ISO (International Organization for Standardization) je organizácia, ktorá oficiálne vznikla v roku 2010. Združuje viac ako 150 krajín sveta a jej členmi sú vládne i mimovládne organizácie. Hlavné sídlo má v Ženeve. Certifikát ISO je písomný doklad o úspešnej certifikácii a vyhovení kritériám príslušných noriem. Ide teda o systém manažérstva kvality. Certifikát ISO je jedným zo spôsobov ako môže firma aj navonok potvrdiť kvalitu svojej práce. O tom, čo pre firmu znamená proces certifikácie ISO sme sa zhovárali s konateľom spoločnosti EURO-PERSONAL, s.r.o., JUDr. Jozefom Petríkom. Spoločnosť EURO-PERSONAL podniká v oblasti personálneho lízingu a ISO certifikáciu absolvovala pred niekoľkými rokmi. Medzi klientov spoločnosti EURO-PERSONAL patria významné spoločnosti ako PCA Peugeot Citroen Trnava, Samsung Electronics Galanta, či SAS automotive Bratislava.
Pán Petrík, prečo ste sa rozhodli zabezpečiť si certifikát kvality ISO 9001:2008 systém manažérstva kvality?
Začalo to tým, že naša spoločnosť mala kontrakt so spoločnosťou, ktorá pôsobila ako dodávateľ pre Volkswagen. Jedného dňa nám oznámila, že je potrebné aby všetci obchodní partneri a teda aj ten, kto dodáva ľudské zdroje, mali certifikát kvality EN ISO 9001:2008. Aj dovtedy sme, samozrejme, vedeli, o existencii tohto inštitútu, no nemali sme potrebu zabezpečovať si certifikáciu kvality. Zdalo sa nám to časovo i finančne príliš náročné. V situácii, ktorá vznikla sme však mali iba dve možnosti, absolvovať certifikáciu kvality ISO alebo stratiť zákazníka. Rozhodli sme sa podstúpiť tento proces certifikácie kvality ISO i keď sme nemali veľa času. Hľadali sme niekoho, kto by nám vedel poskytnúť rýchlosť procesu i kvalitu a našli sme.
Kedy ste prešli certifikáciou kvality ISO 9001:2008?
Bolo to v roku 2009.
Dnes teda už určite viete porovnať, či sa vo firme niečo zmenilo v porovnaní s časom pred ISO certifikáciou?
Áno, určite. Boli zadané určite pravidlá, čím vznikol systém. Tieto pravidlá sú už v praxi osvedčené a aj tí, ktorí vykonávajú certifikáciu kvality vychádzajú z určitých skúseností. Hlavným prínosom bolo, že sa zoptimalizovali niektoré úkony. Informácie pri výkone činností sa stali omnoho adresnejšie. Každý vo firme vie, za čo zodpovedá, kto ho riadi, aké má práva a kompetencie. Aj pre certifikáciou kvality sme mali vo firme, samozrejme, nejaké pravidlá a systém fungovania. Prínosom certifikácie ISO však bol synergický efekt, teda že veci začali naozaj fungovať lepšie. Lepšie fungovanie však prináša aj isté náklady. Okrem nákladov na certifikáciu je potrebné počítať aj s trochou viac byrokracie.
Utkvel Vám v pamäti aj konkrétny príklad niečoho, čo ste si uvedomili, že ste mohli robiť lepšie?
Napriek existencii počítačov a internetu, v každej firme musia byť stále aj listinné dokumenty pre štátnu správu a úrady. U nás, v personálnej agentúre, sa zefektívnil kolobeh dokumentácie. Znamená to, že keď napríklad príde pošta, je presne dané, komu akú agendu prideliť. Funguje to aj spätne, požiadavky a informácie od našich manažérov na vysunutých pracoviskách sa na určitom stupni riadenia selektujú. Tým pádom ja ako konateľ vždy dostanem iba relevantné informácie, ktoré chcem a potrebujem vedieť, aby som mal dostatočný prehľad o fungovaní našej agentúry. Na druhej strane, certifikát ISO nám pomohol aj vo vzťahu k úradom, predovšetkým z hľadiska archivovania dokladov. Na všetko existuje zákon a certifikácia kvality nás zaviedla do hĺbky. Myslím si, že keď príde ktorýkoľvek kontrolný orgán na kontrolu, mal by odchádzať s pocitom, že bol vo firme, kde je všetko tak, ako má byť. Som totiž toho názoru, že kontrola nemusí zákonite objaviť nedostatok, ale môže aj potvrdiť, že je všetko v poriadku. K tomu, aby naša personálna agentúra bola takouto firmou nám certifikácia ISO určite pomohla, čo potvrdzujú aj výsledky kontrol v našej firme.
Priniesol certifikát ISO aj nárast počtu klientov?
Určite, keď sa zúčastňujeme výberových konaní a tendrov tento certifikát má svoju váhu. Aj keď ide o partnerov zo súkromnej sféry, ktorí zo zákona nemusia robiť výberové konania na svojich dodávateľov. Keď si totiž vyberáte, radšej si vyberiete dodávateľa, ktorý je certifikovaný. Ako klient tak získavate väčšiu istotu, že veci budú fungovať ako majú. Každý rok sme pravidelne hodnotení. Nie je to totiž tak, že dostanete certifikát a už sa téme riadenia kvality nemusíte venovať. Raz mesačne k nám prídu z dodávateľskej firmy a vyhodnocujeme plnenie úloh a cieľov ktoré sme si stanovili na najbližší rok. V personálnej agentúre, ako je naša, sú to napríklad ciele ako zníženie fluktuácie, zvýšenie efektívnosti na niektorom úseku a pod.. Získať certifikát kvality nie je ako dostať občiansky preukaz, ide o kontinuálnu záležitosť a neustále zdokonaľovanie.
Ako dlho trval proces od nájdenia dodávateľa certifikácie, až po úspešné získanie certifikátu ISO 9001:2008?
Nakoľko sme potrebovali proces urýchliť, v našom prípade išlo o veľmi intenzívnu prácu. Aj preto nám celý proces trval iba dva mesiace. Bol to teda niekoľkotýždňový proces, v rámci ktorého sme museli vypracovať jednotlivé dokumenty, ktoré musí firma, ktorá sa uchádza o certifikát ISO, mať. Niektoré z nich sme dokonca už aj mali i keď sme o tom nevedeli. Na záver procesu certifikácie kvality bolo vyhodnotenie. V ňom sme uspeli a stali sme sa nositeľmi ISO 9001:2008 certifikátu.
Do akej miery to bolo časovo zaťažujúce pre Vašu personálnu agentúru?
Samozrejme, bola to náročná agenda náročná nielen finančne, ale aj časovo. Ako konateľ a majiteľ som však sám udával tempo. Zvolal som poradu a každý manažér dostal konkrétnu úlohu na základe požiadaviek dodávateľskej firmy, ktorá nám prípravu na certifikáciu ISO zabezpečovala. Každý jeden krok, ktorým sme si neboli istí, sme konzultovali s dodávateľom. Na rýchlom zvládnutí tohto procesu má veľký podiel dodávateľ týchto služieb, keďže má tiež vlastné pracovné tempo. Naším konzultantom bola pani Slimáková, ktorá bola veľmi ochotná a svojím pracovným nasadením nám pomohla. Bolo to náročné, predovšetkým dostať ľudí do režimu vyššej úrovne, keďže sa stanovil určitý systém, ktorý je potrebné dodržiavať. Vidieť to aj na priebehu porád. Táto certifikácia vniesla do nášho systému určité modely podľa ktorých fungujeme. Už nie sme malá personálna agentúra a žiada si to riadenie, ktoré má pravidlá. Keď firma začína, ma nejakú predstavu, ale trh, ľudia a niekedy aj štátna správa tieto zámery nechtiac zmení.
Kto mal primárne na starosti proces prípravy na certifikát ISO?
V našom prípade som to bol ako konateľ a majiteľ ja. Dodávateľ nám dal určitú osnovu a povedal, čo od nás potrebuje a záležalo od nás, do akej miery to časovo zvládneme a aká bude kvalita vypracovaných dokumentov. Vypracovať dokumenty je navyše len jedna stránka veci, druhá je ich samotná aplikácia a zavedenie do praxe. Napríklad, keďže v personálnej agentúre pracujeme s osobnými údajmi, ktoré podliehajú ochrane podľa zákona, musí aj táto oblasť podliehať nejakému režimu. Museli sme si najať firmu, ktorá sa zaoberá bezpečnosťou, aby nám urobila analýzu a na základe tej analýzy nám vypracovali príslušné dokumenty (napr. na ochranu objektu, prístup k počítačom s osobnými údajmi a podobne).
Viete odhadnúť aký počet hodín venovali Vaši zamestnanci príprave na certifikáciu ISO?
Samozrejme, malo to dopad na každého zamestnanca. Manažéri na príprave na certifikáciu kvality pracovali popri svojej bežnej práci a agende. V našom prípade sa tomu venovalo zhruba 18 manažérov. Čas, ktorý to firme zaberie, je však veľmi individuálny. Záleží od pracovnej náplne danej firmy, od schopností a flexibility jej zamestnancov. Nie je možné presne to odhadnúť, ale myslím že príprava zaberie tak 3 – 4 mesiace, bez toho aby zamestnanci boli uštvaní. Samozrejme, všetko závisí od osoby, ktorá to manažuje a nastavuje harmonogram.
Ako často počas procesu prípravy navštevovala dodávateľská firma Vašu personálnu agentúru a ako prebiehala komunikácia?
Fungovalo to hlavne na základe konzultácií a odporúčaní. Samozrejme, boli aj osobné stretnutia, ale komunikácia prebiehala hlavne na diaľku. Usmerňovali nás vo všetkom, čo sme potrebovali. Som toho názoru, že odbornú prácu majú vždy vykonávať na to špecializovaní ľudia.
K certifikátu ISO Vás teda priviedla predovšetkým požiadavka obchodného partnera. Ak to však spätne zhodnotíte, bola táto investícia návratná? Zabezpečili by ste si certifikát ISO, na základe dnešných skúseností, aj bez požiadavky obchodného partnera?
Určite. Otvorilo nám to dvere k novým klientom. Dokonca aj k takým, ktorí nemajú takúto požiadavku striktne definovanú. Certifikát kvality ISO nás pri výberových konaniach mnohokrát posunul pred personálne agentúry, ktoré ho nemali. Keď do toho človek investuje, je teda potrebné s týmto nástrojom aj pracovať, aby priniesol pridanú hodnotu. Teraz, keď mám túto skúsenosť, určite by som si certifikát ISO zabezpečil bez váhania opäť.
Ďakujeme za rozhovor a prajeme veľa úspechov
Marty Miko
