Zaručená konverzia umožňuje transformovať napr. listinný dokument do elektronického sveta so zachovaním jeho právnych účinkov. Od 1. 4. 2024 sa jej dotkli zmeny prijaté novelou vyhlášky.
Elektronická komunikácia prináša množstvo výhod, akými sú najmä zvýšenie efektívnosti a pružnosti v komunikácii. Aby spĺňala žiadané štandardy, t. j. ubezpečila adresátov o vierohodnosti doručovaných dokumentov, overila totožnosť odosielateľa či jeho vôľu urobiť ten či onen právny úkon elektronickou formou, priniesla právna úprava základné vymedzenia inštitútov využívaných práve na tieto účely.
Jedným z takýchto inštitútov je zaručená konverzia, ako nástroj upravený v § 35 a nasl. zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o e-Governmente“) a vyhláške č. 70/2021 Z. z. o zaručenej konverzii v znení neskorších predpisov (ďalej aj „vyhláška“).
Konverzia dokumentov – čo to je a kto ju môže vykonať
Pomocou konverzie je možné pôvodný elektronický dokument transformovať do novovzniknutého elektronického alebo listinného dokumentu, alebo pôvodný listinný dokument transformovať do novovzniknutého elektronického dokumentu.
Zaručená konverzia umožňuje zachovať právne účinky pôvodného dokumentu a jeho použiteľnosť na právne úkony. Laicky je pod zaručenou konverziou možné si predstaviť vytvorenie overenej dupliky (kópie) pôvodného dokumentu podobne, ako ju vytvorí napr. notár a opatrí ju osvedčovacou doložkou. Len tento proces je realizovaný v elektronickom prostredí.
A notár práve patrí aj medzi subjekty, ktoré sú oprávnené zaručenú konverziu vykonávať. Okrem notára má toto oprávnenie ďalej aj:
- advokát,
- orgán verejnej moci,
- poštový podnik poskytujúci univerzálnu službu,
- patentový zástupca (ak nejde o konverziu verejnej listiny),
- Slovenská konsolidačná (v prípade dokumentov týkajúcich sa pohľadávok, ktoré nadobudla a ako poverená osoba konsoliduje), zaručenú konverziu vykonáva len na vlastné účely, t. j. nejde o vykonávanie zaručenej konverzie ako služby verejneosti.
- Slovenský pozemkový fond (pre vlastnú potrebu na účely výkonu jeho činností)
- a banka a pobočka zahraničnej banky (v prípade zaručenej konverzie na žiadosť klienta banky alebo pobočky zahraničnej banky, ktorá súvisí s výkonom bankových činností alebo sa týka dokumentov pre potreby banky pri výkone bankových činností).
Ceny za zaručenú konverziu
Orgán verejnej moci v prípade, ak ide o zaručenú konverziu dokumentov, ktoré vznikli z činnosti tohto konkrétneho orgánu verejnej moci, vykonáva zaručenú konverziu zadarmo. V ostatných prípadoch má nárok na úhradu hotových výdavkov spojených so zaručenou konverziou. Tieto výdavky upravuje vyhláška v Sadzobníku úhrad za vykonanie zaručenej konverzie.
Ostatní poskytovatelia zaručenej konverzie túto vykonávajú za úhradu. Osobitné sadzby za vykonanie zaručenej konverzie a sadzby hotových výdavkov za výkon zaručenej konverzie obsahuje príloha č. 7 vyhlášky. V zmysle zákona o e-Governmente platí, že odplata osoby vykonávajúcej konverziu, ktorá nie je orgánom verejnej moci, nesmie prevýšiť sumy ustanovené v uvedenom Sadzobníku úhrad.
Napríklad za vytvorenie osvedčovacej doložky zaručenej konverzie z elektronickej podoby do listinnej podoby platí sadzba 1,20 eur.
