Kedy využiť služby personálnych agentúr?

Martin Žákovič | 01.02.2018
Kedy využiť služby personálnych agentúr?

Na Slovensku existuje vyše tisíc agentúr dočasného zamestnávania a zamestnávať ľudí cez agentúru, alebo prostredníctvom nej, je najmä pre väčšie firmy bežná vec. Kedy sa oplatí využiť služby personálnych agentúr, s čím a za akých podmienok vedia podnikateľom pomôcť.

Medzi základné služby personálnych agentúr patrí:

  1. personálny lízing (dočasné zamestnávanie),
  2. vyhľadávanie zamestnancov do kmeňového stavu klientov, tzv. headhunting (vyhľadávanie na exekutívnej úrovni – riaditelia, manažéri a pod) a
  3. iné služby, ako napríklad prieskumy trhov, platové analýzy, outsourcing (odovzdanie niektorých aktivít subdodávateľovi), outplacement (profesionálna pomoc prepúšťaným zamestnancom), či organizácia Assessment Centier a iné. Každá firma vie identifikovať iné potreby a tým aj výhody, ktoré by vedela získať z takejto spolupráce.

Personálny lízing (dočasné zamestnávanie zamestnancov)

Personálny lízing alebo inštitút dočasného zamestnávania patrí k najrozšírenejším službám na trhu. Napriek tomu, že v médiách sa často prepierajú neférové praktiky agentúr, ide iba o zlomok trhu pri pofidérnych spoločnostiach. Táto služba je totiž prísne regulovaná štátom a všetky renomované spoločnosti musia dodržiavať stanovené podmienky, inak by stratili reputáciu a kredit na trhu a hrozili by im sankcie. Legislatíva hovorí o porovnateľných podmienkach tzv. kmeňových a tzv. agentúrnych zamestnancov, najmä čo sa týka miezd, odvodov a pod. Z toho dôvodu je najväčšou výhodou pre zamestnávateľa pri tomto modeli flexibilita.

To v praxi znamená, že zamestnávanie cez personálny lízing je jednoduchšie vzhľadom na rýchlejšiu a jednoduchšiu reakciu agentúry pri nástupe, či výstupe zamestnanca vo firme. Je preto bežnou praxou najmä väčších firiem, ktoré majú sezónne výkyvy, či výrazne zmeny v dopyte využiť práve inštitút dočasného zamestnávania, aby dokázali rýchlejšie zareagovať na potreby navýšiť, alebo znížiť počet pracovníkov. Požiadavky zákazníka niekedy hovoria o navýšení o niekoľko desiatok zamestnancov v horizonte pár dní a bolo by oveľa komplikovanejšie týchto zamestnancov hľadať, identifikovať a spracovať pracovno-právnu agendu v tak krátkom čase aj popri iných úlohách vo firme. Personálna agentúra, ktorá sa tejto agende venuje nonstop, je spravidla flexibilnejšia.

Druhou veľkou výhodou tejto služby je, že pri nej odpadá väčšina pracovno-právnej administratívy, keďže zamestnanec je zamestnaný v agentúre, ktorá sa stará o jeho mzdy a pracovno-právnu agendu a od tejto aktivity je tzv. užívateľský zamestnávateľ (konkrétna firma) odbremenený. Odporúčame sa s agentúrou zladiť v termínoch, ako napr. odovzdanie dochádzky, či spracovanie miezd, aby tieto procesy zhruba kopírovali štandard u kmeňových zamestnancov. Samotné agentúrne zamestnávanie však prináša aj nové aktivity plynúce z potreby splnenia legislatívnych nárokov a zachovania porovnateľnosti miezd. Službu sa preto oplatí využívať skôr pri väčšom počte takýchto zamestnancov, no nie je výnimkou dohodnúť si takúto spoluprácu s agentúrou aj pri menšom počte, čo však môže službu predražiť a niektoré agentúry sa pri menších počtoch pridelených zamestnancov nebudú do spolupráce vôbec hrnúť.

Agentúra je platená, nie zo mzdy zamestnanca, ale z dohodnutej marže, ktorú jej platí užívateľský zamestnávateľ. Väčšinou ide o koeficient celkových nákladov práce za zamestnanca a jeho výšku nacení každá agentúra v závislosti od počtu a náročnosti aktivít spojených s týmto procesom inak. Hovoriť o priemernej, alebo bežnej cene môže preto byť skreslujúce. Porovnajte si ponuky dvoch-troch agentúr a urobíte si obraz o tom, ako Vaše potreby vedia agentúry naceniť a čo za to vo finále dostanete. Za službu sa nikdy neplatí vopred. Splatnosti faktúr pre agentúry sa často pohybujú v mesiacoch. Kým pre väčšie agentúry je to samozrejmosť a zamestnancov platí zo svojich zdrojov, pri menších agentúrach radíme overovať referencie, na koľko toto agentúra dokáže splniť. Firmy si často nemôžu dovoliť splatnosti faktúr tlačiť príliš nízko, čo agentúry rešpektujú.

Službu sa oplatí využiť v zásade len vtedy, ak ňou firma vyrieši konkrétny problém, s ktorým si nevie rady inak. Napr. potrebu zamestnať istý počet ľudí flexibilne (na určitý čas), alebo veľmi rýchlo, alebo odbremeniť sa od administratívy pri výbere a testovaní kandidátov, či pracovno-právnej agendy.

Výhody:

  • Flexibilita (rýchlosť nástupu, výstupu väčšieho množstva zamestnancov).
  • Odbúranie byrokracie (pracovno-právna agenda je v agentúre).
  • Schopnosť nájsť vhodných kandidátov (agentúra s praxou na danom trhu má veľkú šancu uspieť a nájsť kandidátov, ktorých potrebujete).
  • Najčastejšie využiteľné v segmentoch výroba, logistika, call centrá, administratíva.
  • Najčastejšie využiteľné pre stredne veľké a veľké firmy.

Nevýhody:

  • Náročnosť výberu vhodného dodávateľa (klaďte dôraz na reputáciu agentúry, referencie).
  • Schopnosť nájsť vhodných kandidátov (agentúry bez praxe na danom trhu majú malú šancu uspieť a nájsť kandidátov, ktorých potrebujete).
  • Cena (platíte maržu agentúre, výška závisí od množstva faktorov, problematické naceniť výhodne pre firmu).
  • Legislatívne bariéry (max. dĺžka zamestnania v agentúre sú 2 roky a iné).
  • Potreba kontroly zo strany firmy (mzdy, dochádzka).
  • Vyššie náklady (vrátane času) pri menšom počte pridelených zamestnancov.

Vyhľadávanie kandidátov

Pri tejto službe hovoríme o tom, že agentúra podľa popisu pracovného miesta, alebo pracovného inzerátu nájde firme vhodného kandidáta. Firma získava väčší počet uchádzačov a môže načrieť aj do neprebádaných vôd, keďže personálne agentúry disponujú spravidla rozsiahlejšou databázou a vedia osloviť aj zaujímavých pasívnych kandidátov (tých, ktorí si aktívne nehľadajú prácu, ale sú náchylní hovoriť o zaujímavej ponuke). Opäť sa tým môže firma odbremeniť od určitých aktivít, pričom to neznamená, že si kandidáta nehľadá aj po vlastnej osi. Niektoré firmy hľadajú isté typy pozície iba cez agentúru, čím sa im otvorí ďalší časový priestor venovať sa iným aktivitám, musia byť ale presvedčené o úspechu takejto stratégie. Niektorí kandidáti totiž agentúrne služby využívať nechcú, a preto je pre nich jednoduchšie aplikovať rovno priamo. Na druhej strane, agentúra môže nájsť niektorých kandidátov, ktorých by firma inak nenašla. Firmy zvyknú využívať aj viacero agentúr naraz, ale vo všeobecnosti neplatí rovnica - čím viac agentúr, tým viac kandidátov. Slovenský trh predsa taký veľký nie je. Tento postup môže byť dokonca kontraproduktívny, pretože tým vzniká ďalšia administratíva komunikácie s agentúrou. Pri štandardnom nastavení je najväčšou výhodou tejto služby ušetrený čas výberu. Firma sa odbremení od času a nákladov na inzerciu (napísať inzerát, zaplatiť si jeho uverejnenie), predvýber (výber z desiatok, stoviek životopisov, tel. kontaktovanie), testovanie (overovanie jazykových a technických zručností), pohorovovanie (organizácia a čas všetkých pohovorujúcich venovaný neúspešným pohovorom, ich vyhodnotenie) a pod. Súčet tohto času môžeme počítať v dňoch až ťýždňoch, pričom pri využiti tejto služby sa firma zaoberá len dvomi, či tromi najlepšími kandidátmi, ktorí prešli predvýberom v agentúre a odstráni podstatnú časť neefektivity.

Za celkový servis si agentúry províziu pýtať nezvyknú, štandardom je iba platba za úspešne nastúpeného kandidáta od agentúry, tzv. success fee. Trhový priemer v závislosti od náročnosti pozície sa pohybuje na 2-3 násobku hrubej mesačnej nástupnej mzdy s garanciou akejsi výmeny kandidáta v priebehu dohodnutého času (zväčša skúšobná doba). V prípade náročných pozícii tak firmy môžu ušetriť veľké množstvo času a úsilia, inokedy si zase iba overia, že na trhu neexistuje lepší kandidát, než ten, ktorý bol identifikovaný firmou a za neúspešných kandidátov agentúre neplatia nič.

Pri výbere dodávateľa je potrebné venovať pozornosť jej reputácii, ale najmä výsledkom na porovnateľnom trhu a v porovnateľnom segmente. Nezabúdajte, že kľúčový človek pre firmu nie je obchodník agentúry, ale konkrétny konzultant, ktorý bude mať firmu na starosti. Uistite sa, že sa s nim stretnete a je to profesionál, ktorý firme pomôže a nie naopak.

Výhody:

  • Legislatívne nenáročné.
  • Platíte len za úspešný výber kandidáta.
  • Ušetrený čas pri predvýbere kandidátov.
  • Schopnosť obsadiť náročnejšie pozície (agentúra s praxou v danom segmente a trhu).
  • Porovnanie s trhom práce (využite kontakty v agentúre na informácie, ktoré vás zaujímajú).
  • Využiteľné bez ohľadu na veľkosť firmy.

Nevýhody:

  • Cena (na SK trhu v priemere 2 až 3 násobok hrubej nástupnej mzdy)
  • Neschopnosť obsadiť náročnejšie pozície (neexistuje záruka).
  • Vznikajúca administratíva pri zlom výbere dodávateľa.
  • Strata reputácie a potenciálnych kandidátov pri nešikovnosti agentúry.

Headhunting

Pri tzv. headhuntingu (slov. ekvivalent = lovenie hláv) hovoríme o priamom vyhľadávaní zamestnancov. Napriek tomu, že sa často mylne zamieňa pojem headhuntingu s klasickým vyhľadávaním zamestnancov, postup je v skutočnosti úplne iný. Aj pri klasickom vyhľadávaní je možné kandidátov osloviť napriamo, ale pri headhuntingu hovoríme o cielenom vyhľadaní a priamom oslovení konkrétnej skupiny uchádzačov, o ktorých je headhunter na základe výskumu trhu presvedčený, že sú potenciálne vhodní pre danú firmu. Je to efektívna a značne časovo náročná práca, ktorá sa počíta nie na dni, ale týždne a mesiace. Preto sa využíva pre vyhľadávanie najmä na manažérskych alebo vysoko odborných pozíciách. Ide o diskrétnu metódu, kde headhunter pôsobí ako prostredník, ktorý chráni identitu klienta. Často sa stáva, že sa oslovujú kandidáti v priamej konkurencii, meno firmy sa vybraný kandidát niekedy dozvie až na záver celého výberového procesu, najmä v prípade, že jeho predchodca na danej pozícii do poslednej chvíle pracuje. Pri headhuntingu sa hľadajú extrémne náročné pozície, kedy nie je garantovaný výsledok – môže sa stať, že kandidát sa nenájde preto, lebo na danom trhu skrátka neexistuje.

Za takúto službu sa zvykne preto platiť vo viacerých častiach, zväčša po tretinách, nie iba za úspešného kandidáta. Začínajúc analýzou trhu (cieľové spoločnosti a zoznam ľudí pracujúcich v nich na konkrétnych pozíciách), pokračujúc tzv. shortlistom vhodných kandidátov. Klient (firma) následne má možnosť identifikovať tých, ktorý chce diskrétne osloviť, pričom ich namotivovanie na prestup do inej firmy vyžaduje veľké presvedčovacie schopnosti zo strany headhuntera. Nie je preto prekvapenie, že takáto služba je násobne drahšia, než iné spôsoby vyhľadania zamestnanca a finálna cena môže prevýšiť aj päťnásobok mesačnej hrubej mzdy zamestnanca.

Napriek tomu, že množstvo agentúr sa pýši tým, že dokáže robiť aj headhunting, nie je tomu tak. Pri potrebe oslovenia vyšších manažérskych pozícií sa radíme obrátiť na profesionálne agentúry, ktoré sa venujú práve tejto službe. Pokiaľ agentúra nedokáže preukázať rozdiely v spôsobe práce pri štandardnom oslovovaní a headhuntingu, zrejme sa tejto agende nevenuje na profesionálnej báze. Praví headhunteri sa profesionálne venujú konkrétnym oblastiam trhu, v ktorých sú špecialisti a dokonca často po mene poznajú najväčších odborníkov, alebo sieť konkurenčných firiem. Na rozdiel od personálnych agentúr dokážu tie headhuntingové posunúť celý servis hľadania vhodného kandidáta na úplne inú úroveň, buďte však pripravení, že od požiadavky až k pracovnej ponuke vybranému zamestnancovi môže uplynúť až niekoľko mesiacov.

Výhody:

  • Schopnosť obsadiť najnáročnejšie pozície.
  • Dôkladná analýza trhu.
  • Profesionalita dodávateľa.

Nevýhody:

  • Náročnosť výberu vhodného dodávateľa (málo profesionálnych headhuntingových spoločností).
  • Využitie iba pri profesiách a odborníkoch, ktorých je na trhu nedostatok.
  • Vysoká cena (platíte bez ohľadu na výsledok).

Obecne, či už pri štandardných, alebo doplnkových službách, ktorých môže byť neúrekom, sú najdôležitejšie referencie. Firma získa od agentúry úplne iný servis, pokiaľ sa danej službe venuje na pravidelnej báze. Preto odporúčame klásť dôraz na dôkladný výber. Každá firma o rozličnej veľkosti potrebuje v rôznych fázach jej života čosi iné. Nie je možné obecne vyjadriť, kedy sa spolupráca s externým dodávateľom v podobe personálnej agentúry oplatí a kedy nie. Najdôležitejšie je, aby firma vyriešila problém v oblasti ľudských zdrojov, s ktorým si nevie dať rady interne a našla v danej službe konkrétne riešenie. Kým personálny lízing sa oplatí pre nižšie pozície, kde je potrebné mať flexibilitu, vyhľadávanie zamestnancov sa skôr oplatí pre ušetrenie času trávaného s neúspešnými kandidátmi a pre hľadanie pozícií, ktorých je na trhu nedostatok. Headhunting je voľbou pre nachádzanie najmä vrcholových manažérov, ktorých výmena obvykle trvá mesiace a je s náskokom najdrahšou možnosťou, často ale jedinou možnou.


Najlepšie články do vášho mailu každý pondelok

Čítajte len to, čo vás naozaj zaujíma. Sumár vybraných článkov raz za týždeň, žiadny spam. Zasielanie newslettra si môžete kedykoľvek vypnúť.

Zvoľte si témy:

Vaše osobné údaje (email) budeme spracovávať len za týmto účelom v súlade s platnou legislatívou a zásadami ochrany osobných údajov. Súhlas potvrdíte kliknutím na odkaz, ktorý vám pošleme na váš email. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať písomne, emailom alebo kliknutím na odkaz z ktoréhokoľvek informačného emailu.