Konateľ s.r.o. a cestovné náhrady

Má konateľ spoločnosti s ručením obmedzeným, ktorý nie je zamestnancom nárok na náhrady pri pracovnej ceste? Ak áno, aké náhrady pri pracovnej ceste mu môžu byť vyplatené?

Kto môže byť konateľom v s.r.o.?

Konateľom s.r.o. môže byť fyzická osoba, ktorej úlohou je zastupovať spoločnosť vo vzťahu k štátnym inštitúciám, súdom alebo iným osobám. Konateľ s.r.o. je štatutárny orgán, ktorý koná v mene spoločnosti a uzatvára v jej mene zmluvy a pod.

V s.r.o. môže byť viacero konateľov, pričom zákon neobmedzuje ich počet. Počet konateľov určuje valné zhromaždenie spoločnosti, ktoré je oprávnené konateľov vymenovať a zároveň odvolávať.

O právach a povinnostiach konateľa, či o zodpovednosti konateľa za spôsobenú škodu si môžete prečítať v článku Konateľ s.r.o. – práva a povinnosti.

Kto má nárok na náhrady pri pracovnej ceste?

Podľa §1 ods. 1 a ods. 2 zákona č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“) majú nárok na poskytovanie náhrad pri pracovnej ceste tieto osoby:

• zamestnanci v pracovnom pomere alebo štátnozamestnaneckom pomere,
• členovia družstiev, ak podľa stanov podmienkou členstva je aj pracovný vzťah,
• fyzické osoby činné na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ak je to v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnuté,
• o ktorých to ustanovuje tento zákon a o ktorých to ustanovuje osobitný predpis,
• ktoré sú vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby a nie sú k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu,
• ktoré plnia pre právnickú osobu alebo fyzickú osobu úlohy a nie sú k právnickej osobe alebo fyzickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu ani v inom právnom vzťahu.

Konateľ s.r.o., ktorý nie je zamestnancom spoločnosti sa považuje za osobu, ktorá je vymenovaná alebo zvolená do orgánov právnickej osoby a nie je k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu.

Z uvedeného teda vyplýva, že konateľ s.r.o., ktorý nie je zamestnancom spoločnosti má nárok na cestovné náhrady pri pracovnej ceste.

Kedy je konateľ s.r.o. na pracovnej ceste?

Za pracovnú cestu konateľa s.r.o. sa považuje každá cesta, v rámci ktorej plní funkciu, ktorá pre neho vyplýva z postavenia konateľa spoločnosti, vrátane výkonu činností do skončenia tejto cesty.

Podmienkou pre poskytnutie náhrad pri pracovnej ceste je teda posúdenie, či na ceste vykonával činnosť konateľa spoločnosti alebo nie.

U zamestnanca sa pracovná cesta považuje za čas od nástupu zamestnanca, ktorý bol vyslaný na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko. Zamestnanec je na pracovnej ceste aj počas výkonu jeho práce v mieste, na ktoré bol vyslaný, a to až do skončenia tejto pracovnej cesty.

Príklad na rozdiel pracovnej cesty zamestnanca a konateľa:

1. Pracovná cesta konateľa s.r.o., ktorý nie je zamestnancom: Konateľ s.r.o. Ján býva v Žiline a cestuje do Bratislavy, do sídla spoločnosti za vykonávania svojej činnosti ako konateľa. Jánovi začína pracovná cesta pri odchode z jeho bydliska – Žiliny, prebieha v Bratislave a končí pri návrate z Bratislavy naspäť do Žiliny.
2. Pracovná cesta zamestnanca: Zamestnanec Martin je vyslaný svojim zamestnávateľom na pracovnú cestu do Bratislavy. Martin pracuje v spoločnosti, ktorá má sídlo v Nitre a jeho trvalý pobyt je v Žiline. Z uvedeného vyplýva, že pracovná cesta Martinovi začína pri odchode z Nitry (z jeho pracoviska), prebieha v Bratislave a končí pri návrate z Bratislavy naspäť do Nitry.