Hotovými výdavkami sú výdavky na tlač dokumentov, v sume za vyhotovenie napr. jednej čiernobielej strany formátu A4 vo výške 0,06 eur.
Ostatné
sadzby je možné dohľadať v prílohe Sadzobník úhrad za vykonanie zaručenej konverzie.
Postup pre zaručenú konverziu
Zákon o e-Governmente upravuje prostriedky ako aj postup, akým jedine možno zaručenú konverziu realizovať. Tento postup zahŕňa aj vytvorenie osvedčovacej doložky.
Osvedčovacia doložka je v podstate dokument, ktorý obsahuje údaje o pôvodnom dokumente a jeho autorizácii, o použitých bezpečnostných prvkoch. Z osvedčovacej doložky je možné zistiť kto a kedy zaručenú konverziu vykonal, pokiaľ sa nevykonáva automatizovaným spôsobom, v takom prípade sa údaj o osobe v doložke neuvádza.
Osvedčovacia
doložka v podstate nahrádza pečiatku od notára, ktorou potvrdzuje, že
urobená „kópia“ je skutočne kópiou originálu v nezmenenom znení.
Formáty elektronických dokumentov – zmeny od 1. 4. 2024
Na
to, aby bolo možné vykonať zaručenú konverziu dokumentu, vyhláška vyžaduje, aby
tento pôvodný, vstupný, bol vo formáte podpísaného elektronického dokumentu
alebo v inom formáte elektronického dokumentu, ak to umožňujú technické
prostriedky, ktoré má osoba vykonávajúca konverziu k dispozícii.
Okrem formátu vstupného dokumentu vyhláška upravuje aj formát toho vystupujúceho, novovznikajúceho, ktorý má byť osvedčený zaručenou konverziou. Predchádzajúca právna úprava len všeobecne konštatovala, že výstupný dokument má mať formát podpísaného elektronického dokumentu. Od 1. 4. 2024 vyhláška túto úpravu precizovala a konkretizovala, že novovzniknutý dokument zo zaručenej konverzie listinného dokumentu do novovzniknutého elektronického dokumentu alebo elektronického dokumentu do novovzniknutého elektronického dokumentu, pri dodržaní štandardov na prijímanie a čítanie podpísaných elektronických dokumentov môže byť vyhotovený vo formáte:
- textového súboru Portable Document Format (.pdf) alebo
- grafického súboru Portable Network Graphics (.png).
Osvedčovacia doložka – zmeny od 1. 4. 2024
Okrem vyhlášky prešiel už skôr úpravou, ktorá sa týka zaručenej konverzie, aj zákon o e-Governmente. Podľa neho, s účinnosťou od 1. 8. 2023, došlo k upusteniu od možnosti vytvárať takúto osvedčovaciu doložku výlučne ako samostatný dokument. Doložka tak v súčasnosti môže byť aj súčasťou novovzniknutého dokumentu, t. j. dokumentu, ktorý vznikol zaručenou konverziou. Podmienkou spojenia do jedného dokumentu je jednoznačné oddelenie osvedčovacej doložky od informačného obsahu novovzniknutého dokumentu. Inými slovami, musí byť jednoznačne jasné, ktorá časť dokumentu je osvedčovacou doložkou a ktorá dokumentom, ktorý osvedčuje.
Osvedčovacia doložka v listinnej podobe teda od 1. 8. 2023 nemusí byť vytlačená na samostatnom liste papiera a môže byť na opačnej strane novovzniknutého dokumentu (t.j. na totožnom liste papiera), resp. pri konverzii listinného dokumentu do elektronickej podoby už nie je potrebné, aby bola osvedčovacia doložka vyhotovená ako samostatný elektronický dokument vo formáte XML. Pokiaľ bude listinný dokument konvertovaný do elektronického dokumentu, môže mať osvedčovacia doložka formát PDF súboru, ktorý je spojený do jedného PDF súboru s novovzniknutým PDF dokumentom, a takto následne autorizovaný.
