájomné):
Základ DPH 500,00 Peňažný denník – VOZD – Služby Peňažný denník – VOZD – Služby
DPH 100,00 Peňažný denník – VOZD – Služby Peňažný denník – VNZD – DPH
VPD Nákup pohonných hmôt (účtovná jednotka vedie knihu jázd):
Základ DPH 50,00 Peňažný denník – VOZD – Zásoby (Nákup materiálu) Peňažný denník – VOZD – Zásoby (Nákup materiálu)
DPH 10,00 Peňažný denník – VOZD – Zásoby (Nákup materiálu) Peňažný denník – VNZD – DPH
VPD Nákup pohonných hmôt (účtovná jednotka nevedie knihu jázd):
Základ DPH – 80 % 40,00 Peňažný denník – VOZD – Zásoby (Nákup materiálu) Peňažný denník – VOZD – Zásoby (Nákup materiálu)
Základ DPH – 20 % 10,00 Peňažný denník – VNZD Peňažný denník – VNZD
DPH – 80 % 8,00 Peňažný denník – VOZD – Zásoby (Nákup materiálu) Peňažný denník – VNZD – DPH
DPH – 20 % 2,00 Peňažný denník – VNZD Peňažný denník – VNZD – DPH
VPD Nákup kancelárskych potrieb:
Základ DPH 35,00 Peňažný denník – VOZD – Zásoby (Nákup materiálu) Peňažný denník – VOZD – Zásoby (Nákup materiálu)
DPH 7,00 Peňažný denník – VOZD – Zásoby (Nákup materiálu) Peňažný denník – VNZD – DPH

U platiteľa DPH, resp. u inej osoby registrovanej pre DPH sa DPH eviduje v pomocnej knihe - kniha DPH.

Článok pokračuje pod reklamou

Inventarizačný rozdiel v pokladnici v podvojnom a v jednoduchom účtovníctve

So zamestnancom, ktorý pracuje s hotovosťou, môže účtovná jednotka uzatvoriť písomnú dohodu o hmotnej zodpovednosti za zverené hotovosti (§ 182 Zákonníka práce). V prípade zisteného schodku, t. j. ak sa fyzickou inventúrou a následnou inventarizáciou zistí, že skutočný stav hotovostných prostriedkov je nižší ako účtovný zostatok na účte 211, sa tento inventarizačný rozdiel predpíše k úhrade konkrétnemu zamestnancovi na základe výdavkového pokladničného dokladu ako pohľadávka voči zamestnancovi na účte 335 – Pohľadávky voči zamestnancom súvzťažne s účtom 211 – Pokladnica. Ak sa inventarizáciou zistí prebytok, t. j. ak sa fyzickou inventúrou a následnou inventarizáciou preukáže, že skutočný stav hotovostných prostriedkov je vyšší ako účtovný zostatok na účte 211, na základe príjmového pokladničného dokladu sa tento inventarizačný prebytok zaúčtuje v prospech účtu 668 – Ostatné finančné výnosy so súvzťažným zápisom na ťarchu účtu 221 - Pokladnica.

Prečítajte si tiež

V sústave jednoduchého účtovníctva sa schodok zaúčtuje v pokladničnej knihe ako zníženie peňažnej hotovosti a v knihe pohľadávok ako pohľadávka voči hmotne zodpovednej osobe. Inkaso od hmotne zodpovednej osoby sa zaúčtuje ako príjem neovplyvňujúci základ dane. Prebytok sa v pokladničnej knihe zaúčtuje ako zvýšenie peňažnej hotovosti a v peňažnom denníku v rámci uzávierkových operácií ako príjem ovplyvňujúci základ dane (t. j. príjem zahrnovaný do základu dane z príjmov).

Obmedzenie výšky hotovostných platieb

Zákon o obmedzení platieb v hotovosti obmedzuje maximálnu hodnotu odovzdaných a prijatých bankoviek a mincí v mene euro alebo v inej mene medzi fyzickými osobami – nepodnikateľmi i medzi podnikateľmi (fyzickými i právnickými osobami). Ak je odovzdávajúcim alebo preberajúcim platby podnikateľ (fyzická alebo právnická osoba) alebo iná samostatne zárobkovo činná osoba, platba v hotovosti nesmie presiahnuť 5 000 eur. Uvedené sa týka platieb za predaj tovaru, služieb, pôžičky, plnenie záväzkov, atď. Zo zákona o obmedzení platieb v hotovosti vyplýva, že ak celková hodnota jedného právneho vzťahu prevyšuje hodnotu 5 000 eur, žiadna platba (ani čiastková v nižšej sume) nesmie byť odovzdaná alebo prijatá v hotovosti. Tento zákon však definuje výnimky, v ktorých je možné vykonať hotovostnú platbu presahujúcu výšku 5 000 eur (napr. pri poskytovaní poštových služieb).

Príklad na limit hotovostnej platby medzi podnikateľmi (podľa zákona o obmedzení platieb v hotovosti)

Dodávateľ vystavil faktúru odberateľovi za predaj materiálu v celkovej hodnote 5 400 eur. Dohodli sa na dvoch čiastkových platbách vo výške 2 000 eur a 3 400 eur. Napriek tomu, že ani jedna z čiastkových platieb neprevyšuje zákonom vymedzenú hranicu pre prijatie, resp. odovzdanie hotovosti vo výške 5 000 eur, dodávateľ nemôže využiť hotovostný spôsob úhrady záväzku, pretože hodnota právneho vzťahu v sume 5 400 eur je vyššia ako povolený limit pre hotovostné platby.

V súvislosti s hotovostnými platbami je potrebné brať do úvahy aj § 74 ods. 3 zákona o DPH, ktorý stanovuje maximálnu hodnotu zjednodušenej faktúry uhradenej v hotovosti. Za zjednodušenú faktúru totiž môžeme považovať aj bloček z registračnej pokladnice (napr. za nákup tovaru od iného podnikateľa), ak cena tovaru alebo služby vrátane dane uhradená v hotovosti nie je viac ako 1 000 eur alebo uhradená inými platobnými prostriedkami nahrádzajúcimi hotovosť nie je viac ako 1 600 eur. V prípade, ak by podnikateľ - platiteľ DPH disponoval bločkom vo vyššej hodnote, z hľadiska zákona o DPH nie je možné tento doklad považovať za daňový doklad preukazujúci nárok na odpočet DPH. Z hľadiska zákona o dani z príjmov by neodpočítaná DPH mohla byť daňovým výdavkom za predpokladu, že DPH sa viaže k výdavku, ktorý je daňovo uznaný.

Príklad na uplatnenie nároku na odpočet DPH zo zjednodušenej faktúry (bločku)

ABC, s. r. o. (platiteľ DPH) kúpila od živnostníka (platiteľ DPH) materiál v hotovosti v hodnote 1 500 eur vrátane DPH. Živnostník vystavil doklad v eKase. Z hľadiska zákona o obmedzení platieb v hotovosti uvedená platba nepresiahla maximálny limit hotovostnej platby vo výške 5 000 eur. Vzhľadom na cenu fakturovaného tovaru však nie je možné doklad z eKasy považovať za zjednodušenú faktúru podľa zákona o DPH, a ABC, s.r.o. nemá nárok na odpočet DPH vo výške 250 eur. Rovnako ako základ dane v sume 1 250 eur zaúčtuje ABC, s. r. o. aj hodnotu DPH v sume 250 eur na účet 501 – Spotreba materiálu, resp. 111 – Obstaranie materiálu, ak účtuje zásoby spôsobom A.

Zaokrúhľovanie cien tovarov a služieb v hotovosti od 1.7.2022

Zákonom o cenách sa od 1.7.2022 z dôvodu obmedzenia používania 1-centových a 2-centových mincí zavádza zaokrúhľovanie cien tovarov a služieb. Finančné riaditeľstvo SR v spolupráci s Ministerstvom Financií SR vydalo informáciu k účtovaniu rozdielov vzniknutých z dôvodu zaokrúhľovania ceny platenej v hotovosti (informácia č. 13/DZPaU/2022/I). Údaj o zaokrúhlení ceny je jedným z povinných náležitostí pokladničného dokladu. Podľa zákona o cenách sa bude zaokrúhľovať až výsledná cena platená v hotovosti (nie jednotlivé položky uvedené na pokladničnom doklade). Rozdiely vzniknuté z dôvodu zaokrúhľovania sa účtujú nasledovne:

  • v sústave podvojného účtovníctva do nákladov na účte 548 – Ostatné náklady na hospodársku činnosť alebo do výnosov na účte 648 – Ostatné výnosy z hospodárskej činnosti,
  • v sústave jednoduchého účtovníctva ako výdavok vynaložený na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov v členení na ostatné výdavky alebo ako príjem zahrnovaný do základu dane z príjmov v členení na ostatné príjmy.

Upozornenie: Pri prijatí čiastkových platieb v hotovosti sa zaokrúhľuje každá čiastková platba, t. j. ak sa faktúra v celkovej výške 12,37 eura má zaplatiť dvomi platbami, pričom prvá z nich je vo výške 2,37 eura, táto sa zaokrúhli na 2,35 eura a k úhrade zostane zvyšných 10 eur. Zaokrúhlenie v sume 0,02 eura sa u dodávateľa účtujúce v sústave podvojného účtovníctva zaúčtuje ako náklad na účte 548 – Ostatné náklady na hospodársku činnosť, u odberateľa ako výnos na účet 648 – Ostatné výnosy z hospodárskej činnosti. V jednoduchom účtovníctve dodávateľ účtuje v sume 0,02 eura o výdavku vynaloženom na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov – ostatný výdavok, odberateľ o príjmoch zahrnovaných do základu dane z príjmov – ostatné príjmy.

Ako postupovať v účtovníctve pri zaokrúhľovaní nájdete v článku Účtovanie rozdielov zo zaokrúhľovania ceny platenej v hotovosti.

Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.

Viac podobných článkov nájdete na www.podnikajte.sk


Mzdové listy a ďalšie evidencie zamestnancov

Čo je mzdový list, aké sú jeho podstatné náležitosti a ktorý zákon vyžaduje ich evidenciu? Aké ďalšie evidencie v súvislosti so zamestnancami je potrebné viesť?

Uchovávanie a ochrana (archivácia) účtovných dokladov od 1.1.2022

Ako správne uchovávať a archivovať účtovnú dokumentáciu od roku 2022? Aké sú lehoty na archiváciu účtovných dokladov?

Náležitosti účtovných dokladov od 1.1.2022

Čo nesmie chýbať na účtovnom doklade a ako je potrebné podpisovať účtovné doklady od 1.1.2022? A čo naopak na doklade už byť po novom nemusí?

Elektronické (online) faktúry

Používanie elektronických faktúr je dnes bežnou záležitosťou podnikateľov. Aké pravidlá sa vzťahujú na elektronické (online) faktúry a aké zmeny prináša novela zákona o účtovníctve od roku 2022?
To najlepšie z Podnikajte.sk do vašej schránky