E-faktúra sa blíži: čo musia firmy vedieť o digitálnych poštároch?

Od roku 2027 čaká podnikateľov povinná e-fakturácia. Firmy budú potrebovať tzv. digitálnych poštárov – koho sa to (ne)týka, ako bude systém fungovať a ako sa pripraviť včas?

E-faktúra už od roku 2027: veľká zmena, ktorú ešte mnohí neriešia

Podnikateľov na Slovensku čaká už o pár mesiacov zásadná zmena v procesoch. Združenie podnikateľov Slovenska (ZPS) o nej dlhodobo hovorí ako o najväčšej zmene procesov firiem od zavedenia eura. A hoci povinnú elektronickú fakturáciu vyžaduje Európska únia, zástupcovia podnikateľov kritizujú, že v našej krajine ju zavádzame výrazne skôr a vo výrazne širšom rozsahu ako požadujú európske pravidlá.

E-faktúra sa bude týkať každého podnikateľa – aj neplatiteľov DPH či živnostníkov. Možno síce nemusia elektronické faktúry odosielať, no musia ich vedieť prijímať. A tomu treba prispôsobiť aj ekonomické systémy. Elektronická faktúra totiž neznamená dokument v PDF formáte, ale štruktúrovaný súbor vo formáte XML so všetkými povinnými údajmi (číslo faktúry, dátum vystavenia, predmet predaja, suma, údaje o prijímateľovi). Podrobnosti približujeme v článku E-faktúra - povinná elektronická fakturácia od 1.1.2027.

Aby bola zabezpečená distribúcia elektronických faktúr medzi odosielateľom a príjemcom v jednotnom formáte, budú sa e-faktúry zasielať prostredníctvom certifikovaného poskytovateľa doručovacej pošty.

Doručovanie e-faktúry zabezpečia digitálni poštári

Pod pojmom „digitálny poštár“ si možno predstaviť certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby, ktorý zabezpečí bezpečné odosielanie a prijímanie elektronických faktúr. Ako vysvetľuje Finančná správa SR (FS SR) na svojej stránke, v praxi ide o technologickú spoločnosť, ktorá bude prevádzkovať softvér a technické riešenie, vďaka ktorému sa budú e-faktúry automaticky posielať medzi účtovnými systémami podnikateľov a verejných inštitúcií.

Dôležité je povedať, že digitálnych poštárov bude na trhu viac a podnikatelia si poskytovateľa sami môžu vybrať. „Služby digitálneho poštára bude možné využívať priamo napojením na účtovný softvér firmy alebo prostredníctvom samostatnej webovej či mobilnej aplikácie, ktorá umožní jednoduché odosielanie a prijímanie faktúr,“ vysvetľuje finančná správa.

Aby sa ale spoločnosť mohla stať digitálnym poštárom, musí najskôr splniť komplexné technické, bezpečnostné a legislatívne požiadavky. „Uchádzači musia najskôr získať certifikáciu v rámci medzinárodnej siete Peppol, ktorá potvrdí ich technickú pripravenosť na bezpečnú výmenu dát podľa európskych štandardov. Následne podajú žiadosť o akreditáciu finančnej správe, ktorá posúdi splnenie organizačných a bezpečnostných požiadaviek,“ informuje FS SR.  Následne, po úspešnom absolvovaní procesu, budú certifikovaní digitálni poštári zapísaní do evidencie certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby.

Priebežne aktualizovaný zoznam certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby pre elektronickú fakturáciu, ktorí pôsobia na území SR, možno nájsť na stránke Finančnej správy. K 27.5.2026 tu bolo uvedených 31 subjektov.

Zverejnený je tiež priebežne aktualizovaný zoznam poskytovateľov doručovacej služby, ktorí sú ešte len v procese akreditácie. K 27.5.2026 išlo o 18 subjektov.

Na čo bude digitálny poštár slúžiť v praxi?

Digitálny poštár predstavuje jednu z ciest, ako môže podnikateľ odoslať alebo prijať e-faktúru. Firma digitálnemu poštárovi v zákonnej lehote (15 dní od začatia plnenia) odovzdá e-faktúru v stanovenom formáte. Poštár potom túto faktúru odošle príjemcovi tovaru/služby. Pri využití digitálneho poštára je podnikateľ povinný oznámiť údaje z faktúry finančnej správe – túto činnosť ale zastreší automaticky priamo digitálny poštár.

Upozornenie: Pokiaľ údaje nebudú v stanovenej lehote nahlásené finančnej správe, hrozí podnikateľovi pokuta do výšky 10 000 eur, pri opakovanom porušení do 100 000 eur. Podľa informácií na stránke interaktívneho sprievodcu elektronickou fakturáciou z dielne finančnej správy „info-efaktura.sk“, je za oznamovanie údajov zodpovedný vždy práve odosielateľ tovaru/služby. Ak sa ale stane zrejmý omyl alebo dôjde k chybe na strane Digitálneho poštára a údaje budú po odstránení poruchy bezodkladne oznámené, pokuta nebude uložená.

Zjednodušene si proces e-fakturácie možno predstaviť nasledovne:

Avšak, v rámci prechodného ustanovenia § 85o ods. 2 zákona o DPH platí, že od 1.7.2026 do 30.6.2030 zaslanie elektronickej faktúry prostredníctvom doručovacej služby (digitálneho poštára) nie je povinné, ak príjemca plnenia udelí súhlas so zaslaním elektronickej faktúry iným spôsobom. Ako pre Podnikajte.sk uviedla finančná správa, v praxi to znamená, že pokiaľ sa e-faktúra zašle doručovacou službou, nie je potrebný súhlas príjemcu. Zaslaná ale môže byť aj inak (napr. mailom), ak sa na tom obe strany dohodnú. A pokiaľ podnikateľ vyhotovil e-faktúru, ktorú zaslal iným spôsobom ako doručovacou službou, nemá zákonnú povinnosť oznamovať údaje finančnému riaditeľstvu z takto zaslanej faktúry.

Ani tento fakt ale nemení nič na tom, že každý, kto je povinný vyhotoviť e-faktúru, alebo komu je v tuzemsku dodaný tovar/služba (pri ktorej je zdaniteľná osoba povinná vyhotoviť elektronickú faktúru), musí byť technicky pripravený na prijímanie/odosielanie e-faktúr cez doručovaciu službu. To znamená, že zazmluvneného digitálneho poštára aj počas prechodného obdobia musia tieto osoby mať, hoci ho možno nebudú využívať.

Pol roka do zavedenia e-faktúry – ako sa pripraviť včas?

Firmy sa postupne môžu zapojiť do dobrovoľného vyskúšania systému doručovania e-faktúr. Mnohé, najmä stredné a veľké podniky, už isté účtovné a podnikové systémy používajú. Musia preto počkať, či ich poskytovatelia budú patriť medzi certifikovaných digitálnych poštárov. Ak účtovný systém nie je „PEPPOL ready“, finančná správa odporúča vymeniť dodávateľa.

„Firmy môžu už teraz oslovovať svojich dodávateľov fakturačných systémov a s nimi si dohodnúť spôsob vystavovania/doručovania a prípadnej integrácie. Zároveň si so svojím dodávateľom a poštárom môžu dohodnúť testovanie vo forme výmeny dokumentov,“ uvádza finančná správa pre Podnikajte.sk.

Na druhej strane, menší podnikatelia, živnostníci či remeselníci vystavujú alebo prijímajú len jednotky až desiatky faktúr mesačne. Nepotrebujú tak drahý automatický systém, môže im stačiť konto do aplikácie digitálneho poštára, odkiaľ bude možné sťahovať faktúry a zasielať ich účtovníkovi, prípadne mu rovno udeliť prístup do aplikácie. „Spýtajte sa dodávateľa účtovného systému, či ich systém bude vedieť vystaviť elektronickú faktúru, ktorú následne vy, alebo váš účtovník iba nahrá a pošle cez aplikáciu digitálneho poštára. Určite si hľadajte digitálneho poštára, ktorý vám bude vedieť v aplikácií aj zobraziť elektronickú faktúru v PDF formáte, aby ste ju vedeli zaúčtovať aj manuálnym spôsobom, ak by váš dodávateľ účtovného systému nepodporoval automatický import elektronickej faktúry,“ radí finančná správa v interaktívnom sprievodcovi.

Ako na e-fakturáciu v praxi – príklady

Finančná správa uvádza niekoľko príkladov, ako by mali podnikatelia postupovať.

Bežný občan, ktorý očakáva faktúru za telekomunikačné služby

Elektronická fakturácia sa v tomto prípade občana netýka. Faktúru dostane tak, ako doteraz – mailom, poštou, cez aplikáciu operátora a podobne.

Kaderníčka bez účtovného softvéru – neplatiteľka DPH

Ak poskytuje služby len bežným zákazníkom – fyzickým osobám nepodnikateľom (napr. strihanie, farbenie), nemusí vystavovať elektronické faktúry. Postupovať bude tak, ako doteraz (napr. blok z eKasy alebo jednoduchá faktúra). Elektronické faktúry bude povinná vystavovať vtedy, ak by poskytovala služby iným podnikateľom alebo firmám a bola platiteľkou DPH.

Od 1.1.2027 však bude povinná prijímať elektronické faktúry – napr. za služby ako telefón, energie, prenájom či za dodanie tovaru (šampóny, kondicionéry a podobne).

Vybrať by si preto mala digitálneho poštára zo zoznamu certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby zverejneného na webovej stránke finančnej správy a zaregistrovať sa u neho. Na prijímanie faktúr jej postačí webová alebo mobilná aplikácia od digitálneho poštára, cez ktorú bude vedieť e-faktúry prijímať a odosielať, podobne ako keď pracuje s internet bankingom alebo e-mailom. Riešenie si vyberie priamo u digitálneho poštára podľa svojich potrieb - prístup k nemu môže mať aj jej účtovník. Do elektronickej fakturácie sa môže zapojiť aj dobrovoľne už v priebehu mája 2026, nemusí čakať na 1. január 2027.

Živnostník v stavebníctve, platiteľ DPH, má účtovný softvér

Ak fakturuje iným firmám alebo podnikateľom, povinnosť sa ho bude týkať od 1.1.2027, no dobrovoľne sa môže zapojiť už v máji 2026.

Potrebuje riešenie, ktoré vie vystavovať faktúry v predpísanom formáte (XML) a zároveň byť pripravený aj na prijímanie e-faktúr od dodávateľov (napríklad za tovar či telefón) – teda musí zabezpečiť elektronické odosielanie a prijímanie faktúr.

Takýto živnostník by si mal overiť u svojho účtovníka alebo dodávateľa ekonomického a účtovného softvéru, či bude vedieť elektronické faktúry nielen vystavovať, ale aj prijímať a zároveň automaticky komunikovať s poskytovateľom doručovacej služby (digitálnym poštárom).

Podľa toho si vyberie riešenie, ktoré mu bude najviac vyhovovať:

• Faktúry vytvorí priamo v účtovnom alebo fakturačnom softvéri, odkiaľ ich bude vedieť odosielať a prijímať (podobne ako doteraz), pretože softvér bude automaticky prepojený s digitálnym poštárom;
• Faktúry vytvorí vo svojom účtovnom softvéri ako doteraz, ktorý však nebude automaticky prepojený na digitálneho poštára – následne tieto faktúry nahrá (on alebo jeho účtovník) k digitálnemu poštárovi, ktorého si vyberie zo zoznamu certifikovaných poskytovateľov a ten zabezpečí ich odosielanie a prijímanie;
• Ak nemá komplexný účtovný systém, môže si vybrať digitálneho poštára, ktorý mu okrem odosielania a prijímania e-faktúr poskytne aj jednoduchú webovú alebo mobilnú aplikáciu na vystavovanie faktúr či základnú správu dokladov, teda riešenie „všetko v jednom“.

Doručovateľská firma, platca DPH, má účtovný softvér

Ak fakturuje iným firmám alebo podnikateľom, povinnosť sa ho bude týkať od 1.1.2027, no dobrovoľne sa môže zapojiť už v máji 2026.

Potrebuje riešenie, ktoré vie vystavovať faktúry v predpísanom formáte (XML), a zároveň musí vedieť prijímať e-faktúry od partnerov (napr. dodávateľov služieb či tovarov).

Overiť si môže u svojho dodávateľa ekonomického alebo účtovného systému, či bude vedieť elektronické faktúry nielen vystavovať, ale aj prijímať a zároveň automaticky komunikovať s digitálnym poštárom.

Ak to nebude podporovať, mala by si firma nájsť poskytovateľa účtovného softvéru, ktorý to dokáže, prípadne si vybrať digitálneho poštára, ktorý jej okrem odosielania a prijímania e-faktúr poskytne aj softvér na vystavovanie faktúr, teda riešenie „všetko v jednom“. Pri výbere digitálneho poštára zo zoznamu certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby zverejneného na webovej stránke finančnej správy, je vhodné zohľadniť najmä objem faktúr a úroveň integrácie s firemnými systémami. Tiež je potrebné prispôsobiť interné procesy (schvaľovanie, účtovanie, archiváciu) na spracovanie elektronických faktúr vo väčších objemoch.

Zavádzanie e-fakturácie v napätej hospodárskej situácii – zbytočná záťaž pre firmy

Čo sa nákladov týka, finančná správa predpokladá, že cenové ponuky a balíky služieb sa budú medzi poskytovateľmi líšiť – podobne ako napr. pri poskytovateľoch telekomunikačných služieb. Predplatné jednoduchej aplikácie digitálneho poštára, ktorá môže byť vhodným riešením pre menšie firmy či živnostníkov, odhaduje na jednotky eur mesačne. V každom prípade je potrebné rátať s časovou aj finančnou investíciou. ZPS zdôrazňuje, že ak štát od firiem žiada údaje o obchodoch v reálnom čase, mal by za to niečo ponúknuť – napríklad zrušenie iných výkazov či jednoduchšiu archiváciu dokumentov. Zatiaľ podnikatelia vidia len prácu navyše a vyššie náklady v súvislosti s novou povinnosťou. Štát ňou chce bojovať proti podvodom, no podnikatelia pripomínajú, že nepovedal, akej sume únikov má e-faktúra zamedziť. Nebude teda možné vyhodnotiť, či bol tento krok úspešný.