Výber digitálneho poštára patrí medzi základné kroky prípravy na e-faktúru, ktorá je povinná od 1. januára 2027. Ako postupovať pri výbere digitálneho poštára a na čo si dať pozor?
Digitálny poštár je firma, ktorá vám poskytne doručovaciu službu na bezpečné zasielanie a príjem e-faktúr. Finančná správa informovala, že viac ako 10 000 daňových subjektov už má svojho digitálneho poštára vybraného a upozorňuje podnikateľov či mimovládne organizácie, ktoré od januára 2027 budú musieť vedieť prijímať či odosielať elektronické faktúry, aby si výber digitálneho poštára nenechávali na poslednú chvíľu a digitálneho poštára si prostredníctvom portálu finančnej správy vybrali čo najskôr.
Kto potrebuje digitálneho poštára?
Potrebovať ho budú subjekty, ktoré budú e-faktúry prostredníctvom doručovacej služby odosielať (t. j. platitelia DPH pri tuzemských transakciách, ak sú dodané zdaniteľným osobám, príp. nezdaniteľným právnickým osobám), ale tiež všetky tuzemské právnické a zdaniteľné osoby, ktoré ich musia vedieť prijímať. Ide o firmy či živnostníkov – neplatiteľov DPH, slobodné povolania, aj právnické osoby v mimovládnom sektore – napr. občianske združenia. Znamená to, že od 1. januára 2027 musí byť na prijímanie e-faktúr pripravená každá právnická osoba a každá zdaniteľná osoba bez ohľadu na to, či je platiteľom DPH.
Znamená to, že aj keď vy sami nemusíte vystavovať elektronické faktúry (napríklad ak nie ste platiteľom DPH), musíte vedieť prijať elektronickú faktúru, ak vám ju zo zákona musí dodávateľ poslať. Je to ako s e-mailom - aj keď vy e-maily neposielate, musíte mať e-mailovú schránku a adresu, aby vám niekto mohol poslať správu.
V legislatívnom procese je aktuálne novela zákona, ktorá pravdepodobne upraví povinnosti prenajímateľov nehnuteľností bez živnostenského oprávnenia. Viac informácií nájdete v článku Koho sa týka e-faktúra od roku 2027?
Výber digitálneho poštára zo zoznamu na finančnej správe
Digitálneho poštára je možné vybrať zo zoznamu certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby a ich sprostredkovateľov, ktorý je dostupný na portáli finančnej správy. Pri rozhodovaní je vhodné zohľadniť najmä:
- počet prijímaných a vystavovaných faktúr,
- spôsob vedenia účtovníctva,
- možnosti prepojenia s účtovným alebo podnikovým systémom,
- archiváciu dokladov,
- prístup externého účtovníka.
Podnikatelia, firmy a mimovládne organizácie by mali tiež zvážiť, či budú elektronickú fakturáciu riešiť prostredníctvom svojho účtovného softvéru prepojeného s digitálnym poštárom, alebo – ak účtovný softvér nemajú, prípadne nebude s digitálnym poštárom prepojený – priamo cez aplikáciu digitálneho poštára.
Napríklad, ak ste malá firma a vystavujete či prijímate iba pár desiatok faktúr, nepotrebujete drahý automatický systém. Finančná správa tvrdí, že vám bude stačiť napríklad konto do aplikácie digitálneho poštára, odkiaľ si budete môcť sťahovať faktúry a zasielať ich svojmu účtovníkovi. Alebo svojmu účtovníkovi rovno udelíte prístup do aplikácie a môže si odtiaľ sťahovať faktúry sám. Spýtajte sa dodávateľa účtovného systému, či ich systém bude vedieť vystaviť elektronickú faktúru, ktorú následne vy, alebo váš účtovník iba nahrá a pošle cez aplikáciu digitálneho poštára. Určite si hľadajte digitálneho poštára, ktorý vám bude vedieť v aplikácii aj zobraziť elektronickú faktúru v PDF formáte, aby ste ju vedeli zaúčtovať aj manuálnym spôsobom, ak by váš dodávateľ účtovného systému nepodporoval automatický import elektronickej faktúry. Finančná správa predpokladá, že predplatné takejto jednoduchej aplikácie digitálneho poštára nebude stáť viac, ako je priemer v EÚ, t. j. 5 – 12 EUR mesačne.
Výber digitálneho poštára na portáli ešte nie je zmluva
Samotný výber digitálneho poštára zo zoznamu prostredníctvom portálu finančnej správy ešte neznamená uzatvorenie zmluvy. Ide o prejavenie záujmu o služby konkrétneho poskytovateľa a zároveň o bezpečný spôsob odovzdania údajov potrebných na overenie subjektu. Zvolený digitálny poštár následne pokračuje so subjektom v procese uzatvorenia zmluvného vzťahu. Ak k uzatvoreniu zmluvy nedôjde, výber môže podnikateľ na portáli zopakovať u iného poskytovateľa.
Používateľ si zo zoznamu zvolí digitálneho poštára a následne sa prihlási na portál finančnej správy. Po prihlásení vyberie daňový subjekt, za ktorý koná, doplní alebo skontroluje jeho kontaktné údaje a povolí ich poskytnutie zvolenému digitálnemu poštárovi. Po dokončení procesu dostane potvrdenie o úspešnom odoslaní údajov poskytovateľovi.
Výber digitálneho poštára nemusí urobiť iba konateľ
Finančná správa upozorňuje, že digitálneho poštára nemusí vyberať výlučne konateľ spoločnosti. Urobiť tak môže tiež iná osoba oprávnená konať za daňový subjekt voči finančnej správe. V praxi môže ísť napríklad o účtovníčku, účtovníka alebo externú účtovnú kanceláriu, ktorá už za podnikateľa elektronicky komunikuje s finančnou správou.
Podnikateľ môže externej účtovnej kancelárii udeliť plnú moc aj na úkony súvisiace s elektronickou fakturáciou, vrátane výberu digitálneho poštára a uzatvorenia zmluvného vzťahu s poskytovateľom jeho služieb. Účtovná kancelária, ktorá zastupuje väčší počet klientov, tak môže za jednotlivých klientov vykonať výber rovnakého digitálneho poštára a následne za nich zabezpečiť potrebné kroky na uzatvorenie zmluvy, ak na to má od každého z nich príslušné oprávnenie.
Podmienkou na vykonanie výberu digitálneho poštára prostredníctvom portálu finančnej správy je, aby bol používateľ zaregistrovaný na portáli a zároveň mal autorizáciu na zastupovanie konkrétneho daňového subjektu. Ak sa mu po prihlásení spoločnosť, za ktorú chce digitálneho poštára vybrať, medzi daňovými subjektmi nezobrazuje, je potrebné overiť, či má na jej zastupovanie udelenú autorizáciu. O jej pridelenie môže požiadať prostredníctvom Osobnej internetovej zóny portálu finančnej správy alebo osobne na príslušnom daňovom úrade. Po jej úspešnom pridelení sa spoločnosť zobrazí vo výbere daňového subjektu.
Prihlásiť sa na portál finančnej správy možno prostredníctvom portálu slovensko.sk, napríklad občianskym preukazom s čipom, mobilným kľúčom alebo iným podporovaným spôsobom. Druhou možnosťou je prihlásenie identifikátorom a heslom.
Jeden digitálny poštár na prijímanie e-faktúr, viacerí na odosielanie
Podnikateľskému subjektu na splnenie povinnosti vedieť odosielať a tiež prijímať e-faktúry vyplývajúcej zo zákona o DPH postačuje jeden digitálny poštár. Ak si to však pracovné postupy v podnikaní vyžadujú alebo je to výhodnejšie, na odosielanie elektronických faktúr je možné využívať aj viacerých digitálnych poštárov. To znamená, že na prijímanie môže mať subjekt pre jedno DIČ zaregistrovaného iba jedného digitálneho poštára a na odosielanie môže podľa svojich potrieb využívať viacerých poskytovateľov.
Pred uzatvorením zmluvy je preto vhodné preveriť, či konkrétny digitálny poštár zabezpečuje prijímanie, odosielanie alebo obe možnosti.
Digitálneho poštára možno zmeniť
Digitálneho poštára je možné tiež zmeniť. Tento proces vychádza zo zmluvného vzťahu medzi podnikateľom a poskytovateľom, pričom finančná správa doň priamo nevstupuje. Podnikateľ preto najskôr ukončí zmluvu s pôvodným digitálnym poštárom podľa dohodnutých podmienok, napríklad s ohľadom na výpovednú lehotu.
Pôvodný poskytovateľ je následne povinný najneskôr do troch pracovných dní od ukončenia zmluvy vykonať deregistráciu a informovať o tom zákazníka. Ak pôvodný digitálny poštár nesplní povinnosť v stanovenej lehote, podnikateľ môže podať podnet Finančnému riaditeľstvu SR.
Podnikateľ potom môže uzatvoriť zmluvu s novým digitálnym poštárom. Celý proces je nastavený tak, aby zmena poskytovateľa neznamenala prerušenie elektronickej fakturácie.
Ako si overiť, či môže odberateľ prijať e-faktúru
Podnikateľ si tiež môže overiť, či je jeho obchodný partner už zapojený do elektronickej fakturácie a môže prijímať e-faktúry. Slúži na to verejný webový portál Peppol Directory. Ak v ňom svojho odberateľa nájde, môže mu už počas dobrovoľného obdobia v roku 2026 poslať elektronickú faktúru. Slovenské subjekty sa v systéme identifikujú prostredníctvom identifikátora v tvare 0245:DIČ.
Odosielateľ pritom nemusí zisťovať, ktorého digitálneho poštára jeho obchodný partner využíva. O technické doručenie e-faktúry správnemu príjemcovi sa postarajú digitálni poštári.
Prípravná fáza na e-faktúru do konca roka 2026
Finančná správa odporúča podnikateľom využiť zostávajúce mesiace roka 2026 na prípravu a dobrovoľné zapojenie do elektronickej fakturácie. Výber digitálneho poštára v predstihu im umožní overiť si fungovanie zvoleného riešenia, jeho prepojenie s účtovným softvérom aj nastavenie prijímania, odosielania a archivácie e-faktúr ešte pred vznikom zákonnej povinnosti od 1. januára 2027.
Finančná správa pripravuje k e-faktúre ďalšie vzdelávanie vrátane verejného webinára o výbere digitálneho poštára. Praktický manuál, návody, odpovede na časté otázky aj záznamy z webinárov nájdete na portáli finančnej správy.
Zdroj: Finančná správa SR
