Aké povinnosti čakajú podnikateľa, ak sa rozhodne prijať do firmy prvého zamestnanca? Prehľad úkonov súvisiacich so začatím zamestnávania nájdete v článku.
Povinnosti zamestnávateľa pri začatí zamestnávania
Ak sa podnikateľ rozhodne zamestnávať ľudí, ako novému zamestnávateľovi mu vznikne veľké množstvo povinností. Týkať sa ho začne nielen 139-stranový Zákonník práce, ale aj ďalšie predpisy upravujúce rôzne iné oblasti – daňovú, odvodovú či bezpečnosť práce. Ak by sme spočítali 20 zákonov, ktoré upravujú zamestnávanie (hoci nie všetky sa v plnom rozsahu týkajú len zamestnávania, ako je tomu pri Zákonníku práce), k 1. januáru 2024 majú spolu vyše 1 700 strán, čo skutočne nie je málo. A za ich nedodržiavanie hrozia zamestnávateľovi pokuty.
V tomto článku sa budeme venovať tým povinnostiam, ktoré má zamestnávateľ v súvislosti s prijatím prvého zamestnanca do pracovného pomeru (väčšina sa však týka aj zamestnania osoby na niektorú z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru).
Nahlásenie voľného pracovného miesta
Ak plánujete zamestnať zamestnanca na pracovný pomer, máte povinnosť nahlásiť voľné pracovné miesto a jeho charakteristiku príslušnému úradu práce, sociálnych vecí a rodiny. Urobiť tak môžete osobne, telefonicky či mailom. Tiež je možné využiť internetový portál www.sluzbyzamestnanosti.gov.sk alebo si túto povinnosť splníte, ak využijete niektorý z pracovných portálov, s ktorými má Ústredie práce, sociálnych vecí a rodiny podpísanú dohodu o spolupráci (worki.sk, profesia.sk, kariera.sk). Podrobné informácie nájdete v článku Povinnosť nahlasovania voľného pracovného miesta.
Povinnosti zamestnávateľa voči zamestnancovi
Jednou z prvých povinností je vyhotovenie pracovno-právnych dokumentov, predovšetkým pracovnej zmluvy, príp. dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru. Zákonník práce upravuje náležitosti týchto dokumentov, ktoré je potrebné dodržať.
Pri pracovnej zmluve ide o podstatné náležitosti, ktorými sú:
- druh práce a jeho stručná charakteristika,
- miesto výkonu práce alebo miesta výkonu práce, ak ich je viac, alebo pravidlo, že miesto výkonu práce určuje zamestnanec,
- deň nástupu do práce a
- mzdové podmienky.
Pri ostatných pracovných podmienkach a podmienkach zamestnávania má zamestnávateľ právo voľby, či informáciu o nich poskytne zamestnancovi samostatne v písomnej forme (listinne alebo elektronicky), alebo ich dohodne priamo v pracovnej zmluve ako ďalšie pracovné podmienky.
Nového zamestnanca musí zamestnávateľ oboznámiť najmä s právami a povinnosťami, ktoré mu vyplývajú z pracovnej zmluvy, s pracovnými aj mzdovými podmienkami, ďalej s právnymi predpismi vzťahujúcimi sa na jeho prácu a predpismi na zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, ktoré musí zamestnanec pri svojej práci dodržiavať.
Zamestnanec pred, resp. pri nástupe do zamestnania podpisuje aj ďalšie dokumenty, týkajúce sa napríklad daňových či odvodových výhod (uplatnenie nezdaniteľnej časti, daňového bonusu na dieťa, odvodových výnimiek...), ochrany osobných údajov, zrážok zo mzdy a pod. Viac si prečítajte v článku Doklady potrebné pri nástupe do zamestnania.
Zamestnanec musí dostávať najmenej minimálnu mzdu
Pri nastavení odmeňovania zamestnanca je potrebné prihliadať na zákon o minimálnej mzde. Zamestnávateľ musí poskytovať zamestnancovi mzdu najmenej vo výške minimálnej mzdy, resp. minimálnej mzdy prislúchajúcej pre konkrétny stupeň náročnosti práce.
V roku 2024 platí minimálna (hrubá) mzda vo výške 750 eur. Tá sa zvyšuje podľa náročnosti práce, pričom Zákonník práce rozoznáva až šesť stupňov náročnosti. V najvyššom stupni dosahuje výšku 1 330 eur. Viac informácií nájdete v článku Minimálna mzda v roku 2024 podľa stupňov náročnosti (koeficientov).
Pre zamestnávateľa nie je najdôležitejším ukazovateľom hrubá mzda zamestnanca, ale skôr cena práce, ktorá je tvorená nielen hrubou mzdou, ale aj odvodmi. Pri „klasickom“ zamestnancovi bez nejakých výnimiek či úľav je sadzba odvodov zamestnávateľa 36,2 % z hrubej mzdy. Viac sa dočítate v článku Odvody zamestnanca a zamestnávateľa v roku 2024.
Tip: Na rýchly prepočet ceny práce alebo čistej mzdy použite našu mzdovú kalkulačku.
Dovolenka zamestnanca, príspevok na stravovanie a ďalšie benefity
Celková cena práce, teda náklady, ktoré vám so zamestnávaním vzniknú, však netvorí len hrubá mzda a odvody zamestnávateľa. Započítať je potrebné napríklad aj náhradu mzdu, kedy zamestnancovi platíte, ale prácu nevykonáva. Napríklad počas dovolenky. Základná výmera dovolenky zamestnanca sú najmenej 4 týždne. Nárok na aspoň 5 týždňov dovolenky majú zamestnanci, ktorí do konca roka 2024 dovŕšia 33 rokov alebo tí, ktorí sa trvale starajú o dieťa. Viac sa dočítate v článku Dovolenka v roku 2024 – na koľko dní má zamestnanec nárok?
Náhradu príjmu tiež vyplácate počas trvania dočasnej pracovnej neschopnosti (prvých 10 dní platí vždy zamestnávateľ). O tejto téme viac informácií nájdete v článku PN zamestnanca v roku 2024 – náhrada príjmu a nemocenské.
Nezabudnite ani na ďalší náklad, ktorým je tvorba sociálneho fondu. Prostriedky sociálneho fondu sú určené na realizáciu sociálnej politiky v oblasti starostlivosti o zamestnancov. Podrobnosti nájdete v článku Sociálny fond – tvorba a použitie.
Povinnosťou zamestnávateľa je aj poskytovanie príspevku na stravovanie. Nárok na zabezpečenie stravovania alebo poskytnutie finančného príspevku na stravovanie má zamestnanec, ktorý v rámci pracovnej zmeny vykonáva prácu viac ako štyri hodiny. Ak pracovná zmena trvá viac ako 11 hodín, zamestnávateľ môže zabezpečiť ďalšie stravovanie alebo poskytnúť ďalší finančný príspevok na stravovanie. O konkrétnych sumách sa dočítate viac v článku Stravné v roku 2024.
Príspevok na rekreáciu musia poskytovať tie firmy, ktoré majú aspoň 50 zamestnancov, takže menších zamestnávateľov sa netýkajú. Rátajte však aj s prípadnými ďalšími benefitmi pre zamestnancov, akými sú napríklad firemný mobil či auto, 13. plat atď.
Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci
Veľkú skupinu povinností voči zamestnancovi má zamestnávateľ v súvislosti s ochranou a bezpečnosťou zdravia pri práci (BOZP), s ochranou pred požiarmi či v súvislosti s pracovnou zdravotnou službou. Ich rozsah sa odvíja predovšetkým od toho, v akej kategórii prác sú zamestnanci zaradení (nerizikové/rizikové povolania). Dôležité je však upozorniť, že do istej miery sa týkajú každého zamestnávateľa.
Registračné povinnosti v Sociálnej poisťovni
Prvý úrad, ktorý potrebujete začať riešiť, je Sociálna poisťovňa. Registrovať je potrebné zamestnávateľa a tiež prvého (aj každého ďalšieho) zamestnanca.
Zamestnávateľ sa prihlasuje do registra zamestnávateľov Sociálnej poisťovne najneskôr v deň predchádzajúci dňu, v ktorom začne zamestnávať aspoň jedného zamestnanca. Použiť je potrebné formulár Registračný list zamestnávateľa.
Keďže so Sociálnou poisťovňou musí zamestnávateľ komunikovať elektronicky, potrebné je vybaviť si tiež prístup k e-Službám Sociálnej poisťovne.
Následne zamestnávateľ prihlasuje do Sociálnej poisťovne zamestnanca, a to prostredníctvom tlačiva Registračný list fyzickej osoby. Termín na podanie registračného listu zamestnanca je pred vznikom pracovnoprávneho vzťahu, najneskôr deň pred začatím výkonu činnosti zamestnanca.
Počas zamestnávania budete podávať Sociálnej poisťovni predovšetkým mesačné výkazy poistného a príspevkov, a, samozrejme, sociálne odvody bude potrebné každý mesiac aj platiť.
Registračné povinnosti v zdravotnej poisťovni
Zamestnaním zamestnanca sa stávate platiteľom poistného v príslušnej zdravotnej poisťovni podľa toho, kde je váš zamestnanec poistencom. Registrovať sa teda treba v konkrétnej zdravotnej poisťovni podľa toho. Na registráciu zamestnávateľa použijete tlačivo Oznámenie o vzniku, zmene a zániku platiteľa poistného, resp. cez online formulár na stránkach zdravotných poisťovní. Lehota je do ôsmich pracovných dní.
Upozornenie: Ak by váš zamestnanec neplatil z pracovno-právneho vzťahu zdravotné poistenie, ako je tomu napríklad pri dohode o brigádnickej práci študentov, do zdravotnej poisťovne sa neprihlasujete.
Do zdravotnej poisťovne prihlasujete tiež zamestnanca, za ktorého sa stávate platiteľom poistného na verejné poistenie. Na tento účel použite tlačivo Oznámenie zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie, ktoré podávate obvykle do ôsmich pracovných dní.
Aj so zdravotnou poisťovňou je povinná elektronická komunikácia, preto si vybavte aj prístup do elektronických služieb tej-ktorej poisťovne a všetky podania realizujte len online. Počas zamestnávania vás čaká, rovnako ako v sociálnom poistení, predovšetkým podávanie výkazov a platenie odvodov.
Registrácia zamestnávateľa na daňovom úrade
Povinnosti vznikajú aj voči daňovému úradu – ide však len o registráciu zamestnávateľa za platiteľa dane z príjmov zo závislej činnosti, nie zamestnanca. Ak už však zamestnávateľ registráciu na daňovom úrade má, čo je obvyklý prípad, pretože už má spravidla pridelené DIČ na základe registrácie na daň z príjmov, nemá v tejto súvislosti povinnosť registrácie, ale len oznamovaciu povinnosť. Lehota je do 30 dní odo dňa, v ktorom vznikla povinnosť zrážať preddavky na daň. Registrácia, resp. oznámenie zmeny sa vykoná prostredníctvom tlačiva Žiadosť o registráciu, oznámenie zmien, žiadosť o zrušenie registrácie na daň z príjmov, daň z pridanej hodnoty a daň z poistenia. Podnikatelia a platitelia DPH komunikujú s daňovým úradom výlučne elektronicky.
Každý mesiac, keď budete vyplácať príjmy zo závislej činnosti, vás neminie podávanie mesačných prehľadov o zrazených preddavkoch na daň (ako aj ich platenie). Raz ročne podávate aj hlásenie o vyúčtovaní dane. Viac informácií o týchto tlačivách a termínoch nájdete v článku Prehľad o zrazených preddavkoch a hlásenie o vyúčtovaní dane v roku 2024 (vzor).
V súvislosti so sankciami od daňového úradu dávame do pozornosti aj novinku, ktorú popisujeme v článku „Druhá šanca“ pri ukladaní daňových pokút od roku 2024.
