Dátové schránky

Norbert Seneši | 25.08.2014
Dátové schránky

Elektronické schránky zriadil 1. januára 2014 štát všetkým dospelým občanom. Postupne ich majú mať zriadené a aktivované aj všetci podnikatelia. Majú uľahčiť komunikáciu so štátom.

Čo sú to dátové schránky a načo slúžia

Dátové (elektronické) schránky sú zriaďované na základe zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente). V súvislosti elektronizáciou štátnej správy majú dátové schránky slúžiť na elektronickú komunikáciu občanov a podnikateľov s verejnou správou. Dátové schránky umožňujú elektronické doručovanie žiadostí a dokumentov s rovnakými účinkami ako pri listinnej forme ich doručovania. Ich funkciu možno teda zjednodušene prirovnať ku klasickým fyzickým poštovým schránkam s tým rozdielom, že budú v elektronickej podobe, s čím je spojené množstvo výhod.

Prostredníctvom dátovej schránky je možné odosielať správy, prijímať správy, prijímať notifikácie o odoslaní a doručení správ a informovať sa o stave odoslaných žiadostí. Výhody využívania elektronických schránok sú:

  • dostupnosť – podanie môže vykonať ktokoľvek z akéhokoľvek miesta s prístupom na internet a s potrebným technickým vybavením (viac v ďalšej časti článku),
  • nižšie náklady – odpadajú poštové náklady a správne poplatky sú zo zákona pri elektronických podaniach v polovičnej výške v porovnaní s podaniami v listinnej podobe,
  • bezpečnosť – komunikácia cez dátové schránky sa považuje za vysoko zabezpečenú a doručovanie dokumentov v rámci nich je garantované zo zákona,
  • informovanie – používateľ je v súvislosti jednotlivými podaniami informovaný o ich odoslaní a doručení prostredníctvom notifikácií.

Komu a kedy budú zriadené dátové schránky

Zriaďovanie dátových schránok má na starosti Úrad vlády Slovenskej republiky. Dátové schránky sú zriaďované fyzickým osobám, fyzickým osobám – podnikateľom, právnickým osobám, orgánom verejnej moci a subjektom medzinárodného práva. Celoplošne boli dátové schránky zriadené fyzickým osobám starším ako osemnásť rokov 1. januára 2014 a bolo ich zriadených približne 4,5 milióna. Všetkým fyzickým osobám – podnikateľom a právnickým osobám boli hromadne zriadené dátové schránky k 31. januáru 2014, ak príslušný register, ktorý ich má v evidencii (živnostenský register, obchodný register), poskytol Úradu vlády Slovenskej republiky všetky potrebné údaje na ich zriadenie do 31. decembra 2013.

Subjekt Kedy sa zriaďuje dátová schránka
Fyzická osoba automaticky po dovŕšení veku osemnásť rokov
Fyzická osoba – podnikateľ bezodkladne po vzniku oprávnenia na podnikanie (zápis do živnostenského registra)
Právnická osoba bezodkladne po vzniku (zápis do obchodného registra)
Orgán verejnej moci bezodkladne po vzniku
Subjekt medzinárodného práva do piatich pracovných dní odo dňa doručenia žiadosti o zriadenie elektronickej schránky
Právnická osoba, ktorá nemá sídlo na území SR do piatich pracovných dní odo dňa doručenia žiadosti o zriadenie elektronickej schránky
Fyzická osoba, ktorá nie je štátnym občanom SR a nemá miesto podnikania na území SR do piatich pracovných dní odo dňa doručenia žiadosti o zriadenie elektronickej schránky

Každému subjektu sa zriaďuje len jedna elektronická schránka. Výnimkou je fyzická osoba, ktorá je súčasne podnikateľom alebo orgánom verejnej moci alebo je orgán verejnej moci zároveň aj právnickou osobou, ktorá nevykonáva verejnú moc. Týmto subjektom sa zriadi dátová schránka pre každé z týchto postavení. Znamená to, že napríklad živnostník bude mať zriadené dve dátové schránky. Jednu ako fyzická osoba – nepodnikateľ a druhú ako fyzická osoba podnikateľ.

Cena za zriadenie dátových schránok a ich kapacita

Zriaďovanie dátových schránok je pre všetkých bezplatné. O zriadenie dátovej schránky nie je potrebné osobitne žiadať, pretože dátová schránka je zriaďovaná automaticky na základe údajov zaslaných z registra fyzických osôb, živnostenského registra alebo obchodného registra. Výnimku tvorí subjekt medzinárodného práva, fyzická osoba, ktorá nie je občanom SR a nemá na území SR miesto podnikania a právnická osoba so sídlom v zahraničí. Tieto subjekty o zriadenie dátovej schránky musia žiadať prostredníctvom formuláru zverejneného na Ústrednom portáli verejnej správy www.slovensko.sk.

Základná kapacita dátovej schránky je 1 GB. Existuje aj možnosť zvýšenia kapacity dátovej schránky cez žiadosť dostupnú priamo v dátovej schránke. Za zvýšenie kapacity dátovej schránky na obdobie jedného roka o 1 GB sa platí 10 eur, o 10 GB sa platí 100 eur a za zvýšenie kapacity o 100 GB ročne sa platí 1 000 eur. Po dosiahnutí úrovne 80 % kapacity dátovej schránky je jej používateľ upozornený o tejto skutočnosti notifikáciou.

Po presiahnutí maximálnej úložnej kapacity dátovej schránky z nej budú automaticky odstránené najstaršie prečítané správy a notifikácie až po uvoľnenie určitej kapacity. Neprečítané správy a notifikácie pritom nikdy nebudú odstránené. Toto odstraňovanie správ a notifikácií sa začne najskôr 60 dní odo dňa doručenia upozornenia o dosiahnutí úrovne 80 % kapacity dátovej schránky a najskôr v deň nasledujúci po dni prečítania elektronickej správy alebo notifikácie.

Čo je potrebné na prístup do dátovej schránky

Prístup do elektronických schránok sa uskutočňuje prostredníctvom Ústredného portálu verejnej správy www.slovensko.sk. Pre prihlásenie sa tohto portálu a teda aj do dátovej schránky je potrebné mať elektronický občiansky preukaz (eID karta) s aktivovanou funkciou pre elektronickú komunikáciu (online eID funkcia), ktorá sa aktivuje zadaním bezpečnostného osobného kódu na okresnom riaditeľstve Policajného zboru. Okrem toho je potrebné pre prístup na portál mať aj čítačku čipových kariet s nainštalovanými ovládačmi a softvérom eID klient na prácu s elektronickým občianskym preukazom. Pre neobmedzené využívanie elektronických služieb je vhodné požiadať na Polícii aj o bezplatné nahratie kvalifikovaného certifikátu na vytváranie zaručeného elektronického podpisu cez elektronický občiansky preukaz.

Na prístup do dátovej schránky fyzickej osoby - nepodnikateľa a fyzickej osoby - podnikateľa je oprávnená osoba, pre ktorú bola elektronická schránka zriadená. Na prístup do dátovej schránky právnickej osoby je oprávnený štatutárny orgán právnickej osoby alebo člen štatutárneho orgánu právnickej osoby, ktorej bola elektronická schránka zriadená. Pri organizačnej zložke právnickej osoby má toto oprávnenie vedúci tejto organizačnej a štatutárny orgán alebo člen štatutárneho orgánu právnickej osoby, o ktorej organizačnú zložku ide. Firmy sa budú prihlasovať do svojej dátovej schránky cez svojich štatutárov tak, že títo sa prihlásia do dátovej schránky firmy pomocou elektronického občianskeho preukazu a po zadaní bezpečnostného osobného kódu si vyberú možnosť prihlásenia ako právnická osoba.

Na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou je možné udeliť oprávnenie aj inej fyzickej alebo právnickej osobe. Majiteľ dátovej schránky môže udeliť oprávnenie na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou inej osobe a vykonať zmenu týchto oprávnení prostredníctvom osobitnej žiadosti, resp. funkcie dátovej schránky. V udelení oprávnenia sa tiež určí rozsah oprávnení pre splnomocnenú osobu. Počet osôb prihlásených do dátovej schránky nie je obmedzený a v rovnakom čase môže byť do nej súčasne prihlásených niekoľko oprávnených osôb.

Aktivácia a povinnosť používania dátovej schránky

To, že je dátová schránka zriadená, neznamená ešte že je aj aktivovaná. Až aktivovaná dátová schránka umožní jej využívanie na elektronické doručovanie. Fyzické osoby (nepodnikatelia aj podnikatelia) si môžu dátovú schránku aktivovať kedykoľvek. Elektronická schránka sa aktivuje cez „Žiadosť o aktiváciu elektronickej schránky“, ktorú je možné vykonať priamo v elektronickej schránke. Schránka sa aktivuje ku dňu uvedenému v žiadosti, najskôr v tretí pracovný deň po doručení žiadosti. Fyzické osoby si však dátovú schránku nemusia aktivovať vôbec, je to len na ich dobrovoľnom rozhodnutí, či chcú aj elektronicky komunikovať s orgánmi verejnej správy alebo nie. Fyzické osoby si môžu svoju dátovú schránku na doručovanie cez online funkciu aj kedykoľvek deaktivovať a následne opätovne aktivovať.

Právnické osoby môžu požiadať o aktiváciu do 1. augusta 2015. Od tohto dátumu budú všetkým právnickým osobám elektronické schránky povinne aktivované automaticky. Na rozdiel od fyzických osôb, právnické osoby možnosť deaktivácie dátovej schránky od uvedeného dátumu nemajú a musia ju povinne od 1. augusta 2015 používať na elektronické doručovanie. Firmy si môžu svoju dátovú schránku deaktivovať len v prechodnom období, do 1. augusta 2015, ak si ju dobrovoľne aktivovali.

Ak majú fyzické osoby alebo firmy dátovú schránku aktivovanú na doručovanie, orgán verejnej správy bude s nimi komunikovať elektronicky prostredníctvom dátovej schránky a elektronicky im bude doručovať aj dokumenty, pretože sa predpokladá, že uprednostňujú elektronickú komunikáciu. Naďalej však existuje možnosť zvoliť si komunikáciu a doručovania dokumentov aj v listinnej podobe.

Prihlásenie do dátovej schránky

Prihlásenie do dátovej schránky sa uskutočňuje na portáli www.slovensko.sk cez funkciu v pravom hornom rohu tejto stránky označenú ako „Prihlásiť sa na portál“. Potom je potrebné postupovať v nasledujúcich krokoch, na ktoré bude používateľ navedený automaticky spustenou aplikáciou eID klient:

  1. pripojenie čítačky čipových kariet,
  2. vloženie elektronického občianskeho preukazu do čítačky kariet,
  3. zadanie bezpečnostného osobného kódu.

Po úspešnom prihlásení do portálu je ešte potrebné sa prepnúť do elektronickej schránky cez ikonu obálky (zobraziť elektronickú schránku) v pravom hornom rohu obrazovky. Osoby oprávnené pristupovať a disponovať s viacerými elektronickými schránkami si potom zvolia subjekt, v mene ktorého sa prihlásia (napríklad konateľ si zvolí právnickú osobu).

Elektronické doručovanie do dátovej schránky a fikcia doručenia

Pod pojmom elektronické doručovanie sa rozumie elektronické doručovanie elektronických podaní alebo elektronických dokumentov do aktivovanej dátovej schránky pri komunikácii s orgánmi verejnej správy. Doručovanie do dátovej schránky sa môže uskutočňovať štandardne alebo do vlastných rúk. Do vlastných rúk sa doručujú elektronické dokumenty, ktoré sú z hľadiska právnych účinkov totožné s dokumentmi v listinnej podobe, pre ktoré sa predpismi ustanovuje doručenie do vlastných rúk. Pri doručovaní do vlastných rúk sa používa doručenka a obsah správy sa sprístupní až po jej potvrdení. Doručenka je elektronický dokument, ktorým sa potvrdzuje doručenie zo strany adresáta. Doručenka obsahuje údaje o dni, hodine, minúte a sekunde doručenia, identifikáciu prijímateľa a odosielateľa, identifikáciu elektronickej správy a elektronických dokumentov, ktoré sú jej obsahom a je podpísaná zaručeným elektronickým podpisom.

Elektronická správa vrátane elektronických dokumentov sa považuje sa doručenú v deň bezprostredne nasledujúci po dni jej prijatia do elektronickej schránky (tzv. fikcia doručenia). Pri správe do vlastných rúk sa elektronická správa považuje za doručenú potvrdením doručenky alebo uplynutím 15-dňovej lehoty odo dňa nasledujúceho po dni jej prijatia do elektronickej schránky podľa toho, čo nastane skôr

V súvislosti s elektronizáciou vám dávame do pozornosti aj naše ďalšie články Elektronický občiansky preukaz a Možnosti využitia elektronického občianskeho preukazu.

Keďže termín zavedenia dátových schránok sa niekoľkokrát posunul, prečítajte si aj články s aktualizovanými informáciami Elektronické (dátové) schránky pre firmy od 1.1.2017Čo by mal spraviť konateľ, keď si zriadi elektronický občiansky preukaz.

Najlepšie články do vášho mailu každý pondelok

Čítajte len to, čo vás naozaj zaujíma. Sumár vybraných článkov raz za týždeň, žiadny spam. Zasielanie newslettra si môžete kedykoľvek vypnúť.

Zvoľte si témy: