Účtovná jednotka (podnikateľ) účtuje v súvislosti so zásobami v peňažnom denníku realizované úhrady v hotovosti alebo bezhotovostne. Ako zásoby účtovná jednotka (podnikateľ) účtuje najmä materiál, tovar, hmotný majetok, o ktorom sa rozhodla neúčtovať ako o dlhodobom majetku, služby spojené s obstaraním materiálu a tovaru, ktoré vstupujú do ocenenia zásob, poskytnuté preddavky na nákup zásob (materiálu, tovaru, drobného majetku a pod.), pohonné látky, obaly, náhradné dielce, kancelárske potreby a iné veci potrebné na zabezpečenie prevádzky účtovnej jednotky (podnikateľskej činnosti). O zásobách účtuje účtovná jednotka aj v knihe zásob (knihe zásob sa nebudeme v tomto článku bližšie venovať), okrem tých zásob, o ktorých účtovná jednotka vo vnútornom predpise určila, že sa budú účtovať priamo do spotreby.
Upozornenie: Účtovná jednotka sa môže rozhodnúť účtovať o hmotnom majetku (samostatne hnuteľných veciach alebo súboroch hnuteľných vecí) ako o zásobách v prípade, ak jeho ekonomická využiteľnosť v účtovnej jednotke je dlhšia ako jeden rok, ale jeho ocenenie neprekročilo hranicu 1 700 eur.
Príklad: Účtovná jednotka (podnikateľ – neplatiteľ DPH) nakúpila v mesiaci február 2013 zásoby, ktoré sú uvedené na nasledujúcom obrázku, na ktorom je zobrazené aj účtovanie jednotlivých účtovných prípadov v súvislosti s uskutočnenými nákupmi. Zároveň účtovná jednotka v mesiaci február 2013 poskytla preddavok na kancelársky nábytok.
V jednoduchom účtovníctve sa v peňažnom denníku účtujú peňažné úhrady za nakúpené zásoby na základe výdavkového pokladničného dokladu a výpisu z bankového účtu. V osobitných prípadoch možno účtovať na základe interného účtovného dokladu, ak bola napríklad obstarávacia cena uhradená prostredníctvom platobnej karty (konkrétny príklad nájdete v článku o účtovaní priebežných položiek). O úhradách za nakupované zásoby sa účtuje oddelene od ich obstarania. V praxi sa môže vyskytnúť situácia, keď účtovná jednotka už nemusí vlastniť zásoby, za ktoré ešte nezaplatila.
Okrem bežných účtovných prípadov v súvislosti s nákupom zásob v hotovosti alebo uhradením faktúry za nakupované zásoby sa v peňažnom denníku účtujú špecifické prípady ako napríklad storno alebo čiastočné storno, ak bola úhrada za zásoby zaúčtovaná vo vyššej sume ako pôvodne mala byť, prípadne bola zaúčtovaná duplicitne. Ďalšími sú účtovné prípady vyplývajúce z vykonanej inventarizácie zásob (manko nad normu), úbytok zásob z dôvodu darovania alebo preradenia na osobné užívanie podnikateľa. V každom prípade musí byť vyhotovený interný účtovný doklad, na základe ktorého sa vykonajú účtovné zápisy v peňažnom denníku.
Upozornenie: Faktúry za nakupované zásoby od dodávateľov nemožno účtovať v peňažnom denníku, ale účtujú sa v knihe záväzkov. V peňažnom denníku sa účtuje len následná úhrada danej faktúry.
Poznámka: Účtovná jednotka je povinná zaúčtovať výdavky peňažných prostriedkov za nakupované zásoby v hotovosti v pokladničnej knihe vzťahujúcej sa na pokladnicu, z ktorej bola uskutočnená úhrada v hotovosti alebo v knihe účet v banke vzťahujúcej sa na bankový účet, z ktorého bola uskutočnená úhrada bezhotovostne.
