Občianskym združeniam a iným nepodnikateľským právnickým osobám budú úrady povinne doručovať dokumenty len do ich elektronickej schránky až od 1. mája 2018. Koho sa táto povinnosť bude týkať a na čo sa musia štatutári pripraviť?
Podmienky elektronickej komunikácie s orgánmi verejnej moci upravuje zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o e-Governmente“). Zákon o e-Governmente sa odo dňa svojho vyhlásenia viackrát novelizoval a obsahuje mnoho prechodných ustanovení s viacerými výnimkami a odlišnými úpravami pre elektronickú komunikáciu rôznych typov subjektov. Príčinou častých zmien v zákone o e-Governmente bola nepripravenosť orgánov verejnej moci na elektronickú komunikáciu a odkladanie termínu aktivácie elektronických schránok pre firmy.
Elektronické schránky (e-schránky) pre firmy od 1. júla 2017
Orgány verejnej moci, akými sú všetky ministerstvá, úrady, súdy, mestá a iné postupne prechádzajú na elektronickú komunikáciu so všetkými právnickými osobami. Do elektronických schránok právnických osôb budú orgány verejnej moci doručovať všetky svoje rozhodnutia, výzvy, žiadosti a iné dokumenty (s výnimkou tých, pre ktoré bude osobitný zákon vyslovene vyžadovať písomnú formu). Elektronická schránka sa tak pre právnické osoby stane akousi oficiálnou e-mailovou schránkou na komunikáciu s orgánmi verejnej moci.
Úrady začnú elektronicky komunikovať najskôr s firmami.
Orgány verejnej moci však môžu elektronicky komunikovať len s tým subjektom, ktorý má elektronickú schránku aktivovanú na doručovanie. Prechod na elektronickú komunikáciu štátu s právnickými osobami bude postupný. Prvou skupinou právnických osôb, s ktorými budú orgány verejnej moci povinne komunikovať elektronicky, budú právnické osoby zapisované do obchodného registra, teda všetky obchodné spoločnosti a družstvá. Po treťom odklade je posledným známym dátumom 1. júl 2017, od ktorého sa elektronická komunikácia firiem so štátom naplno rozbehne. V tento deň bude elektronická schránka aktivovaná na doručovanie aj tým firmám, ktoré si ju dovtedy dobrovoľne neaktivovali. S ostatnými právnickými osobami ešte orgány verejnej moci po istý čas povinne komunikovať nebudú.
E-schránky pre neziskovky a občianske združenia od 1. mája 2018
S právnickými osobami, ktoré nie sú zapísané v obchodnom registri, budú orgány verejnej moci tiež komunikovať elektronicky. Nebude to však v blízkej dobe. Týkať sa to bude napríklad občianskych združení, neziskových organizácií, nadácií, fondov a iných. Podľa prechodných ustanovení § 60b ods. 3 zákona o e-Governmente, ak ide o právnické osoby, ktoré nemajú aktivovanú elektronickú schránku a nie sú zapísané v obchodnom registri, správca modulu elektronických schránok vykoná úkon v procese aktivácie elektronickej schránky 1. mája 2018.
Nepodnikateľské právnické osoby majú na e-schránku čas do 1. mája 2018.
Znamená to, že s právnickými osobami nezapisovanými do obchodného registra budú orgány verejnej moci povinne elektronicky komunikovať najskôr od 1. mája 2018. Dovtedy budú týmto právnickým osobám orgány verejnej moci zasielať svoje rozhodnutia, žiadosti, výzvy a iné dokumenty tak, ako doteraz – v listinnej podobe. S nepodnikateľskými právnickými osobami sa tak elektronická komunikácia začne približne o rok.
Zoznam nepodnikateľských právnických osôb s povinnou elektronickou komunikáciou od 1. mája 2018
Zoznam právnických osôb, ktoré sa nezapisujú do obchodného registra a pre ktoré preto platí povinná aktivácia elektronických schránok a elektronická komunikácia s úradmi od 1. mája 2018, zverejňuje Úrad vlády Slovenskej republiky na stránke www.slovensko.sk. Môžete si ho pozrieť aj v tejto prílohe. Dovoľujeme si vás však upozorniť, že tento zoznam je podľa nášho názoru vypracovaný nesprávne a v prípade niektorých subjektov sa netreba ním dať zbytočne vystrašiť v tom zmysle, že aj vy budete musieť so štátom povinne komunikovať elektronicky od 1. mája 2018. Tento zoznam totižto obsahuje napríklad aj fyzické osoby, ktoré patria medzi slobodné povolania alebo podnikajú na základe iného než živnostenského oprávnenia. Fyzické osoby nikdy nebudú mať povinnosť komunikovať s orgánmi verejnej moci elektronicky, pretože podľa § 13 ods. 1 zákona o e-Governmente fyzické osoby nemusia mať elektronickú schránku aktivovanú na doručovanie, čo je nevyhnutnou podmienkou pre elektronickú komunikáciu. V tomto zozname majú správne figurovať len právnické osoby, ktoré nemajú aktivovanú elektronickú schránku a zároveň nie sú zapísané v obchodnom registri.
Zoznam existuje, ale je vypracovaný nesprávne.
K najbežnejším právnických osobám, s ktorými budú orgány verejnej moci povinne komunikovať elektronicky od 1. mája 2018 patria: fondy, nadácie, neziskové organizácie, rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, občianske združenia, politické strany, cirkevné organizácie a niekoľko ďalších.
Nepodnikateľské právnické osoby (napr. občianske združenia) môžu dobrovoľne elektronicky komunikovať so štátom aj skôr
Okrem obdobia začínajúceho od 1. mája 2018, kedy sa elektronická komunikácia orgánov verejnej moci s nepodnikateľskými právnickými osobami začne povinne, obsahuje zákon o e-Governmente aj možnosť skoršej dobrovoľnej elektronickej komunikácie. Ak právnické osoby, ktoré nemajú aktivovanú elektronickú schránku a nie sú zapísané v obchodnom registri, požiadajú o skoršiu aktiváciu elektronickej schránky (tzn. do 30. apríla 2018), správca modulu elektronických schránok tejto žiadosti vyhovie a elektronickú schránku im aktivuje na doručovanie. Ak teda občianske združenie, nezisková organizácia alebo nadácia chcú, aby im orgány verejnej moci už teraz zasielali dokumenty nie poštou, ale elektronicky, môžu si elektronickú schránku kedykoľvek dobrovoľne aktivovať.
Aktivácia elektronickej schránky je jednoduchý úkon, ktorý sa robí elektronicky
Dobrovoľná aktivácia elektronickej schránky sa uskutočňuje jedným z dvoch spôsobov: prostredníctvom na to určeného tlačidla v elektronickej schránke alebo prostredníctvom elektronického formuláru odoslaného z elektronickej schránky. V oboch prípadoch je potrebné sa najskôr v mene právnickej osoby, ktorej elektronickú schránku chcete aktivovať na doručovanie, prihlásiť na Ústredný portál verejnej správy na adrese www.slovensko.sk.
Aktivácia tlačidlom sa vykonáva tak, že kliknete na tlačidlo „Aktivovať schránku“ umiestnené na stránke vpravo hore. Potom budete presmerovaný na jednoduchý formulár žiadosti o aktiváciu, v ktorom len zaškrtnete políčko „Žiadam o aktiváciu elektronickej schránky“. Ak si nechcete schránku aktivovať hneď, môžete určiť aj dátum, kedy má aktivácia nastať. Nakoniec žiadosť odošlete a systém vás kvôli potvrdeniu vyzve na zadanie vášho bezpečnostného osobného kódu. Po úspešnej aktivácii vám do elektronickej schránky o tom príde oznámenie. Aktivácia prostredníctvom elektronického formuláru spočíva vo vyplnení rovnakého formuláru ako pri aktivácii tlačidlom. Na formulár sa dostanete kliknutím na symbol ozubeného kolieska (nastavenia) v pravom hornom rohu obrazovky. Potom kliknete na tlačidlo „Vytvorenie žiadosti“ a následne si vyberiete z ponuky „Žiadosť o aktiváciu elektronickej schránky“.
Ak si elektronickú schránku budete žiadať aktivovať k určitému dátumu, bude vám aktivovaná v tento deň. Ak budete chcieť elektronickú schránku aktivovať okamžite (neuvediete dátum), elektronická schránka vám bude aktivovaná najskôr v tretí pracovný deň po doručení žiadosti.
Aktivovanú elektronickú schránku pre občianske združenie či inú neziskovku už nie je možné deaktivovať (ani do 30. apríla 2018)
Dobrovoľnú skoršiu aktiváciu elektronickej schránky pre nepodnikateľské právnické osoby (napr. občianske združenia) je potrebné si vopred dobre premyslieť. Zákon o e-Governmente totižto právnickým osobám neumožňuje aktivovanú elektronickú schránku spätne deaktivovať (takúto možnosť majú jedine fyzické osoby).
Dobrovoľne aktivovaná e-schránka sa nedá deaktivovať.
To platí aj vtedy, ak by si napríklad občianske združenie elektronickú schránku aktivovalo na doručovanie v období, kedy je to dobrovoľné, teda do 30. apríla 2018. V prípade, že si elektronickú schránku aktivujete, budete ju mať aktivovanú už navždy a budú s vami všetky orgány verejnej moci prednostne komunikovať elektronicky a vašu elektronickú schránku by ste si potom mali vo vlastnom záujme pravidelne kontrolovať.
Ako sa prihlasuje do svojej elektronickej schránky občianske združenie, nezisková organizácia, nadácia
Do elektronickej schránky nepodnikateľskej právnickej osoby sa v mene tejto právnickej osoby prihlasuje fyzická osoba, ktoré je jej štatutárnym orgánom alebo členom jej štatutárneho orgánu, ak je štatutárov viac. Jedná sa teda o osoby, ktoré majú právo konať v menej tejto právnickej osoby. Jedine táto osoba tiež môže dobrovoľne požiadať o aktiváciu elektronickej schránky príslušnej nepodnikateľskej právnickej osoby. Napríklad v prípade občianskeho združenia sa do jeho elektronickej schránky prihlasuje jeho predseda. Neskôr je možné, aby štatutárny zástupca udelil oprávnenie aj iným fyzickým osobám na prístup do elektronickej schránky, čítanie správ, odosielanie správ a podobne. Toto povolenie a rozsah právomocí s týmto povolením sa prideľuje aj odníma prostredníctvom na to určenej funkcie priamo v elektronickej schránke.
Veľmi dôležité je vedieť, že fyzická osoba, ktorá sa plánuje prihlásiť do elektronickej schránky právnickej osoby, musí disponovať buď elektronickým občianskym preukazom s bezpečnostným osobným kódom alebo elektronickým dokladom o pobyte s bezpečnostným osobným kódom (ak ste cudzincom, ktorý má pobyt na Slovensku) alebo alternatívnym autentifikátorom s bezpečnostným osobným kódom (ak ste Slovákom alebo cudzincom, ktorý nemá pobyt na Slovensku). Ani to však celkom nepostačuje. Tieto preukazy musíte na spojenie s počítačom vložiť do čítačky čipových kariet – musíte mať externú alebo zabudovanú v počítači. Ďalej potrebujete aj softvér na spojenie vášho preukazu s ústredným portálom verejnej správy, ktorým je eID klient. Ak budete z elektronickej schránky posielať aj dokumenty, pravdepodobne sa nezaobídete bez certifikátov na vytvorenie kvalifikovaného elektronického podpisu.
Niektorým nepodnikateľským právnickým osobám elektronickú schránku štát ešte nezriadil, aj keď tak už dávno mal spraviť
V praxi sme sa stretli aj s prípadmi, keď nepodnikateľská právnická osoba ešte ani nemala zriadenú elektronickú schránku. Jej štatutár sa do nej teda ani nemohol prihlásiť a nemohol ju ani aktivovať na elektronické doručovanie. V tomto prípade ide o zlyhanie štátu, ktorý nemá vo vhodnej podobe vyhotovené a prepojené registre. Každá právnická osoba v súčasnosti podľa zákona o e-Governmente a jeho prechodných ustanovení musí mať zriadenú elektronickú schránku (každé občianske združenie, nezisková organizácia, nadácia, fond a podobne). Výnimkou sú len tie nepodnikateľské právnické osoby, ktoré sa do žiadnej zákonom stanovenej evidencie nezapisujú a podľa zákona o e-Governmente do 1. novembra 2017 o svojom vzniku a zániku samé informujú Úrad vlády Slovenskej republiky, ktorý je správcom elektronických schránok.
Ako postupovať v situácii, keď by ste elektronickú schránku zriadenú mať mali, ale nemáte, nie je v zákone o e-Governmente vôbec upravené, keďže sa s takouto situáciou vôbec nepočíta. Odporúčame vám však s vašim problémom kontaktovať Úrad vlády Slovenskej republiky, Národnú agentúru pre sieťové a elektronické služby alebo Úrad podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu.
