Posielajte svojmu účtovníkovi bločky a faktúry mobilom

Ešte pred pár rokmi sa ako jediný spôsob komunikácie a posielania dokumentov využívalo klasické zasielanie papierových listov prostredníctvom pošty. S pokrokom v rámci vývoja nových technológií a metód, prišli oveľa rýchlejšie a efektívnejšie spôsoby.

Určite poznáte a mnohí využívate elektronickú formu posielania dokumentov, ktorá pozostáva z viacerých krokov, čo sa môže zdať zdĺhavé:

  1. vyhotoviť sken dokladu – nutný prístup k technickému zariadeniu,
  2. napísať email svojmu účtovníkovi,
  3. vložiť prílohu mailu – sken dokumentu,
  4. odoslať e-mail,
  5. stiahnutie a uloženie prílohy účtovníkom,
  6. následné spracovanie dokladu.

Zasielanie dokladov nebolo nikdy jednoduchšie

Dnes sa však dajú posielať doklady svojmu účtovníkovi ešte rýchlejšie a účinnejšie, prostredníctvom mobilného telefónu a pomocou modernej mobilnej aplikácie. Vďaka mobilnej aplikácií HELIOS One , je možné ľahko a za pár sekúnd vyhotoviť fotografie potrebných dokladov. Účtovník ich má prakticky ihneď k dispozícií, bez zbytočného čakania, a môže doklady následne spracovať v účtovníckom programe.

Pýtate sa ako?

Stačí týchto pár jednoduchých krokov, ktoré zabezpečia pohodlie v rámci posielania dokladov:

  1. Podnikateľ prostredníctvom mobilnej aplikácie odfotí doklady (môže to byť napríklad práve zaplatený pokladničný doklad, odfotená prijatá faktúra alebo iný dôležitý dokument).
  2. Odfotený dokument sa automaticky ukladá do úložiska dokumentov, kam má vďaka obojstrannému prístupu dosah aj účtovník.
  3. Účtovník teda ihneď vidí doklady, ktoré podnikateľ odfotil a môže ich vzápätí spracovať a zaúčtovať.

Aplikácia HELIOS One prináša novú možnosť ako komunikovať, zdieľať dokumenty a mať aktuálne informácie o spoločnosti. Vďaka využívaniu mobilných zariadení a prácou s aplikáciou HELIOS One sa zvyšuje dostupnosť systému a je možné ho využívať prakticky kdekoľvek.

Ako ďalej prakticky využiť mobilnú aplikáciu HELIOS One?

Podnikatelia, ktorí sa chcú naplno venovať svojmu podnikaniu, trávia veľa času na služobných cestách, či na stretnutiach s obchodnými partnermi a nie sú viazaný k svojej kancelárií. Časovo sú veľmi vyťažení a svoje úsilie v maximálnej miere smerujú k zveľaďovaniu oblasti svojej činnosti podnikania a k snahe, aby sa ich podnik stal úspešným, a tým pádom aj výnosným.

Zabezpečenie iných činností, ktoré však súvisia so správou podniku, ako je napríklad vedenie účtovníctva, radi zveria do rúk odborníkom - účtovníkom, resp. účtovníckym spoločnostiam. Pre účtovníkov je dôležité, aby mali včas k dispozícií všetky doklady potrebné na spracovanie výstupov z účtovníctva.

Podnikatelia tým, že trávia väčšinu času starostlivosťou o podnik, často na doklady zabúdajú, nosia ich neskoro, nekompletné alebo tejto činnosti nevenujú až toľko pozornosti. Často doklady strácajú alebo naopak na poslednú chvíľu musia doslova bežať k účtovníkom.

Aj v týchto prípadoch je mobilná aplikácia HELIOS One pripravená pomôcť. Jednoducho stačí doklady hneď po prevzatí odfotiť pomocou mobilnej aplikácie a účtovník ich môže v okamihu spracovať. Často treba urgentne priniesť účtovníkovi doklady, ktoré musí zaúčtovať do určitého času. Namiesto naháňania sa na poslednú chvíľu „cez pol mesta“ na úkor času, stačí podklady odfotiť a doručenie dokladov je tým vyriešené. Podnikateľ ušetrí čas za cestu, ktorú by musel absolvovať a účtovník má doklady v momente k dispozícií.

S využívaním aplikácie HELIOS One získate tiež:

  • dostupnosť informácií a údajov - kedykoľvek a kdekoľvek
  • rýchlosť pri sprostredkovaní informácií – rýchly tok informácií
  • zefektívnenie existujúcich procesov
  • interaktívnosť pri výmene informácií
  • intuitívnosť a zrozumiteľnosť aplikácie
  • zvyšuje sa produktivita, čo šetrí čas a peniaze
  • účtovníctvo sa pre podnikateľa stane pomocou a oporou, nie „nutné zlo“

Pre správne využívanie funkcionality aplikácie je potrebné, aby podnikateľ aj účtovník využívali pre prácu účtovnícky systém HELIOS One a mali vytvorený unikátny obojstranný prístup“. Pomocou tohto prístupu získajú možnosť pracovať nad spoločnými dátami a vytvorí sa vzájomné prepojenie evidencií.

Aplikácia HELIOS One je dostupná pre operačný systéme iOS - App store alebo Android - Google play. V popise nájdete tiež detailnejší prehľad o funkciách aplikácie HELIOS One.

Vyskúšajte výhody a jednoduchosť aplikácie už teraz.

Viac podobných článkov nájdete na www.podnikajte.sk


Archivácia účtovných dokladov v elektronickej podobe: problémy z praxe

V súvislosti s elektronizáciou účtovníctva sú časté otázky, napríklad či je potrebné uchovávať aj listinný originál dokladu. Odpovede na prípady z praxe prinieslo Finančné riaditeľstvo SR.

Faktúra vs. zjednodušená faktúra

Aký je rozdiel medzi faktúrou a zjednodušenou faktúrou podľa zákona o DPH, kedy je možné zjednodušenú faktúru vystaviť a aké zmeny nastanú od roku 2025, sa dočítate v článku.

Overovanie dokladov zo zahraničia – apostille a superlegalizácia

Ako treba overiť doklady vydané v zahraničí, aby boli platne uznané na Slovensku? Aký je rozdiel medzi apostilom a superlegalizáciou?

KROS Fakturácia – moderná aplikácia pre podnikateľov

Čo si všímať pri výbere fakturačnej aplikácie a aké výhody ponúka tá od spoločnosti KROS?
To najlepšie z Podnikajte.sk do vašej schránky