Zamestnancovi počas pracovnej cesty vzniká nárok na cestovné náhrady. O aké náhrady ide, v akej lehote musí vyúčtovanie cesty predložiť a kedy musí dostať preddavok, sa dočítate v článku.
Podľa Zákonníka práce môže zamestnávateľ vyslať zamestnanca na pracovnú cestu mimo obvodu obce pravidelného pracoviska alebo bydliska zamestnanca len s jeho súhlasom. To neplatí v prípadoch, ak vyslanie na pracovnú cestu vyplýva priamo z povahy dohodnutého druhu práce, miesta výkonu práce alebo ak je to dohodnuté v pracovnej zmluve. Zamestnancovi vyslanému na tuzemskú alebo zahraničnú pracovnú cestu patria cestovné náhrady ako plnenie nad rámec jeho mesačnej mzdy.
Poskytovanie náhrad výdavkov a iných plnení upravuje zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“), a to nielen pri pracovných cestách, ale aj pri:
- dočasnom pridelení na výkon práce,
- výkone práce v zahraničí,
- vyslaní do členského štátu EÚ,
- vzniku pracovného a štátnozamestnaneckého pomeru či obdobného pracovného vzťahu,
- mimoriadnom výkone práce mimo rozvrhu pracovných zmien.
Základné pojmy - pracovná cesta a pravidelné pracovisko
Zamestnávateľ môže vyslať zamestnanca na:
- tuzemskú pracovnú cestu, ktorá sa vykonáva v rámci územia SR,
- zahraničnú pracovnú cestu, ktorou sa rozumie čas pracovnej cesty a výkon práce v zahraničí do skončenia tejto cesty.
Pracovnou cestou v zmysle zákona o cestovných náhradách je čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia cesty. U osôb vymenovaných alebo zvolených do orgánov právnickej osoby (napr. konateľ) pracovná cesta trvá od nástupu osoby na plnenie činností pre ňu vyplývajúcich z osobitného postavenia vrátane výkonu činnosti do skončenia tejto cesty (tzn. u týchto osôb nie je určené pravidelné pracovisko).
Pre správne určenie momentu, kedy sa výkon práce zamestnanca považuje za výkon práce na pracovnej ceste, je rozhodujúce identifikovať pravidelné pracovisko zamestnanca. Je to miesto písomne dohodnuté so zamestnancom v osobitnej dohode. Ak nie je dohodnuté osobitne, potom je pravidelným pracoviskom miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohodách o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, tzn. samostatná písomná dohoda medzi zamestnávateľom a zamestnancom má prednosť pred pracovnou zmluvou alebo dohodou. Zatiaľ čo pracovná zmluva alebo dohoda môže určiť viacero miest výkonu práce, za pravidelné pracovisko by sa malo považovať vždy len jedno miesto.
U zamestnancov s častou zmenou pracoviska je možné dohodnúť ako pravidelné pracovisko miesto trvalého alebo prechodného pobytu zamestnanca. V praxi je bežné, že pravidelné pracovisko nemusí byť totožné s miestom výkonu práce uvedeným v pracovnej zmluve či v dohode. Pravidelné pracovisko sa medzi zamestnávateľom a zamestnancom dohodne pre účely posúdenia nároku na cestovné náhrady podľa zákona o cestovných náhradách. Cieľom je, aby zamestnancovi nevznikali neúmerné náklady s výkonom práce a aby zodpovedalo potrebám oboch strán.
Kto je zamestnancom podľa zákona o cestovných náhradách v roku 2024
Zákon o cestovných náhradách samostatne definuje pojem „zamestnanec“. Podľa § 1 tohto zákona sú zamestnancami:
- zamestnanci v pracovnom pomere alebo v štátnozamestnaneckom pomere, ak zákon o štátnej službe neustanovuje inak,
- členovia družstiev, ak je podľa stanov podmienkou členstva aj pracovný vzťah,
- fyzické osoby, ktoré vykonávajú práce na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (t. j. dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o vykonaní práce, dohoda o brigádnickej práci študenta), ak je to v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnuté,
- osoby, o ktorých to ustanovuje tento zákon (napr. zahraniční zamestnanci vykonávajúci pracovnú cestu u slovenského zamestnávateľa) alebo to ustanovuje osobitný predpis (napr. starostovia miest a obcí, poslanci obecného zastupiteľstva, audítori, daňoví poradcovia a pod.),
- osoby, ktoré sú vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby a nie sú k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu (napr. konatelia s. r. o., členovia predstavenstva, členovia dozorných rád, komisií, osoby volené do orgánov neziskových organizácií, atď.), ak týmto osobám nevzniká nárok na vyplatenie cestovných náhrad z titulu pracovnoprávneho vzťahu,
- osoby, ktoré plnia pre právnickú osobu alebo fyzickú osobu úlohy a nie sú k právnickej osobe alebo fyzickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu ani v inom právnom vzťahu, ak je to dohodnuté (osoby, ktoré vykonávajú svoju činnosť na základe dobrovoľnosti, pričom na základe dohody majú právo na cestovné náhrady, napr. v oblasti rôznych projektov či prác v neziskových organizáciách).
Zákon zároveň určuje, akému zamestnancovi náhrada nepatrí. Podľa odseku 5 sa náhrada nevyplatí zamestnancovi, ktorému je vyplácaná náhrada inou právnickou osobou alebo fyzickou osobou, pričom táto náhrada je vyplatená v plnej výške. Ak je len čiastočne, zamestnancovi vznikne nárok na rozdiel medzi už vyplatenou náhradou a náhradou podľa tohto zákona.
Na aké cestovné náhrady má zamestnanec nárok v roku 2024
Zákon o cestovných náhradách definuje povinné náhrady preukázaných výdavkov, ktoré je zamestnávateľ povinný poskytnúť zamestnancovi pri výkone pracovnej cesty. Povinné cestovné náhrady sú pre zamestnávateľa v nadväznosti na zákon o dani z príjmov daňovým výdavkom a na strane zamestnanca nie sú predmetom dane zo závislej činnosti (tzn. zamestnanec neplatí zo zákonných cestovných náhrad daň ani odvody).
Aby vznikol zamestnancovi nárok na cestovné náhrady, vyžaduje sa od zamestnanca predloženie preukázaných výdavkov príslušnými dokladmi s výnimkou stravného. Ak zamestnanec výdavky nepreukáže, môže mu zamestnávateľ poskytnúť náhrady v ním uznanej sume s prihliadnutím na určené podmienky pracovnej cesty.
Podľa zákona o cestovných náhradách zamestnancovi vyslanému na tuzemskú pracovnú cestu patria (tzv. povinné/obligatórne náhrady):
- náhrada preukázaných cestovných výdavkov – počas pracovnej cesty môže zamestnanec využiť viaceré dopravné prostriedky, ako autobus, vlak, lietadlo, súkromné motorové vozidlo, motorové vozidlo poskytnuté zamestnávateľom a pod. Nárok na cestovnú náhradu vzniká po predložení príslušných dokladov, napr. cestovný lístok na MHD, letenky, bločky za nákup pohonných hmôt atď. Na aké cestovné náhrady vzniká nárok pri použití súkromného vozidla zamestnanca sa dočítate v ďalšej časti článku;
- náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie – zamestnávateľ preplatí zamestnancovi výdavky za prenocovanie v hoteli či apartmáne na základe faktúry, pokladničného dokladu alebo iného dokladu preukazujúceho rozsah poskytnutých služieb;
- stravné –pričom nárok na stravné vzniká aj bez zdokladovania výdavkov na stravovanie priamo zo zákona. Podrobnosti o stravnom pri tuzemskej a zahraničnej pracovnej ceste uvádzame v ďalšej časti článku;
- náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov – napr. vstupenky na konferenciu, prednášku, parkovné, diaľničné poplatky, prenájom vozidla a pod.;
- náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu jeho rodiny do miesta pobytu (alebo iného miesta na území SR, ak bolo vopred dohodnuté) – nárok na náhradu vzniká, ak pracovná cesta trvá viac ako sedem po sebe nasledujúcich kalendárnych dní, a to každý týždeň, ak nie je v kolektívnej zmluve, prípadne v pracovnej zmluve alebo v inej písomnej dohode so zamestnancom, dohodnutá táto náhrada za dlhší čas, najdlhšie však za jeden mesiac.
Zamestnancovi vyslanému na zahraničnú pracovnú cestu navyše patrí aj náhrada za komerčné poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí, ak sa zamestnanec poistil sám a náhrada za povinné alebo odporúčané očkovanie (pri ceste do tropických oblastí alebo do inak zdravotne obťažných oblastí).
Zamestnávateľ sa môže dobrovoľne rozhodnúť zamestnancovi poskytnúť náhrady nad rámec zákona o cestovných náhradách. Ide o tzv. fakultatívne cestovné náhrady, ktoré sú obvykle upravené v pracovnej zmluve, kolektívnej zmluve, vo vnútornom predpise alebo v inej písomnej dohode. Medzi dobrovoľné cestovné náhrady patrí napr. zvýšenie stravného nad rámec zákona. Náhrady nad rozsah určený zákonom o cestovných náhradách sú predmetom zdanenia a vymeriavacím základom sociálnych a zdravotných odvodov na strane zamestnanca a pre zamestnávateľa sú daňovým výdavkom, ak sú upravené vo vnútornom predpise alebo v kolektívnej zmluve.
Paušalizácia cestovných náhrad v roku 2024
V niektorých prípadoch môže zamestnávateľ uznať výdavky zamestnanca aj napriek tomu, že ich nepreukáže konkrétnymi dokladmi, a to tzv. paušalizáciou náhrad, ktorú upravuje § 34 zákona o cestovných náhradách. Cieľom paušalizácie je znížiť administratívnu náročnosť spojenú s vyúčtovaním pracovných ciest. Vychádza sa z priemerných (primeraných) podmienok rozhodujúcich na poskytovanie náhrad zamestnancovi, ktoré by mu boli vyplatené, ak by vypracoval klasické vyúčtovanie pracovnej cesty. V praxi by mal zamestnávateľ viesť kalkuláciu náhrad, z ktorých pri paušalizácii vychádzal, pričom sa prihliada na záujmy zamestnanca a nároky vyplývajúce zo zákona o cestovných náhradách. Zmena podmienok (napr. medziročné zvyšovanie súm stravného) by sa mala odraziť aj vo výške paušálnej náhrady.
Nárok na stravné pri tuzemskej a zahraničnej pracovnej ceste zamestnanca v roku 2024
Nárok na stravné je považovaný za zákonnú náhradu, ktorú zamestnávateľ prizná zamestnancovi aj bez predloženia dokladov za každý kalendárny deň. To, či zamestnancovi vzniká nárok na stravné, je určené uplynutím času pracovnej cesty a skutočnosťou, či bolo stravovanie poskytnuté napr. v cene ubytovania, alebo bezodplatne. Výška stravného aj časové pásma sa pri tuzemskej a zahraničnej pracovnej ceste líšia. Podrobnosti sú uvedené v tabuľke:
| Pracovná cesta | Časové pásma | Suma stravného | Opatrenie |
|---|---|---|---|
| Tuzemská pracovná cesta | 5 – 12 hodín | 7,80 eur | Opatrenie Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR č. 368/2023 Z. z. |
| nad 12 – 18 hodín | 11,60 eur | ||
| nad 18 hodín | 17,40 eur | ||
| Zahraničná pracovná cesta | do 6 hodín vrátane | 25 % zo základnej sadzby stravného | Opatrenie Ministerstva financií SR č. 401/2012 Z. z. |
| nad 6 hodín – 12 hodín | 50 % zo základnej sadzby stravného | ||
| nad 12 hodín | stravné v sume základnej sadzby |
Sumy stravného sa zaokrúhľujú na desať eurocentov nahor.
Základnú sadzbu stravného pri zahraničnej pracovnej ceste určuje opatrenie MF SR č. 401/2012 Z. z. zvlášť pre jednotlivé krajiny v mene euro alebo v cudzej mene.
Viac o aktuálnych sumách stravného pri tuzemských pracovných cestách sa dočítate v článku Stravné od 1.10.2023.
Zamestnancovi nepatrí nárok na stravné, ak boli raňajky, obed a večera poskytnuté bezodplatne alebo v cene ubytovania (tzn. stravovanie bolo zabezpečené v celom rozsahu). Stravné sa kráti, ak:
- sú poskytnuté raňajky o 25 %,
- je poskytnutý obed o 40 %,
- je poskytnutá večera o 35 %.
Pri tuzemskej pracovnej ceste sa stravné kráti príslušným percentom z hodnoty stravného pre časové pásmo nad 18 hodín, zatiaľ čo pri zahraničnej pracovnej ceste sa vychádza zo sumy stravného pre časové pásmo nad 12 hodín.
Nárok na stravné pri pracovných cestách u zamestnancov v špecifických prípadoch
V praxi môžu nastať špecifické prípady u zamestnancov s častou zmenou pracoviska, keď jednotlivé pracovné cesty síce nepresahujú časové pásma podľa zákona, ale napriek tomu im patrí nárok na stravné nasledovne:
- ak súčet hodín pracovných ciest za kalendárny deň prevýši 5 hodín a viac, pričom každá z nich je v trvaní menej ako 5 hodín, zamestnancovi patrí nárok na stravné za celkový čas trvania týchto pracovných ciest,
- ak počas dvoch kalendárnych dní zamestnanec vykoná pracovnú cestu, ktorá v každom kalendárnom dni trvá síce menej ako 5 hodín, ale v súčte trvajú najmenej 5 hodín, má nárok na stravné pre časové pásmo 5 až 12 hodín,
- ak počas jednej pracovnej zmeny v rámci dvoch kalendárnych dní vykoná zamestnanec viac pracovných ciest, z ktorých každá trvá menej ako 5 hodín, pričom v súčte trvajú 5 hodín a viac, patrí zamestnancovi stravné za celkový čas trvania týchto pracovných ciest (pri nočných zmenách prechádzajúcich z jedného kalendárneho dňa do druhého).
Pri zahraničných pracovných cestách sa nárok na stravné určuje nasledovne:
- ak zamestnanec strávi čas počas jedného kalendárneho dňa pracovnej cesty vo viacerých štátoch, zamestnávateľ výšku stravného vypočíta s použitím základnej sadzby tej krajiny, v ktorej zamestnanec strávil najviac hodín,
- ak by zamestnanec na pracovnej ceste v zahraničí strávil počas jedného kalendárneho dňa rovnaký počet hodín vo viacerých krajinách, zamestnávateľ mu poskytne stravné v eurách alebo v cudzej mene s použitím základnej sadzby, ktorá je pre zamestnanca výhodnejšia.
Použitie súkromného vozidla zamestnanca pri pracovnej ceste v roku 2024
Zamestnávateľ je povinný pri vyslaní na pracovnú cestu prihliadať na oprávnené záujmy zamestnanca. Po dohode so zamestnávateľom môže v praxi dôjsť napríklad k situácii, kedy počas pracovnej cesty bude použité súkromné osobné motorové vozidlo zamestnanca.
Nárok na cestovné náhrady pri použití súkromného motorového vozidla zamestnanca vzniká pri splnení nasledovných podmienok:
- zamestnanec sa musí písomne dohodnúť so zamestnávateľom,
- zamestnanec musí použiť motorové vozidlo iné ako motorové vozidlo poskytnuté zamestnávateľom.
Zamestnanec pri pracovnej ceste nemusí použiť výlučne vlastné vozidlo, môže si ho na čas pracovnej cesty aj požičať (odplatne či bezodplatne). Dôležité je, aby nebolo vozidlo poskytnuté zamestnávateľom (t. j. aby vozidlo nemal vo vlastníctve alebo nemal prenajaté zamestnávateľ a poskytol ho zamestnancovi na pracovnej ceste).
Upozorňujeme, že súkromné vozidlo zamestnanca využívané na podnikateľské účely zamestnávateľa je predmetom dane z motorových vozidiel.
Nárok na cestovné náhrady pri použití súkromného motorového vozidla zamestnanca
V súvislosti s využitím motorového vozidla pri výkone práce na pracovnej ceste vzniká zamestnancovi nárok na:
- náhradu za spotrebované pohonné látky,
- náhradu za kilometer jazdy (tzv. kilometrovné) - od 1.7.2023 je suma základnej náhrady za jeden km jazdy stanovená Opatrením MPSVaR č. 247/2023 Z. z. pre jednostopové vozidlá a trojkolky vo výške 0,071 eura a pre osobné cestné motorové vozidlá vo výške 0,252 eura. Sumu základnej náhrady pre nákladné automobily, autobusy a traktory dohodne zamestnávateľ so zamestnancom osobitne. Sumy základných náhrad sa zaokrúhľujú na tri desatinné miesta nahor.
Pri pracovnej ceste, na ktorú motorové vozidlo poskytol zamestnancovi zamestnávateľ, zamestnancovi nepatrí náhrada za kilometer jazdy.
Náhrada za spotrebované pohonné látky sa vypočíta ako cena pohonnej látky x spotreba podľa technického preukazu alebo osvedčenia o jeho evidencii. Z čoho sa vychádza pri určení ceny pohonnej látky, definuje zákon o cestovných náhradách nasledovne:
- buď ide o cenu pohonnej látky z dokladu o kúpe, pričom musí byť zrejmé, že doklad súvisí s pracovnou cestou. Ak zamestnanec disponuje viacerými dokladmi, cena sa môže (nemusí) vypočítať ako aritmetický priemer preukázaných cien,
- alebo ak doklad o kúpe zamestnanec nemá, potom sa pri výpočte uplatní cena pohonnej látky platná v čase nástupu na pracovnú cestu, zistená Štatistickým úradom SR.
V zmysle zákona o cestovných náhradách existujú pri použití súkromného vozidla na pracovnej ceste ďalšie 2 spôsoby určenia výšky cestovných náhrad:
- náhrada vo výške sumy cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy, ktorá sa môže použiť len v situácii, ak bolo súkromné motorové vozidlo na pracovnej ceste použité na vlastnú žiadosť zamestnanca. Ak by použitie súkromného vozidla vyžadoval zamestnávateľ, zamestnancovi patrí náhrada za spotrebované pohonné látky a za každý kilometer jazdy,
- paušálna suma.
Okrem vyššie uvedených cestovných náhrad má zamestnanec nárok aj na náhrady za vedľajšie výdavky (napr. parkovné, diaľničné známky).
Preddavky na pracovnú cestu v roku 2024
Zamestnávateľovi vzniká povinnosť poskytnúť zamestnancovi preddavok len pri zahraničnej pracovnej ceste a pri vyslaní do štátu EÚ. Preddavok sa vypláca vo výške predpokladaných náhrad. V iných prípadoch zamestnávateľ preddavok vyplatí, ak o to zamestnanec požiada. Preddavok môže byť poskytnutý:
- v hotovosti,
- prevodom na účet zamestnanca,
- formou cestovného šeku,
- zapožičaním platobnej karty zamestnávateľa.
Preddavok vyplatí zamestnávateľ zamestnancovi v mene euro alebo v inej mene podľa Opatrenia MF SR (napr. v CZK, ak zamestnanec vykoná pracovnú cestu v ČR). V eurách sa preddavok poskytne pri pracovnej ceste alebo vyslaní do štátov eurozóny alebo tretích štátov. Ak sa pracovná cesta alebo vyslanie vykoná v štátoch, ktoré nie sú členskými štátmi eurozóny alebo tretími štátmi, zamestnávateľ poskytne preddavok v cudzej mene. Ak banka alebo zmenáreň nevydáva cudziu menu, preddavok sa poskytne v mene euro. Zamestnávateľ sa môže so zamestnancom dohodnúť, že preddavok bude poskytnutý v inej mene ako stanovuje zákon o cestovných náhradách.
Pri vyúčtovaní náhrad sa pri prepočte sumy stravného poskytnutého v eurách na cudziu menu a naopak a pri prepočte v cudzej mene na inú cudziu menu použije referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený ECB alebo NBS, ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta začala. Upozorňujeme, že týmto kurzom sa prepočítava výlučne stravné, nie ostatné cestovné náhrady vo vyúčtovaní pracovnej cesty.
Vreckové pri pracovnej ceste v roku 2024
Vreckové poskytuje zamestnávateľ zamestnancovi ako dobrovoľné (fakultatívne) plnenie len pri zahraničnej pracovnej ceste. V zmysle zákona môže byť poskytnuté až do výšky 40 % zo sumy stravného. Vzhľadom na to, že nejde o zákonnú povinnosť, je hodnota vreckového predmetom dane a odvodov na strane zamestnanca aj zamestnávateľa.
Vyúčtovanie pracovnej cesty v roku 2024
Zamestnávateľ vysiela zamestnanca na pracovnú cestu a zároveň písomne určuje podmienky pracovnej cesty, najmä miesto nástupu, miesto výkonu práce, čas trvania, spôsob dopravy a miesto skončenia pracovnej cesty. Uvedené náležitosti by mali byť zadefinované pred začiatkom pracovnej cesty a sú súčasťou tzv. cestovného príkazu.
Zamestnanec je povinný doklady preukazujúce vynaložené výdavky počas pracovnej cesty s výnimkou stravného (napr. faktúru za hotel, cestovné lístky a pod.) predložiť zamestnávateľovi do 10 dní od skončenia pracovnej cesty a vrátiť nevyúčtovaný preddavok. Lehota môže byť predĺžená v kolektívnej zmluve, v písomnej dohode so zamestnancom alebo vo vnútornom predpise zamestnávateľa, najdlhšie však do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom bola pracovná cesta skončená. Rovnaké lehoty sa týkajú aj vyplatenia náhrad a vyúčtovania pracovnej cesty zo strany zamestnávateľa. V prípade, ak by zamestnanec nepredložil vyúčtovanie pracovnej cesty včas, nezaniká jeho nárok na vyplatenie cestovných náhrad.
Cestovné náhrady na základe vyúčtovania pracovnej cesty zamestnávateľ vyplatí, resp. vysporiada so zamestnancom po zohľadnení preddavku (ak bol vyplatený).
Vzniknuté rozdiely sa vyplácajú, resp. vracajú v mene poskytnutého preddavku, ak sa zamestnanec so zamestnávateľom nedohodnú inak.
