Cloud mení spôsob práce s dokumentmi

Cloud mení spôsob práce s dokumentmi
Michal Vojtyla

Vyštudoval manažérske rozhodovanie a informačné technológie. Špecializuje sa na efektívne využívanie a automatizáciu IT v podnikaní. Podnikateľom ponúka viaceré webové služby - konzultácie, tvorbu webových stránok, správu webov a rôzne typy optimalizácií. Zaujíma sa o bezpečnosť a umelú inteligenciu.

Zobraziť viac
Zobraziť menej

Cloud ako úložisko dát predstavuje centrálny archív firemných informácií, ktoré máte dostupné kedykoľvek, kdekoľvek a z každého typu zariadenia. Skoncujte vo firme s USB kľúčmi a externými diskami. Ukladajte a zdieľajte dáta rýchlo, jednoducho a bezpečne.

Na svete existujú stovky poskytovateľov cloudových služieb zameraných na úložisko dát. Z nich sme vybrali tri najznámejšie, ktoré sme porovnali. Zvážili sme nasledovné kritéria:

  • bezpečnosť,
  • spoľahlivosť,
  • mobilné aplikácie,
  • zdieľanie a spolupráca,
  • automatická synchronizácia,
  • cena.

Okrem toho sme brali do úvahy jednoduchosť použitia, užívateľské prostredie, doplnkové funkcie ako možnosť obnovenia dokumentov, administráciu účtu, slovenský preklad, podporu a pomoc.

Microsoft OneDrive pre firmy

Microsoft berie cloud veľmi vážne, pretože ho považuje za budúcnosť. Dôkazom je cloudový kancelársky balík Office 365 a príprava budúceho cloudového operačného systému. Spoločnosť sa snaží o čo najväčšiu integráciu všetkých svojich služieb. Či už používate kancelárske balíky, serverové riešenia alebo Skype, zvážte nákup cloudu práve od Microsoftu. Osloviť vás môže široká funkcionalita, prepracované prostredie, mobilné aplikácie či cena. Spoločnosť Microsoft garantuje uloženie vašich dát na serveroch na území EÚ.

Poznámka: V minulosti Microsoft používal názov SkyDrive. Kvôli súdnym sporom ho musel premenovať na OneDrive.

TIP: Aktuálne OneDrive pre firmy ponúka 50% zľavu. Akcia je časovo obmedzená.

Google Disk pre prácu

Inovovaná služba pre všetkých priaznivcov Google. Ak používate Gmail, prípadne Kalendár alebo celý balík Google Apps, odporúčame vám ich cloud. Za najväčšie pozitíva považujeme jednoduché zdieľanie, spoluprácu s ostatnými službami Google a neobmedzené úložisko pre spoločnosti s viac ako piatimi zamestnancami (v opačnom prípade bude kapacita Disku obmedzená na 1 TB).

 

TIP: Prečítajte si o priamej konkurencii Office 365, cloudovej kancelárii spoločnosť Google

Dropbox

Populárna služba, ktorá si získala milióny užívateľov. Vyniká jednoduchým zdieľaním a tímovou spoluprácou. Najnovšie sa snaží o zmenu vnímania maximálneho dostupného miesta. Plán pre podnikateľov počíta s 1 TB dostupného miesta pre užívateľa. Ak však potrebujete viac, Dropbox Vám bezplatne zväčší kapacitu. Argumentuje tým, že zamestnanci by sa mali sústrediť na zdieľanie dokumentov a prácu a nie na to, koľko miesta majú ešte voľného. Veľkou nevýhodou je absencia nástrojov na online editáciu, na ktoré sme tak veľmi zvykli pri konkurenčných riešeniach.

Ktorý cloud si teda vybrať?

Všetky tri cloudové služby ponúkajú vynikajúce zabezpečenie, neustále vylepšujú svoje služby a vedú medzi sebou cenové vojny. Pri výbere cloudu sa riaďte jednoduchým pravidlom. Držte sa technológie jednej firmy. Používate Microsoft Office a služby tejto spoločnosti? Kúpte si ich cloud. Microsoft vám za používanie ich softvéru ponúka dodatočnú kapacitu v cloude. Používate viac služby spoločnosti Google? Zoberte si Google Disk.

  OneDrive Google Disk Dropbox
Synchronizácia
Počítačová aplikácia
Mobilné aplikácie
Práca v prehliadači pokročilá pokročilá základná
Kapacita / užívateľ 1 TB neobmedzená * 1 TB
Cena od / užívateľ / mesiac 2 € 7,72 € 10 €
Skúšobná verzia
Slovenský jazyk  

* pre 5 a viac užívateľov. Inak bude kapacita obmedzená na 1 TB

Oplatí sa zaobstarať si vlastný firemný cloud?

Záleží na rôznych kritériách. Ako veľmi si ceníte vaše dáta? Koľko chcete investovať do firemného úložiska? Čo všetko požadujete od cloudu? Najväčšou výhodou vlastného cloudu je kontrola na dátami. Vlastný cloud je finančne výhodnejší priemerne po dvoch rokoch. 

  Cena bez DPH od Poznámka
NAS server 250 €  
Pevný disk 1 100 € 2 TB
Pevný disk 2 100 € záložný
Softvér zadarmo  
Spolu 450 €  

Základná verzia pre malých podnikateľov. K tomu je potrebné pripočítať prácu špecialistu, ktorý všetko zapojí, nakonfiguruje a zaškolí zamestnancov. Potrebujete rýchle internetové pripojenie a pevnú IP adresu na prístup z internetu. Výsledná suma 500 € bez DPH a viac.

Na druhej strane však treba brať do úvahy funkcionalitu. Hoci sú dostupné aplikácie pre mobily a počítače, automatická synchronizácia a zdieľanie, bezplatný (open source) program sa nikdy nevyrovná komerčným riešeniam.

6 pravidiel na ochranu cloudu

  1. Nepoužívajte jednoduché heslá. V hesle používajte malé a veľké písmena, číslice a interpunkčné znaky. Heslo pravidelne meňte a nikde ho nezverejňujte ani nepíšte.
  2. Pre cloudový účet používajte heslo, ktoré nepoužívate na žiadnom inom účte. Nevyužívajte funkciu automatického prihlásenia do cloudu, ak s niekým zdieľate zariadenie (riešením môže byť zaheslovanie prístupu na zariadenie).
  3. Na prácu s cloudom používajte zabezpečené pripojenie (https://adresa namiesto http://adresa).
  4. Na prácu s cloudom nepoužívajte verejné WIFI siete bez šifrovania.
  5. Na každý nahratý súbor nastavte prístupové práva a súbory. Súbory, ktoré nie sú aktuálne alebo ich nepoužívate vymažte.
  6. Najcitlivejšie súbory zašifrujte.

Nedávno unikli z iCloudu, cloudu spoločnosti Apple, pikantné fotky desiatok známych celebrít. Dôvodom boli jednoduché hesla celebrít, ktoré si dostatočne nestrážili svoje súkromie. Váš cloud je  bezpečný iba tak, ako si ho zabezpečíte a staráte sa oň.

Viac podobných článkov nájdete na www.podnikajte.sk

Michal Vojtyla
Michal Vojtyla

Vyštudoval manažérske rozhodovanie a informačné technológie. Špecializuje sa na efektívne využívanie a automatizáciu IT v podnikaní. Podnikateľom ponúka viaceré webové služby - konzultácie, tvorbu webových stránok, správu webov a rôzne typy optimalizácií. Zaujíma sa o bezpečnosť a umelú inteligenciu.


Digitalizáciu vo firme netreba podceňovať, zamestnanci ju vyžadujú

Prieskum potvrdzuje, že Slováci chcú digitálne zdatného zamestnávateľa. Ako sa to odráža na rozhodovaní uchádzačov o zamestnanie a na čo by mali firmy myslieť pri zavádzaní digitálnych nástrojov?

Skladové hospodárstvo v praxi: zásoby a logistika v e-shopoch so špecifickým tovarom

Ako riešia predikciu zásob potravinové e-shopy alebo obchodníci, ktorí produkty sami vyrábajú? Na čo myslieť pri skladovaní a preprave tovaru, ktorý má špecifické vlastnosti?

Prenos osobných údajov z EÚ do USA: porušuje známa služba GDPR?

Európske dozorné orgány sa začínajú zaoberať prenosmi osobných údajov európskych užívateľov do USA. Do pozornosti sa dostala predovšetkým služba Google Analytics.

Moderné smart technológie pomáhajú zabrániť plytvaniu palivom

Vďaka inteligentným technológiám môžu firmy ušetriť nemalé náklady v súvislosti s prevádzkou nákladných automobilov. Pomáha im s tým fleet management. O čo ide?
To najlepšie z Podnikajte.sk do vašej schránky