Podvojné účtovníctvo: čo to je a kto ho musí viesť

Kto je povinný viesť podvojné účtovníctvo, akými predpismi sa riadi, na čo treba myslieť pri jeho vedení a zostavení účtovnej závierky?

Účtovníctvo je systém, ktorý poskytuje informácie o hospodárskej činnosti podniku a o jej výsledku v peňažnom vyjadrení. V účtovníctve sa prejavujú skutočnosti zachytené cez účtovné prípady na základe účtovných dokladov (napr. došlé faktúry, bankové výpisy), a tieto sú premietnuté do účtovnej závierky.

Rozlišujeme dve sústavy účtovníctva – jednoduché účtovníctvo a podvojné účtovníctvo. V tomto článku sa zameriame predovšetkým na podvojné účtovníctvo podnikateľov – teda na to, kto je povinný ho viesť a čo jeho vedenie v praxi znamená.

Predmetom podvojného účtovníctva je účtovanie skutočností o:

• stave a pohybe majetku (napr. o firemnom automobile, budove, peniazoch),
• stave a pohybe záväzkov (napr. o záväzku z titulu nájomného voči prenajímateľovi kancelárie, voči dodávateľovi tovaru, voči zamestnancom),
• rozdiele majetku a záväzkov (o tzv. vlastnom imaní, napr. základnom imaní, rezervnom fonde),
• výnosoch (napr. o tržbách z predaja tovaru, služieb),
• nákladoch (napr. o mzdových nákladoch, predanom tovare, spotrebovaných službách),
• výsledku hospodárenia (t. j. o zisku alebo strate za daný rok).

Kto (ne)musí viesť podvojné účtovníctvo

V zmysle § 9 zákona o účtovníctve č. 431/2002 Z. z. (ďalej len „zákon o účtovníctve“) je účtovná jednotka povinná účtovať v sústave podvojného účtovníctva. Výnimku z tejto povinnosti majú účtovné jednotky, ktorým zákon umožňuje viesť jednoduché účtovníctvo. To teda nie je povinné, ale predstavuje alternatívu k podvojnému účtovníctvu.

V súčasnosti zákon umožňuje viesť jednoduché účtovníctvo (namiesto podvojného účtovníctva):

• fyzickým osobám, ktoré podnikajú (napr. pri príjmoch zo živnosti), za predpokladu, že si uplatňujú preukázateľné výdavky a nevedú daňovú evidenciu,
• fyzickým osobám, ktoré vykonávajú inú samostatnú zárobkovú činnosť (napr. príjmy tlmočníkov, daňových poradcov či geodetov), opäť za podmienky uplatňovania preukázateľných výdavkov a ak nevedú daňovú evidenciu,
• cirkvám, náboženským spoločnostiam, ich orgánom a cirkevným inštitúciám, ak majú právnu subjektivitu a nepodnikajú,
• občianskym združeniam, organizačným jednotkám konajúcim vo svojom mene, organizačným zložkám Matice slovenskej, ktoré majú právnu subjektivitu, združeniam právnických osôb, spoločenstvám vlastníkov bytov a nebytových priestorov, neinvestičným fondom, poľovníckym organizáciám, neziskovým organizáciám, avšak za predpokladu, ak nepodnikajú, ak ich príjmy nedosiahli v predchádzajúcom období 200 000 eur a ak nie sú subjektom verejnej správy.

Podľa Obchodného zákonníka sú podvojné účtovníctvo povinní viesť podnikatelia zapísaní do obchodného registra (tzn. obchodné spoločnosti a družstvá).

Kto (ne)musí viesť podvojné účtovníctvo – príklady

• Živnostník (neplatiteľ DPH) uplatňujúci paušálne výdavky nie je povinný viesť jednoduché ani podvojné účtovníctvo, namiesto toho len vedie daňovú evidenciu o príjmoch, zásobách a pohľadávkach.
• Poľnohospodár, ktorý podniká ako fyzická osoba, uplatňuje si preukázateľné výdavky a vedie daňovú evidenciu, nie je povinný viesť podvojné či jednoduché účtovníctvo (dobrovoľne však môže namiesto vedenia daňovej evidencie).
• ·Advokát podnikajúci ako SZČO, ktorý uplatňuje preukázateľné výdavky a nevedie daňovú evidenciu, nemusí viesť podvojné účtovníctvo, pretože nie je zapísaný do obchodného registra (OR SR). Dobrovoľne sa však môže rozhodnúť pre vedenie podvojného účtovníctva, pre vedenie jednoduchého účtovníctva či daňovej evidencie.
• S. r. o. je povinná viesť podvojné účtovníctvo bez ohľadu na výšku obratu či počet zamestnancov (vrátane tzv. spiacej s. r. o., ktorá nevykonáva zatiaľ žiadnu činnosť), pretože je zapísaná v OR SR.
• Občianske združenie, ktoré nevykonáva podnikateľskú činnosť a nie je subjektom verejnej správy, nemá povinnosť viesť podvojné účtovníctvo (dobrovoľne však môže). V praxi sa môžu vyskytnúť situácie, keď vedenie podvojného účtovníctva požaduje poskytovateľ grantu (ako podmienku poskytnutia finančných prostriedkov).

Náš tip: Pre firmy, ktoré chcú napredovať v podnikaní, je ideálne softvérové riešenie od KROSu. Uľahčuje spracovanie účtovných dokladov a DPH a takisto vytvorenie daňových priznaní a výkazov. S automatickými funkciami a digitalizáciou znížite riziko chýb a ušetríte čas.

Akými predpismi sa riadi účtovná jednotka pri vedení podvojného účtovníctva

Pri vedení podvojného účtovníctva sa účtovná jednotka – podnikateľ riadi najmä:

• zákonom o účtovníctve,
• opatrením MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovníctva a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva (ďalej len „opatrenie o postupoch účtovania“).

Pre iné typy účtovných jednotiek, ako sú napríklad neziskové organizácie alebo subjekty verejnej správy, existujú samostatné opatrenia o postupoch účtovania, ktoré zohľadňujú špecifiká ich činnosti.

Aj keď podvojné účtovníctvo nie je daňovo orientované – t. j. základ dane z príjmov sa neurčuje priamo z účtovníctva, ale sa transformuje v daňovom priznaní – účtovná jednotka by pri vedení účtovníctva mala zároveň prihliadať aj na ustanovenia zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov (ďalej len „zákon o dani z príjmov“).

Táto potreba zohľadňovať ustanovenia zákona o dani z príjmov pri účtovaní je uvedená aj v samotnom opatrení o postupoch účtovania. V praxi to znamená, že niektoré daňové predpisy sa prenášajú aj do účtovníctva – napríklad pri účtovaní rezerv podľa zákona o dani z príjmov, ktoré sa v zmysle opatrenia o postupoch účtovania majú sledovať na samostatných analytických účtoch.

Ako podvojné účtovníctvo funguje

Každý účtovný prípad, ktorý vznikne účtovnej jednotke pri vykonávaní jej podnikateľskej činnosti, je potrebné zaznamenať v účtovníctve formou účtovného zápisu. Na vykonanie účtovného zápisu slúžia účty z účtovej osnovy, ktorá je platná pre príslušné účtovné obdobie.

Účtová osnova predstavuje zoznam všetkých syntetických účtov so záväzným číselným a slovným označením, usporiadaných podľa ich ekonomického obsahu. Zoznam syntetických a analytických účtov potrebných na zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov v danom účtovnom období a na zostavenie účtovnej závierky konkrétnej účtovnej jednotky sa zase označuje ako účtový rozvrh.

V sústave podvojného účtovníctva sa účtovníctvo vedie podvojne – tzn. na dvoch účtoch z účtovej osnovy (na jednej strane ako Má dať a na druhej strane ako Dal). Na jednotlivých účtoch sa zachytávajú prírastky a úbytky. Rozlišujeme tzv. súvahové účty, ktoré sa premietajú v súvahe a výsledkové účty, ktoré sú zasa súčasťou výkazu ziskov a strát. Napríklad, keď účtovná jednotka zaplatí faktúru za dodaný tovar, účtovný zápis sa vykoná súčasne na účte záväzkov (321 – Dodávatelia) a na bankovom účte (221 – Bankové účty), čím sa zníži záväzok a zároveň aj stav finančných prostriedkov.

Okrem samotného princípu podvojného zápisu má podvojné účtovníctvo aj ďalšie špecifiká týkajúce sa napríklad účtovných kníh či zostavenia účtovnej závierky. Týmto oblastiam sa budeme venovať v nasledujúcich častiach článku.

Účtovné knihy v podvojnom účtovníctve – hlavná kniha a denník

Účtovná jednotka podľa zákona o účtovníctve účtuje v sústave podvojného účtovníctva:

• v denníku, v ktorom sa účtovné zápisy usporadúvajú chronologicky a ktorým sa preukazuje zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov v účtovnom období,
• v hlavnej knihe, v ktorej sa zápisy usporadúvajú z vecného hľadiska systematicky a v ktorej sa preukazuje zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov na účty majetku, záväzkov, vlastného imania, nákladov a výnosov v účtovnom období. Hlavná kniha zahŕňa syntetické a analytické účty podľa účtového rozvrhu.

Kedy sa otvárajú a naopak uzatvárajú účtovné knihy uvádzame v nasledovnej tabuľke:

Účtovná závierka v sústave podvojného účtovníctva

Podstatou zostavenia účtovnej závierky je zistiť, aký je stav majetku, záväzkov, vlastného imania účtovnej jednotky v peňažných hodnotách a vyjadriť tiež výsledok hospodárenia k tzv. závierkovému dňu v predpísanej štruktúre. Závierkový deň je deň, ku ktorému sa účtovná závierka zostavuje (väčšinou k 31.12.). Pred jej samotným zostavením musí zaúčtovať uzávierkové účtovné prípady a vykonať inventarizáciu.

Účtovná závierka by mala byť zdrojom užitočných, zrozumiteľných, spoľahlivých a porovnateľných informácií. Zostavuje sa s cieľom poskytnúť informácie napríklad budúcim investorom, obchodným partnerom, zamestnancom či bankám – tzv. používateľom účtovnej závierky. Účtovná závierka nie je súčasťou daňového priznania.

Účtovná závierka obsahuje:

Účtovná jednotka zostavuje účtovnú závierku podľa toho, v ktorej veľkostnej skupine je zatriedená v zmysle zákona o účtovníctve. Do veľkostnej skupiny mikro, malá alebo veľká účtovná jednotka sa zaradí v závislosti od toho, či presahuje alebo nepresahuje prahové hodnoty troch ukazovateľov. O aké ukazovatele ide a aké sú ich aktuálne platné hodnoty, približujeme v článku Zatriedenie účtovných jednotiek do veľkostných skupín. Účtovnú závierku pre každú z veľkostných skupín upravuje osobitné opatrenie MF SR.

Účtovná závierka sa zostavuje podľa zákona o účtovníctve najneskôr do 6 mesiacov po uplynutí účtovného obdobia. Zákon o dani z príjmov však odlišne od zákona o účtovníctve určuje lehotu na podanie daňového priznania a s ním aj účtovnej závierky - štandardne do 3 kalendárnych mesiacov po skončení zdaňovacieho obdobia. Účtovná jednotka má zároveň povinnosť účtovnú závierku uložiť a zverejniť do registra účtovných závierok. Ak ju zostavuje k 31.12., je povinná závierku uložiť do registra do 31.3. (v prípade, ak nedošlo k predĺženiu lehoty na podanie daňového priznania a s ním aj účtovnej závierky).

Výsledok hospodárenia a transformácia na základ dane

Účtovná jednotka, ktorá vedie podvojné účtovníctvo, zisťuje výsledok hospodárenia podľa pravidiel stanovených v zákone o účtovníctve a postupoch účtovania. Tento výsledok predstavuje rozdiel medzi výnosmi účtovanými na účtoch účtovej triedy 6 a nákladmi účtovanými na účtoch účtovej triedy 5 okrem účtov 591, 592 a 595. To je rozdiel oproti jednoduchému účtovníctvu, kde sa porovnávajú príjmy a výdavky (peňažné toky).

Výsledok hospodárenia môže byť:

• kladný – zisk,
• záporný – strata.

Jednoduché účtovníctvo je priamo orientované na výpočet základu dane, no v podvojnom účtovníctve nie je výsledok hospodárenia automaticky zhodný so základom dane z príjmov, ktorý sa určuje podľa zákona o dani z príjmov.

Transformácia výsledku hospodárenia na základ dane znamená, že výsledok hospodárenia z účtovníctva sa ďalej upravuje podľa zákona o dani z príjmov o tzv. pripočítateľné a odpočítateľné položky.

Podvojné účtovníctvo a účtovný softvér

V súčasnosti sa účtovníctvo takmer bez výnimky vedie v účtovných softvéroch, ktoré výrazne zjednodušujú a automatizujú účtovné operácie. K dispozícii sú desktopové aj online riešenia – niektoré vhodné pre vedenie účtovníctva v malých firmách, iné pre komplexnejšiu správu väčších účtovných jednotiek. Pri výbere softvéru je dôležité zohľadniť typ účtovníctva, legislatívne požiadavky aj potreby a očakávania konkrétnej firmy.

Náš tip: Ideálne riešenie pre účtovníkov, ktorí chcú mať pod kontrolou všetky účtovné procesy – od podvojného účtovníctva, cez DPH až po evidenciu majetku a správu skladov. Uľahčite si administratívu a znížte riziko chýb s Podvojným účtovníctvom OMEGA.

Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou Kros, a. s.