Aké kritériá musí spĺňať sklad v prípade e-shopu? Ako môžu podnikatelia urýchliť vyskladňovanie tovaru a kedy sa obrátiť na externú firmu, ktorá zabezpečí sklad aj logistiku?
Prevádzka e-shopu sa spája aj so skladovaním tovaru a logistikou. Riešenie závisí od viacerých faktorov, napríklad charakteru tovaru či množstva objednávok. Možno podnikateľovi stačí skriňa alebo garáž. Možno tovar zasiela z kamennej predajne alebo má osobitný sklad a zastrešuje celý logistický proces. Taktiež môže využívať služby externej firmy – fulfillment. Vo všetkých prípadoch hrajú svoju rolu zákonné pravidlá, ktoré treba pri skladovaní dodržiavať, no tiež zákaznícka spokojnosť či efektivita vyskladňovacieho procesu. Na čo myslieť, ak chce e-shop vybavovať objednávky rýchlo a v požadovanej kvalite a zároveň chce šetriť čas zamestnancov? A čo všetko musí sklad spĺňať z hľadiska legislatívy?
Sklad a skladovanie v e-shope má svoje zákonné pravidlá
S prevádzkovaním e-shopu sa spájajú, rovnako ako s každým druhom podnikania, isté legislatívne pravidlá. Podnikateľ sa musí oboznámiť so zákonom o elektronickom obchode či zákonom o ochrane spotrebiteľa pri predaji tovaru alebo poskytovaní služieb na základe zmluvy uzavretej na diaľku. Na stránke musí uvádzať základné informácie a mať vypracované obchodné podmienky. No netreba zabúdať ani na legislatívu, ktorá sa týka skladových priestorov a spôsobu skladovania.
Z tohto pohľadu je dôležité v prvom rade rozlíšiť, o aký druh tovaru ide. Či o potravinový, alebo nepotravinový tovar, prípadne o špecifický tovar vyžadujúci osobité zaobchádzanie a skladovanie (plynové fľaše, hasičské prístroje, pyrotechnika a podobne).
V súvislosti s potravinovými výrobkami si treba dávať pozor na to, že musia byť uchovávané v takých podmienkach, aby sa zachovala ich bezpečnosť, kvalita a biologická hodnota, musia byť v čistých skladovacích priestoroch, no tiež napríklad tie, ktoré sa môžu rýchlo pokaziť, musia byť chladené. Medzi časté porušenia skladovania podľa Štátnej veterinárnej správy SR totiž patrí práve nedodržanie teplotného režimu či hygieny skladovania.
Pri nepotravinovom tovare zasa treba myslieť napríklad na rozmery či charakter výrobku, ale tiež na efektivitu výdaja tovaru a príslušnú manipuláciu s ním, aby sa jednoduchšie a rýchlejšie vybavovali objednávky, no zároveň, aby sa tovar nepoškodil. Hlavnou zákonnou povinnosťou, ktorú majú podnikatelia bez ohľadu na to, či ide o e-shop alebo kamennú prevádzku, je skladovanie výrobkov podľa odporúčaní výrobcu alebo podľa osobitného predpisu tak, aby nedošlo k ich znehodnoteniu či poškodeniu.
Ak e-shop ponúka aj potravinový, aj nepotravinový sortiment, je dôležité zabezpečiť, aby boli výrobky skladované oddelene. Rovnako tovar skladujú aj v e-shope Flexity, ktorý ponúka pomôcky na jogu, no zároveň rôzne doplnky stravy či niekoľko druhov potravín (napríklad koreniny, čaje alebo maslo ghí). Tomáš Sokol, zakladateľ tejto firmy, uvádza: „Dbáme na čistotu, poriadok a pravidelné kontroly skladu. Pri skladovaní potravín platia prísnejšie legislatívne podmienky a je dobré sa na to pripraviť dopredu. Treba mať systém na sledovanie dátumov spotreby či skladovať rýchlo kaziace sa potraviny v chlade.“ Podnikateľ tiež dodáva, že hoci dodávatelia deklarujú výstupné kontroly, nemôžu sa na to spoliehať. „Dnes každý prijatý tovar na vstupe ručne kontrolujeme a preverujeme ešte skôr ako ho naskladníme. Mnohé výrobky predávame v druhej akosti (100 % funkčné, no s drobnou vadou) a musíme riešiť aj refundácie či kredit u dodávateľov.“
Povinností, ktoré musí (nielen) prevádzkovateľ e-shopu ohľadom skladovania dodržať, je niekoľko. Preto má dve možnosti – zriadiť si vlastný sklad alebo využívať outsourcing (napríklad služby fulfillmentovej spoločnosti).
Vlastný sklad v e-shope – na čo myslieť?
Ak sa podnikateľ rozhodne pre zriadenie vlastného skladu, mal by si jeho prevádzku poriadne naplánovať. T. Sokol odporúča ako prvé zistiť si potrebnú legislatívu, BOZP pravidlá, no tiež zariadiť poistenie a zabezpečiť si potrebné povolenia podľa typu predávaného sortimentu. „Následne sa plánuje rozloženie skladového priestoru tak, aby bol možný rýchly prísun a expedícia tovaru. Oplatí sa naštudovať optimálne rozloženie skladu podľa veľkosti, pretože to počas prevádzky ušetrí množstvo času a stresu.“ V prípade Flexity taktiež riešili správne označenie pozícií pre rýchle vychystávanie tovaru a orientáciu v sklade. Podnikateľ radí, že sa oplatí investovať do rýchlej tlačiarne štítkov, tlačiarní s WiFi pripojením či skenerov na bluetooth.
Jednou z náležitostí skladu sú, prirodzene, aj police a úložné priestory, kde bude tovar skladovaný a roztriedený. Peter Fapšo, majiteľ spoločnosti Vereda Sport so športovým oblečením a príslušenstvom uvádza, že okrem regálov pri príprave skladov riešili aj vytvorenie priestoru na balenie a miesta pre rezervované objednávky, čo ale podľa podnikateľových slov nebolo príliš finančne náročné. „Zrejme aj preto, že online spočiatku nebol našou hlavnou činnosťou a netlačili sme financie do marketingu.“ Situácia sa ale zmenila, keď sa v roku 2013 začali venovať výkonnostnému marketingu - tržby začali rásť a online predaj sa začal vyrovnávať predaju v kamenných predajniach. Obdobie koronavírusu všetkému ešte napomohlo, a tak museli hľadať miesto pre úložné priestory, kde sa dá. Presťahovali sa do väčšieho priestoru, kde majú kamennú predajňu aj so skladom, čo umožňuje zamestnancom v sklade zabezpečiť výpomoc pracovníkov z prevádzky v čase väčšieho náporu objednávok.
Keď sa firme predaj rozbehne, je viac ako na čase uvažovať aj nad automatizáciou skladu. Umožňuje totiž rýchlejšie vybavovanie objednávok, a tým zabezpečenie dobrej reputácie u zákazníkov. Môže tiež znížiť chybovosť a zamestnancom uľahčiť prácu.
Automatizácia vlastného skladu umožňuje rýchlejšie vybavenie objednávok
Aby bol výrobok doručený k novému majiteľovi čo najskôr, je dôležité mať nielen dostatok zásob na sklade, ale aj efektívne vyriešené skladové hospodárstvo. Keď už firma „narastie“, objednávok aj tovaru pribúda. Vtedy môže byť problém vyznať sa v jeho uložení alebo si situácia vyžaduje väčšie skladové priestory – s tým súvisí viac nachodených metrov pre skladových pracovníkov a teda pomalšie vyskladňovanie. So všetkými týmto náležitosťami pomáha automatizácia a moderné technológie.
Významný prínos v tomto smere môže mať pre e-shop komplexný ERP systém. Ako odporúča Miroslav Dreveňák, garant projektu ONIX od spoločnosti KROS, dôležité je čo najužšie prepojiť online obchod s ERP systémom a zabezpečiť, aby vedeli medzi sebou online komunikovať. To znamená, že obidva systémy zabezpečujú napríklad automaticky prenos objednávok, obchodných partnerov, skladových kariet a podobne, a vzájomne sa dopĺňajú. „Potom to môže vyzerať tak, že keď zákazník spraví objednávku v e-shope, skladníkovi sa v sklade automaticky zobrazí v čítačke. Tam vidí nielen čo má zabaliť do balíka pre zákazníka, ale aj v ktorom regáli presne sa tovar nachádza,“ vysvetľuje M. Dreveňák a dodáva, že skladník tak dokáže veľmi rýchlo a hlavne bezchybne tovar vyskladniť. Následne, podľa typu dopravy, ktorý si zákazník zvolí, pošle automaticky objednávku do prepravy (napr. kuriérovi) a vytlačí štítok na balík.
V neposlednom rade má ERP systém prínos vtedy, ak podnikateľ predáva aj cez iné kanály, napríklad má maloobchodnú kamennú predajňu či predajcov v teréne. Integrácia všetkých kanálov mu môže pomôcť zjednodušiť procesy a ušetriť množstvo času. No „ERP-čko“ neprináša len úsporu času či predchádzanie chybovosti. Pridanú hodnotu má podľa odborníka aj v tom, že zákazník už v momente objednávania tovaru vie, či ho má dodávateľ skladom a kedy ho môže očakávať. „Toto je na prvý pohľad banalita, ktorá ale často rozhoduje o tom, či zákazník nakúpi v danom e-shope, alebo u konkurencie,“ dodáva Dreveňák.
A ako teda taká automatizácia v prípade „in-house“ skladu môže vyzerať v praxi? Jedným z príkladov je firma Flexity, ktorá prevádzkuje e-shop nielen na Slovensku, ale má online obchody aj v zahraničí. V minulosti riešili každý e-shop osobitne a bolo náročné ustriehnuť dátumy a priority objednávok s rastúcim objemom. Preto dnes využívajú skladový a baliaci systém, ktorý im umožňuje spájať všetky objednávky do jedného prehľadu, vychystávať tovar podľa pozícií a automatizovať množstvo administratívnych krokov.
V praxi u nich naskladňovanie vyzerá tak, že manuálne skontrolujú každý kus v objednávke – či už ide o kontrolu správnosti farby, náplne, objemu či kontrolu kvality a funkčnosti. „Tovar, ktorý nemá vlastný EAN kód alebo označenie, dostáva náš interný štítok. Ak je tovar posielaný hromadne ako balenie, ale predáva sa po kusoch, roztrieďuje sa do menších balení. Niektoré produkty sa hneď na vstupe spájajú do sady. Tovar, ktorý sa objednal po prvý raz, ide ešte na kontrolu na produktové oddelenie, aby sa zaistila lepšia kvalita popisov a vlastností,“ opisuje T. Sokol. Následne tovar ukladajú do daných pozícií. Tie sa pravidelne prehodnocujú podľa obrátkovosti a ideálnej trasy „pickera“, čiže toho, kto objednávky zbiera.
Vyskladňovanie sa u nich rieši systémom zbierania tovaru podľa spoločnej pozície pre viaceré objednávky naraz, aby sa znížila nachodená vzdialenosť a urýchlil sa celý proces. „Následne sa tovar balí alebo vychystáva na osobný odber. Vďaka prepojeniu systémov a automatizácii vieme v čase zabalenia súčasne vytvoriť a vytlačiť štítok prepravcu, poslať údaje do prepravy, zmeniť stav objednávky, odoslať informačný mail a spraviť fotozáznam balenia na jedno kliknutie.“
V prípade e-shopu Vereda Sport zasa vyskladňovanie vyzerá tak, že poverený pracovník si skontroluje došlé objednávky a hromadne vytlačí zoznam objednaných položiek. Tie sú fyzicky zhromaždené v expedičnom sklade. „Vytlačia sa prepravné štítky a faktúry ku kompletným objednávkam, ktoré sa v balíku zasielajú zákazníkovi, no slúžia skladníkovi aj pre kontrolu, ako dodací list,“ vysvetľuje P. Fapšo. Zaujímavosťou je, že prepravné služby majú zazmluvnené tak, aby balíky vyzdvihovali čo najneskôr. Deje sa tak z jednoduchého dôvodu – aby bolo možné odoslať aj objednávky prijaté v popoludňajších hodinách. „Ak je ale viac objednávok, ktoré by sa nestihli zabaliť v termíne vyzdvihnutia kuriérom, a je to možné, pomôžu s balením tovaru pracovníci z kamennej predajne.“
Náklady na prevádzku vlastného skladu v e-shope
Keďže sa vo Vereda Sport snažia niektoré procesy automatizovať, vyžaduje si to isté náklady. Investujú do programátorskej činnosti a nových funkcionalít e-shopu. Taktiež plánujú zaviesť systém, ktorý urýchli expedíciu tovaru skenovaním čiarových kódov, potvrdením v PDA jedným klikom a následným automatizovaným zaslaním faktúry zákazníkovi či vytlačením prepravných dokumentov.
V prípade implementácie ERP systému je podľa M. Dreveňáka z firmy KROS potrebné rátať s nákladmi vo výške stoviek až tisícok eur. „Určite neodporúčame firmám hodnotiť vstupnú investíciu cez cenu riešenia, ale cez prínosy. Nezáleží na tom, aká ja výška investície, dôležité je, či na konci bude prevádzkovateľ z implementácie ERP systému profitovať.“
No nielen automatizácia skladu si vyžaduje isté investície. Pri zriaďovaní a prevádzkovaní vlastného riešenia je dobré myslieť na nasledovné náklady:
- za prenájom priestorov či energie,
- na mzdy (nielen) skladových zamestnancov – prípadne aj brigádnikov počas silnejších sezón,
- za materiál ako lepiace etikety, štítky, papier, baliaci materiál,
- za softvér na prevádzku e-shopu,
- na poistenie skladu.
Časom môže byť potrebné vymeniť staršie vybavenie skladu alebo dokupovať nové.
Skladovanie a logistika prostredníctvom fulfillmentovej spoločnosti
Prevádzkovatelia e-shopov majú okrem vlastného skladu možnosť využiť aj službu externej firmy, ktorá im poskytne miesto na skladovanie a pomôže aj s balením, odoslaním či doručením objednávok k zákazníkom. Ide o fulfillmentové centrá, ktoré sa firmám starajú o kompletné zabezpečenie logistiky. Podnikatelia tak nemusia riešiť ani prenájom priestorov, ani zamestnanie skladových zamestnancov, a tiež nemusia zabezpečovať včasné doručenie zásielok v požadovanej kvalite. Toto všetko je povinnosťou poskytovateľa fulfillmentových služieb.
Nie vždy ale musí prevádzkovateľ e-shopu využívať výlučne jedno alebo druhé riešenie. Môže mať aj vlastný sklad a fulfillment využiť v prípade potreby ako doplnkovú službu – napríklad počas predvianočného náporu objednávok.
Fulfillment často využívajú práve e-shopy či prevádzkovatelia predajných platforiem (napr. Amazon), no tiež zásielkové obchody či kamenné predajne, ktoré nemajú dostatočné kapacity alebo vlastné sklady. Častou voľbou je v momentoch, kedy firma expanduje na zahraničné trhy, nakoľko fulfillmentové centrá vedia zabezpečiť prepravu tovaru do rôznych krajín. Ponúkajú napríklad aj manažment dobierok, čo je výhodou pri cudzích menách a pomôcť môžu taktiež s manažmentom vratiek.
Ako uvádza Rastislav Tinák, PR a marketingový manažér spoločnosti Fulfillment by FHB Group, využiť túto službu môže e-shop tak s elektronikou, ako aj s oblečením, doplnkami na bývanie, vitamínmi a podobne. Je to preto, že sklady sú prispôsobené pre rôzne tvary a rozmery produktov. Menšie tovary sú uložené v boxoch na viacpodlažných regáloch, väčšie produkty sú zasa na paletách alebo majú individuálne prispôsobený priestor. Ak si tovar vyžaduje zvláštne podmienky, prispôsobia skladovanie týmto potrebám. „Napríklad pri oblečení je potrebné dávať pozor, aby neprišlo k jeho poškodeniu, preto sa nesmie miešať s iným typom tovarov (v jednom boxe) alebo sa nesmie naťahovať a podobne. Taktiež elektronika býva krehká a drahšia, preto máme v sklade vyhradené špeciálne miesto, kam má prístup len pár zamestnancov.“
Nakoľko si zvyčajne sortiment v takomto sklade nevyžaduje príliš nízku teplotu (ako napríklad pri niektorých potravinách), v prípade Fulfillment by FHB Group sklady udržiavajú v primeranej teplote, bez vlhkosti a iných faktorov, ktoré by mohli poškodiť tovar.
Fulfillmentové centrá, prirodzene, skladujú veľké množstvo rozmanitého tovaru z rôznych firiem. Preto môže byť pomerne prekvapivé vyjadrenie R. Tináka, že produkty neskladujú v skupinkách (napr. podľa firmy), ale rôzne, podľa toho, kde majú voľné miesto (ak to charakter tovaru umožňuje) – táto metóda sa nazýva Chaotické skladovanie. Napriek tomu sa v umiestnení jednotlivých tovarov nestratia – pomáha im totiž skladový informačný systém. „Každý produkt má pridelený svoj vlastný čiarový kód, kde mu softvér priradí voľnú pozíciu v sklade a tam sa uloží. Následne zber (pickovanie) produktov prebieha tak, že trasu tovaru zo skladu opäť zadáva informačný systém, aby sme šetrili čas a produkt čo najrýchlejšie pripravili na doručenie,“ vysvetľuje R. Tinák.
Na čo myslieť pri uzatváraní spolupráce s fulfillment centrom
Ak sa prevádzkovateľ e-shopu rozhodne pre spoluprácu s fulfillmentovou spoločnosťou, musí počítať s tým, že bude potrebné uzavrieť zmluvu. V prípade Fulfillment by FHB Group sú služby rozdeľované do štyroch balíčkov – skladovacie služby, pickovanie a balenie, zasielateľské služby a doplnkové služby.
- V oblasti skladovania si treba dohodnúť to, akým spôsobom bude tovar uskladnený, ako s ním manipulovať či ako ho evidovať.
- V súvislosti s pickovaním a balením sa zasa rieši napríklad baliaci materiál (napríklad môže podnikateľ požadovať ekologické balenie alebo také, ktoré bude s jeho značkou), spôsob zabalenia (či strojovo, alebo ručne), prikladanie dokumentov a letákov do balíkov a podobne.
- Pri zasielateľských službách si treba zvoliť krajinu doručovania, či bude potrebné využívať európsku dobierkovú službu či spracovanie vratiek.
- Doplnkové služby sú poskytnuté nad rámec, podľa potrieb klienta. Môže ísť o dodatočné etiketovanie produktov, co-packing, zákaznícku podporu, dodatočné inventúry a podobne. Obľúbený je aj „cross-docking“ – tovar, ktorý príde do fulfillment centra, priamo distribuujú zákazníkom bez potreby skladovania.
Čo sa týka nákladov, hoci podnikateľovi odpadne starosť so skladovaním a logistikou, a tým spojenými nákladmi, musí rátať s tým, že využitie fulfillmentu ho bude niečo stáť. R. Tinák uvádza, že v prípade skladovacích služieb sa u nich účtuje mesačná platba, pri dohodnutí spôsobu pickovania a balenia sa účtuje sadzba za celý proces vrátane materiálu. Zasielateľské služby sú účtované za každý jednotlivý balík s prihliadnutím na jeho váhu a doplnkové služby sú účtované v sadzbe za hodinu.
Pokiaľ ide o samotnú zmluvu, R. Tinák uvádza, že je vždy koncipovaná rovnakým spôsobom, odlišuje sa len špecifickými požiadavkami klienta. Zároveň dodáva, že ich zákazníci (prevádzkovatelia e-shopov) sa pri dohadovaní podmienok s obchodným oddelením najviac zameriavajú na ceny služieb, rýchlosť doručenia, ale aj na rýchlosť vyplácania dobierok.
ERP systém v prípade využitia outsourcingu
Ak e-shop využíva outsourcované riešenie skladu, aj v tomto prípade môže byť prínosom ERP systém. Ako uvádza M. Dreveňák, síce sa odbúrajú procesy súvisiace s vyskladnením tovaru, no stále bude potrebné riešiť zásobovanie externého skladu. Vybavenie objednávky navyše stále znamená, že treba dať pokyn externému skladu na vyskladnenie, odoslanie faktúry zákazníkovi, prijatie platby či objednanie prepravy.
Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.
