Doba archivácie účtovných dokladov od roku 2018 bude 10 rokov

Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len “zákon o účtovníctve”) upravoval rozdielne lehoty pri uchovávaní jednotlivých účtovných záznamov. Účtovná závierka, výkazy vybraných údajov z účtovných závierok a výročná správa sa uchovávali počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Na tomto sa od roku 2018 nič nezmení.

Zmena nastáva pri účtovných záznamoch, ktoré mali dobu archivácie 5 rokov. Po novom sa uchovávajú účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy a účtový rozvrh počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Doba archivácie účtovných dokladov, ktoré sú podkladom na zostavenie účtovnej závierky, sa teda zosúladí s dobou archivácie účtovnej závierky. Taktiež bude zabezpečený súlad s daňovým poriadkom a doklady budú k dispozícii až do zániku práva na vyrubenie dane. Zákon o DPH vyžaduje rovnako uchovávanie faktúr po dobu 10 rokov.

Táto povinnosť sa netýka len nových dokladov po 1.1.2018. Povinnosť archivovať účtovné doklady 10 rokov platí pre všetky doklady, pri ktorých pôvodná päťročná doba uchovávania ešte neuplynula. Zjednodušene povedané, účtovné doklady za rok 2012 je potrebné uchovávať do konca roka 2017. Na tieto doklady sa už novela nevzťahuje. Pokiaľ ale ide o účtovné doklady za rok 2013 (a neskôr), týmto uplynie päťročná lehota až v roku 2018, teda už je potrebné postupovať podľa nového znenia zákona o účtovníctve a archivovať je potrebné 10 rokov.

Zároveň sa nová lehota uchovávania desať rokov vzťahuje aj na tie záznamy, ktoré sa týkajú spôsobu a formy vedenia účtovníctva (programové vybavenie, nosiče informácií na CD a pod.).

Účtovná jednotka môže archivovať účtovné záznamy v písomnej alebo elektronickej forme.

Podľa zákona o účtovníctve môže daňový úrad uložiť pokutu za porušenie povinností pri archivácii účtovných dokladov a súvisiacich záznamov až do výšky 100 000 €.

Upozornenie: Archivovanie účtovných dokladov a súvisiacich dokumentov vyžaduje nielen zákon o účtovníctve, pri archivovaní musí účtovná jednotka postupovať aj podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov. Archiváciu rôznych dokumentov upravujú tiež ďalšie zákony, napríklad zákon o DPH, o sociálnom poistení, zákon o zdravotnom poistení. Ak iný právny predpis ustanovuje dlhšie lehoty archivácie, je potrebné uplatniť túto dlhšiu lehotu.

Za osobitne závažné porušenie zákona hrozí zrušenie živnostenského oprávnenia

Novela zákona o účtovníctve od roku 2018 zavádza aj novinku v oblasti správnych deliktov a sankcií. Za osobitne závažné porušenie zákona sa bude považovať opakované spáchanie vybraných správnych deliktov. Ide o opakované porušenie týchto povinností: ak účtovná jednotka neviedla účtovníctvo, nezostavila účtovnú závierku alebo ak účtovná jednotka vykonávala účtovné zápisy mimo účtovných kníh, vykonávala účtovný zápis o účtovnom prípade, ktorý jej nevznikol, zatajovala a nezaúčtovala skutočnosť, ktorá je predmetom účtovníctva.

Daňový úrad pri opakovanom zistení spáchania uvedených správnych deliktov uloží pokutu do výšky 3 000 000 € a môže podať podnet na zrušenie živnostenského oprávnenia. Nové ustanovenia použijú na správne delikty spáchané po 31. decembri 2017.