Tipy a služby na efektívnu prácu z domu

Michal Vojtyla | 29.08.2016
Tipy a služby na efektívnu prácu z domu

Práca z domu je trend súčasnej doby. Podnikatelia pracujú z domu. Mladí chcú pracovať z domu. My pracujeme z domu. Ako začať? Zhrnuli sme pol ročné skúsenosti do krátkeho návodu. Doma môžete spraviť skutočne viac, ako keby ste sedeli v kancelárii.

Nutnosť fyzickej prítomnosti na pracovisku sa čoraz viac vytráca zo slovenských firiem. Poďakovať sa môžeme flexibilným formám práce, populárnemu „freelancingu “ a technológiám, ktoré nám túto situáciu uľahčujú zvládnuť. Ak vám zamestnávateľ ponúkol benefit pracovať aj z iného miesta ako je pracovisko, určite ho využite. Nebojte sa zmeny. Často zlepšíte nielen svoj pracovný výkon, ale budete mať aj viac času na rodinu, priateľov alebo šport.

Tip: 6 typov aplikácií, ktoré musí mať každý podnikateľ v mobile.

Tipy pre začínajúcich homeworkerov

  • Začnite pracovať v podobnom čase ako obyčajne. Aspoň na začiatok.
  • Dôležité veci vybavte čím skôr.
  • Telefonáty a e-maily sa snažte vybaviť doobeda.
  • Počas práce si robte krátke 5 minútové prestávky. Prejdite a napite sa.
  • Otvorené okno prinesie čerstvý vzduch a nové myšlienky.
  • Počúvajte svoje obľúbené rádio alebo hudbu.
  • Nerozptyľujte sa domáci prácami. Teraz pracujete.
  • Nezanedbávajte svoje zdravia a pravidelne športujte.

Ako minimalizovať rušivé elementy pri práci?

Najväčším nepriateľom práce z domu sú bez diskusie sociálne siete a zábavné portály, ktoré od nás neustále vyžadujú našu pozornosť. Preto odporúčame nástroje, ktoré blokujú prístup na tieto stránky. Jednou z možností je modul Strict Workflow dostupný pre prehliadač Chrome (v angličtine). Môžete si nastaviť čas na prácu a čas na oddych. Zvolíte si, ktoré stránky chcete blokovať a spustíte modul. Jednoduché. Pre iné prehliadače odporúčame stiahnuť a nainštalovať program Cold Turkey Desktop (v angličtine).

Ďalším zlozvykom je čítanie správ a blogov, ktoré nesúvisia s prácou . Riešenie na zvýšenie produktivity je RSS čítačka, ktorá zobrazuje správy z viacerých zdrojov. Nemusíte chodiť na niekoľko webstránok, ale môžete si pohodlne prečítať všetko na jednom mieste. Odporúčame zahraničnú službu flowreader.com (v angličtine). Okrem správ si môžete zobraziť aj príspevky zo sociálnych sietí. Ak nestíhate alebo nechcete čítať článok práve teraz, uložte a prečítajte si ho neskôr.

TIP: E-maily riešte blokovo, niekoľko krát (3-4) počas dňa. Inak si vypínajte e-mailového klienta a venujte sa ďalším pracovným povinnostiam. Rovnako si vypnite pripojenie na internet na mobilnom telefóne. Nebudete neustále rušený, zlepší sa vaša koncentrácia a rýchlejšie dokončíte dôležité úlohy.

Komunikácia s kolegami nebola nikdy jednoduchšia

Pri niektorých problémoch potrebujeme pomoc kolegov. Cez telefón sa riešia určité typy problémov zložito. Chcete niečo názorne ukázať? Pomôcť kolegovi? Skúste program TeamViewer, ktorý umožňuje pripojiť sa na diaľku na iný počítač. Môžete tak pracovať s iným počítačom ako keby ste za ním priamo sedeli. Porady odporúčame riešiť cez Skype. Je bezplatný, jednoduchý a umožňuje ako klasické hovory, tak i video hovory. Ak preferujete riešenia od spoločnosti Google, použite aplikáciu Hangouts. Výbornou službou na písanie a spolupracovanie je Slack. Podporuje vkladanie súborov a označovanie ľudí. Vždy budete v obraze o všetkom dôležitom. Môžete si vytvárať kanály pre jednotlivé pracovné tímy. Pri spolupráci na projektoch dajte šancu službe Trello. Ľahko uvidíte aký je postup prác, kto na čom pracuje a ktoré úlohy musíte ešte dokončiť.

TIP: Zvážte možnosť vytvorenia vlastnej firemnej sociálnej siete, kde by boli uvedené postupy, odkazy na rôzne pomôcky, diskutovali by sa problémy či ciele firmy. Vyššie plány služby Office 365 túto funkcionalitu poskytujú. Ich sociálna sieť sa nazýva Yammer.

Výmena súborov

Ak nejaký tím tvorí spoločný dokument, súčasťou práce je, že členovia tímu si neustále vymieňajú súbory. Väčšinou si rôzne verzie súborov posielajú ako prílohu mailov. Výsledok je nasledovný:

 

Aby ste predišli podobným zmätkom a šetrili svoj čas, stačí využívať možnosti, ktoré súčasné technológie ponúkajú. Riešením je tvorba dokumentov v cloude. Existujú bezplatné i platené verzie. Minimálne s jednou sa už určite každý stretol. Medzi najznámejšie patria:

  • OneDrive,
  • Google Disk,
  • Dropbox,
  • iCloud.

Všetky spomenuté služby majú prepracované užívateľské rozhranie, jednoduché možnosti zdieľania a ochrany súkromia a dostupné mobilné aplikácie. Svoje súbory tak môžete mať vždy a všade so sebou.

Upozornenie: Vždy majte vytvorenú zálohu svojich dát! Nielen firemných, ale aj osobných. Cloud je výbornou možnosťou ako mať dostupné najnovšie dáta na všetkých zariadeniach. V prípade krádeže zariadenia či hardvérovej poruchy je vlastná záloha na nezaplatenie.

Práca so súbormi

Koľko čitateľov sa stretlo so situáciu, kedy bolo potrebné dokončiť správu, hlásenie, rozpočet, resp. nejaký dokument, na ktorom ste spolupracovali s kolegami a každý pracoval na svojej vlastnej kópii dokumentu? Potom ste si ich navzájom posielali, kopírovali a upravovali. Vedeli ste, že existuje spôsob, pri ktorom môžu na jednom dokumente pracovať zároveň viacerí ľudia? Vzájomnú spoluprácu podporuje Google vo svojich online dokumentoch. Výnimkou nie je ani služba Office 365 od Microsoftu. Akonáhle potrebujete na dokumente pracovať viacerí, jedinou efektívnou možnosťou je práca online.

TIP: Služba Office 365 poskytuje kompletný balík produktov na prácu. Nielen na práci so súbormi. Jedna služba rieši mnohé problémy podnikateľov a preto túto službu môžeme iba odporučiť.

Ostatné šikovné služby (v angličtine)

Toggl – Služba na meranie času. Odmerajte, ako dlho Vám trvajú jednotlivé činnosti a sumárne PDF pošlite šéfovi alebo klientovi.

Rescue Time – Veľmi šikovný nástroj na odhalenie pracovných rezerv. Nástroj sleduje kde a ako veľa času trávite „prácou“ na počítači.

Stopky – Rýchla pomoc ak nemáte po ruke mobil.

Wunderlist – Užitočný to-do list. Zapíšte si úlohy od šéfa, osobné poznámky alebo nákupný zoznam.

Evernote – Bezplatná služba na zaznamenávanie poznámok.

Najlepšie články do vášho mailu každý pondelok

Čítajte len to, čo vás naozaj zaujíma. Sumár vybraných článkov raz za týždeň, žiadny spam. Zasielanie newslettra si môžete kedykoľvek vypnúť.

Zvoľte si témy: