Čo je business intelligence a ako môže pomôcť podnikateľom?

Nástroje business intelligence umožňujú odhaľovať rezervy, zvyšovať predaj, znižovať náklady a dosahovať väčší zisk. Vysvetlíme vám úlohy jednotlivých nástrojov spolu s praktickými príkladmi ich využitia.

Business intelligence

Business intelligence predstavuje súhrnné označenie pre metódy, architektúry a softvéry, ktorých cieľom je získanie, spracovanie, analyzovanie a prezentovanie dát. Slúžia na podporu rozhodovania a plánovania pri podnikaní. Možnosti ich využitia pri rozhodovaní sú hlavným rozdielom oproti bežným informačným systémom.

Termín business intelligence bol prvýkrát definovaný v roku 1989, avšak prudký rozvoj nastal neskôr, evidentný bol pred začiatkom hospodárskej krízy. Na Slovensku sú však ešte stále veľmi obľúbené informačné systémy typu ERP (plánovanie podnikových zdrojov), ktoré môžeme považovať za predchodcov business intelligence. Ich úlohou je integrovať, automatizovať a spravovať rôzne oblasti podnikania od výroby, logistiky, predaja, správy majetku, vzťahu so zákazníkmi až po fakturáciu a účtovníctvo. S niektorým ERP systémom ste sa určite stretli. Najznámejší svetoznámi tvorcovia ERP systémov sú giganti SAP, Oracle, Microsoft. Viac známe sú možno slovenské spoločnosti KROS, ABRA Software či STORMWARE. ERP systémy však z hľadiska podpory rozhodovania a analyzovania majú v porovnaní s business intelligence riešeniami viaceré obmedzenia.

Ukážeme si ako prebieha práca s dátami od ich zberu, spracovania, ukladania až po analyzovanie a prezentovanie výsledkov v business intelligence riešeniach

Transformačná úroveň business intelligence riešení

Získava a transformuje dáta rôznych typov do podoby, v ktorej budú môcť byť spoločne spracované. Existujú 2 typy nástrojov, ktoré zabezpečujú túto funkcionalitu. Prvým nástrojom sú ETL systémy (systémy na extrakciu, transformáciu a prenos dát), ktoré zbierajú dáta do vášho systému. Medzi externé zdroje dát patria voľne dostupné databázy, informácie z internetových stránok, výstupy z programov. Za interné zdroje dát sa považujú údaje z firemných systémov ako účtovníctvo, alebo aj firemné plány či výsledky ankiet. Po zbere údajov nasleduje ich transformácia, pri ktorej sa dáta rôznych formátov, tvarov, veľkostí normalizujú a filtrujú. Výsledkom sú porovnateľné dáta, s ktorými možno vykonávať viaceré operácie. Tieto dáta sa ukladajú do databáz. Transformačná úroveň je pravdepodobne najdôležitejšou úrovňou business intelligence, pretože ak máte zlé informácie, zle sa rozhodnete.

Pravidelne žiadate úver v banke. Nakoľko chcete ušetriť a nemáte čas skúmať trh s úvermi pre podnikateľov, necháte si vytvoriť systém na získavanie úverových podmienok priamo z bánk. Ak je systém zle navrhnutý, naprogramovaný, alebo získavate dáta zo zlého zdroja, ľahko sa vám môže stať, že budete mať zlé informácie o úveroch a vyberiete si práve ten, ktorý vám prinesie nevýhodné podmienky.

Druhým nástrojom sú EAI systémy (systémy na integráciu aplikácií). EAI systémy predstavujú efektívny spôsob práce viacerých nezávislých IT systémov. Ich úlohou je spájať systémy a odstraňovať rozdielne systémové rozhrania. Tieto systémy sa využívajú na rôznych stupňoch riadenia od riaditeľov či vlastníkov až po rádových zamestnancov. Každá spoločnosť potrebuje ku svojej práci viacero programov. Účtovníctvo, kancelárke balíky, kalendáre, e-mailový klient a pod. Niektoré programy sa dajú zlúčiť a vzniknú väčšia systémy. Vynikajúcim príkladom je SAP, do ktorého je možno doinštalovať množstvo rôznych modulov.

Dátová úroveň business intelligence riešení

Databázy kraľujú dnešným informačným technológiám. Sú všade. A má to aj svoj dôvod. Každá spoločnosť potrebuje nejakú databázu zákazníkov, tovarov či objednávok. Každý e-shop, ba priam každá lepšia stránka potrebuje databázu na uchovávanie údajov. Aby ste sa aspoň trochu vyznali vo svete databáz, musíme si v skratke priblížiť niektoré pojmy a techniky. Databázy delíme na:

• relačné,
• multidimenzionálne.

Relačné databázy sú obyčajné databázy, slúžiace na uchovávanie dát. Jednoduché databázy, v ktorých sú okrem iného uložený napr. verní zákazníci. Veľmi zjednodušene povedané ide o tabuľku, resp. skupinu tabuliek.

Pozor! Tabuľky v programe Microsoft Excel nemôžeme považovať za databázu. Nespĺňajú formálne náležitosti databáz. Okrem toho je úloha Excelu úplne iná. Na databázy možno okrem iného použiť program Microsoft Access, ktorý je súčasťou profesionálnych verzií balíkov Office.

V business intelligence sa však relačné databázy nevyužívajú. Na to sú tu robustné multidimenzionálne databázy, ktorých názov hovorí za všetko. Chcete zistiť aký bol priemerný mesačný obrat za jednotlivé predajne za určitý rok? Alebo rovno všetky roky? Chcete vedieť koľko zákazníkov platí kartou pri nákupe nad 50 eur? Koľko zákazníkov si tovar vyzdvihne osobne a koľkí si ho nechajú poslať poštou či kuriérom? Na všetky tieto otázky možno získať odpovede. A môžu za to multidimenzionálne databázy, ktoré majú viacrozmernú štruktúru, obsahujú opakujúce sa údaje a agregujú dáta.

Sklady, trhoviská a úložiská

Pred zapísaním netransformovaných dát zo zdrojových systémov do centrálnej databázy je z rôznych dôvodov potrebné, niekde dáta dočasne uložiť. Presne na tento ciel vznikli dočasné úložiská dát. Dôvod použitia týchto dočasných úložísk dát je, že čakajú na niektoré iné dáta, aby sa mohli upraviť a nahrať spoločne.

Príkladom môže byť situácia, ktorá nastane po uzatvorení jednej z niekoľkých predajní. Nech predajňa č. 1 ma otváracie hodiny do 18:00 a predajňa č. 2 má otváracie hodiny do 21:00. Systém síce môže spracovať dáta z predajne č. 1 a zobraziť denné analýzy za konkrétnu predajňu, ale ak chceme zobraziť celkové analýzy za všetky predajne, musíme počkať do 21:00, aby sa spracovali aj dáta z ostatných predajní.

Centrálna databáza alias dátový sklad je predmetovo orientovaný, integrovaný, v čase organizovaný a trvale uložený súhrn dát. Tvorí srdce spoločnosti. Z dátového skladu sa získavajú dáta do menších dátových skladov, alebo sa priamo použijú na tvorbu analýz. Dátové trhoviská teda predstavujú menšie dátové sklady. Rozdiel medzi trhoviskom a skladom je vo veľkosti a množstve uložených dát. Dátový sklad obsahuje všetky druhy údajov pre rôzne oddelenie, rôznych pracovníkov. Dátové trhoviská na druhej strane slúžia pre potreby jedného oddelenie alebo pracovnej skupiny.

Finančné oddelenie má dátové trhovisko obsahujúce ceny výrobkov, tovarov alebo služieb spolu s historickými údajmi. Reklamačné oddelenie má dátové trhovisko obsahujúce všetky informácie o reklamáciách. Ku ostatným dátam nepotrebujú prístup. Takže tieto dáta sú uložené iba v dátových skladoch.

Posledným typom databáz sú operatívne dátové úložiská. Pracujú v reálnom čase a obsahujú tie najaktuálnejšie údaje, ktoré sa pravidelne obnovujú. Tieto údaje však čerpajú z dátových skladov. Dáta sú konsolidované, konzistentné a doplnené o agregáciu. Slúžia na operatívne dopyty.

Vynikajúcim príkladom je call centrum: Zákazník zavolá do spoločnosti, identifikuje sa svojimi údajmi a operátorovi sa ihneď zobrazí kompletný profil zákazníka.

Tabuľka č. 1 Zhrnutie jednotlivých charakteristík databáz

Analytická úroveň business intelligence riešení

Analytická úroveň je pre podnikateľov najjednoduchšia na pochopenie, pretože ju poznajú. Ľudia denne robia desiatky rozhodnutí. Niektoré však robíme iba podľa „čuchu“ a to je zlé. Prečo by sme ste mali riskovať omyl pri niečom, čo možno odhadnúť s veľkou pravdepodobnosťou?

Príklad: Blíži sa vianočná sezóna a vy chcete aby zákazníci nakupovali práve vo vašom e-shope. Spravili ste všetko, aby sa dostala vaša značka do povedomia zákazníkov. Máte služby porovnateľné s konkurenciou. Čo však s cenou? Akú cenu nastaviť? Netipujte! Zobrazte si ceny z minulých rokov spolu s počtom predaných kusov. Koľko tovarov sa vám vrátilo? Bol tovar závadný? Získajte ceny od konkurencie. Sledujte konkurenciu a upravujte ceny podľa potreby.

Do analytickej úrovne patrí reporting, ktorý určite všetci dobre poznáte. Ide o správy, resp. hlásenia, ktoré niekomu podávate. Reporting sa zameriava na klasické a ad hoc dopyty. Klasické dopyty sa generujú automaticky v určitých časových intervaloch. Každý deň, týždeň či mesiac. Ad hoc dopyty sú vytvorené podľa požiadaviek manažérov.

Príklad: Klasickým dopytom, môžu byť reporty, ktoré sa generujú na konci každého dňa. Celkové predaje, predaje za určitú predajňu, najviac predávané tovary v určitých predajniach, vyťaženosť predajne v priebehu dňa, počty zákazníkov a pod. Ad hoc dopytom môže byť dopyt v zmysle: Koľko priemerne utratili zákazníci od 17:00 do 19:00 v jednotlivých predajniach? Koľko času priemerne strávili zákazníci prezeraním kategórie notebooky v e-shope?

Najcharakterickým príkladom analytickej úrovne sú potom OLAP analýzy. V užšom slova zmysle je OLAP technológia, ktorá sa používa na ukladanie a využívanie multidimenzionálnych databáz, ktoré sme spomínali vyššie. V širšom slova zmysle predstavujú manažérske aplikácie, s ktorými riadiaci pracovníci vykonávajú analýzy. Tieto aplikáciu sú jednoduché na ovládanie, špeciálne prispôsobené na podávanie informácií a umožňujú široké možnosti pri analýzach. Nazývajú sa aj exekutívne informačné systémy, EIS.

Najnovší prístup pre získavanie dát z dátových skladov sa nazýva dolovanie dát. Pomocou špeciálnych algoritmusov založených na matematických a štatistických technikách, systém automaticky získava dôležité a strategické informácie, ktoré unikli očiam manažérov. Údaje teda nie sú vyžiadané a definované, systém ich rozpoznáva sám.

Prezentačná úroveň business intelligence riešení

Po rôznych krokoch sme sa dopracovali do finálneho stavu, v ktorom už máme údaje, ktoré požadujeme. Teraz ich potrebujeme prezentovať jednoduchou a zrozumiteľnou formou. Na to môžeme použiť intranet alebo EIS systémy.

Intranet tvorí akýsi firemný internet. Obsahuje všetko podstatné pre prácu zamestnancov. Čím väčšia spoločnosť, tým viac potrebuje intranet. Intranet môže byť oddelený od internetu, alebo sa môžete do neho prihlásiť pomocou internetovej stránky.

Predstavte si návštevu nejakého úradu. Prídete k okienku na úrade a požadujte informácie, niečo podávate alebo nahlasujte. Čo spraví zamestnanec? Kliká a píše do počítača. Áno, pracuje s intranetom.

EIS systémy sme už bližšie spomínali. Išlo o prvé systémy, ktoré sa venovali podpore rozhodovania, slúžili pre top manažérov a vlastníkov spoločností. Pre nižší manažment existujú systémy MIS (Management Information System). Oba systémy používajú technológiu OLAP a zobrazujú získané analýzy.

Záver

Ako je z vyššie uvedeného textu zrejmé, Business intelligence, tvoria viaceré technológie, postupy a programy. Napriek tomu nie je potrebné, aby ste implementovali všetko čo bolo spomenuté. Využívajte iba to, čo vám prinesie nové informácie.