Mzdové listy a ďalšie evidencie zamestnancov

Čo je mzdový list, aké sú jeho podstatné náležitosti a ktorý zákon vyžaduje ich evidenciu? Aké ďalšie evidencie v súvislosti so zamestnancami je potrebné viesť?

Mzdový list - základná definícia a právna úprava

Mzdový list predstavuje prehľadnú evidenciu zamestnávateľa o jeho zamestnancovi, ktorú je možné viesť na mesačnej či ročnej báze. Povinnosť evidovať mzdový list vzniká vtedy, ak má fyzická osoba akýkoľvek pracovnoprávny vzťah (napr. trvalý pracovný pomer, dohoda o vykonaní práce), na základe ktorého má nárok na príjem zo závislej činnosti.

Povinnosť vedenia mzdových listov upravuje zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z príjmov“).

Zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane, je povinný viesť pre zamestnancov mzdové listy a výplatné listiny vrátane ich rekapitulácie za každý kalendárny mesiac aj za celé zdaňovacie obdobie. Výnimkou sú zamestnanci, ktorí poberajú len nepeňažné príjmy (napr. suma 1 % zo vstupnej ceny motorového vozidla zamestnávateľa poskytnutého zamestnancovi aj na súkromné účely alebo cena či výhra prijatá zamestnancom, ktorý sa zúčastnil súťaže vyhlásenej zamestnávateľom). Ak týmto zamestnancom nevedie zamestnávateľ mzdové listy, je povinný viesť mzdovú evidenciu (zoznam) obsahujúcu meno a priezvisko zamestnanca, a to aj predchádzajúce, jeho rodné číslo, adresu trvalého pobytu, údaj o trvaní pracovnej činnosti a úhrn nepeňažných príjmov.

Údaje zo mzdového listu slúžia zamestnávateľovi ako podklad na vystavenie potvrdenia o zdaniteľných príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti, ktoré sú rozhodujúce na výpočet základu dane, preddavkov na daň, dane, na priznanie zamestnaneckej prémie a na priznanie daňového bonusu za príslušné zdaňovacie obdobie. Vzor potvrdenia určí finančné riaditeľstvo a uverejní ho na svojom webovom sídle. Zamestnávateľ je povinný doručiť potvrdenie do:

• 10. marca zdaňovacie obdobia, v ktorom sa podáva daňové priznanie,
• alebo do 10. februára po skončení zdaňovacieho obdobia, v ktorom alebo za ktoré zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane, vyplatil príjem zo závislej činnosti zamestnancovi, ktorý žiada o vykonanie ročného zúčtovania iného zamestnávateľa, ktorý je platiteľom dane, ak o vystavenie dokladu požiada najneskôr do 5. februára po skončení zdaňovacieho obdobia.

Odporúčaná doba archivácie mzdových listov zamestnávateľom je po dobu 50 rokov.

Náležitosti mzdového listu

Mzdový list musí na daňové účely obsahovať:

Ostatné náležitosti, ktoré bude zamestnávateľ evidovať v mzdovom liste, nemá presne definované. Formu a ďalší obsah si môže z toho dôvodu prispôsobiť vlastným potrebám, pričom je vhodné zahrnúť aj evidencie vyžadované zákonom o sociálnom poistení a zdravotnom poistení.

Príklad na uvádzanie údajov v mzdovom liste

Spoločnosť ABC s.r.o. bude v roku 2022 vyplácať zamestnancom, ktorí nemajú majetkovú účasť na základom imaní spoločnosti, podiel zo zisku za rok 2015. Uvedie spoločnosť ABC s.r.o. sumu vyplateného podielu na mzdovom liste?

Podiely vyplatené zo zisku za rok 2015 nie sú predmetom dane a z toho dôvodu spoločnosť ABC s.r.o. tieto sumy nebude uvádzať na mzdovom liste zamestnancov.

Príklad na zmenu identifikačných údajov o zamestnancovi

Pani Jana (za slobodna Malá) sa dňa 15.7.2022 vydala. Po svadbe sa presťahovali s manželom do nového domu – zmenili svoje trvalé bydlisko. Pani Jana (teraz už Veselá) oznámila zamestnávateľovi zmenu stavu,  priezviska aj trvalého pobytu. Aké povinnosti vyplývajú zamestnávateľovi v súvislosti so mzdovým listom?

Ak sa menia náležitosti podpísaného vyhlásenia – identifikačné údaje o zamestnancovi v časti I. – napríklad priezvisko, rodinný stav, titul alebo adresa daňovníka – zamestnanca, je zamestnávateľ povinný vyznačiť zmenu v pôvodne podpísanom tlačive vyhlásenia. Rovnako zamestnávateľ poznačí zmeny – v našom prípade priezviska, stavu a trvalého bydliska – aj do mzdového listu, prípadne do mzdovej evidencie pani Jany Veselej.

Vzor mzdového listu zamestnanca

Mzdový list obsahuje množstvo údajov, ktoré vyplývajú z výpočtu miezd a z údajov z personalistiky. Mzdový softvér si však s tým ľahko poradí a potrebnú zostavu vám na základe zadaných vstupov vygeneruje. Ukážku mzdového listu zamestnanca z programu OLYMP, ktorý začal u zamestnávateľa pracovať vo februári 2021, nájdete tu v členení:

• Mzdový list zamestnanca (personálne a mzdové údaje)
• Mzdový list zamestnanca
• Rekapitulácia mzdových listov (súhrnné údaje za všetkých zamestnancov)

Náš tip: So správnym výpočtom miezd a plnením ďalších povinností vám pomôže Olymp – mzdový softvér pre všetkých mzdárov, personalistov, manažérov a účtovné firmy. Počítajte výplaty v programe, ktorý za vás sleduje novinky v zákonoch a vyplní viac ako 200 mzdových dokumentov. Ušetríte tak čas a eliminujete chyby.

Aké ďalšie evidencie je potrebné viesť v súvislosti so zamestnancami?

Ďalšie evidencie, ktoré je potrebné viesť v súvislosti so zamestnancami sú najmä:

• evidencia na účely sociálneho poistenia podľa zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení (ďalej len „zákon o sociálnom poistení“),
• evidencia na účely zdravotného poistenia podľa zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o zdravotnom poistení“),
• evidencia zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu zaradenú do druhej až štvrtej kategórie prác podľa zákona č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len ako „zákon o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia“),
• evidencia uzatvorených dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru podľa zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce (ďalej len „zákonník práce“).

Evidencia zamestnancov na účely sociálneho poistenia

Evidencia na účely sociálneho poistenia a starobného dôchodkového sporenia sa vedie v rozsahu upravenom zákonom o sociálnom poistení od vzniku sociálneho poistenia a starobného dôchodkového sporenia zamestnanca po celé obdobie, počas ktorého toto poistenie a sporenie trvá. Evidencia musí obsahovať tieto údaje:

• priezvisko, vrátane všetkých predošlých priezvisk, meno, dátum a miesto narodenia, stav a miesto trvalého pobytu a údaj o tom, či je zamestnanec štatutárnym orgánom zamestnávateľa a má najmenej 50 % účasť na majetku zamestnávateľa alebo členom štatutárneho orgánu zamestnávateľa a má najmenej 50 % účasť na majetku zamestnávateľa,
• identifikačné číslo sociálneho zabezpečenia fyzickej osoby (rodné číslo),
• identifikačné číslo právneho vzťahu,
• deň vzniku pracovného pomeru a skončenia pracovného pomeru alebo iného právneho vzťahu k zamestnávateľovi (dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru),
• vymeriavací základ zamestnanca (neobmedzený maximálnym vymeriavacím základom zamestnanca),
• obdobie, počas ktorého sa zamestnancovi prerušuje nemocenské poistenie, dôchodkové poistenie, poistenie v nezamestnanosti a starobné dôchodkové sporenie,
• obdobie materskej dovolenky a obdobie rodičovskej dovolenky.

Evidencia zamestnancov na účely zdravotného poistenia

Zamestnávateľ musí podľa zákona o zdravotnom poistení viesť a uchovávať po dobu desiatich rokov evidenciu o zamestnancoch, ktorá musí obsahovať:

• meno a priezvisko a to aj predchádzajúce, rodné číslo, u cudzinca sa uvádza dátum narodenia, ak rodné číslo nemá, adresu trvalého pobytu,
• údaje o vzniku a zániku zdravotného poistenia
• počet dní, za ktoré sa platí poistné v členení na jednotlivé kalendárne mesiace,
• príjem v členení na jednotlivé kalendárne mesiace,
• úhrn zaplatených preddavkov zamestnanca v členení na jednotlivé kalendárne mesiace,
• úhrn zaplatených preddavkov zamestnávateľa za tohto zamestnanca v členení na jednotlivé kalendárne mesiace,
• údaje o obdobiach, kedy za zamestnanca platil zdravotné poistenie štát.

Evidenciu zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu zaradenú do druhej až štvrtej kategórie prác

Zákon o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia upravuje povinnosti pri ochrane zdravia pri práci. Zamestnávateľ má povinnosť viesť a uchovávať evidenciu zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu zaradenú do druhej kategórie, tretej kategórie alebo štvrtej kategórie pri expozícii faktorom práce a pracovného prostredia ktorými sú: hluk, vibrácie, ionizujúce žiarenie, elektromagnetické pole, ultrafialové žiarenie, infračervené žiarenie, laserové žiarenie, záťaž teplom, záťaž chladom, chemický faktor, karcinogénny a mutagénny faktor, biologický faktor, fyzická záťaž pri práci, psychická pracovná záťaž či zvýšený tlak vzduchu. Evidencia zamestnancov obsahuje tieto údaje:

• názov pracoviska,
• názov profesií,
• faktory práce a pracovného prostredia, ktorým sú zamestnanci vystavení a kategóriu práce osobitne pre jednotlivé faktory práce a pracovného prostredia,
• výsledky kvalitatívneho a kvantitatívneho zisťovania zdraviu škodlivých faktorov, pracovného prostredia pri posúdení zdravotného rizika, ak bolo vykonané.

Evidencia uzatvorených dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru

Zamestnávateľ môže na plnenie svojich úloh alebo na zabezpečenie svojich potrieb výnimočne uzatvárať s fyzickými osobami dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. Ak ide o prácu, ktorá je vymedzená výsledkom (dohoda o vykonaní práce) alebo ak ide o príležitostnú činnosť vymedzenú druhom práce (dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o brigádnickej práci študentov). Podľa zákonníka práce má zamestnávateľ povinnosť

• viesť evidenciu uzatváraných dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru v poradí, v akom boli uzatvorené,
• viesť evidenciu pracovného času zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o pracovnej činnosti a dohody o brigádnickej práci študentov tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu,
• viesť evidenciu vykonanej práce u zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu na základe dohody o vykonaní práce tak, aby v jednotlivých dňoch bola zaznamenaná dĺžka časového úseku, v ktorom sa práca vykonávala.

Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.