Spracúvanie osobných údajov v spotrebiteľských súťažiach

Chcete zorganizovať spotrebiteľskú súťaž? Na čo si dávať pozor v súvislosti s ochranou osobných údajov pri spotrebiteľských súťažiach?

Čo je spotrebiteľská súťaž?

Spotrebiteľská súťaž je podnikateľmi často využívaná ako vhodný marketingový nástroj na podporu predaja svojich produktov i služieb, na zvýšenie povedomia o svojej značke a v neposlednom rade aj na zvýšenie svojich tržieb.

Organizácia takejto súťaže však nevyhnutne súvisí so spracúvaním osobných údajov osôb, ktoré sa do súťaže zapájajú a pre podnikateľa to znamená dodržiavanie viacerých povinností vyplývajúcich z GDPR a nového zákona o ochrane osobných údajov.

Je potrebný štatút spotrebiteľskej súťaže?

Každá spotrebiteľská súťaž, ktorú podnikateľ vyhlasuje (napr. na facebookovom profile alebo na webovej stránke), musí mať svoje vlastné pravidlá a podmienky. Tie môžu byť obsiahnuté v osobitnom dokumente - v tzv. štatúte spotrebiteľskej súťaže.

V zmysle zákona č. 22/2004 Z. z. o elektronickom obchode musí byť spotrebiteľská súťaž od základnej ponuky tovaru a služieb rozlíšiteľná, a podmienky, ktoré musia byť splnené na jej získanie alebo na účasť v nej, musia byť ľahko prístupné, zrozumiteľné a jednoznačné.

To znamená, že pravidlá spotrebiteľskej súťaže musia byť pre súťažiacich dostupné, teda zverejnené. Keďže zákon nepredpisuje konkrétnu formu zverejnenia štatútu (pravidiel súťaže), môže byť štatút spotrebiteľskej súťaže zverejnenýna webovej stránke firmy napríklad ako samostatný text v plnom znení alebo ako odkaz na pdf dokument na stiahnutie.

Štatút (pravidlá súťaže) musí obsahovať najmä tieto informácie:

• identifikácia organizátora súťaže (kto organizuje súťaž - firemné a kontaktné údaje,
• predmet súťaže,
• lehota súťaže (od kedy do kedy súťaž trvá),
• okruh účastníkov súťaže (kto sa môže zapojiť do súťaže) a okruh vylúčených osôb (kto sa nemôže zapojiť do súťaže - napr. zamestnanci organizátora),
• podmienky pre zapojenie sa do súťaže, pre získanie výhry, spôsob určenia výhercu,
• ceny v súťaži a ich hodnota, prípadne znášanie daňovej povinnosť za výhry,
• spôsob a čas oznámenia výhercu, spôsob odovzdávania výhry,
• ochrana osobných údajov (aké osobné údaje sa budú spracúvať, ako budú využívané, aké sú práva súťažiteľov v súvislosti s ochranou osobných údajov),
• v prípade súťaže na Facebooku - prehlásenie súťažiaceho o tom, že Facebook voči nemu nemá žiadne záväzky, a o tom, že súťaž nie je žiadnym spôsobom sponzorovaná, odobrená ani riadená Facebookom a nemá s ním žiaden vzťah.

Rada: Ak chcete zorganizovať spotrebiteľskú súťaž, vytvorte si jednoduché pravidlá, ktoré budú obsahovať vyššie uvedené informácie a tieto následne zverejnite na svojej webovej stránke (napr. v pdf dokumente). V súťažnom príspevku zdieľanom na facebookovom profile potom uveďte len odkaz na tieto pravidlá.

Aké osobné údaje sa spracúvajú pre účel spotrebiteľskej súťaže?

Osoby, ktoré sa zapoja do spotrebiteľskej súťaže (tzv. súťažitelia) najčastejšie vypĺňajú rôzne formuláre alebo dotazníky, v ktorých organizátorovi súťaže poskytujú svoje osobné údaje pre účely organizovania a následného vyhodnotenia spotrebiteľskej súťaže.

Obvykle ide o tieto osobné údaje:

• titul, meno a priezvisko,
• adresa,
• kontaktné údaje (napr. e-mail alebo telefónne číslo),
• fotografia (napr. pri výhercoch).

Spoločne tieto osobné údaje predstavujú informačný systém, ktorý sa podľa účelu ich spracúvania najčastejšie v praxi označuje ako informačný systém spotrebiteľská súťaž.

Ako dlho možno spracúvať osobné údaje pre účel spotrebiteľskej súťaže?

Osobné údaje súťažiteľov je možné spracúvať iba na nevyhnutnú dobu, t. j len po dobu trvania spotrebiteľskej súťaže, prípadne nejaký presne stanovený čas po skončení súťaže (napr. 1 rok). Doba spracúvania osobných údajov tak musí byť limitovaná účelom ich spracúvania.

Spravidla však platí, že hneď ako sa súťaž skončí, po vyhodnotení výhercov a odovzdaní výhier, je nutné osobné údaje všetkých súťažiteľov odstrániť (zlikvidovať).

Súhlas so spracúvaním osobných údajov účastníka spotrebiteľskej súťaže

Každý súťažiaci, ktorý sa zapojí do vyhlásenej spotrebiteľskej súťaže, takto koná na základe svojho dobrovoľného súhlasu.

Dobrovoľný súhlas súťažiaceho ako dotknutej osoby je právnym základom (oprávnením organizátora súťaže ako prevádzkovateľa) pre spracúvanie osobných údajov na účely realizovania spotrebiteľskej súťaže. Jednoducho povedané, na účasť osoby v spotrebiteľskej súťaži sa vyžaduje jej súhlas.

Na účasť v spotrebiteľskej súťaži je nutný súhlas každého súťažiaceho.

Aké náležitosti musí podľa GDPR spĺňať súhlas súťažiaceho ako dotknutej osoby sa dočítate v tomto článku Súhlas so spracúvaním osobných údajov podľa GDPR od 25. 5. 2018.

V prípade, že osobné údaje súťažiaceho majú byť spracúvané aj na iný účel než je spotrebiteľská súťaž (napr. zasielanie reklamných e-mailov), musí súťažiaci súhlas udeliť pre tento iný účel samostatne, t. j. je potrebné vyžiadanie súhlasu súťažiaceho vždy pre každý účel zvlášť. V internetovom súťažnom formulári tak môžu byť samostatné vyplňovacie políčka:

1. k pravidlám súťaže,
2. k súhlasu na spracúvanie osobných údajov na účely spotrebiteľskej súťaže a
3. k súhlasu so zasielaním reklamných e-mailov.

Ak bude súčasťou súťaže spracúvanie fotografii výhercov (zverejňovanie na webovej stránke alebo sociálnej sieti), mal by si organizátor spotrebiteľskej súťaže osobitne vyžiadať súhlas výhercu aj na tento účel a samozrejme ho predtým informovať, kde všade a na ako dlho budú tieto fotky zverejnené.

Splnenie informačnej povinnosti pri získaní súhlasu účastníka spotrebiteľskej súťaže podľa GDPR a nového zákona o ochrane osobných údajov

Organizátor súťaže si pri získavaní súhlasu súťažiaceho na spracúvanie jeho osobných údajovmusí podľa GDPR a nového zákona o ochrane osobných údajov splniť tzv. informačnú povinnosť. Teda musí súťažiaceho informovať najmä o:

• svojej totožnosti (identifikačné a kontaktné údaje),
• účele spracúvania (spotrebiteľská súťaž) a právnom základe (súhlas) spracúvania osobných údajov
• druhu osobných údajov, ktoré budú spracovávané (meno, priezvisko, adresa, kontaktné údaje),
• o tom, že prevádzkovateľ zamýšľa preniesť osobné údaje do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii,
• dobe uchovávania osobných údajov (počas trvania spotrebiteľskej súťaže),
• právach súťažiaceho (kedykoľvek odvolať súhlas, podať návrh na začatie konania na Úrad na ochranu osobných údajov, požadovať prístup k osobným údajom a i.).

Informačnú povinnosť si organizátor spotrebiteľskej súťaže môže splniť napríklad tak, že na svojej webovej stránke umiestni samostatný dokument obsahujúci zákonom požadované informácie. Tieto by mali byťformulované stručne, jednoducho a zrozumiteľne, nemali by sa ukrývať vo všeobecných obchodných podmienkach.

Aké zásadné zmeny prinieslo GDPR v oblasti spotrebiteľských súťaží?

Od 25. 5. 2018 prebralo na území SR reguláciu ochrany osobných údajov nariadenie GDPR a nový zákon o ochrane osobných údajov. Od ich účinnosti nastali dôležité z meny v prípade notifikácie (oznamovania) prevádzkovateľa o každom informačnom systéme.

Z GDPR vyplýva, že prevádzkovateľ (organizátor súťaže) už pri spracúvaní nemá primárne brať ohľad na informačný systém osobných údajov (informačný systém spotrebiteľská súťaž), ale na účel spracúvania osobných údajov (organizácia a vyhodnotenie spotrebiteľskej súťaže).

To znamená, že po novom už nie je povinné oznamovať informačný systém spotrebiteľská súťaž, t. j. osobné údaje súťažiacich, na Úrade na ochranu osobných údajov, tak ako tomu bolo za účinnosti pôvodného zákona o ochrane osobných údajov.

Povinnosť oznamovať informačný systém spotrebiteľskej súťaže na Úrade na ochranu osobných údajov bola zrušená.

Podľa čl. 30 GDPR má prevádzkovateľ, teda aj organizátor spotrebiteľskej súťaže, povinnosť viesť záznamy o spracovateľských činnostiach. Tieto záznamy po formálnej stránke nahradzujú všetky pôvodne vyžadované listiny (evidenčné listy, oznámenia i osobitné registrácie).

Záznamy o spracovateľských činnostiach sa však nebudú zasielať Úradu na ochranu osobných údajov, ale organizátor súťaže si ich bude viesť u seba. Úradu ich zašle iba vtedy, ak ho sám úrad o to požiada. V prípade kontroly musí organizátor preukázať, že získal súhlas a zaobchádza s osobnými údajmi súťažiacich podľa ustanovení GDPR.

Viac o GDPR nájdete v diskusnej relácii Poďme k veci na tému GDPR - nový nový míľnik v ochrane súkromia alebo zbytočná byrokracia