Archivácia by mala ísť ruka v ruke s digitalizáciou

Ako podnikatelia ste určite postrehli zmeny zákona o účtovníctve, konkrétne predĺženú dobu archivácie dokumentov súvisiacich s podnikaním. V tomto čase možno plánujete rozšírenie skladu, vybavenia alebo zvažujete služby archivačnej spoločnosti. Predtým sa však zamyslite - budete môcť pristupovať k týmto dokumentom tak jednoducho, ako doteraz?

Uloženie dokumentov do externého archívu, akokoľvek je bezpečný, vám skomplikujem prístup k dôležitým údajom. Samozrejme, že archivovať budete dokumenty, ktoré aktuálne nepotrebujete a nemusíte využívať na dennej báze. Ako to však v podnikaní chodí, nikdy neviete, čo sa vám a vášmu biznisu prihodí. Preto by ste mali byť pripravení aj na možnosť, že archivovanú zmluvu s dátumom spred niekoľkých rokov budete musieť vytiahnuť.

„Často sa nám stáva, že klienti s archivovanými dokumentmi k nim potrebujú ad hoc prístup. Či už sú to zmluvy, faktúry, dohody, aj pri rýchlom sprocesovaní požadaviek v archíve a ideálnych podmienkach, môže zabrať doručenie archivovaného dokumentu späť ku klientovi pol dňa. A to v prípade, že sídlo jeho spoločnosti nie je na opačnom konci Slovenska. Práve v týchto prípadoch je digitalizácia archivovaných dokumentov nenahraditeľná,” hovorí Dáša Foglarová z DOCKitIN.

DOCKitIN je spoločnosť, ktorá sa digitalizácii venuje na dennej báze. Aby preklenula problém s dostupnosťou archivovaných dokumentov alebo otázku overenia nejakej informácie z dokumentu, vytvorila intuitívnu aplikáciu, v ktorej klienti nájdu všetky zdigitalizované dokumenty. Na jednom mieste, ľahko vyhľadateľné podľa kľúčových slov a použiteľné okamžite.

Vďaka prepojeniu klasickej služby, akou je bezpečná archivácia dokumentov, s cloudovou technológiou získavajú zákazníci skutočný komfort. Ako však hovorí pani Foglarová, CEO spoločnosti, archivácia je skutočne tou najmenšou časťou tohto komfortu.

„Klienti môžu archivovať dokumenty vážne kdekoľvek. Podstatné je, ako sa k nim dostanú. Aj v prípade klasických kartoték v rohu kancelárie môže trvať zbytočne dlho, kým sa im podarí nájsť práve to, čo hľadajú. To je tá najväčšia výhoda digitalizácie. Vďaka nej nezažívate nepríjemné chvíle, v ktorých sa hneváte sami na seba a nadávate si, prečo nemáte v archíve lepší systém alebo väčší poriadok.”

Preto, ak už zvažujete, ako sa prispôsobíte novým zákonným zmenám, určite nevynechajte zo svojich plánov digitalizáciu.

 

Viac podobných článkov nájdete na www.podnikajte.sk


Zaručená konverzia dokumentov

Zaručená konverzia predstavuje prevod z listinnej formy dokumentu do elektronickej a naopak. Túto službu poskytujú notári, právnici či pošta. O čo presne ide a aká je cena?

Kyberhrozby v podnikaní – aké sú a ako im predísť?

Firmy môžu na internete zdieľať dôležité dokumenty medzi zamestnancami, vykonávať finančné operácie, ale aj komunikovať o interným záležitostiach spoločnosti. A práve citlivé údaje sú v hľadáčiku kyberzločincov, ktorí svojou kreativitou a know-how dokážu firmám sťažiť ich podnikanie.

Obeh a archivácia účtovných a daňových dokladov

Účtovné doklady preukazujú, že účtovný prípad nastal, sú prostriedkom pri zisťovaní základu dane z príjmov a niektoré slúžia pre účely dane z pridanej hodnoty. Ich nesprávnosť, strata alebo zničenie môže mať pre účtovnú jednotku (podnikateľa) podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“) sankčné dôsledky až do výšky 100 00 eur zvýšené o dodatočné dorubenia daní. Náležitá starostlivosť venovaná obehu účtovných dokladov, dôkladnej kontrole, dostatočnej ochrane a dodržanie predpisov pri ich archivovaní minimalizuje riziko pokút alebo dodatočných odvodov daní. Rozširujúca sa elektronizácia vedenia účtovníctva a obchodnej komunikácie ovplyvňuje účtovné a daňové doklady. Slovenské právne predpisy upravujú aj oblasť elektronických účtovných dokladov, daňových dokladov a archiváciu elektronických účtovných a daňových dokladov.

Čo s dokladmi po uplynutí doby archivácie

V priebehu podnikateľskej činnosti a v súvislosti s jej výkonom generuje podnikateľský subjekt dokumenty a taktiež prijíma dokumenty z externého prostredia. Vytvárajú registratúru. Tieto dokumenty, resp. dokumentáciu je povinný istý čas uchovávať a uplynutí lehoty ich uchovávania časť vyradí. Nemožno ich však vyradiť svojvoľne ale je potrebné dodržať legislatívou stanovený postup. Podnikatelia v tejto súvislosti musia byť pripravení na množstvo byrokracie. V tomto článku sa dočítate viac.