Nedostatok spätnej väzby je najčastejší dôvod, prečo ľudia z firiem odchádzajú. Ako podať spätnú väzbu tak, aby pomáhala zlepšovať produktivitu a vzťahy v tíme, aby posúvala dopredu a nebola považovaná za útok?
Prax ukazuje, že kultúra otvorenej komunikácie, kde si zamestnanci aj nadriadení otvorene dávajú spätnú väzbu, podporuje produktivitu, inovácie a spokojnosť zamestnancov. Keď máme kultúru otvorenej komunikácie, nikto z prítomných sa nebojí povedať svoj názor a spätná väzba nie je braná ako útok ale ako dar či bežná súčasť komunikácie.
Efektívne podať spätnú väzbu znamená, že spätná väzba druhú osobu posunie a nebude braná, ako útok. O chybách pri spätnej väzbe sme písali v článku Robíte túto chybu pri dávaní spätnej väzby aj vy? Ak podávať spätnú väzbu správne – stačí si osvojiť 3 jednoduché kroky.
3 kroky k efektívnej spätnej väzbe
Predstavte si situáciu s kolegyňou Zuzanou. Prvý krát ste spolu viedli prezentáciu pred šéfom a nepáčilo sa vám, že vám často krát skočila do reči a takmer všetko vlastne povedala ona, aj keď ste sa dohodli inak.
Ako by ste jej dali spätnú väzbu tak, aby ste zachovali vaše dobré vzťahy, ale zároveň predišli opakovaniu tejto situácie nabudúce? Kľúčové sú 3 kroky:
- Popíšte správanie.
- Pomenujte dopad daného správania.
- Povedzte svoje očakávanie.
Pri spätnej väzbe popíšte správanie
Prvým krokom pri dávaní spätnej väzby je opísanie správania a situácie. Popisne a konkrétne pomenujeme to, čo ten človek robil. Vezmime si vyššie uvedenú situáciu s kolegyňou. Dať spätnú väzbu vieme rôznymi spôsobmi, sú ale všetky konštruktívne? Tak sa na to pozrime.
Čo myslíte, aká by asi bola reakcia Zuzany, keby počula toto?
„Ty si mi stále skákala do reči, veď si všetko povedala za mňa!“ alebo „Zuzi, ty sa stále potrebuješ pred šéfom ukazovať, však?!“
Reakcia by bola pravdepodobne dosť obranná. Zuzana by s najväčšou pravdepodobnosťou išla hneď dokazovať, že to nie je pravda, alebo by nás „obvinila“ z niečoho iného. Hlavne, aby bolo jej ego ochránené. Niet sa však čomu diviť. My sme týmto spôsobom na Zuzanu totiž naozaj zaútočili. Navyše, nemá ako vedieť, čo si má z danej situácie odniesť.
Ako by sa to teda dalo povedať ináč a konštruktívne? Začať by sme mohli napríklad takto: „Zuzi, keď sme včera prezentovali pred šéfom, mala som dojem/všimla som si, že keď som začala hovoriť moju dohodnutú časť o prínosoch riešenia, skočila si mi do reči a povedala si to za mňa .... „ alebo takto “Zuzi, všimla si si, že keď sme prezentovali, tak moju časť o prínosoch si celú povedala ty namiesto mňa, pretože si ma prerušila, hneď ako som o nej začala rozprávať?“
Aká si myslíte, že by bola reakcia Zuzany na túto spätnú väzbu? S väčšou pravdepodobnosťou by sa začala zamýšľať, že možno sa to tak naozaj udialo. Nemala by potrebu sa brániť, pretože na ňu neútočíme.
Keď sa chceme vyhnúť obranným reakciám a výhovorkám, ako prvé pri dávaní spätnej väzby potrebujeme popísať správanie. Bez akéhokoľvek hodnotenia, alebo útoku v slovách, či hlase. Vecne, konkrétne a bez emócií.
Pri spätnej väzbe pokračujte pomenovaním dopadu daného správania
Ďalším krokom je pomenovanie dopadu, aký má dané správanie. Na vás či na vašu prácu. Je to dôležitá súčasť efektívnej spätnej väzby, pretože dáva dôvod na zmenu konania a ponúka druhej osobe širší vhľad.
U Zuzany by to mohlo vyzerať nasledovne. „...... Ja som potom stratila niť a už som sa nevedela napojiť, čo mi bolo ľúto, keďže sme na tom robili spoločne..“.
Pomenovanie dopadu daného správania pomáha druhej strane pochopiť, aké má jej správanie dôsledky. Zvyšuje to vnútornú motiváciu zmeniť svoje správanie.
Na záver spätnej väzby povedzte svoje očakávanie
Na záver spätnej väzby povedzme, respektíve prediskutujme, čo by sme očakávali od druhej osoby nabudúce inak. Dávame tak jasne najavo, akú zmenu by sme prijali. Druhá strana potom vie, čo má robiť namiesto pôvodného správania. Bez tejto časti by ste stále mohli spôsobiť u druhej osoby zmätenie.
Je to, ako by ste boli na dovolenke a hľadali svoju cieľovú destináciu. Pýtate sa okoloidúceho a ten vám len povie, že idete zle. Nedá vám ale návrh, ako by ste mali ísť správne.
To, že „idete zle“ vám síce z časti pomôže, ale výrazne spomalí proces nápravy. Tak je to aj v efektívnej spätnej väzbe. Keď chcete pomôcť druhej strane, aby hneď vedela, čo má robiť inak, povedzte jej to. Pomôžete jej tým rásť rýchlejšie.
V Zuzaninom prípade by vaše očakávanie mohlo znieť nasledovne: „Nabudúce budem rada, keby si ma nechala povedať moju časť a pokiaľ k tomu niečo zabudnem, kľudne ma môžeš potom doplniť. Bolo by to takto pre teba v poriadku?“ alebo „Čo by ti nabudúce pomohlo nechať ma povedať moje časti?“ Možno vám odpovie, že nič. Možno povie, že si potrebuje byť istá, že ich viete, tak si ich predtým vyskúšate. Možnosti sú viaceré.
Toto boli príklady pre situáciu s kolegyňou Zuzanou. „Očakávanie“ však vždy záleží od konkrétnych ľudí, špeciálne od toho, kto dáva spätnú väzbu a celej situácie.
Malý tip pre lídrov, manažérov a majiteľov spoločností: pokiaľ vediete ľudí, zaangažujte ich do návrhov riešenia. Budú viac naklonení tomu, aby riešenie, ktoré sami vymysleli aj zrealizovali.
Keď pri spätnej väzbe použijeme všetky tri kroky, zvyšujeme tým šancu, že spätná väzba bude lepšie prijatá a prinesie zmenu správania, ktorú si želáme.
Keď budete riešiť vlastnú situáciu, možno zistíte, že povedanie týchto troch krokov vyžaduje prípravu a energiu. Je to tak. No investovaná energia do prípravy spätnej väzby vám prinesie ovocie vo forme lepších vzťahov a efektívnejšom fungovaní vašich ľudí.