Osvedčovacia doložka už nemusí byť na samostatnom dokumente.
Novela zákona o e-Governmente tak priniesla potrebu zmeny aj vo vyhláške. V nadväznosti na uvedené boli upravené formáty elektronických dokumentov, ktoré je od 1. 4. 2024 možné na účely zaručenej konverzie použiť. Ak sa konverziou transformuje listinný dokument do novovzniknutého elektronického dokumentu alebo pokiaľ sa elektronický dokument transformuje do novovzniknutého elektronického dokumentu, potom osvedčovaciu doložku v podobe samostatnej časti novovzniknutého dokumentu možno vyhotoviť vo formáte elektronického dokumentu v jazyku Extensible Markup Language (.xml), zahrnutého v textovom súbore Portable Document Format (.pdf) ako príloha typu EmbeddedFile, pri dodržaní štandardov na prijímanie a čítanie podpísaných elektronických dokumentov podľa osobitného predpisu.
Naďalej platí, že osvedčovacia doložka musí byť vyhotovená podľa elektronického formulára zverejneného v module elektronických formulárov, ktorého obsah je podľa typu zaručenej konverzie zverejnený v prílohách vyhlášky.
Vzhľadom na skutočnosť, že v súčasnosti už je možné vytvoriť osvedčovaciu doložku buď samostatne alebo ako súčasť novovzniknutého dokumentu, pokiaľ osoba vykonávajúca zaručenú konverziu poskytuje možnosť oboch foriem, potom musí dať žiadateľovi o konverziu možnosť výberu.
Prílohy k osvedčovacej doložke od 1. 4. 2024
Požiadavky aplikačnej praxe priniesli potrebu spresniť prílohy k povinným údajom osvedčovacej doložky a záznamu o vykonaní zaručenej konverzie, ktoré upravuje vyhláška v prílohe č. 1 a č. 2.
Ako je v článku už spomenuté, v prípade vytvorenia zaručenej konverzie automatizovaným spôsobom, kde do procesu nevstupuje fyzická osoba, nie sú súčasťou osvedčovacej doložky ani údaje o osobe, ktorá konverziu spracovala. Preto úprava v písm. i) prílohy č. 1 vyhlášky nebola postačujúcou a vyžadovala zmenu. Od 1. 4. 2024 tak osvedčovacia doložka zaručenej konverzie z elektronickej do listinnej podoby obsahuje možnosť uviesť nielen vlastnoručný podpis osoby, ktorá zaručenú konverziu vykonala, ako to bolo doposiaľ, ale aj faksimile alebo obdobný spôsob nahradenia vlastnoručného podpisu, ak sa konverzia vykonáva automatizovaným spôsobom.
V rovnakom duchu bol upravený aj obsah záznamu o konverzii pre zaručenú konverziu z elektronickej podoby do listinnej podoby, t. j., že obsahuje údaje o zaručenej konverzii v rozsahu meno a priezvisko osoby, ktorá ju vykonala, len ak sa zaručená konverzia nevykonáva automatizovaným spôsobom.
Zmena sa dotkla aj obsahu
záznamu o konverzii z listinnej
podoby do elektronickej podoby. Ako uvádza dôvodová správa k novele
vyhlášky, ak sa novovzniknutý dokument spojí s osvedčovacou doložkou do jedného
elektronického dokumentu, nemá význam v zázname o konverzii uvádzať digitálny
odtlačok novovzniknutého dokumentu, nakoľko dokument nie je možné dodatočne
oddeliť od osvedčovacej doložky tak, aby bolo možné overiť jeho digitálny
odtlačok. Do príloh č. 4 a č. 6 vyhlášky bolo preto doplnené pravidlo neuvádzať
digitálny odtlačok novovzniknutého dokumentu, ak je novovzniknutý dokument
spojený s osvedčovacou doložkou do jedného dokumentu.
