Ako sa pripraviť na výstavu či veľtrh a profitovať z neho?

Veronika Rezáková | 10.03.2015
Ako sa pripraviť na výstavu či veľtrh a profitovať z neho?

Chystáte sa tento rok osloviť zákazníkov na výstave či veľtrhu? Čo všetko si treba dôkladne naplánovať  a s akým objemom financií rátať?  

Profitovať z účasti na veľtrhu či výstave možno len po dôkladnej a strategickej príprave. Premeniť zdvorilostnú konverzáciu na obchodné stretnutie a zúročiť ho formou nového zákazníka môže byť náročnejšie, ako sa na prvý pohľad zdá. Dominantnou sa stáva otázka financií, vystavovaných produktov či stratégia komunikácie s potenciálnym zákazníkom. Cieľom je využiť obrovský tok informácií, masu ľudí a výstavné priestory v prospech firemného rastu.

Kedy začať s prípravou na výstavu a na čo si dávať pozor?

Na strategické plánovanie účasti na výstave nie na škodu vyčleniť si minimálne pár týždňov, ak nie aj mesiacov. „Približne 3 mesiace pred začiatkom výstavy je zvyčajne potrebné zaslať prihlášku a vybrať vhodný text do prezentačného katalógu,“ prezrádza svoje skúsenosti Simona Lhotová z 3MON, s.r.o. Ak ide o vychytenú výstavu alebo sa na nej chystá podnikateľ predstaviť novinky, tak príprava musí začať oveľa skôr.

Dôležitý je nielen výber stánku a jeho prípadné zhotovenie na kľúč, ale aj komunikácia s prevádzkovateľmi výstaviska. Ak napríklad vystavujete produkty náročné na odber elektrickej energie, nezabudnite vopred informovať prevádzkovateľov výstaviska. S tým úzko súvisí aj naplánovanie inštalácie stánku priamo na mieste a zabezpečenie potrebného personálu.

Vystavovateľ si tiež musí premyslieť, ktoré konkrétne produkty bude vystavovať, a tiež, ako ich na dané miesto prepraví. Ľuboš Kolesár, riaditeľ firmy Zelená stavba, s.r.o. však vysvetľuje, že to nie je ani zďaleka všetko „Treba rátať aj s výrobou reklamných letákov, vizitiek a ďalších propagačných materiálov, predmetov či oblečenia pre prezentujúcich zamestnancov. My tiež pravidelne rozposielame pozvánky na výstavu našim obchodným partnerom a architektom, s ktorými spolupracujeme a radi by sme sa s nimi na výstave stretli.“

Maličkosti, na ktorých záleží

Vaším spojencom sa môže stať aj výstavný priestor. K najvýhodnejším patrí ten pri hlavných koridoroch. Myslite však aj na sprievodný program. Vyčleňte si 1-2 hodiny z výstavy na prezentáciu spoločnosti a zoznámenie prítomnej verejnosti s vašimi novinkami.

Nepodceňujte ani samotný výber ľudí, ktorých na veľtrh či výstavu vyšlete, aby reprezentovali vašu firmu. V oblasti, v ktorej pôsobí vaša firma, by sa mali výborne orientovať a byť jednotkami v komunikácii s potenciálnym zákazníkom. Nevyhnutnosťou je aj zabezpečenie náležitostí súvisiacimi s pracovnou cestou zamestnancov.

Dobrá rada nad zlato

Premiérovým pôsobením na výstave získate dôležité skúsenosti a možno aj iný pohľad na túto formu firemnej prezentácie. „Pred prvou výstavou sme nemali predstavu, akí ľudia sa v našom stánku zastavia. Chceli sme našu spoločnosť predstaviť v čo najlepšom svetle. Jednoducho rozdať informačné prospekty a zoznámiť ľudí s ideou nového priestoru na bývanie,“ spomína na prvé pôsobenie na veľtrhu Andrej Lehota z firmy Profirol, ktorá pod značkou Climax ponúka tieniacu techniku. „K hlavnej zmene po prvej skúsenosti došlo najmä v spôsobe nášho myslenia. Na výstavy viac nechodíme s cieľom prezentovať našu firmu, ale predávať jej produkty,“ dodáva Lehota.

V čom teda spočíva hlavný rozdiel? Počas prvej prezentácie na veľtrhu chceli zozbierať čo najviac kontaktov od potenciálnych zákazníkov a ďalej s nimi komunikovať. Pri ďalšej účasti na výstave boli nútení svoju stratégiu modifikovať. „Taký bol náš prvý naivný cieľ. Paradoxne sa nám ho podarilo splniť a z veľtrhu sme odchádzali každý s plným zakladačom nových kontaktov. Rozdali sme toľko vizitiek a spravili toľko cenových kalkulácií, že sme si boli istí, že najbližšieho pol roka máme o nabitý pracovný program postarané. Opak bol však pravdou; nazbieranými kontaktmi sme sa doslova prelúskavali, aby sme zistili, že 90% z nich bolo zbytočných,“ zdôrazňuje Lehota.

Zo svojej skúsenosti si vzali ponaučenie. „Na ďalšiu výstavu sme šli s ambíciou zbierať objednávky, nielen zo slušnosti odovzdaný telefonický kontakt či vizitku,“ prezradil zmenenú stratégiu konateľ firmy Profirol. Po druhom raze ich tešil hrubý zoznam objednávok. „Zapísali sme si iba to meno a telefónne číslo, ktorého nositeľ mal reálny záujem. Začali sme jednoducho filtrovať a venovať svoj čas ľuďom, ktorí skutočne plánovali nakupovať naše produkty,“ dodáva.

S akým finančným objemom treba rátať, ak chcete ísť vystavovať?

Výstavný stánok vrátane prenajatého priestoru, zamestnanci, ich ubytovanie a strava, ale aj samotné produkty či prezentačné prospekty. Celkové náklady často menej skúsených podnikateľov môžu nemilo prekvapiť. Suma nákladov sa môže vyšplhať až k niekoľkým desiatkam tisícom eur. „Treba rátať s tým, že účasť na výstave nie je lacnou záležitosťou a investované financie sa po prvej návšteve len málokedy vrátia,“ myslí si Róbert Kováč z firmy FALCO, ktorá vyrába puzdra na zbrane pre športových strelcov a poľovníkov doma aj v zahraničí.

Koľko peňazí vám nakoniec z firemného účtu ubudne, závisí od viacerých faktorov. Rozhodujúcou je veľkosť stánku a jeho prevedenie. Nie každý sa totiž uspokojí so štandardnou verziou. „My sme sa nechali inšpirovať zahraničnými výstavami a dali si vyrobiť vlastný, netradičný stánok. Zaplatili sme zaň viac než 10 000€, no investícia sa nám vyplatila. Pristavili sa pri nás dokonca aj ľudia, ktorí by ho boli ochotní od nás rovno kúpiť,“ s úsmevom spomína Andrej Lehota.

Alfou a omegou pri voľbe prevedenia stánku by podľa neho mal byť práve typ ponúkaného tovaru. „Zvolili sme exkluzívnejší stánok, pretože sme ponúkali exkluzívny produkt. Nádherná pergola by len ťažko vynikla a vyvolala ten správny dojem v obyčajnom stánku. Našou ambíciou bolo predstaviť celkom nový priestor na bývanie a ľuďom ukázať, ako by ich terasa mohla vyzerať,“ vysvetľuje dôvod vyššej investície do výstavného stánku predajca tieniacej techniky.

Do stánku sa oplatí investovať, ak sa veľtrhov či výstav plánuje podnikateľ zúčastňovať pravidelne. Výstavný stánok je totiž primárnym lákadlom návštevníkov. Cenou sa mu môže vyrovnať súčet ďalších položiek. Ich finančná náročnosť je určená počtom prezentujúcich zamestnancov, ale aj krajinou, v ktorej sa veľtrh koná. Pri väčšej skromnosti sa vám môže podariť zmestiť aj do nižšej sumy. Zo skúseností našich respondentov vyplýva, že napr. 6m 2 výstavného priestoru vás vyjde približne na 2 000 €. Občerstvenie pre zamestnancov, ubytovanie, darčekové predmety a malá reklama na asi ďalších tisíc. Ak sa uspokojíte s menším výstavným priestorom a nenáročnejším stánkom, so sumou 5 – 10 000€ by ste si mali pokojne vystačiť.

Existujú aj iné možnosti.....

Zúčastniť sa výstavy či veľtrhu sa dá aj omnoho lacnejšie. Viaceré z vystavujúcich firiem sa dokážu šikovne dohodnúť so svojim zahraničným, v tomto prípade českým partnerom. Vďaka nemu a vďaka dotačnej schéme pre export v susednej krajine im môže byť po splnení stanovených podmienok spätne preplatených až 100% z celkových nákladov. Túto nemalú podporu a výhodu umožňuje projekt Spoločná účasť na špecializovaných výstavách, ktorý zastrešuje česká agentúra CzechTrade. K špecializovaným výstavám patrí aj napríklad aj bratislavský stavebný veľtrh Coneco.

Znížiť celkové náklady sa dá aj iným spôsobom. Pravidlá poskytovateľov prenájmu zvyčajne umožňujú, aby pod jedným stánkom hosťovali dve spoločnosti. Tie si vzniknuté náklady rozdelia na polovicu a ušetrenú sumu môžu investovať inde. Opäť je však potrebné dobre si premyslieť pozitíva aj negatíva tejto formy úspory.

Trpezlivosť ruže prináša

Zmeniť človeka, zaujímajúceho sa o váš produkt, na platiaceho zákazníka môže istú dobu trvať. Reálne zhodnotiť ekonomickú návratnosť je možné oveľa neskôr. „Hoci sa celkovo bilancuje veľmi ťažko, je isté, že tí klienti, ktorí si od nás na výstave objednali naše služby a sú spokojní, prinesú ďalších klientov. Veľtrhy sú totiž nielen o kontaktoch, ale aj o rozširovaní značky do povedomia širšej verejnosti,“ konštatuje Ľuboš Kolesár. Aby ste sa na pomyselnej priečke konkurenčného rebríčka udržali, je dobré sa ľuďom pripomínať. „Zúčastňovať sa výstavy každý rok nie je až tak potrebné. Optimálnym je podľa môjho názoru asi každý druh rok. Vtedy možno predpokladať, že dokážeme predstaviť aj novinky spoločnosti,“ cielene plánuje účasť na výstavách Simona Lhotová.

Koľko ľudí je málo a koľko už veľa?

Kým pri jednom stánku prezentujúci môžu len postávať, pri druhom nevedia ku komu skôr skočiť. „Oproti prvému roku sme sa rozhodli počet ľudí navýšiť. Z pôvodných štyroch prezentovali až siedmi,“ konštatuje Lehota. Podobné počty uvádza aj riaditeľ firmy Zelená stavba, s.r.o; „V našom stánku o rozlohe 20m 2 sme prezentovali piati. Neraz sa stáva, že jeden človek musí odbehnúť alebo sa dlhšie venuje serióznemu záujemcovi.“ V tomto prípade by mala byť určujúca práve veľkosť stánku a rozsah prezentovaného portfólia. „Ideálne je, ak je na výstave zastúpený aspoň jeden alebo dvaja obchodníci, technik a hosteska. V tejto zostave je tím kompetentný pohotovo odpovedať na všetky otázky návštevníkov stánku,“ myslí si Lhotová.

Iný kraj, iný mrav

Záujem potenciálnych zákazníkov sa môže líšiť od mesta k mestu, od výstavy k výstave. „Na nitrianskej výstave Nábytok a Bývanie sa ľudia zaujímali predovšetkým o hotové produkty, ktoré si chceli umiestniť do svojich záhrad. Bratislavské Coneco sa vyznačuje iným typom zákazníkov. Tí najčastejšie plánujú začiatok stavby, alebo už priamo stavajú a premýšľajú v dlhodobejšom časovom horizonte o podobe svojej záhrady,“ myslí si Andrej Lehota. Spôsob komunikácie s potenciálnymi zákazníkmi tak treba prispôsobiť aj dopytu zákazníkov z toho-ktorého kraja.

Prečítajte si 10 rád ako sa pripraviť na výstavu a byť na nej úspešný.

O autorovi

Veronika Rezáková

Som trochu workoholik s vášňou pre letné dovolenky, kvalitnú literatúru a dobré víno. Ako štúdiom poznačený slovenčinár som profesijné, ale aj osobné naplnenie našla v hre so slovami, kladením pestrých informácií na papier a ich šírení medzi ľudí. Stále sa učím a veľa sa pýtam. Zvedavosť mi pomáha pri písaní biznis príbehov, tlačových správ či marketingových textov. Základom rýchlych prstov na klávesnici sú aspoň 2 šálky kávy denne, pozitívni ľudia v mojom okolí a pohyb v prírode.

Najlepšie články do vášho mailu každý pondelok

Čítajte len to, čo vás naozaj zaujíma. Sumár vybraných článkov raz za týždeň, žiadny spam. Zasielanie newslettra si môžete kedykoľvek vypnúť.

Zvoľte si témy: