ERP systém očami podnikateľa: menej chýb, lepšie meno firmy

So zamestnancami odchádzali aj vedomosti, čo okrem iného ovplyvňovalo aj vzťah so zákazníkmi. S čím všetkým firme FEAST pomohol ERP systém, prezradil jej zakladateľ Roman Hudáč.

Po vyštudovaní chemickej priemyslovky a návrate z vojenskej služby sa Roman Hudáč potreboval uplatniť na čerstvo postkomunistickom trhu práce. Keďže si založil rodinu, potreboval sa postarať o viac „hláv“ ako len o tú svoju. Chýbajúce vysokoškolské vzdelanie mu situáciu neuľahčilo a istým spôsobom obmedzilo kariérny postup, ktorý by bol patrične finančne ohodnotený. Prešiel si niekoľkými zamestnaniami až sa dostal do bodu, keď sa rozhodol zariskovať a rozbehnúť podnikanie – a to už ako 26-ročný. Od roku 1996 sa venuje predaju soli a vedie firmu FEAST. V rozhovore pre Podnikajte.sk sa podelil o svoje skúsenosti a prezradil:

  • kde našiel dieru na trhu a ako sa zmena zamerania firmy odrazila na jej fungovaní,
  • prečo vnímal vysokú fluktuáciu ako problém a ako im s ňou pomohol ERP systém,
  • čo zvažujú pri nadviazaní dlhodobej spolupráce a aké údaje z informačného systému im pomáhajú zistiť, či ide o korektného obchodného partnera,
  • ako komunikujú zvyšovanie cien produktov so zákazníkmi a akú rolu v tom hrá ERP systém,
  • čo bolo problémom pri zavádzaní informačného systému do firmy, ako ho riešili a prečo by už svoje rozhodnutie nemenili.

Od predaja chemikálií po predajcu soli – aký dopad má na firmu zmena zamerania?

Vaša spoločnosť sa venuje predaju chloridu sodného a výrobkov zo soli. Ide o pomerne nezvyčajný segment. Ako ste sa k tomu dostali?

Počiatočný sortiment firmy nespočíval v predaji soli, ale v ponuke produktov, ktoré sa používali v potravinárskych firmách na čistenie priestorov, strojných zariadení a pod. Išlo o rôzne chemikálie, ako hydroxid sodný či metakremičitan. Čistili sa nimi stroje v mliekarňach či mäsokombinátoch. Z predošlých zamestnaní som tiež presne poznal systém úpravy vody v rámci tepelného hospodárstva, teda aký druh chemikálií používali kotolne, teplárne, vykurovacie závody... A práve spolupráca so spoločnosťami tohto zamerania mi neskôr ukázala ďalší smer – soľ.

Ako?

Firmy zamerané na tepelné hospodárstvo už v tej dobe používali soľ na regeneráciu tzv. iontomeničov, pomocou ktorých sa upravovala kotlová voda. Taktiež mliekari používali veľké množstvo soli na solenie vlastných výrobkov (napr. syrov). Dokonca jeden odberateľ špeciálne vyrábal slaný syr pre istú spoločnosť z Bejrútu (Libanon). Postupne sa začal objavovať čoraz väčší dopyt po soli a zákazníci potrebovali doplniť tento produkt v rámci objednávaného tovaru. Zistil som, že nie každý výrobca ponúka kompletný sortiment soli – je totiž viacero skupín solí, ktoré sa potom delia podľa segmentu alebo v akej oblasti sú použiteľné. Napríklad potravinárska, úprava / zmäkčovanie vody, posyp na chodníky. Zároveň spôsob dodávok od slovenského výrobcu bol komplikovaný. V tom období sa totiž soľ dodávala železnicou do najbližšej železničnej stanice odberateľa, čo bolo nepraktické, zdĺhavé a komplikované. Snažil som sa preto nájsť jednoduchšie riešenie, využiť dieru na trhu a ponúknuť zásobovanie v menších množstvách ako bolo doposiaľ zvykom.

Ako sa zmenilo fungovanie vašej firmy po tom, ako ste do sortimentu zaradili soľ?

V prvom rade sme sa vo firme potrebovali zorientovať v zákazníkoch a nových cieľových skupinách. Hľadali sme nové možnosti a nových odberateľov. V ich oslovení nám začal pomáhať internet, ktorý sa v začiatkoch 21. storočia začal využívať aj u nás. Pred tým sme pracovali len s pevnou linkou či faxom, čiže nové technológie priniesli pružnosť a flexibilitu v podnikaní aj vďaka rýchlejšej, mailovej komunikácii. Taktiež sme spočiatku využívali na vyhľadávanie potenciálnych zákazníkov katalógy, ako napr. Zlaté stránky, kde boli firmy delené do segmentov podľa priemyslu – či je to poľnohospodárstvo, chemický priemysel, výroba plastov, alebo potravinárstvo. Aj tu priniesol internet väčšiu flexibilitu a mnohé procesy zjednodušil. Postupne sa firme zvyšovali predaj, čo vytváralo veľký tlak na potrebu nových skladových priestorov a zabezpečenie logistiky.

Časté personálne zmeny a pribúdajúca administratíva dôvodom pre zavedenie ERP systému

Ako sa rast firmy odrazil na potrebe rozširovania zamestnaneckej základne?

Na začiatku som robil všetko ja – bol som skladník, fakturant, hlava spoločnosti. Postupom času bolo treba skladníka, človeka do kancelárie na administratívu a pod. Pracovali sme ako malá, v podstate rodinná spoločnosť – ja, moja manželka a dvaja zamestnanci. Ani dnes náš tím nie je príliš veľký, máme zamestnanecký kmeň okolo 6 zamestnancov. Mali sme aj väčší počet pracovníkov, ale časom sme si prestali logistiku, prepravu a transport zabezpečovať vo vlastnej réžii a túto časť rieši externý dodávateľ.

S rastom firmy sa spája aj väčší nápor objednávok či viac administratívy. Ako to bolo u vás?

Aj u nás sme v istom momente zistili, že počet operácií, ktoré sme robili v rámci spoločnosti, začal výrazne narastať. Spracovanie objednávok, vystavenie dodacích listov, vystavenie faktúr, vedenie skladovej a účtovnej evidencie. Jeden človek nahodí objednávku, druhý nahodí dodací list či faktúru. Ak firma využíva papierovú formu, zistí, že za jeden rok spotrebuje katastrofálne množstvo papiera. Navyše, keď treba niečo nájsť, je nutné prejsť jednotlivé šanóny a zamestnanci sú zahltení administratívou. My sme hľadali spôsob, ako nezvyšovať počet zamestnancov, hoci administratívnej práce pribúdalo, a ako ju zefektívniť.

Čo bolo riešením?

Informačný systém ONIX od firmy KROS, ktorý nám zjednodušil prácu. Zaviedli sme ho v roku 2018 a odstránili tak nadbytočnú prácu s administratívou, zefektívnili a zrýchlili procesy. Ak by sme fungovali „po starom“, potrebovali by sme troch ľudí na prácu, ktorú dnes zvládne jeden človek. Dáva nám neskutočne veľa možností a vnáša do firmy poriadok. Vieme, čo kde je, kto a čo kedy urobil, čo neurobil, čo sa urobilo zle alebo neskoro. A to bez toho, aby sme potrebovali mať každý deň poradu a vymieňať si informácie.

Ako konkrétne sa systém odrazil na procesoch vo vašej firme?

Napríklad obchodné oddelenie v rámci systému vedie svoju evidenciu – či vystaví cenovú ponuku zákazníkovi, či uzavrie obchod. Akonáhle sa uskutoční obchod, v systéme zostáva informácia o tom, ako je dohodnutý. Keď zákazník pošle objednávku, náš zamestnanec ju spracuje a doplní do systému všetky potrebné informácie, podrobnosti: kontaktné osoby, ľudí, ktorí prevezmú tovar, kontakty na finančné oddelenie... Doplnia sa všeobecné informácie o zákazníkovi a vytvorí sa jeho profil. Vďaka systému sa údaje z objednávky prenášajú ďalej jedným kliknutím do dodacích listov, do faktúr, do všetkých ostatných evidencií. Ak niekto pochybí, vieme o tom a vieme to rýchlejšie riešiť. Aj vtedy, ak príde do firmy nový zamestnanec – všetky údaje o obchodoch má v systéme.

Práve časté personálne zmeny a fluktuácia trápia mnohé firmy. Stretli ste sa s týmto problémom aj vy?

Áno. Práve predchádzajúci systém práce bol veľmi náročný na zaučenie nového človeka. Kým sa stal kompetentným, prešiel aj rok. Počas toho obdobia sme do človeka investovali čas, poskytli mu informácie, vedomosti, snažfili sa ho zaučiť tak, aby vedel samostatne pracovať, rozhodovať sa a konať. Potom sa mu objavila lepšia pracovná ponuka a odišiel. Častokrát sa dokonca stáva, že príde človek a po „vysypaní“ všetkých informácií a povinností na neho, sa zľakne a na druhý deň už nepríde. Alebo, v prípade žien, odišli na materskú. Dokonca sa nám stalo, že nám takto naraz odišli tri zamestnankyne a ja som nestíhal zaučiť nových ľudí.

Ako ste tento problém riešili?

Aj tu nám pomohol ERP systém. Okrem iného zjednodušuje zaškolenie nových zamestnancov. Je jednoduché ho pochopiť, nováčik sa rýchlo stane „jeho súčasťou“. Pomohol nám riešiť také situácie, keď zákazníci majú špecifické požiadavky – chcú dodanie vždy len v konkrétny deň, v istom čase a pod. Kedysi si tieto informácie zamestnanec niekde zaznamenal (do notesu, na papier...) alebo si skrátka pamätal a nezapísal ich nikde. A keď takýto človek z firmy odišiel, bol to problém a nový človek pracoval akoby od nuly. V systéme, naopak, či už zastupujúci zamestnanec, alebo „nováčik“ tieto informácie nájde a nevzniknú nedorozumenia v internom prostredí firmy, ani pri dodaní tovaru zákazníkom.

Článok pokračuje pod reklamou

Obchodných partnerov si overujú, no spoľahlivosť často ukáže až samotná spolupráca

Produkty dodávate najmä firmám, ktoré ich buď používajú vo výrobe, alebo predávajú ďalej. Sú medzi vašimi zákazníkmi aj domácnosti, resp. koneční spotrebitelia?

Naše soli môžu využiť aj domácnosti, napríklad na zmäkčenie vody. Alebo kŕmne soli chovatelia zvierat či samostatne hospodáriaci roľníci. Pre sekciu maloobchodu a predaj konečnému spotrebiteľovi sme sa rozhodli preto, aby o nás vedeli aj bežní ľudia. Tu ten predaj však funguje v mierne iných cenových hladinách a zaujímaví sme skôr pre zákazníkov z blízkeho okolia. Primárne sú našimi odberateľmi ale firmy, s ktorými môžeme nadviazať korektnú spoluprácu a dlhodobý vzťah.

Čo zvažujete pri nadviazaní takejto spolupráce?

Asi nie je možné urobiť si nejaký model, ktorý ukáže, kto bude „dobrým“ a kto „zlým“ zákazníkom. Až spolupráca s danou firmou odhalí, kam ju zaradiť. Sú spoločnosti, ktoré majú v práci systém, objednávajú si s dostatočným predstihom a sú zorganizované. Takýto zákazník je pre nás čitateľný, vieme, kedy mu dodáme tovar, kto ho preberie, prípadne aj konkrétne časy, kedy je tento človek dostupný. Ak je totiž tovar naložený na aute a niet človeka, ktorý by ho prevzal, vytvára nám to problémy. Dôležité je tiež, aby zákazník mal manipulačnú techniku a aby zaplatil v dohodnutom termíne podľa stanovených obchodných podmienok.

Niekedy si firmy overujú obchodných partnerov skôr, ako s nimi uzavrú zmluvu. Riešite to aj vy?

Prečítajte si tiež

Zákazníkov si overujeme na základe informácií z portálu Finstat. Rozšírená verzia nám umožňuje nahliadnuť do podrobností o firmách a zistiť ich bonitu. Na základe toho potom hodnotíme klienta a stanovíme si, do akej miery s ním chceme spolupracovať, aké riziko sme ochotní znášať. Taktiež sledujeme ich ďalšiu činnosť a aj našu spoluprácu, či je všetko v poriadku.

Pomáha vám v tom aj ERP systém?

Áno. V systéme vidíme, čo sme komu dodali / nedodali, kto nám zaplatil, vieme spätne vyhľadať informácie a vyhodnocovať. Vieme robiť štatistiky, vieme plánovať, rozhodovať sa.

Vašimi obchodnými partnermi nie sú len firmy, ktoré od vás soľ nakupujú, ale aj spoločnosti, ktoré ju vyrábajú. Čo si všímate pri výbere dodávateľa?

Máme kontrakty s výrobcami solí v rámci Európy, napr. v Poľsku, ktoré má veľké ložiská soli, a tak sme nadviazali spoluprácu s výrobnými fabrikami. Takýmto spôsobom sme sa snažili zorientovať aj v rámci Nemecka, pretože má tiež pomerne veľké ložiská soli. Vyhýbame sa dodávateľom zo štátov, ktoré by znamenali colné bariéry. Kupujeme tiež na základe garantovanej a stabilnej kvality tovaru, vyberáme si dodávateľov, ktorí majú obalovú kultúru na úrovni. Nesiahame po lacnejších alternatívach, lebo ak je cena nižšia, je to na úkor niečoho iného. Napríklad obalového materiálu či kvality. Berieme tiež do úvahy vzdialenosť výrobcu – ak vozíme soľ z miesta vzdialeného 400 km, sú výdavky na prepravu polovičné ako z krajiny, ktorá je vzdialená 900 km. Napr. Španielsko je síce prímorská krajina a produkuje morskú soľ, ale logisticky sa to neoplatí dovážať na Slovensko, pretože prepravné náklady sú tak vysoké, že tovar je v konečnom dôsledku drahý v porovnaní s výrobcami, ktorí sú bližšie.

Dlhodobé vzťahy a garanciu cien vo FEAST ovplyvnila inflácia

Spomínali ste, že s obchodnými partnermi nadväzujete dlhodobé vzťahy. Akým spôsobom?

Fungujeme alebo zvykli sme fungovať prostredníctvom dlhodobých kontraktov a zaručením stabilných cien. V minulom roku sa však začali prejavovať zmeny, ktoré ovplyvnili aj naše podnikanie.

Hovoríte o inflácii a zvyšovaní cien?

Áno. Ceny sa začali drasticky meniť. V minulosti sme boli naučení na štandardnú infláciu, ktorá bola v rozmedzí 3 – 5 %. V poslednom období ale ceny začali rásť aj o 15 – 30 %. Išlo o plošné zvyšovanie cien, čiže ho museli skopírovať všetci výrobcovia, pokiaľ si chceli zachovať rozumnú efektivitu v rámci vlastnej výroby. Preto sa teraz ťažko komunikuje so zákazníkmi ohľadom garancie ceny. Dnes totiž neviete, či zajtra nebudete za prepravu platiť o 100, 200 či 300 eur viac. A preprava v našom prípade tvorí aj 30 % ceny. Čiže tak, ako trh prenáša zdražovanie na nás, aj my ho musíme prenášať na zákazníkov.

Ako na to reagujú?

Rôzne. Sú firmy, ktoré to príjmu a sú také, ktoré si najskôr overia, či situácia je naozaj taká, ako ju prezentujeme. Niektorí zákazníci to prijímajú s nevôľou, pretože roky pred tým fungoval tento biznis na stabilných cenách. Naši odberatelia boli zvyknutí na to, že do zmluvného vzťahu s nimi vstupujeme na začiatku roka, kde cena z januára zostáva až do konca decembra.

Ovplyvňuje ERP systém vybavovanie objednávok a spoluprácu s dodávateľmi / odberateľmi aj v aktuálnej situácii?

ERP systém zasahuje a ovplyvňuje chod firmy po všetkých stránkach. Vieme zákazníka informovať o tom, že sme obdržali objednávku, vieme mu potvrdiť cenu alebo ho upozorniť, že sa cena mení. Vieme mu povedať približný alebo naplánovaný termín dodania. Softvér ponúka aj notifikácie – zákazníka možno upozorniť, že tovar bol vyexpedovaný, že ho má očakávať, ponúka možnosť odosielania dokladov elektronicky (zbavili sme sa teda poštového zasielania). Všetko má svoje miesto, každý pozná svoje povinnosti a vďaka tomu sa dobre komunikuje vnútri firmy aj so zákazníkmi a dodávateľmi.

Zavedenie ERP systému bolo náročné, no benefity prevažujú

Keď ste zavádzali ERP systém do firmy, prekvapilo vás niečo? Ako si na to spomínate?

Bol to veľmi náročný proces. Na základe našich skúseností sme si stanovili isté požiadavky. Nie všetko však bolo možné implementovať už do hotového softvéru. Hľadali sme teda kompromisy - prienik medzi našimi požiadavkami a vlastnosťami programu. Firma KROS sa nám snažila čo najviac prispôsobiť a my sme upravili naše nároky aj s ohľadom na primeranosť nákladov. Bol to kompromis v našich požiadavkách, nakoľko nebolo možné splniť všetky, vzhľadom na finálnu cenu softvéru.

Ak má firma veľa špecifických požiadaviek, môže si dať urobiť systém aj na mieru. Prečo ste si nevybrali túto možnosť?

Bolo by to finančne veľmi náročné a nemohli by sme si to dovoliť.

Ako ste si teda vyberali systém, ktorý do firmy zavediete? Čo ste zvažovali?

Oslovili sme rôzne firmy, dali sme si spraviť cenové kalkulácie a zisťovali sme, aké možnosti nám ponúka ten – ktorý softvér. Zistili sme, že niektoré firmy majú softvér, ktorý má presne dané možnosti a nedokáže nič naviac. Niektoré firmy zasa ponúkali cenovo náročné riešenia. Hľadali sme teda niekoho, kto má ohybný systém, vie ho prispôsobiť a cena nie je premrštená. Práve firma KROS sa približuje k obyčajným firmám, ich softvér je dostupný.

Čo by ste odporučili firmám, ktoré zvažujú zavedenie ERP systému?

Myslím si, že v dnešnej dobe by už v podstate každá firma mala taký systém mať. Aký, záleží od množstva procesov. Akonáhle je možné predpokladať, že budú pribúdať procesy, doklady atď., systém je nutnosťou. Pomáha mať vo firme poriadok, pomáha, upozorňuje, rieši chyby. Dokonca je možné dohľadať pochybenia – napríklad, ak sa zákazníkovi vyfakturovala zlá cena, tak porovnaním dokladov sa dá zistiť omyl. Tým firma zabezpečuje, že chýb robí menej a jej kredibilita u zákazníkov alebo dodávateľov stúpa. Odporúčam preto podnikateľom v tomto rozhodnutí neváhať.

Tento článok bol pripravený v spolupráci so spoločnosťou KROS a.s.

Viac podobných článkov nájdete na www.podnikajte.sk


Ako zaviesť nový ERP systém do firmy?

Zavedenie ERP systému je projekt, ktorý sa oplatí dôsledne naplánovať a riadiť. Ako predísť nedorozumeniam a finančným stratám? Na čo myslieť a akým chybám sa vyhnúť?

B2B predaj ako príležitosť rásť: na čo dať pozor?

Pôsobenie na B2B trhu má výrobcovi pomôcť a nie uškodiť. Preto ak firma tento krok plánuje, mala by poznať možné riziká. Na čo sa treba pripraviť?

Fulfillment: čo to je, ako funguje a koľko stojí?

Fulfillment môže byť vhodnou voľbou najmä, no nielen, pre e-shopy. Kedy túto službu využiť, ako postupovať pri výbere poskytovateľa a ako funguje takéto doručovanie zásielok zákazníkom?

Emocionálna inteligencia: schopnosť lídrov, ktorí dokážu viesť tímy k úspechu

Viesť ľudí tým správnym spôsobom v prvom rade znamená rozumieť im, k čomu pomáha lídrom ich emocionálna inteligencia. Prečo je dôležitá a ako ju zlepšiť?
To najlepšie z Podnikajte.sk do vašej schránky