Automatizácia a robotizácia sa v poslednej dobe skloňuje čoraz častejšie. Obzvlášť v oblasti firemných procesov, ktoré trvajú dlho, sú nudné a pre zamestnancov demotivujúce. Rutinná a opakujúca sa práca na počítači pritom môže byť automatizovaná pomocou automatizačného – RPA – softvéru. Vďaka nemu si vo firme vytvoríte robotov, Vašich nových virtuálnych zamestnancov.
Čo je to RPA?
RPA je anglická skratka pre Robotic Process Automation, ktorá vo voľnom preklade znamená automatizáciu procesov prostredníctvom robotov.
V skratke RPA (Robotic Process Automation) je proces automatizácie rôznych pracovných úloh (vkladanie dát, manipulácia s údajmi a súbormi, práca v aplikáciách, pohyby myšou, klikanie, stláčanie klávesov,…) v rámci počítačového prostredia použitím grafického používateľského rozhrania samotného RPA softvéru. Skratka RPA je väčšinou vždy spojená so samotným automatizačným programom a už teraz existuje množstvo poskytovateľov RPA softvéru. Taktiež pomenovanie automatizácie môže mať mnoho iných rôznych skratiek, než len RPA. V skratke: RPA je automatizačné riešenie pre firmy, prostredníctvom ktorého automatizujete opakujúce sa úlohy zamestnancov. Automatizáciou úšetríte náklady, zvýšite produktivitu a celkovú výkonnosť. Vďaka RPA viete automatizovať staré, súčasné ale aj budúce aplikácie, webstránky, funkcie operačného systému a ďalšie.
Celý príbeh RPA
RPA (Robotic Process Automation) je softvér slúžiaci na vytvorenie virtuálnych robotov vo Vašom počítači alebo na firemnom servri. Títo roboti uskutočňujú opakujúce sa procesne orientované úlohy presne tak, ako by ich robili Vaši zamestnanci, a to v rôznych aplikáciách a nástrojoch. Úlohy môžu obsahovať hocičo, čo sú schopní spraviť aj ľudia. RPA roboti, alebo aj RPA boti, konajú automaticky a autonómne, preto sú často označovaní aj ako virtuálni zamestnanci – automatickí pracovníci. RPA robotov naučíte napodobňovať povely na počítačovej obrazovke (kam má ísť, kde kliknúť, čo otvoriť, aké slová napísať, kedy to všetko spraviť a mnohé iné). Tieto akcie sú potom premenené na kód v RPA programe, prostredníctvom ktorého ho viete aj jednoducho upraviť. Keďže sa všetky automatizované povely uskutočňujú na Prezentačnej vrstve (OSI model), RPA bude pracovať so všetkými typmi aplikácií a systémami.
V dnešnej rýchlej dobe už nie je miesto ani čas na chyby a omyly vyplývajúce z ručného zadávania údajov, pri ktorých robí človek množstvo chýb. Taktiež je ťažké kontrolovať manuálnu prácu zamestnancov s počítačom, orientovať sa v neporiadku súborov alebo mnohých Excelovských tabuľkách. Predstavte si, že jediný zamestnanec ovládajúci procesy s pokročilými znalosťami a prístupmi do rôznych systémov, náhle odíde. Začne sa apokalypsa. Tieto a mnohé ďalšie prekážky môžu byť veľmi ľahko odstránené použitím RPA riešení. Automatizačný RPA softvér dokáže spraviť čokoľvek potrebné (vkladanie, presun, získavanie, testovanie dát) v rámci Excelu a všetkých iných aplikácií. Najhodnotnejšou vecou pri používaní RPA je to, že Vaša infraštruktúra a všetky bezpečnostné opatrenia ostanú nedotknuté, keďže celá automatizácia sa odohráva na Prezentačnej vrstve (OSI model).
Robotic Process Automation softvér sa veľmi jednoducho používa a práca s ním sa dá rýchlo naučiť, keďže obsahuje intuitívne grafické používateľské rozhranie. Okrem iného to aj znamená, že si viete vytvoriť sled udalostí, ktoré budú krok za krokom automaticky uskutočňovať požadované akcie. RPA má veľké množstvo výhod, ako napríklad odstránenie chybovosti pri zadávaní údajov vďaka 100% presnosti, časovú úsporu vykonávaných úloh v porovnaní s reálnym zamestnancom a samozrejme rozsiahle úspory nákladov. Ako bonus získate to, že výsledky a prevedenie prác budú zakaždým rovnaké.
Prečo automatizovať?
Ľudia robia chyby (ktoré sú občas drahé)
Štúdie týkajúce sa chýb pri počítačovom zadávaní údajov ukázali zaujímavé čísla. Chybovosť pri predpisovaní liekov je 1,6 %, pri spisovateľoch a rôznych redaktoroch je to až do 6 % a pri ručnom vkladaní údajov sa chybovosť pohybuje okolo 5 %. Na prvý pohľad sa čísla nezdajú byť veľmi veľké, ale pri prepočte na 100 predpísaných receptov s liekmi alebo 100 zápisov dôležitých údajov to môže byť až 5 chýb, ktoré je potrebné opraviť. Tieto chyby predstavujú dodatočné náklady, ktoré by ale nemuseli nastať, ak by sa všetko spravilo správne na prvý raz. Taktiež sa predpokladá, že pri akejkoľvek manipulácii so 100 údajmi sa spraví 5 chýb, teda počíta sa so spomínanou 5 % chybovosťou. A tieto chyby sa podarí odhaliť väčšinou iba pracným hľadaním.
Doprajte Vašej spoločnosti darček v podobe automatizácie, ktorý v konečnom dôsledku obdaruje všetkých.
Máte prebytok času?
Čo je najlepšie na nerobení chýb? Nemusíte ich pracne hľadať a opravovať, čím ušetríte čas sebe aj ostatným. Náklady na opravu chýb pritom môžu byť podľa štúdií až 4x vyššie ako urobiť danú úlohu správne na prvý raz.
Vytvorte si prostredníctvom RPA robotov, ktorí pracujú rýchlejšie ako bežný človek. Okrem rýchlosti sú aj precízni a vedia pracovať so všetkými Vašimi súčasnými aj budúcimi aplikáciami. Automatizácia v podobe RPA vracia Vašej firme čas, ktorý viete použiť na užitočnejšie veci než je vypĺňanie formulárov alebo kopírovanie a vkladanie údajov. Môžete sa tak venovať starostlivosti o zákazníkov alebo vylepšovať svoje produkty a služby.
Automatizovať je jednoduché a ľahké!
Veľmi jednoduché úlohy si viete zautomatizovať už za niekoľko minút. Stredne zložité úlohy zaberú zvyčajne niekoľko hodín až dní, podľa ich náročnosti. Veľmi komplikované úlohy odporúčame rozdeliť do niekoľkých menších, aby bola práca robotov prehľadnejšia z pohľadu ich správcu. Zbavte sa scrollovania, ručného vypĺňania tabuliek a vykonávania tých istých manuálnych úloh, ktoré robíte denne, týždenne alebo mesačne.
Automatizácia uskutoční pripravený sled krokov toľkokrát, koľko to bude potrebné, a to v stanovenom čase s rozšírenými funkciami.
Excelovské tabuľky sú plné chýb (aj tie Vaše)
Štúdie a analýzy ukázali, že až takmer 90 % Excel dokumentov obsahuje chyby v údajoch, funkciách alebo vzorcoch. Aj keď vytvárate reporty veľmi precízne, existuje veľká šanca, že sa Vám podarí urobiť chybu – obzvlášť, ak pracujete s komplexnými a rozsiahlymi údajmi a vzorcami.
Môžete síce používať makrá na zrýchlenie práce s údajmi v Exceli, ale ešte lepší spôsob je celú prácu zautomatizovať.
Produktivita ľudí kolíše
Všetci máme svoje dobré, ale aj zlé dni. Niektorí majú svoj najproduktívnejší čas ráno, iní zase popoludní. Každopádne naša výkonnosť nie je rovnaká po celý deň, týždeň alebo akékoľvek iné časové obdobie. Máme svoje potreby urobiť si prestávku, dať si kávu, obed alebo tiež vziať si dovolenku. Roboti nie sú náladoví, ich produktivita je stále rovnaká, nepotrebujú si robiť prestávky alebo brať dovolenky.
Produktivita robotov je stále konštantná a pochopiteľne vyššia než produktivita ľudí, keďže roboti pracujú naplno a nepotrebujú odpočinok.
Ušetrite si peniaze
Znižovanie nákladov je jeden z hlavných dôvodov na používanie automatizácie. Úspory sa môžu pohybovať v závislosti od náročnosti procesov a úloh na úrovni od 50 do 100%, keďže niektoré činnosti sa dajú plne automatizovať.
Určite už teraz viete na čo použijete ušetrené peniaze.
Čo môžeme automatizovať?
Veľkosť firmy nie je dôležitá
Malé, stredné aj veľké podniky majú množstvo rôznych opakujúcich sa úloh, ktoré môžu byť automatizované. Preto je RPA vhodné riešenie pre akúkoľvek veľkú spoločnosť. Taktiež nezáleží na tom, či potrebujete zautomatizovať iba jeden report, jeden proces alebo všetky oddelenia.
Na charaktere činností nezáleží
Či už ide o spracovanie faktúr v účtovnej firme, kontrolu prijatých formulárov miestnou samosprávou alebo preklápanie dát medzi systémami vo výrobnej spoločnosti, automatizácia má dvere otvorené všade. Nižšie sú vybrané príklady úloh podľa odvetvia, ktoré môžu byť automatizované:
- Financie: kontrola a presun dát, správa zákazníkov, reporting, finančné porovnávania, vypĺňanie formulárov, spracovanie reklamácií
- Účtovníctvo: analýza dát, spracovanie prevodov, spracovanie pohľadávok a záväzkov, zbery dát, reporting
- IT & telekomunikácie: zber a správa zákazníckych dát, automatizované akcie pri určitých hraničných hodnotách, správa súborov, sťahovanie a inštalácia programov, spracovanie emailov
- Priemysel: automatizácia logistických dát, reporty o výrobe, manipulácia so subdodávateľskými dátami
- Verejná správa: reporting, overovanie žiadostí, integrácia rôznych systémov, výber daní
- Zdravotníctvo: správa lekárskych záznamov a kariet pacientov, automatizácia receptov, spracovanie vyúčtovania, integrácia medicínskych systémov
- Maloobchod: zadávanie produktov a automatizácia objednávok, spracovanie reklamácií, reporting platieb, aktualizácia skladov, automatické posielanie e-mailov, manipulácia s dátami
- Ľudské zdroje: vypĺňanie formulárov, získavanie a aktualizácia údajov o zamestnancoch, mzdové spracovanie, riadenie dochádzky, reporting, nábor ľudí
- Zásobovanie: riadenie dodávateľov, riadenie zásob, spracovanie dopravy, reporty skladu, plánovanie dodávok, spracovanie reklamácií, vytváranie objednávok
- Všetko ostatné: front a back office, centrá zdieľaných služieb, interakcia s webstránkami, automatizácia v rámci Vašich vlastných nástrojov a systémov
Jednorazovo alebo pravidelne
Nezáleží na tom, či potrebujete urobiť niečo jednorazovo alebo či musia byť Vaše úlohy vykonávané pravidelne. Jednorazová aktivita môže napríklad pozostávať z prvého naplnenia dátového skladu – CRM systému so zákazníckymi údajmi alebo internetového obchodu s produktami. Pravidelné aktivity budú určite zahŕňať úlohy, ktoré musia byť vykonávané denne, týždenne, mesačne alebo štvrťročne ako je napríklad tvorba reportov.
Výhody automatizácie
Presnosť
Roboti vykonávajú úlohy 100 % správne na prvý raz, navyše stále v plnej rýchlosti, keďže nikdy nie sú znudení alebo unavení z práce.
Rýchlosť
Úlohy môžu byť dokonca vykonávané rýchlejšie, než v reálnom čase. Robot nemusí na niektoré veci čakať, prepínanie okien mu ide rýchlejšie a nezdržuje sa ani vypisovaním údajov po písmenách, slovách alebo vetách. Klikanie, vypĺňanie formulárov, kopírovanie a vkladanie, hľadanie požadovanej položky v rolovacom menu a podobné činnosti tak nadobudnú úplne nový rozmer. RPA robí presne to isté, čo skutoční pracovníci, akurát oveľa rýchlejšie v porovnaní s človekom.
Úspora času
Práca s rôznymi systémami naraz je pre RPA robotov samozrejmosť. Okrem toho vedia pracovať s veľmi malou až žiadnou pomocou od Vašich zamestnancov, ktorí sa tak môžu venovať dôležitým veciam. Automatizácia si neberie dovolenky, práceneschopnosť, nepotrebuje obed alebo kávu.
Úspora peňazí
Neprijímajte zbytočne nových zamestnancov, ktorí budú robiť prácu bez pridanej hodnoty (ako je napríklad kopírovanie a vkladanie, manipulovanie so súbormi, a pod.). Zamestnajte radšej robotov, ktorí zvládnu prácu jedného, 10 alebo až 100 ľudí (v závislosti od náročnosti ich práce). Tým ušetríte množstvo peňazí, ktoré viete použiť na dôležité veci vo svojej firme.
Pridaná hodnota
RPA softvér, ktorý je hlavným motorom celej automatizácie, dokáže bez problémov obsluhovať aj netechnický zamestnanec. V praxi to znamená, že človek bez programátorských znalostí si vie vytvoriť svoje vlastné automatizačné riešenia a zautomatizuje si tak svoju prácu, ale aj úlohy svojich kolegov. Automatizáciou v podstate pridávate do svojej firmy nových zamestnancov, ktorým ale nemusíte vytvoriť pracovné miesto a vyplácať mzdu. Vaši skutoční zamestnanci sa tak môžu sústrediť na úlohy s pridanou hodnotou, ktoré prinesú viac príležitostí pre firmu, zvýšia predaje a zlepšia spokojnosť zákazníkov – teda samú zmysluplnú prácu s pridanou hodnotou.
Kontrola
Roboti sú 100 % kontrolovateľní. Viete si nastaviť reporting a prijímať potvrdenia všetkých úloh, ktoré boli vykonané RPA robotmi, zahŕňajúce ich jednotlivé kroky, čas začiatku úlohy, čas dokončenia, dĺžku vykonávanej práce a mnohé ďalšie. Ich práca môže byť porovnávaná so stanovenými pravidlami firmy, čo zabezpečuje ich úplnú kontrolu. Taktiež už nemusíte riešiť, akým spôsobom sa ľudia zastupujú v čase dovoleniek a už vôbec nie to, na koho presuniete prácu po odchádzajúcom zamestnancovi. Roboti od Vás totiž nikdy neodídu.
Viacúčelovosť
Existuje veľmi veľká šanca, že aj vo Vašej spoločnosti alebo na Vašom oddelení sa vykonávajú opakujúce sa úlohy, ktoré je možné zautomatizovať pomocou RPA robotov. Zbavíte sa tak opakujúcich sa úloh bez pridanej hodnoty, ktorú každý vo firme nenávidí. A pritom nezáleží na tom, v akom sektore Vaša firma pôsobí.
Kompatibilita
RPA softvér pracuje na Prezentačnej vrstve (OSI model), a preto sú podporované všetky aplikácie a nástroje, ktoré už aktuálne používate. Automatizácia vôbec nezasahuje do Vašej infraštruktúry, systémov, aplikácií, nastavení alebo bezpečnostných politík.
Ultra rýchla implementácia
Jednoduché úlohy si viete zautomatizovať už za niekoľko minút, keďže automatizácia vôbec nezasahuje do Vašej infraštruktúry, systémov, aplikácií, nastavení alebo bezpečnostných politík. Na základe Vašich potrieb v budúcnosti si svojich robotov jednoducho rozmnožíte. Škálovateľnosť je pri RPA riešení extrémne jednoduchá.
Začnite automatizovať v malom – začnite vyskúšaním
Nemusíte automatizovať všetko naraz. Prvé použitie automatizácie by malo byť na jednoduchých úlohách s jasne nastaveným procesom, aby ste si vyskúšali a potvrdili fungovanie RPA riešenia na konkrétnej reálnej situácii vo Vašej spoločnosti. Získate tak aj podklady pre vyšší manažment, ktorý bude mať dôkaz o fungovaní a schváli ďalšie automatizačné projekty.
Riadenie chýb automatizácie
Opravy chýb automatizácie môžu byť tiež zautomatizované. Chyby automatizácie? Čo? Stáva sa také niečo?! Chyby automatizácie môžu nastať v podstate len z dvoch dôvodov. Sú buď procesne orientované alebo súvisia s inými aplikáciami, ktoré RPA softvér automatizuje. Procesne orientovanú chybu automatizácie si predstavíte ako niečo, čo ide mimo pevne stanoveného procesu (podnikový systém je nastavený na dobu doručenia do 10 dní a nepočíta s tým, že jedna zásielka bola doručená až po 20 dňoch). Na druhej strane môžu nastať chyby súvisiace s inými aplikáciami, ktoré RPA program automatizuje – aplikácia sa správne nespustila alebo napríklad nie je pripojená k databáze kvôli problému s pripojením v rámci podnikovej infraštruktúry. Nezáleží na tom, aký druh chyby môže nastať, pretože s takýmito chybami sa dá veľmi pekne vysporiadať použitím podmienok, pravidiel, výnimiek a iných riešení.
Dôležitý je výber správneho partnera pre automatizáciu
Možno už vo firme automatizujete alebo dokonca používate aj nejaký RPA softvér. Vždy sa však dá posunúť ešte o úroveň vyššie. Zabudnite na UiPath alebo BluePrism. Ich grafické rozhrania a spôsoby vytvárania robotov sú tak komplikované, že práca s nimi je zbytočne náročná, zdĺhavá a rozumie jej iba vyškolený špecialista. Najintuitívnejší RPA softvér je Foxtrot RPA. Foxtrot RPA (angl. fox = líška) je presný opak. Tento lišiak je jednotkou v automatizačných softvéroch aj vďaka svojmu intuitívnemu používateľskému rozhraniu, pomocou ktorého dokáže automatizovať zložitý podnikový proces každý zamestnanec s akýmkoľvek zameraním a bez IT zručností. V spoločnosti RPA1.sk sme špecialisti na automatizáciu procesov prostredníctvom robotov, a preto sme Váš správny partner pre automatizáciu procesov.
