Ako viesť účtovníctvo - interne alebo externe?

Barbora Šandrejová | 12.10.2010
Ako viesť účtovníctvo - interne alebo externe?

Podnikateľské subjekty, ktoré sú povinné viesť účtovníctvo, vymedzuje § 1 zákona č. 431/2002 o účtovníctve v znení neskorších predpisov a v zjednodušenom znení sú nimi: právnické osoby, ktoré majú sídlo na území SR; zahraničné osoby, ak na území Slovenskej republiky podnikajú alebo vykonávajú inú činnosť; fyzické osoby – živnostníci, ktorí nevedú daňovú evidenciu alebo si neuplatňujú výdavky v paušálnej výške.

Ak patríte medzi vyššie uvedené subjekty, máte dve možnosti, akými môžete zabezpečiť vedenie svojho účtovníctva. Prvým spôsobom je viesť si účtovníctvo samostatne - interne, t. j. priamo vo svojom podniku zamestnať účtovníka/-čku, ktorý bude viesť účtovníctvo a vy mu budete za to vyplácať mesačnú mzdu. Druhou, v súčasnosti čoraz viac využívanou možnosťou, je prenechanie vedenia svojho účtovníctva firme, ktorej predmetom podnikania je práve vedenie účtovníctva – označuje sa ako externý spôsob vedenia účtovníctva.

Ak ste povinní viesť účtovníctvo, zákon o účtovníctve vám v § 5 umožňuje poveriť vedením svojho účtovníctva inú právnickú alebo fyzickú osobu. Tým sa však podnikateľ nezbavuje zodpovednosti za vedenie účtovníctva a zostavenie účtovnej závierky. Pri zvažovaní možnosti viesť si účtovníctvo interne alebo externe by podnikateľ mal do úvahy vziať niekoľko faktorov, ktorými sú:

  • veľkosť svojho podniku – najmä v prípade mzdového účtovníctva,
  • počet a intenzita dokladov, ktoré bude nutné spracovávať,
  • podklady, právne predpisy, informácie, ktoré sú potrebné pre vedenie účtovníctva,
  • potrebné technické zabezpečenie pre vedenie účtovníctva,
  • frekventovanosť a rozsah potrebných informácií z účtovníctva,
  • náklady externých účtovníckych služieb v porovnaní s mzdou zamestnanca, ktorý vykonáva účtovníctvo.

Veľkosť podniku ako faktor pri rozhodovaní o forme vedenia účtovníctva

Je rozdiel, ak ste firmou, ktorá zamestnáva 25 alebo 250 ľudí. V prvom prípade by sa vám nemuselo oplatiť viesť účtovníctvo interne, keďže najmä vedenie mzdového účtovníctva nie je tak časovo náročné ako v prípade, ak zamestnávate väčší počet zamestnancov. Je možné, že by vaše náklady na zriadenie pracovného miesta a mzda boli vyššie ako hodnota práce, ktorú by mzdový účtovník vykonal.

Počet dokladov na spracovanie a forma vedenia účtovníctva

V prípade, že ste podnikom, ktorý nevytvára a neprijíma mesačne veľký počet účtovných dokladov, opäť by sa vám neoplatilo vytvoriť pracovné miesto pre osobu, ktorá by vykonávala účtovníctvo. A to z dôvodu nedostatočného pracovného využitia zamestnanca v porovnaní so mzdou a ostatnými nákladmi, ktoré vám vznikajú v súvislosti so zriadením pracovného miesta.

Právne normy, informácie a podklady potrebné pre vedenie účtovníctva

Legislatíva v oblasti účtovníctva je charakteristická tým, že sa v nej často menia a dopĺňajú znenia zákonov. Podnikateľ musí všetku odbornú literatúru a podklady pre vedenie účtovníctva priebežne aktualizovať a tým mu vznikajú dodatočné náklady spojené s vedením svojho účtovníctva internou formou. Ako príklad možno uviesť výsledky analýzy legislatívnej činnosti vlády a parlamentu, podľa ktorej bolo od roku 2006 po súčasnosť na Slovensku:

  • schválených 2 735 právnych noriem,
  • tieto normy predstavujú 22 148 strán textu,
  • na ich prečítanie by bolo potrebných – pri normálnom tempe čítania – 231 dní, teda jeden z piatich pracovných dní v týždni.

Nie všetky uvedené zmeny sa týkajú účtovníctva a daní, ale tvoria ich významnú časť.

Informácie z vedenia účtovníctva pre podnikateľa

Potrebujete informácie z účtovníctva denne alebo vám stačí, ak sa raz mesačne dozviete napríklad výšku dosiahnutých nákladov a výnosov? Aj to môže ovplyvniť vaše rozhodnutie o spôsobe vedenia účtovníctva. V prípade potreby aktuálnych denných informácií z účtovníctva je lepšie viesť účtovníctvo interne - kedykoľvek môžete nahliadnuť do informácií z účtovníctva. V súčasnosti ponúkajú niektoré účtovnícke firmy aj službu on-line účtovníctvo, ktoré vám umožní rýchly prístup k informáciám z účtovníctva a úsporu nákladov na účtovnícke služby.

Náklady na externé vedenie účtovníctva v porovnaní so mzdou účtovníka/-čky

Podnikateľ by si mal vopred zistiť, v akom cenovom rozmedzí sa pohybujú poplatky za účtovnícke služby a mzdy za vykonávanie práce účtovníka.
V nasledujúcej tabuľke uvádzame prehľad nákladov vzniknutých pri externom a internom vedení účtovníctva.

Náklady na interné vedenie účtovníctva (podnikateľ zamestnáva vo svojom podniku účtovníka/ -čku) Náklady na externé vedenie účtovníctva (podnikateľ prenecháva vedenie svojho účtovníctva externej účtovníckej firme)
Náklady na zriadenie pracovného miesta a jeho technické zabezpečenie – vytvorenie pracovného priestoru pre zamestnanca, obstaranie kancelárskeho nábytku, nákup počítača, tlačiarne, účtovníckeho softvéru, zabezpečenie úvodného školenia Jednorazové náklady Náklady na počiatočné odovzdanie informácií a účtovnej dokumentácie podniku pre potreby vedenia účtovníctva Jednorazové náklady
Náklady na mesačnú mzdu zamestnanca a odvody Mesačné náklady Náklady na odmenu za vedenie účtovníctva externou firmou Podľa zmluvy – paušálne mesačne, štvrťročne, ročne alebo v závislosti od počtu dokladov
Náklady na aktualizáciu účtovníckeho softvéru, na nákup účtovníckej a daňovej legislatívy, odborná literatúra a odborné časopisy Ročné náklady - -
Náklady na priebežné školenia zamestnanca Ročné náklady - -

Výhody a nevýhody interného a externého spôsobu vedenia účtovníctva

Výhody interného vedenia účtovníctva

  • zamestnanec pracuje vo vašom podniku – kedykoľvek máte prístup k informáciám, ktoré práve potrebujete,
  • možnosť lepšej kontroly zamestnanca – fyzicky môžte skontrolovať, či si plní svoje pracovné povinnosti,
  • menší potenciál pre únik informácií o podniku a jeho zamestnancoch do externého prostredia.

Nevýhody interného vedenia účtovníctva:

  • vyššie náklady spojené so zriadením pracovného miesta a dodatočné výdavky na preškoľovanie a aktuálne materiálne zabezpečenie,
  • nie vždy dokáže zamestnanec sledovať a správne interpretovať časté zmeny v účtovnej a daňovej legislatíve,
  • zamestnanec musí ovládať všetky oblasti účtovníctva a mať dostatočné poznatky z daňovej problematiky, čo môže viesť k nedostatočnému ovládaniu poznatkov, prípadne len k povrchným znalostiam,
  • neprítomnosť zamestnanca v dôsledku práceneschopnosti, dovoleniek a pod.
  • riziko fluktuácie zamestnancov – zamestnanec vám môže kedykoľvek podať výpoveď a tým vznikajú ďalšie náklady spojené s hľadaním vhodného zamestnanca, organizovaním pohovorov a školením nových zamestnancov.

Výhody externého vedenia účtovníctva

  • úspora nákladov - nemusíte vytvárať pracovné miesto, zabezpečovať technické a materiálne vybavenie pracovného miesta, preškoľovať zamestnancov,
  • absencia časového výpadku v dôsledku dovoleniek, práceneschopnosti, za nikoho nemusíte hradiť sociálne a zdravotné poistenie,
  • účtovnícka firma má odborníkov (špecialistov) pre rôzne oblasti účtovníctva a daní, dokáže preto lepšie reagovať na otázky a požiadavky zo strany zákazníkov,
  • nevzniká priamo vám riziko fluktuácie zamestnancov, nevznikajú vám náklady s prijatím novej osoby na pozíciu účtovníka/-čky,
  • účtovnícke firmy stálym klientom ponúkajú okrem účtovníckych a daňových služieb aj služby naviac, napr. spracovanie projektu pre získanie úveru a pod.

Nevýhody externého vedenia účtovníctva

  • o informácie, ktoré potrebujete z účtovníctva musíte požiadať telefonicky alebo e-mailom, informácie tak získate s väčším časovým odstupom,
  • väčšie riziko spojené s únikom informácií o podniku, jeho zamestnancoch, transakciách, obchodoch a celkovej finančnej, majetkovej a výnosovej situácii podniku,
  • s účtovnou firmou je potrebné uzavrieť zmluvu – treba si ju vopred dôkladne pripraviť a poradiť sa s právnikom, aby v budúcnosti nevznikli nežiadúce situácie a vy ste nikoho nemuseli žalovať za nedodržanie zmluvných podmienok.

Nevýhody externého vedenia účtovníctva je možné do značnej miery eliminovať prostredníctvom dobre zostavenej zmluvy o vedení účtovníctva. V prípade interného vedenia účtovníctva môžte uvedené nevýhody znížiť dôkladným výberom zamestnanca a jeho pravidelnou kontrolou, či zapojením odborníkov z oblasti daní, audítorstva a pod.

Konkrétnu formu ponuky služieb externej účtovníckej firmy si môžete pozrieť napríklad na www.uctovnajednotka.sk

Dobrá rada: Ak ste sa rozhodli pre vedenie účtovníctva externou formou, prečítajte si, čo by mala obsahovať zmluva o vedení účtovníctva.

Či sa nakoniec rozhodnete pre vedenie účtovníctva internou alebo externou formou, nezabúdajte na fakt, že za vedenie svojho účtovníctva nesiete v oboch prípadoch zodpovednosť práve vy ako subjekt povinný viesť účtovníctvo.

Dobrá rada: Viac o zodpovednosti za škodu vášho zamestnanca, účtovníckej firmy, či daňového poradcu, s ktorými ste uzavreli zmluvu nájdete tu.

O autorovi

Ing. Barbora Šandrejová

Som absolventkou odboru účtovníctvo a audítorstvo na Ekonomickej univerzite v Bratislave a popri vysokoškolskom štúdiu som v rokoch 2009-2010 pracovala ako junior účtovník v spoločnosti Účtovná jednotka, s.r.o.

Najlepšie články do vášho mailu každý pondelok

Čítajte len to, čo vás naozaj zaujíma. Sumár vybraných článkov raz za týždeň, žiadny spam. Zasielanie newslettra si môžete kedykoľvek vypnúť.

Zvoľte si témy: