Existuje mnoho tipov či odporúčaní, ako zlepšiť svoj time manažment. Čo však robiť, ak ide o produktivitu celej firmy? Aj napriek tomu, že vy aj vaši zamestnanci ste v samostatnej práci efektívny, ako tím môžete strácať kopec času. Pozrite si 3 overené tipy, ktoré okamžite zvýšia efektivitu vašej firmy.
1. Zjednodušte si prístup k informáciám
Poznáte to. Zákazníci, objednávky, financie, úlohy... Neustále sa vyvíjajú. Aby ste vo firme mohli pracovať efektívne, potrebujete mať o určitých veciach prehľad. Ak si ho udržiavate len vďaka lístočkom, osobnému diáru, kalendáru, excel tabuľkám či pomocou neustáleho pýtania sa kolegov, spozornite. Existuje spôsob, ako ušetriť niekoľko hodín týždenne.
Riešením je spoločný zdroj informácií. Najlepšie, prístupný online. Dnes existuje mnoho online nástrojov, ktoré vám umožnia všetky informácie o projektoch a zákazníkoch prehľadne zdieľať. Sú jednoduché na používanie a efektívne aj po finančnej stránke. Vďaka takémuto nástroju zavediete do firmy “systém fungovania”, ktorý so sebou prináša množstvo ďalších výhod.
2. Povedzte jasne, kto, čo a kedy má spraviť
Ďalší spôsob, ako ušetriť niekoľko hodín práce, je pravidelne svoje aktivity plánovať. Sadnite si a venujte 30 minút tomu, kto, čo a kedy má spraviť. Či už na najbližší týždeň alebo dva. Jasná zodpovednosť a plán priorít je prvým krokom k efektívnosti a k úspešnému dokončeniu úloh. Ak totiž úlohám chýba termín, zodpovedná osoba či zadanie, nečudujte sa, že upadnú do zabudnutia. S plánom si zároveň udržíte prehľad nad tým, čo sa má spraviť a čo bolo naozaj spravené.
Ukočírovať organizáciu úloh, najmä ak vás je vo firme viac, nie je jednoduchou záležitosťou. Aj v tomto smere si viete pomôcť modernou technológiou, ktorá veľa vecí spraví za vás. Ak chcete mať vo firme naozaj prehľad o tom, čo sa deje, odporúčam vám skúsiť online nástroj na správu úloh.
Ilustratívne obrázky prostredia na správu úloh, zákaziek a zákazníkov systému Flowii.com
3. Zaveďte si do pracovného dňa „nevyrušovací čas“
Hoci aktívna komunikácia v pracovnom tíme môže urýchliť riešenie mnohých situácií, dajte si pozor, aby jej nebolo priveľa. Každá otázka predsa znamená vyrušenie. Overenou technikou, ktorá neobmedzuje tímovú prácu a zároveň umožní každému sústrediť sa na svoje úlohy je tzv. „nevyrušovací čas.“ Napríklad od 09:00 do 11:00. Žiadne reakcie na nové emaily, žiadne otázky na kolegov... Na to je priestor neskôr. Dve hodinky koncentrácie na vaše priority a uvidíte, ako spokojnejší budete so svojím pracovným dňom.
