Ako manažovať firemné projekty tak, aby sa šetrili firemné financie aj čas zamestnancov a predchádzalo rizikám, ktoré môžu ohroziť ich úspech?
S rastom firiem v nich narastá tlak na profesionálnejšie vedenie projektov, ktoré zasahujú do rôznych častí firmy. Na jednej strane za to môže vývoj nových technológií, ktorý núti firmy digitalizovať, automatizovať, zefektívňovať procesy alebo dokonca reagovať na dopyt či konkurenciu rýchlejším vývojom svojich služieb a produktov. Na druhej strane je to u zamestnávateľov tlak na rastúce mzdové náklady a ostatné personálne výdavky, ktorý núti stále viac firiem zamýšľať sa aj nad nasledovnými otázkami:
- Aké pozície potrebujú, aby zabezpečili operatívu?
- Čo majú ľudia na týchto pozíciách robiť? Ako je hodnotené, že to, čo robia, robia dobre?
- Za čo je firma ochotná platiť a koľko?
- Za čo sú ľudia na týchto pozíciách primárne zodpovední? Vie to firma jasne artikulovať?
- Ako dnes trávia zamestnanci svoj pracovných čas?
- Kde by firma automatizáciou procesov dosiahla časové úspory?
- Do akých projektov potrebuje zapojiť zamestnancov mimo ich bežnej operatívy?
- Koľko toto zapojenie zamestnancov do projektov bude stáť času (= financií)?
Projektový manažment šetrí financie a čas
Zatiaľ čo v minulosti sa firmy pustili do realizácie svojich nápadov bez dôkladnejších analýz (čo všetko plánujú urobiť, koľko času na to budú potrebovať, kto z firmy sa má zapojiť a s akou kapacitou), v súčasnosti už túto živelnosť nahrádza (profesionálny) projektový manažment. Ide v podstate o lepšie naplánovanie jednotlivých aktivít, vrátane cieľov projektu, vytvorenie a kontrolu časového harmonogramu, zostavenie projektového tímu, ktorý bude za projekt zodpovedný a implementáciu samotného projektu so želaným výsledkom.
Ak sa firma rozhodne, že sa do nejakého projektu pustí, a teda bude do neho investovať financie, čas svojich ľudí a svoje technológie, určite by mala mať dobre spočítané, čo chce realizáciou projektu dosiahnuť. Napríklad, že nová kamenná prevádzka prinesie zvýšené tržby o X euro, že obstaraním nového ERP systému sa ušetria ľudské kapacity (napr. na manuálne spracovanie objednávok), že dodatočným skladovým modulom sa v logistike zoptimalizuje stav zásob a ležiakov, alebo že automatizovaním rôznych personálnych procesov (napr. elektronické zasielanie výplatných pások, schvaľovanie dovoleniek cez firemnú aplikáciu v mobile) sa ušetria rôzne administratívne náklady. Opísať a kriticky zhodnotiť benefity projektov, ešte predtým, ako sa do nich firma pustí, je taktiež neoddeliteľná súčasť projektového manažmentu.
Projekty ohrozujú najviac neočakávané udalosti
Nakoľko firmy investujú do svojich projektov nemalé finančné zdroje a časové kapacity svojich zamestnancov, musia si dávať pozor na riziká, ktoré sa s každým projektom spájajú. Úspešnosť akéhokoľvek projektu všeobecne najviac ohrozujú neočakávané udalosti. U klienta „vybuchne“ dôležitá zákazka, kľúčový človek v tíme nečakane ochorie a vypadne zo dňa na deň, alebo jeden z dodávateľov nie je schopný dodať dohodnuté komponenty či služby načas, a tým blokuje aj práce zadané iným dodávateľom. Projekt sa začne predlžovať, investície a rozpočet narastať a nové príležitosti alebo úspory, ktoré sme realizáciou nejakého projektu chceli vytvoriť, sa začnú zmenšovať.
Žiadna firma sa nedokáže pripraviť na všetky neočakávané
udalosti, ale na niektoré áno. Dokáže tým výrazne znížiť riziká, že sa
projekt nepodarí zrealizovať načas alebo podľa predstáv. Preto je prospešné
ešte pred začatím akéhokoľvek väčšieho projektu sadnúť si s ľuďmi, ktorí
budú do projektu zapojení (projektový tím), a prejsť si s nimi na
jednom z úvodných stretnutí nasledovné prípadné problémy a vopred sa na ne
pripraviť.
- Vágne zadanie projektu
- Nedostatok ľudskej kapacity
- Príliš veľa zmien počas trvania projektu
- Zlý manažment vzťahov
- Nedostatočná podpora vedenia
V praxi sa bežne stáva, že sa vo firme rozbehne projekt s na pohľad jednoduchým zadaním (napr. ideme otvoriť novú pobočku, veď už máme štyri, vieme ako na to), ale nie sú dostatočne zadefinované jeho ciele. Čo konkrétne bude projekt zahŕňať a čo bude z neho vylúčené, prečo vlastne firma tento projekt robí a prečo práve v tomto období (a nie napríklad neskôr). Aké budú z neho konkrétne, merateľné úžitky a aké dodatočné náklady sa realizáciou projektu vytvoria.
Podcenenie ľudských zdrojov potrebných na realizáciu projektu je jednou z najčastejších chýb, ktoré firmy urobia už v úvode. Manažment nestrávi dostatok času nad vytvorením projektového tímu, spísania konkrétnych úloh jednotlivých zamestnancov a toho, ako tieto dodatočné úlohy budú ovplyvňovať ich každodenné operatívne povinnosti. To znamená, že ak budú pracovať na nejakej úlohe z projektu, niečo z ich aktuálnych každodenných úloh, nebude urobené, alebo nebude urobené v takej kvalite ako doteraz. Ako to ovplyvní zákazníka? Ako to ovplyvní iné oddelenia? Jasný a reálny harmonogram, ktorý si odsúhlasí celý tím zodpovedný za realizáciu, je predpokladom úspešného ukončenia projektu načas a s požadovaným výsledkom.
Ako plynie čas realizácie projektu, objavujú sa nielen nové informácie, ale aj nové otázky, ktoré treba vyriešiť a, bohužiaľ, často aj nové náklady, s ktorými nikto nepočítal. Preto si človek zodpovedný za projekt (projektový manažér) musí ustriehnuť počet zmien, ktoré z rôznych strán do projektu vstupujú. A priebežne ich vyhodnocovať, resp. mať už vopred pripravený a manažmentom odsúhlasený postup, ako sa bude k navrhovaným zmenám oproti pôvodnému plánu vo firme pristupovať (napr. konfigurácia ďalšej funkcionality v IT systéme, s ktorou sa v pôvodnom pláne nepočítalo).
Manažment projektov je aj manažment vzťahov. Čím je projekt väčší, tým viac osôb a rôznych pováh do neho vstupuje - je potrebné ich nielen koordinovať, ale aj predchádzať konfliktom. Dobrý projektový manažér napríklad pri implementácii nového ERP systému nepozerá len na výsledky a technológie, ale stará sa aj o dobrú komunikáciu v rámci projektového tímu, s dodávateľmi alebo inými obchodnými partnermi. Nie nadarmo platí, že ak sa ľudia dokážu rozprávať a spolupracovať, vyriešia počas projektu akýkoľvek problém, často aj taký, ktorý presahuje ich osobné hranice.
Za správnu alokáciu firemných zdrojov (vrátane alokácie času zamestnancov) je zodpovedné vždy jej vedenie. Manažéri majú na starosti to, aby financie, technológie, ľudský čas a pozornosť zamestnancov boli venované firemným prioritám. Preto si manažéri musia dobre zvážiť, ako a koľko bežných úloh na svojich zamestnancov môžu delegovať, ak v rovnakom čase pracujú na nejakom významnom projekte. Zamestnanci sa často sťažujú, že nemajú dostatok času na prácu na projektoch, ktorú často vnímajú ako dodatočnú prácu. Je úlohou vedenia vytvoriť im správne podmienky aj pre prácu na projektoch, ktoré sú firemnými prioritami a uistiť sa, že dostávajú pravidelnú spätnú väzbu a ohodnotenie za svoju celkovú prácu.
Prečo je dôležité myslieť na rizikové faktory?
Zamyslením sa nad týmito piatimi rizikovými faktormi ešte pred začatím projektu, alebo aspoň v jeho úvodnej fáze, predídete nielen finančným stratám, ale aj mnohým sklamaniam. Na začiatku každého veľkého projektu panuje vo firme zväčša optimizmus a nadšenie z niečoho nového. Nie je problém ľudí nadchnúť, ale udržať ich pozornosť a správne manažovať ľudské kapacity tak, aby zamestnancom ostal optimizmus a sily aj do finálnej fázy projektu a na implementáciu výsledkov projektu do každodenného života firmy.
