Manažment je definovaný ako schopnosť a prax kontrolovania, usmerňovania alebo plánovania niečoho; „akt usmerňovania alebo riadenia s istým účelom“. Inými slovami, je to snaha plánovať, organizovať a mobilizovať ľudí a zdroje na daný účel. V prípade projektového manažmentu hovoríme o schopnostiach a zručnostiach, ktoré robia projekt realizovateľný a reálny. Projektový manažment je nástroj na zlepšenie práce, ktorej cieľom je priniesť zmenu.
Projekty
Projekt je rad aktivít zameraných na dosiahnutie istého cieľa v rámci daného rozpočtu a časového rozvrhu. Výsledkom projektovania by malo byť zefektívnenie činností. Každý projekt ma pevný začiatok a koniec, systematický plán, samostatné prostriedky, určené ciele a pracuje na ňom viacero ľudí.
Aby mohol byť projekt úspešný je potrebné spojiť nasledovné 4 faktory:
- potreba alebo problém – správne zhodnotenie nedostatku,
- príležitosť na projekt – projekt musí mať priestor na realizáciu a musí byť podporený peniazmi, ľuďmi a cieľovou skupinou,
- nápad a vízia – mala by byť zrozumiteľná, aby objasnila akú významnú a udržateľnú zmenu projekt prinesie,
- schopnosť – pre projekt je dôležité správe vyváženie schopností, energie, zdrojov a organizácie.
Pred tým ako sa pustíte do projektu budete musieť zodpovedať nasledovné otázky:
- definovanie zámerov, cieľov, kontextu a cieľovej skupiny (V akom kontexte sa projekt uskutoční?, Aké zmeny so sebou prinesie?, Prečo realizovať tento projekt?, Aký je očakávaný výsledok?, Pre koho je projekt určený?, Aké problémy sú v stávke?),
- obsah projektu (Aká je téma a obsah projektu?, Aký je zvolený prístup (metodológia)?, Aké aktivity sú zahrnuté?, Čo je potrebné, aby projekt pokračoval?)
- kde a kedy (Kde bude projekt realizovaný?, Ako dlho bude trvať?, Kedy sa začne/skončí?)
- financovanie (Aké sú celkové náklady (plánovanie/realizácia a hodnotenie)?, Odkiaľ budú pochádzať potrebné finančné prostriedky?)
- partner (Budú v projekte partneri?, Kto sú parteri?, Aká je ich úloha?, Aké sú opatrenia pre koordináciu?)
- prostriedky (Spĺňa projekt podmienky na finančnú pomoc?, Môže využiť existujúce vybavenie?, podmienky?)
- komunikácia (Vnútorná komunikácia: ako sa šíria informácie v projektovom tíme?, Vonkajšia komunikácia: potrebuje projekt mediálne pokrytie?, (Prečo? Ako? Ktoré aspekty?)
- hodnotenie a pokračovanie (Ako a kedy by mal byť projekt hodnotený?, Ktoré aspekty?, Prečo?, Aké je plánované pokračovanie?)
Pri projektoch sa snažte vyhnúť najmä nasledovným kritickým faktorom:
- nedostatočná autorita;
- nedostatočná participácia a plánovanie projektového tímu;
- nedostatočná participácia projektového tímu na riešení problémov;
- nedostatočné komunikačné schopnosti;
- nedostatočné technické zručnosti;
- nedostatočné administratívne zručnosti;
- nereálne časové rozvrhy projektu;
- nejasné ciele projektu.
Etapy realizácie projektu
Každý projekt má určité charakteristické črty:
- Projekty majú účel: projekty majú jasne definované zámery a majú v úmysle dospieť k jasne definovaným výsledkom. Ich účelom je vyriešiť „problém“, čo si vyžaduje vopred urobiť analýzu potrieb.
- Projekty sú obmedzené v čase a priestore: majú začiatok a koniec a sú realizované na konkrétnom mieste a v konkrétnom kontexte.
- Projekty sú komplexné: projekty vyžadujú rôzne plánovacie a realizačné schopnosti a zahŕňajú rôznych partnerov a aktérov.
- Projekty sú jedinečné: všetky projekty pramenia z nových nápadov. Poskytujú konkrétnu odpoveď na potrebu (problém) v konkrétnom kontexte. Sú inovatívne.
