6 krokov ako sa pripraviť na zahraničnú výstavu

Michal Krivý | 22.01.2014
6 krokov ako sa pripraviť na zahraničnú výstavu
Chystáte sa prezentovať svoje podnikanie na zahraničnom veľtrhu alebo výstave? Prinášame tipy ako byť úspešný a efektívny.

Výber výstavy

Výstavníctvo podľa viacerých názorov patrí k upadajúcim a zastaraným formám prezentácie spoločnosti. Aj napriek tomu má stále potenciál predstaviť produkty novým zákazníkom a uľahčiť podnikateľskému subjektu vstup na zahraničné trhy.

Pri rozhodovaní o účasti na výstave musí podnik zvažovať záber výstavy z hľadiska štruktúry návštevníkov, geografickú príslušnosť k cieľovým trhom, úroveň organizácie a dobré meno výstavy, účasť konkurencie, strategický význam lokálneho trhu a samozrejme náklady na výstavu. Autor tohto článku má skúsenosť, že celkové náklady na výstavu sa pohybujú približne na úrovni dvojnásobku ceny za prenájom výstavnej plochy. Pri výstavách v západnej Európe by mali podnikatelia počítať s celkovými nákladmi od 8 000 € vyššie. Ide o veľmi hrubý odhad, ktorý môže byť výrazne ovplyvnený dizajnom a veľkosťou stánku, logistickými nákladmi a podobne.  

Príprava výstavy

Každý podnik chce na výstave predstavovať svoje najnovšie a najlepšie výrobky. Účasť na výstave si vyžaduje starostlivú prípravu, s ktorou treba spravidla začať už niekoľko mesiacov pred termínom výstavy.

Príprava sa orientuje na nasledovné oblasti:

  • Komunikácia s výstaviskom,
  • Dizajn a príprava stánku,
  • Produktová príprava,
  • Personálna príprava,
  • Logistická príprava,
  • Marketingová a obchodná príprava.

Komunikácia s výstaviskom

Prestížne medzinárodné výstavy sa obyčajne konajú s ročnou alebo dvojročnou periodicitou. Mnohé firmy si rezervujú výstavný priestor na ďalší ročník výstavy už počas prebiehajúcej výstavy.

Umiestnenie stánku je jedným z faktorov, ktorý ovplyvňuje úspešnosť podniku na výstave. Je veľmi žiadúce, aby ste vystavovali v blízkosti svojich konkurentov. Svetové výstaviská často majú 10 a viac výstavných hál, v ktorých vystavujú tisícky firiem. Vystavovatelia sú klastrovaní podľa príbuznosti produktov, ale nie všetci môžu vystavovať v tej istej hale. Je preto nevyhnutné vyvinúť úsilie a tlak na organizátora výstavy, aby ste si zabezpečili vhodnú výstavnú plochu. Cestou k zabezpečeniu vhodnej plochy je včasná rezervácia, alebo intenzívna komunikácia s organizátorom výstavy. V prípade problémov s umiestnením stánku skúste kontaktovať lokálne zastúpenie výstaviska – často sú nimi obchodné komory.  

Medzinárodné výstaviská posielajú prihlášky na výstavy s predstihom minimálne pol roka. V prihláške okrem kontaktných údajov potvrdzujete navrhované umiestnenie stánku. Taktiež špecifikujete, o ktoré ďalšie služby máte záujem – elektrickú prípojku, internet, vodovodnú prípojku, prípravu stánku zo sekciových prvkov v réžií výstaviska atď.

Súčasťou serióznej výstavy je aj  výstavný katalóg – publikácia obsahujúca údaje o výstave a všetkých vystavovateľoch - povinne si predplatíte jednu stranu, na ktorej prestavíte svoju spoločnosť a z ponúknutých možností vyberiete kategórie, ktoré charakterizujú činnosť vašej spoločnosti a podľa ktorých budete v katalógu zaradení. Kontinuálne s výstavou prebiehajú aj virtuálne výstavy – potenciálni návštevníci výstavy si teda vopred môžu pozrieť, ktoré spoločnosti budú vystavovať a čo budú prezentovať. V predstihu teda budete požiadaní o dodanie podkladov pre virtuálnu výstavu.

Dizajn a príprava stánku

Dizajn predáva. Nielen dizajn produktov, ale celkový vzhľad výstavného stánku. Výstava je jedinečnou príležitosťou konfrontovať sa s konkurenciou. Venujte teda príprave stánku značnú pozornosť. Na výstavách platia zákony džungle – najväčšie zvieratá majú najväčšie a najnablýskanejšie stánky. Veľkosť stánku svedčí o kapitálovej sile spoločnosti a o miere záujmu o lokálny trh. Každé výstavisko ponúka sekciové stánky, ktoré v predstihu poskladá. Následne dopravíte svoje výrobky, polep stánku, propagačné materiály a môžete vystavovať. Túto možnosť je vhodné využiť hlavne pri výstavách v geograficky vzdialených lokalitách, kedy je preprava vlastného stánku ekonomicky náročná. Ak vystavujete v rámci Európy, buďte kreatívni a pripravte si vlastný stánok. Ak vám to rozpočet dovoľuje, spolupracujte s dizajnérmi, resp. so spoločnosťami, ktorých predmetom podnikania je návrh a príprava výstavných stánkov. Výstavný stánok má byť dizajnovo čistý, rešpektujúci váš korporátny dizajn.

Stánok môžeme deliť na dve hlavné časti – výstavnú časť a obslužnú časť. V obslužnej časti môžeme mať zriadenú kuchynku, sklad prospektov, sklad občerstvenia, elektrotechnické vybavenie stánku a podobne.

Dizajnové prvky výstavného stánku

  • osvetlenie – nebojte sa stánok dostatočne vysvietiť. Výsledný efekt stojí za to,  stánok sa musí lesknúť;
  • výška – trend posledných rokov je jasný – čím vyššie, tým lepšie;
  • podsvietenie – efektné podsvietenie pultov, respektíve iných častí nábytku vytvára dojem modernosti. Nebojte sa použiť panely a fólie s vysokým leskom;
  • interaktivita – ak vám to technické podmienky dovolia, použite prezentačnú techniku (veľká obrazovka, projektor...) a prezentuje graficky a obsahovo profesionálne spracovaný materiál;
  • orientácia stánku – ak je to možné, vyberte si rohový stánok, do ktorého bude možné vstúpiť z viacerých smerov;
  • občerstvenie – hostia na výstavách chcú aj jesť a piť. Ohúriť ich môžete potravinami charakteristickými pre našu krajinu. Široká škála nápojov je taktiež pozitívom.

Produktová príprava

Aké produkty budete vystavovať? Aké novinky ste pripravili od poslednej výstavy? Hlavne v odvetviach s dynamickým vývojom produktov (IT, elektrotechnika, spotrebná elektronika, automobily...) je nutné venovať na túto časť dôraz, aby bolo vystavovaných čo najviac vopred otestovaných a plne funkčných noviniek.

Personálna príprava

Definuje sa prezentačný a obslužný tím. Prezentačný tím spravidla tvoria obchodníci a manažment spoločnosti. Obslužný tím je zodpovedný za stavbu a skladanie stánku a fungovanie použitej techniky (osvetlenie, elektrické spotrebiče, prípojky).

Logistická príprava

Zabezpečiť treba nielen prepravu vystavovaných výrobkov a výstavného stánku, ale aj ich naloženie a spätnú prepravu do sídla/pobočky spoločnosti.
Osoba zodpovedná za prípravu výstavy zabezpečuje aj prepravu a ubytovanie pre výstavný tím. Technici sú spravidla prítomní pri stavbe stánku. Počas trvania prípravy je vhodné mať ich poruke pre prípad neočakávaných technických problémov.  Obchodníci, manažment, respektíve hostesky môžu doraziť deň pred otvorením výstavy, aby mali priestor na prípravu a oboznámenie sa s prostredím.

Marketingová a obchodná príprava

Na výstavu idete za účelom získania nových klientov a navýšenia tržieb. Venujte čas a úsilie propagácii vašej účasti na výstave.

  • Pošlite pozývací email, alebo klasický list vašim existujúcim, alebo potenciálnym obchodným partnerom. Výstaviská spravidla v balíku služieb automaticky ponúkajú určitý počet voľných lístkov pre vašich hostí. Ak je nedostatočný, neváhajte vstupenky dokúpiť. Výstavný stánok pôsobí dobrým dojmom, ak je plný návštevníkov. Vzbudzuje to dojem úspešnej spoločnosti a u okoloidúcich pocit zvedavosti.
  • Pripravte si aktuálne letáky a katalógy.
  • Do prezentačného tímu si vyžiadajte jazykovo a produktovo zdatných kolegov.
  • Ak máte v danej krajine lokálneho partnera, požiadajte ho o prítomnosť v stánku počas výstavy.
  • Pozvite obchodných partnerov na večeru, alebo drink po ukončení výstavných hodín.
  • Počas výstavy neignorujte žiadneho návštevníka.
  • Do vášho stánku určite zavítajú aj konkurenti. Buďte ku ním slušní, ale diplomatickí zároveň.
  • Pýtajte a rozdávajte vizitky.
  • Zaznamenajte všetky zaujímavé návštevy – kto prišiel a čo chcel.
  • Na výstave môžete získať nielen odberateľské, ale aj dodávateľské kontakty. Roztrieďte jednotlivé kontakty podľa toho, ktorým nezúčastneným kolegom ich posuniete.
  • Nezabudnite na spätnú väzbu! Po ukončení výstavy pošlite návštevníkom stánku zdvorilostný email, v ktorom poďakujete za návštevu, záujem o vašu spoločnosť a vyjadrite nádej na spoluprácu. Prípadne si ich pridajte na LinkedIn.
  • S odstupom času vyhodnoťte ekonomický prínos návštevy a zvážte účasť na ďalších ročníkoch.

O autorovi

Ing. Michal Krivý

Autor viac ako 10 rokov pôsobí v oblasti obchodu a marketingu.

Najlepšie články do vášho mailu každý pondelok

Čítajte len to, čo vás naozaj zaujíma. Sumár vybraných článkov raz za týždeň, žiadny spam. Zasielanie newslettra si môžete kedykoľvek vypnúť.

Zvoľte si témy: