Digitalizácia účtovníctva a kancelária bez papierov: ako na to?

Aké výhody má digitalizácia pre firmy a ako s ňou začať? Aj to, na čo dbať pri výbere dodávateľa riešenia a kedy spozornieť, prezradil Marek Polic z firmy KROS.

Digitalizácia sa dostáva čoraz viac do popredia a nevyhýba sa ani podnikateľom. Môže sa týkať rôznych oblastí vo firme – od účtovníctva, cez fakturáciu, personalistiku až po automatizáciu skladového hospodárstva. Jednak sa stáva súčasťou legislatívy (napr. podmienky pre digitalizáciu účtovníctva od roku 2022), no firmám tiež môže priniesť niekoľko výhod, pre ktoré sa nad ňou oplatí uvažovať aj mimo zákonných povinností. Aké konkrétne, ako proces digitalizácie uchopiť v praxi či s akými nákladmi počítať, pre Podnikajte.sk prezradil Marek Polic, člen predstavenstva firmy KROS, ktorá ponúka softvérové riešenia pre účtovníkov, mzdárov či pre e-shopy.

Digitalizácia vo firme – aké má výhody?

Digitalizácia sa v prvom rade zvyčajne spája s benefitom šetrenia nákladov. Moderné technológie pomáhajú napríklad v kanceláriách používať menej papiera, čiže ho netreba tak často dokupovať, navyše vďaka tomu fyzické dokumenty netreba uchovávať v spisoch a archívoch (a platiť napríklad aj prenájom za archívnu miestnosť). Taktiež nie je potrebné často tlačiť, čím sa šetria aj tonery. Podľa M. Polica sa ale na digitalizáciu dá pozerať aj z druhej strany – že dokáže firme zvýšiť príjmy a pomôcť viac zarobiť. „Napríklad, ak sa zdigitalizujú procesy, ktoré vykonáva obchodník ako potvrdenie objednávky, vystavenie faktúry, zaslanie cenovej ponuky a pod., digitalizácia umožní získať hodiny času, ktoré môže obchodník stráviť predajom a oslovovaním zákazníkov namiesto administratívnej činnosti.“ Čím viac krokov dokáže firma zdigitalizovať, tým viac času získa a môže spracovať viac objednávok, vybaviť ich rýchlejšie a vo väčšom množstve a mať tak väčšie tržby. „Jedným z benefitov digitalizácie je tiež ekológia. Podnikateľ môže prispieť k zelenej planéte a nepodporovať míňanie papiera či tonerov, čo prírodu zaťažuje,“ dodáva Polic.

Kancelária bez papierov vďaka digitalizácii účtovníctva či online fakturácii – z akých riešení si vybrať?

V kontexte digitalizácie sa často spomína kancelária bez papierov, čo sa, prirodzene, spája aj s oblasťou účtovníctva. Na trhu je niekoľko riešení, ktoré pomáhajú účtovníctvo zautomatizovať a proces výmeny údajov z dokladov zjednodušiť. Ako uvádza M. Polic, drvivá väčšina zákazníkov KROS-u siaha po softvérových či cloudových riešeniach, vďaka ktorým si vedia medzi sebou digitálne vymieňať rôzne doklady (napríklad prevádzka e-shopu s účtovnou firmou, alebo medzi oddeleniami v rámci spoločnosti).

Jedným z obľúbených produktov, o ktoré majú ich klienti záujem, je softvér KROS fakturácia, ktorý ponúka možnosť vystavovať faktúry, cenové ponuky či objednávky online. „Všetko je možné doručovať formou e-mailov alebo iným spôsobom, aký si používateľ zvolí. Ide o nástroj na obchodovanie a doručovanie dokumentov a komunikáciu so zákazníkom. Tento systém máme prepojený s našimi účtovnými softvérmi (OMEGA, ALFA Plus), ktorý nie je online, ale klasicky ako program v počítači,“ vysvetľuje odborník a dodáva, že ak teda pracovník obchodného oddelenia vo firme používa online nástroj na fakturáciu, prostredníctvom ktorého robí cenové ponuky či vystavuje faktúry, všetko sa automaticky dostáva do prepojeného účtovného softvéru a ani jeden papier sa nemusí vytlačiť. „Účtovník, zákazník aj obchodník vidia ten istý dokument, ktorý sa nezmení, ani nestratí.

Ďalším riešením, ktoré firmy často využívajú, je externý produkt zakomponovaný do softvéru spoločnosti KROS. Ten dokáže vyťažovať potrebné údaje z prichádzajúcich dokladov, faktúr či bločkov, a prenášať priamo do účtovného softvéru OMEGA. Nikto faktúru nemusí vytlačiť, nástroj totiž automaticky vyberie dátum, sumu, partnera či výšku DPH a prenesie do spomínaného softvéru. Faktúra sa však musí ako obrázok digitálne archivovať – uložiť do cloudu.

Čo sa týka mzdovej oblasti a personalistiky, digitalizácia je „ešte v plienkach“ a väčšina dokumentov sa rieši papierovou formou. Podľa M. Polica je dôvodom aj legislatíva. Ak má byť reč o digitálnych riešeniach v personalistike, je podľa neho možné hovoriť skôr o elektronickej dochádzke, ktorá údaje prenáša automaticky do mzdového softvéru. KROS taktiež ponúka nástroj, ktorý pomáha s náborom a prijímaním nových zamestnancov – zamestnávateľ môže digitálnou formou vyplniť prijímací formulár, a ten sa mu automaticky nahrá do príslušného softvéru. „Taktiež máme nástroj na automatické rozosielanie výplatných pások, prípadne ročných zúčtovaní, aby sa papier nepoužíval a eliminoval v čo najväčšej miere. No vo väčšine prípadov si tieto dokumenty treba aj tak vytlačiť, lebo je to tak stanovené v legislatíve alebo ich úrady potrebujú fyzicky.“ Digitalizácia v personalistike a mzdovej oblasti je preto využiteľná skôr v komunikácii medzi zamestnancom (napr. mzdovou účtovníčkou) a zamestnávateľom. Pri akejkoľvek zmene vedia vzájomne komunikovať a riešiť podstatné náležitosti v jedinom online programe. „Ide o uľahčenie, zrýchlenie komunikácie medzi nimi a ušetrenie času pre jednu, aj druhú stranu.“

Prečítajte si tiež

Firma KROS sa vývoju programov, ktoré by umožnili digitalizáciu vo firmách v čo najväčšej možnej miere, stále venuje. Momentálne, čo sa týka ekonomických riešení, ponúkajú samostatne softvéry, ktoré pomôžu digitalizovať obchodné dokumenty, osobitne nástroje, ktoré pomáhajú spracovávať došlé doklady a tretiu oblasť tvorí digitálny archív. Ku koncu roku 2022 v KROS-e evidujú takmer 17-tisíc používateľov aspoň jednej online služby, ktorá podporuje digitalizáciu účtovníctva. Ako uvádza M. Polic, vo väčšine prípadov ide o online fakturáciu. Avšak stále vidí potenciál, aby ich riešenia začalo používať ešte viac firiem. „Málo podnikateľov sa venuje téme digitalizácie účtovníctva. Myslím si, že účtovníctvo potrebuje generačnú obmenu - mladí ľudia, ktorí dnes ešte len študujú, budú takéto nástroje považovať za samozrejmosť. Ale mnohí z našich aktuálnych zákazníkov (napríklad účtovníkov) sú zvyknutí na iné procesy a digitalizácii až tak nedôverujú,“ vysvetľuje odborník.

Okrem účtovných a mzdových softvérov sa v KROS-e venujú aj automatizácii nákupného procesu či skladového hospodárstva a ponúkajú riešenia ako KROS Sklad či komplexný ERP systém ONIX. Niekoľko riešení majú pripravených aj špecificky pre podnikateľov v stavebníctve.

Článok pokračuje pod reklamou

Ako na digitalizáciu? Dôležitá je komunikácia so zamestnancami

Keď sa firma rozhodne pre digitalizáciu, podľa Mareka Polica neexistuje presný návod, ako a s čím začať. Jednou z najpodstatnejších náležitostí je, aby s novými postupmi a technologickými riešeniami boli stotožnení aj zamestnanci, resp. aby digitalizáciu chceli. „Najdôležitejšie je vysvetliť zamestnancom prínos, že ide o prínos aj pre nich a majiteľ firmy to nerobí len pre vlastný zisk. Musia pochopiť, že profitovať budú všetci. Treba si ich získať, v opačnom prípade budú digitalizáciu bojkotovať a vedeniu vyčítať, ak sa niečo pokazí. Ani digitalizácia totiž nie je 100-percentná. Má svoje chyby a nedostatky.“

Odborník tiež upozorňuje, že mnohí zamestnanci sa môžu digitalizácie obávať. V praxi sa ale stretli so situáciami, kedy vedenie pracovníkom ukázalo, čo by digitalizácia mohla priniesť, koľko času ušetrí a ako zjednoduší prácu obchodníkom, koľko účtovníkom a ďalším. „Je super ľuďom ukázať, čo im zmena prinesie, aký pozitívny dopad bude mať na každého osobitne.“

Čo môže firma urobiť rýchlo a efektívne, tým sa oplatí začať

Ďalší krok, ktorý je podľa Polica dôležité urobiť, je prehľad, čo je vo firme možné dostať v krátkom čase do digitálnej podoby. Niekde môže ísť o obchodný či nákupný proces, niekde o odovzdávanie dokladov. „Najskôr sa treba pozrieť, čo pravdepodobne dokáže firma najrýchlejšie zdigitalizovať, aby videla prvé výsledky, potom môže nabaľovať ďalšie zmeny,“ vysvetľuje odborník. Napríklad, ak ide o malú alebo strednú firmu s 20 až 30 zamestnancami, malo by vedenie zistiť, koľko má obchodných či účtovných dokumentov, urobiť si schému, čo a ako funguje. Dôležitý je tiež rozpočet, ktorý chce do prvých riešení investovať. Na trhu totiž sú nástroje, ktoré stoja desiatky tisíc eur, no tiež také, ktoré sú menej finančne náročné – napríklad ide o balíkové nástroje, za ktoré treba platiť menšie poplatky, v jednotkách až desiatkach eur mesačne. „Riešenia mávajú nastavenú cenovú politiku v závislosti od počtu dokumentov, ktoré cez nástroj pôjdu. Investície môžu byť v prípade malej/strednej firmy v stovkách až tisíckach eur ročne. S návratnosťou financií však treba počítať až po cca trištvrte roku.“

Prečítajte si tiež

Firma by mala počítať aj s istou časovou rezervou na implementáciu nového softvéru či programu do niektorej z oblastí, nezáleží pritom, či ide o účtovníctvo, personalistiku, digitalizáciu nákupného procesu, skladu, alebo zavedenie komplexného ERP systému. Dôležité je preto správne načasovanie, kedy sa firma pre digitalizáciu rozhodne. „Stretli sme sa už neraz s tým, že sa firma pustila do digitalizácie v celom rozsahu – od objednávok po zaplatenie a doručenie. A chcela to všetko stihnúť rýchlo, pretože šli Vianoce, teda napríklad pre e-shopy najsilnejšie obdobie v roku. Ten systém potom nefungoval tak, ako má a vznikali problémy,“ upozorňuje M. Polic. Je preto podľa neho dôležité poriadne zvážiť obdobie, kedy sa ide digitalizovať. Netreba nové systémy „skúšať“ v najdôležitejšej sezóne firmy, ale skôr v „hluchom“ období a na procesoch, na ktorých vtedy nestojí chod celej firmy.

Samotná implementácia nového programu ale nemusí trvať dlho. „Ak sa podnikateľ nerozhodne implementovať všetko naraz, ale krok po kroku, tak v jeden týždeň možno zdigitalizovať faktúry, neskôr cenové ponuky, neskôr dochádzku. Každá z oblastí môže zabrať týždeň, dva,“ uvádza Polic a dodáva, že zároveň treba byť ale pripravený na to, že budú nové a staré systémy musieť fungovať nejakú dobu súbežne. Môžu to byť mesiace, ale v niektorých prípadoch aj dva roky. Deje sa tak preto, aby sa nový program naplnil potrebnými údajmi alebo aby sa poriadne začlenil do procesov firmy a aby sa s ním naučili zamestnanci pracovať a zároveň nevznikali zbytočné prestoje.

Výber dodávateľa riešenia netreba podceniť

V neposlednom rade hrá rolu v digitalizácii a implementácii riešení do firmy výber vhodného dodávateľa systému. Ako jednu z chýb, ktoré podnikatelia často robia, vníma Polic snahu čo najviac ušetriť. Vtedy sa firmy rozhodujú pre trhom neoverené riešenia. „Napríklad online fakturácie – riešení je na trhu veľmi veľa, ide o moderný trend. Určite odporúčam overiť si, či sú v praxi naozaj používané, či majú referencie od zákazníkov.“ Je vhodné siahnuť po riešení, ktoré používajú tisíce firiem, od dodávateľa, ktorý má svoju históriu a reputáciu. „Keď si podnikateľ vezme riešenie od spoločnosti, ktorá začala pôsobiť na trhu nedávno a má 10 zákazníkov, potom treba počítať s väčšou mierou rizika.“ Taktiež odborník odporúča prečítať si, aké majú podmienky a licencie, či spĺňajú všetky pravidlá GDPR a či naozaj zabezpečujú ochranu údajov.

M. Polic podnikateľom odporúča pýtať sa dodávateľov riešení na to, ako majú riešené úložiská, či v cloude, alebo majú svoje vlastné. „Akonáhle počujem, že zálohujú v cloudovom riešení, viem, že je bezpečnosť omnoho väčšia ako pri uchovávaní na vlastných serveroch, pri ktorých treba spozornieť,“ vysvetľuje a dodáva: „Dodávatelia by mali deklarovať, že všetky dokumenty a informácie majú v cloudovom úložisku aspoň dvojmo, pre prípad straty.“

Samotný výber a začatie spolupráce s dodávateľom potom môže vyzerať nasledovne: „Napríklad v KROS-e s klientmi najskôr diskutujeme o možnom riešení, čo potrebujú a prečo. Následne im pošleme ponuku, po jej zaplatení zo strany zákazníka (firmy) sa klientovi nástroj na webe otvorí a môžu v ňom začať robiť,“ opisuje M. Polic. Vzhľadom na tisíce zákazníkov po celom Slovensku, je pre tím KROS-u nereálne chodiť za každým zákazníkom osobitne, robia preto svoje riešenia intuitívne, aby boli pre firmy pochopiteľné a aby bolo možné v priebehu pár dní možné spustiť testovaciu prevádzku. Ak je nejaký problém, môžu klienti odborníkov z KROS-u kontaktovať a poradiť sa.

Trendy v digitalizácii a budúce riešenia

Trendy v digitalizácii idú „míľovými krokmi“ a nezaostávajú za nimi ani v KROS-e. Nateraz neplánujú žiadne veľké novinky, skôr sa sústredia na zdokonaľovanie nástrojov na spracovanie došlých faktúr, bločkov, dochádzky a podkladov ku mzdám, aby dobre fungovali a o digitalizáciu tak bol väčší záujem. „Chceme naše nástroje omnoho viac otvoriť svetu, mať spracované kvalitné API rozhrania, aby sa naše produkty vedeli prepájať aj na iné aplikácie. Napríklad, ak si zákazník vezme od nás program KROS Fakturácia a chce to prepojiť s CRM systémom, ktorý my ale nemáme, chceme mu vedieť odporučiť dobré riešenie, s ktorým bude náš softvér fungovať. Náš zákazník tak dostane omnoho širšie riešenie a nevadí, že všetko nebude len priamo naším produktom,“ uzatvára Marek Polic.

Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.

Viac podobných článkov nájdete na www.podnikajte.sk


Povinnosti podnikateľa/účtovníka v januári 2023

Termín 31. január je lehotou pre množstvo povinností, napríklad pre daň z nehnuteľností či daň z motorových vozidiel. Nezabudnite ani na ďalšie. Prinášame ich prehľad v roku 2023.

IT bezpečnosť pri online účtovníctve: ako sa vyhnúť hrozbám?

Ako upravuje elektronické účtovníctvo legislatíva? Je klasický softvér v počítači bezpečnejší ako cloudové riešenie? Na čo myslieť z hľadiska IT bezpečnosti pri výbere softvérového riešenia, prezradili odborníci z praxe.

Účtová osnova v anglickom jazyku na stiahnutie

Účtová osnova v anglickom jazyku je praktická pomôcka, ak potrebujete slovenské názvy účtov z rámcovej účtovej osnovy pre podnikateľov preložiť do angličtiny. Na stiahnutie v článku.

Aktivácia občianskeho preukazu eID: ako nastaviť KEP PIN a KEP PUK online

Postup, ako si nastaviť KEP PIN a KEP PUK na diaľku na novom občianskom preukaze a ako získať platné certifikáty pre kvalifikovaný elektronický podpis (KEP) v aplikácii eID klient.
To najlepšie z Podnikajte.sk do vašej schránky