Asi najčastejšou otázkou týkajúcou sa fakturácie je, či musí byť na faktúre podpis alebo nie. Názory na to, či musí byť podpis na faktúre, sa rozchádzajú. V najbližšom článku sa venujeme podpisu na faktúre.
Vyriešenie otázky, či je nutný podpis na faktúre alebo nie, je dôležité z pohľadu dvoch zákonov, a to:
- zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (ďalej len “zákon o účtovníctve”),
- zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty (ďalej len “zákon o DPH”).
Podpis na faktúre z pohľadu zákona o účtovníctve
V súlade s § 10 ods. 1 písm. f) zákona o účtovníctve je účtovný doklad preukázateľný účtovný záznam, ktorýmusí obsahovať podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie.
Podľa § 32 ods. 3 sa podpisovým záznamom rozumie účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis, alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme. Na obidve formy podpisového záznamu sa pritom prihliada rovnako a obidve sa môžu použiť na mieste, kde sa vyžaduje vlastnoručný podpis.
Preukázateľným účtovným záznamom nahrádzajúcim vlastnoručný podpis v technickej forme môže byť napr. naskenovaný podpis, jednoznačné identifikačné údaje užívateľa v softvéri.
Pri vystavovaní faktúry dodávateľom, musí faktúra z pohľadu zákona o účtovníctve obsahovať:
- podpisový záznam osoby, ktorá tovar predala alebo poskytla službu (osoba zodpovedná za účtovný prípad v účtovnej jednotke),
- podpisový záznam účtovníčky, ktorá účtovný prípad zaúčtovala (osoba zodpovedná za jeho zaúčtovanie).
Z pohľadu odberateľa musí faktúra obsahovať podpisový záznam osoby, ktorá tovar od dodávateľa kúpila alebo prijala službu. To je u odberateľa osoba zodpovedná za účtovný prípad v účtovnej jednotke. Znamená to, že odberateľ neporuší žiadne ustanovenia zákona o účtovníctve, ak dostane nepodpísanú faktúru od dodávateľa.
Okrem podpisového záznamu osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke, musí byť na účtovnom doklade aj podpisový záznam osoby zodpovednej za zaúčtovanie účtovného prípadu, teda účtovníčky odberateľa.
Podpis na faktúre z pohľadu zákona o DPH
V zákone o DPH sa nikde neuvádza, že faktúra musí obsahovať podpis. Dodávateľ aj odberateľ však musia zabezpečiť od vydania faktúry do konca obdobia na uchovávanie:
- vierohodnosť pôvodu faktúry,
- neporušenosť obsahu faktúry,
- čitateľnosť faktúry.
Podľa § 71 ods. c) zákona o DPH sa vierohodnosťou pôvodu faktúry rozumie potvrdenie totožnosti dodávateľa tovaru alebo služby alebo osoby, ktorá v mene dodávateľa vyhotovila faktúru.
V súlade s § 71 ods. 3 zákona o DPH môže na zabezpečenie vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti faktúry použiť:
- kontrolné mechanizmy podnikových procesov, ktoré spoľahlivo zabezpečia priraditeľnosť faktúry k dokumentom súvisiacim s dodaním tovaru alebo služby,
- zaručený elektronický podpis podľa zákona č. 215/2002 Z. z. o elektronickom podpise alebo zákona platného v inom členskom štáte upravujúceho použitie zaručeného elektronického podpisu,
- elektronickú výmenu údajov, ak zmluva týkajúca sa tejto výmeny ustanoví použitie postupov zabezpečujúcich vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu údajov,
- iný spôsob zabezpečujúci vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry.
Na zabezpečenie vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti faktúry možno použiť jednu z vyššie uvedených možností alebo ich kombináciu.
TIP: Fakturujte online zadarmo a bez obmedzení na iKros.sk.
Faktúra nemusí obsahovať podpis, ale jej vierohodnosť, neporušenosť obsahu a čitateľnosť musí byť dostatočne zabezpečená prostredníctvom vyššie uvedených spôsobov.
Pri použití kontrolných mechanizmov podnikových procesov musí byť faktúra jednoznačne priraditeľná k ďalším dokumentom preukazujúcim nákup tovaru alebo poskytnutie služby. Pri nákupe tovaru je jednoduchšie priradiť faktúru k ďalším dokumentom, napr. k dodaciemu listu, príjemke, výdajke, objednávke, zmluve. Pri poskytnutí/prijatí služby je to zložitejšie, keďže veľa krát sa stáva, že faktúra je jediný dokument, ktorý preukazuje poskytnutie služby. V tom prípade nie je možné dostatočne zabezpečiť vierohodnosť pôvodu faktúry prostredníctvom použitia kontrolných mechanizmov podnikových procesov. Na zabezpečenie vierohodnosti pôvodu faktúry by sa mohla použiť napr. mailová komunikácia medzi dodávateľom a odberateľom o poskytnutí služby, ak by dokazovala, že daná služba sa skutočne poskytla.
Zaručený elektronický podpis je jeden zo spôsobov zabezpečenia vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti faktúry. Využíva sa pri elektronických faktúrach. Je to forma podpisu, ktorá je deklarovaná certifikátom.
Elektronickú výmenu údajov možno v jednoduchosti charakterizovať ako systém, prostredníctvom ktorého sa faktúra odoslaná dodávateľom objaví priamo v systéme odberateľa.
Pod pojmom iný spôsob zabezpečujúci vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry je ťažké predstaviť si konkrétny spôsob, ako zabezpečiť dané požiadavky zákona o DPH. Dáva však dodávateľom a odberateľom možnosť vytvoriť si vlastný spôsob zabezpečenia vierohodnosti pôvodu a neporušenosti obsahu faktúry.
Podľa Metodického pokynu k fakturácii podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov môže byť zabezpčená vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry napr. umiestnením faktúry na bezpečnej webstránke, kedy vyhotoviteľ faktúry posiela odberateľovi oznámenie o vyhotovení faktúry a odberateľ na základe použitia užívateľského mena a hesla získa prístup k vyhotovenej faktúre.
Iným spôsobom zabezpečujúcim vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry môže byť napr. aj poslanie zaheslovanej faktúry v pdf, kedy dodávateľ pošle odberateľovi osobitne heslo.
