Prínos ERP systému v praxi: keď sa z hobby firmy stanú profíci

Zo živnosti študenta vyrástla projekčno-realizačná spoločnosť a záhradnícke centrum. Ako môže rozvoju firmy pomôcť rodinná atmosféra, ale aj správny výber ERP systému?

Asi málokto vie už na základnej škole, čo chce v živote robiť a naozaj sa tou cestou aj vydá. Richard Masár však do tejto skupiny ľudí patrí – už vo svojich 13 rokoch vedel, že sa chce pracovať v oblasti záhradníctva. Za svojím snom si šiel a dnes vedie projekčno-realizačnú spoločnosť zameranú na záhradnú a krajinnú architektúru, sadovnícku tvorbu a stavebnú činnosť. Pre Podnikajte.sk prezradil:

  • čo pre neho bolo najnáročnejšie, keď firmu rozbiehal ešte ako študent,
  • ako sa na raste firmy podpisuje rodinná atmosféra v podniku,
  • prečo si rast firmy vyžiadal zmenu podnikového informačného systému a čo ich pri zmene zaskočilo,
  • ako sa firma vďaka správnemu výberu zmenila a v čom ERP systém pomohol zlepšiť manažment firmy.

Detský sen si splnil už ako študent na vysokej

Firma Landart nie je len obyčajné záhradníctvo. Svojim klientom ponúkate široké spektrum služieb. Ako si spomínate na svoje začiatky?

Už v siedmej triede na základnej škole som vedel, že chcem sa chcem venovať záhradnému sektoru. K realizácii myšlienky, že si vytvorím vlastný záhradnícky podnik, som sa dostal už v prvom ročníku na vysokej. Založil som si živnosť zameranú na realizácie záhrad. Môj študentský život bol rozdelený na dve polovice – prvú polovicu týždňa som mal školu, druhú som pracoval na vlastnom podnikaní. Po absolvovaní „výšky“ som už mal takmer úplne zabehnutú firmu.

Rozbiehať firmu ešte ako študent určite nie je jednoduché. Kto vám v začiatkoch pomáhal?

Veľmi nápomocná mi bola rodina, kde som získal oporu a na prvých zákazkách som pracoval spolu s dvomi kamarátmi ako brigádnikmi. Spoločne sme upravovali trávnaté plochy a starali sa o výsadbu. Na začiatku sme fungovali len s kultivátorom a bolo to skutočne náročné, často sme odchádzali uťahaní ako keby sme robili v bani. Po prvých dvoch-troch objednávkach som však kúpil prvý traktor, čo nám zjednodušilo a urýchlilo prácu.

Rodina je nenahraditeľnou súčasťou firmy od začiatku

Richard Masár – zakladateľ firmy Landart. Zdroj: landart s.r.o
Richard Masár – zakladateľ firmy Landart. Zdroj: landart s.r.o

Akým spôsobom ste si získali prvých zákazníkov a prvé objednávky?

Môj otec je podnikateľom v oblasti stavebníctva a v tom období sa stavalo veľa hál, okolo ktorých bolo potrebné upraviť trávnik a podobne. Otec nám pomohol zohnať prvých klientov. Postupne sme rástli a naberali zákazky aj pracovníkov. Až sme sa dostali do bodu, že sme vybudovali záhradné centrum, ku ktorému sme zriadili aj e-shop. Dnes mi v chode spoločnosti pomáha aj manželka, ktorá sa spolu s ďalšími kolegami stará o projektovanie záhrad, ďalšia skupinka má na starosti napríklad o závlahy alebo stolársku výrobu. Ja sa zaoberám vegetačnými strechami, mentoringom a obchodom.

Keďže vám vo firme pomáha manželka, ako sa vám spolu pracuje?

Myslím si, že je to veľká výhoda. Máte sa o koho oprieť a máte niekoho, komu môžete veriť. Hoci je veľakrát vo firme „frmol“ a nestíhame sa ani porozprávať, večer si k veci vieme sadnúť a prebrať detaily. Aj medzi kolegami máme partnerské dvojice. Ide o takú „uzavretú spoločnosť“, vďaka čomu vo firme vládne rodinná atmosféra. Tá sa odráža na väčšej vzájomnej dôvere, ale tiež napríklad na rýchlejšom alebo jednoduchšom vybavení objednávok. Ak je jeden kolega v realizačnom tíme a jeho partnerka v projektovom, vedia si rýchlejšie odkomunikovať, čo potrebujú vytvoriť.

Rast firmy si vyžadoval ERP systém, no kameň úrazu ich čakal už na začiatku

Viaceré firmy spočiatku používajú rôzne čiastkové informačné systémy, no tým ako firma rastie na trhu, sa rozhodnú pre zavedenie komplexnejšieho riešenia. Ako je to vo vašom prípade?

Aj my sme na začiatku používali niekoľko čiastkových softvérov. Tie spolu ale neboli kompatibilné, preto bolo potrebné veľa vecí robiť duplikovane a za každé riešenie osobitne sme platili, čo bolo dosť nákladné. Približne po 12 rokoch sme zistili, že potrebujeme niečo komplexné, kde budeme mať všetko pod jednou strechou. Vybudovali sme záhradné centrum, ktoré si vyžadovalo skladový systém. Keď sme zriadili e-shop, chceli sme systém, ktorý s ním bude prepojený a my nebudeme potrebovať napríklad každú rastlinu v sklade prepisovať do softvéru aj e-shopu osobitne.

Navyše sme dovtedy s jednotlivými softvérmi vedeli pracovať len traja vo firme, pričom z väčšej časti to bolo na mojich pleciach. Ako rástol počet objednávok, potrebovali sme riešenie, ktoré budú ovládať všetci a bude tak jednoduchšie vzájomne nadväzovať na jednotlivé činnosti. Bolo potrebné vytvoriť viaceré oddelenia, prijať nových ľudí, takže spolu so zavedením systému sme budovali aj manažment firmy.

Zistili ste teda, že do firmy potrebujete zaviesť niečo komplexnejšie. Ako si spomínate na obdobie po tomto rozhodnutí? Ako ste postupovali?

Najskôr sme sa rozhodli osloviť menšiu firmu, s ktorou sme plánovali vybudovať si systém od nuly a šitý úplne na mieru. Do vývoja sme investovali rok času a nemálo financií, nakoľko sme platili firme, ktorá systém budovala a zároveň staré čiastkové riešenia. Išlo o malú spoločnosť bez väčších skúseností. Keďže nemali ani dobre vybudovaný helpdesk a na telefónoch mali často obsadené, bolo ťažké sa s nimi skontaktovať a veci konzultovať. Situácia ovplyvňovala aj chod firmy, pretože sme nemohli objednávať, fakturovať a robiť tak, ako sme potrebovali. V istom bode sme si povedali, že ďalej to nejde a od spolupráce sme odstúpili.

Našli systém, ktorý nie je šitý na mieru, no má všetko, čo potrebujú

V prvom komplexnom riešení ste sa teda sklamali. Ako ste sa rozhodovali potom?

Rozhodli sme sa pre výber ERP systému iným spôsobom. Jedným z našich čiastkových systémov bol účtovnícky softvér Omega. V čase, keď som začal uvažovať nad komplexnejším riešením, som si pozrel webovú stránku firmy Kros a zistil som, že robia na ERP systéme ONIX. Reagoval som na ich novinku a vyžiadal si cenovú ponuku. Prišli nám ho do firmy prezentovať, no vtedy sa nám zdal príliš drahý. Približne po dvoch rokoch sme ale zistili, čo potrebujeme a chceme od systému a práve ONIX všetko spĺňal a nemali sme viac dôvod váhať.

Čo vás presvedčilo a zohralo najväčšiu rolu?

Vedeli sme, že potrebujeme systém s API rozhraním, aby mohol byť prepojený s e-shopom. Oslovila nás preto táto vlastnosť systému, ale aj jeho kompatibilita a komplexnosť. No veľkou výhodou taktiež bola možnosť „ohmatať“ si systém. Pracovníci z Kros-u prišli priamo k nám do firmy a nechali nás vyskúšať si testovaciu verziu, čo systém dokáže. To bol moment, ktorý ma okamžite presvedčil. Mohli sme si prejsť konkrétnymi krokmi, skúsiť ako funguje. Na spoločnom stretnutí sme im potom povedali, aké procesy vo firme máme a čo potrebujeme. Systém sa snažili prispôsobiť našim potrebám, my sme nijako zásadne do procesov vo firme nemuseli zasahovať. Ani so zaškolením nebol problém, bolo súčasťou implementácie. No na tomto systéme ani nie je veľmi čo sa učiť, takže sme všetko rýchlo pochopili. Ak sa objaví niečo nové, čo potrebujeme do systému doplniť, zatelefonujeme vývojárom, nastavia nám cenu a v prípade záujmu implementujú naše požiadavky do programu.

Viete povedať aj konkrétny príklad?

Minulý rok vstúpila do platnosti nová legislatíva. Každý, kto predáva rastlinný materiál, ho musí registrovať do Ústredného kontrolného a skúšobného ústavu poľnohospodárskeho (ÚKSUP) a vytvoriť každej rastline takzvaný „rastlinný pas“. Každý kvet, strom či krík musí mať zaznamenaný názov, pôvod, miesto evidencie a pod. Keď rastlinu kúpime od dodávateľa, platí pôvodný rastlinný pas tri mesiace, potom musíme vytvoriť náš vlastný. Aby sme vedeli takú evidenciu viesť rýchlo a efektívne, naša požiadavka bola približne do troch týždňov zakomponovaná do systému. Neviem si predstaviť niečo také robiť individuálne vo viacerých programoch. Bolo by to „na zabitie“.

Článok pokračuje pod reklamou

Na bezproblémovú implementáciu treba čas a ochotu učiť sa nové veci

Ako zmenu prijali zamestnanci?

Keďže je systém skutočne jednoduchý a prehľadný, rýchlo sa s ním naučili pracovať všetci vo firme. My, ktorí sme riešili aj čiastkové systémy, sme si prešli školením a následne sme zaučili ostatných kolegov. Starší zamestnanci sa s novým riešením museli oboznámiť o niečo viac a naučiť sa účtovnícke pojmy ako napríklad výdajka. Predsa len sme architekti a nie ekonómovia. No nakoľko je ONIX veľmi intuitívny, je to jednoduché.

Vyskytli sa počas implementácie nejaké problémy alebo niečo, čo by vás zaskočilo?

Stále sa učíme a na veľa vecí prichádzame časom. Párkrát došlo k  nezrovnalostiam po aktualizácii systému, no práve tu sa ukazuje dobrá zákaznícka podpora, ktorá nám ochotne pomáha. Väčším problémom je možno pre niektorých podnikateľov čas, ktorý treba do zmeny alebo zavedenia systému investovať. Mal by si ho otestovať, potom naplniť informáciami, naučiť sa s ním robiť a až potom môže dobre fungovať. Treba sa zmene venovať. Ide síce o prácu navyše, ale bez nej to nejde.

Zdá sa, že celý proces si vyžaduje veľa času. Ako dlho trvalo, kým ste systém vo firme zabehli a začali ho používať?

Po rozhodnutí, že chceme ONIX, sme od KROS-u do týždňa dostali ponuku. V priebehu ďalšieho týždňa s nami prišiel pracovník program odkonzultovať. Následne sme podpísali zmluvu, určili sme si podmienky a zaplatili zálohu. Inštalácia aj školenie bolo v priebehu ďalších dvoch týždňov. Medzičasom nám ešte napĺňali systém informáciami, vytvárali tlačové zostavy či prepojenie medzi pokladňou a skladom. Systém bol spustený veľmi rýchlo, prakticky do mesiaca sme mohli fungovať. Potom bolo už všetko na nás a v priebehu ďalších týždňov sme si na nový systém zvykali.

Spomínate, že ste si určili svoje požiadavky, na základe ktorých bol systém prispôsobený chodu vašej firmy. Ako vyzeralo definovanie požiadaviek v rámci firmy?

Podmienky sme konzultovali v rámci tímu, rozprávali sme sa, čo by bolo pre nás najvhodnejšie. Keďže sme používali čiastkové programy, mali sme predstavu, čo potrebujeme. Pomohla nám aj predchádzajúca skúsenosť s pôvodným plánom budovať systém na mieru. Počas toho procesu sa ukázali veci, ktoré potrebujeme, vedeli sme, kde sú „zádrhely“.

Prínos ERP systému bol v premene hobby firmy na profíkov

Ako vyzerali procesy vo vašej firme pred zavedením ERP systému?

Narastajúcim počtom objednávok a rozširovaním ponuky sme nemali v podniku prehľad. Tým, že sme mali čiastkové riešenia, museli sme veľa vecí nahrávať osobitne do každého systému, čo bolo prácne, drahé a náročné. Zo začiatku som to zvládal sám, no ak som vypadol „z kola“, nastal problém pri realizácii objednávky. Potrebovali sme jednak rozšíriť zamestnaneckú základňu a jednak riešenie, ktoré budú vedieť ovládať, aj keď jeden člen tímu nebude v práci.

Čo sa od vtedy v Landarte zmenilo?

V prvom rade máme väčší prehľad. Procesy vo firme máme prepojené, zákazník aj my vieme, koľko kusov z ktorého tovaru na sklade máme. Vieme si pozrieť faktúry aj skladové ceny na jednom mieste. Obrovským prínosom pre nás aj pre zákazníkov je možnosť používať rôzne notifikácie ako napríklad stav objednávok, úhrady faktúr atď. Taktiež sa dá povedať, že sa zavedenie systému odrazilo aj na tržbách. Keďže mnohým klientom stanovujeme individuálne cenníky pri realizáciách ich záhrad, mnohí majú zľavy nastavené na mieru. Aj v nich teraz máme prehľad a pôsobíme serióznejšie.

Taktiež pomohla automatizácia – jeden pracovník má na starosti viacero vecí a systém tak mnohé procesy urýchlil. Spätne implementáciu ERP systému vnímam veľmi pozitívne. Mám pocit, že nás systém dostal zo stavu „hobby“ do stavu „profi“. Mať informačný systém by malo byť alfou a omegou každej firmy, ktorá chce rásť, mať poriadok vo veciach a poskytovať kvalitný zákaznícky servis.

Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.

Viac podobných článkov nájdete na www.podnikajte.sk


Porovnanie CRM systémov. Ktorý je najlepší?

Otestovali a porovnali sme šesť často používaných CRM systémov vhodných pre malé a stredné firmy. Ako dopadli?

CRM, ERP či CRM modul v rámci ERP: ako si vybrať podnikový informačný systém?

Pre koho je vhodnejšou voľbou CRM a kedy má pre firmu väčší prínos ERP riešenie? A čo ak podnikateľ potrebuje oba systémy súčasne?

Porovnanie ERP systémov pre malých a stredných podnikateľov

Ako si vybrať správny ERP systém? Otestovali sme často využívané ERP systémy očami bežnej slovenskej firmy a porovnali sme základné rozdiely.

Nový ERP systém vo firme: praktické skúsenosti s implementáciou

Čo bolo impulzom na zavedenie nového riešenia pre firmu BENDR, ako si spomínajú na proces implementácie a aké problémy riešili?
To najlepšie z Podnikajte.sk do vašej schránky