Na aké náhrady pri pracovnej ceste má nárok konateľ s.r.o.?

Konateľ s.r.o., ktorý nie je zamestnancom spoločnosti má nárok na tieto náhrady pri tuzemskej pracovnej ceste:

• náhrada preukázaných cestovných výdavkov,
• náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie,
• stravné,
• náhrada preukázaných nevyhnutných vedľajších výdavkov,
• náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny.

Viac informácií o vyúčtovaní náhrad pri tuzemskej pracovnej ceste si prečítajte v článku Cestovný príkaz a vyúčtovanie tuzemskej pracovnej cesty v roku 2018.

Konateľ s.r.o. má nárok na náhrady pri zahraničnej pracovnej ceste, ktoré sú už uvedené pri tuzemskej pracovnej ceste (t.j. stravné, náhrada preukázaných cestovných výdavkov a pod.), avšak okrem týchto náhrad má spoločník nárok pri zahraničnej pracovnej ceste aj na tieto náhrady:

• vreckové,
• náhrada na poistenie nevyhnutných liečebných nákladov,
• náhrada výdavkov na povinné, resp. odporúčané očkovanie.

Viac informácií o vyúčtovaní náhrad pri tuzemskej pracovnej ceste si prečítajte v článku Cestovný príkaz a vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty v roku 2018.

Väčšia časť uvedených náhrad musí byť preukázaná, tzn., že ak majú byť preukázané náhrady vyúčtované a vyplatené konateľovi, musí byť predložený potrebný doklad, ktorý preukazuje aj reálny výdavok. Je preto dôležité dbať na to, aby sa potrebné doklady zachovali a boli preukázané pri vyúčtovaní tuzemskej či zahraničnej pracovnej cesty.

Môže si s.r.o. zahrnúť do daňových výdavkov náhrady pri pracovnej ceste, ktoré boli poskytnuté konateľovi?

Spoločnosť s ručením obmedzeným si môže podľa § 19 ods. 2 písm. d) zákona č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z príjmov") zahrnúť náhrady pri pracovnej ceste do daňových výdavkov (nákladov) vo výške, ktorá je ustanovená v zákone o cestovných náhradách.

Príklad na výpočet náhrad konateľa s.r.o. pri tuzemskej pracovnej ceste

Konateľ s.r.o. Ján, ktorý nie je zamestnancom s.r.o., so sídlom v Bratislave cestuje na pracovnú cestu do tohto sídla spoločnosti vykonávať svoju činnosť konateľa z miesta bydliska v Prešove. Do sídla spoločnosti cestuje vlastným motorovým vozidlom, ktoré nepoužíva na podnikanie, z osvedčenia o evidencii motorového vozidla uvádzame spotrebu v meste 6,5 l /100 km a mimo mesta 6 l /100 km. Harmonogram pracovnej cesty, ktorá trvala od 16.7.2018 do 20.7.2018 bol nasledovný:

• 16.7.2018: odchod z Prešova o 6:30 hod, príchod do Bratislavy o 11:30 hod., vzdialenosť: 400 km,
• 17.7.2018 – 19.7.2018: každý deň najazdil v meste Bratislava z hotela do sídla spoločnosti 15 km,
• 20.7.2018: odchod z Bratislavy o 5:00 hod, príchod do Prešova o 9:30 hod., vzdialenosť: 400 km.

Ján sa ubytoval v hoteli, kde bola cena ubytovania 40 Eur/ noc, o čom predložil aj faktúru za ubytovanie spolu s dokladom o úhrade. Ján predložil aj doklad o kúpe pohonnej látky v cene 1,405 Eur/ liter.

Konateľ Ján má nárok na tieto náhrady pri pracovnej ceste:

1. náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie:

Ján má nárok na náhradu za ubytovanie vo výške 160 Eur (4 noci x 40 Eur),

1. stravné:

Ján má nárok na stravné v nasledovnej výške za príslušné dni:

16.7.2018: 7,10 Eur (pracovná cesta trvala 12,5 hodiny),

17.7.2018 – 19.7.2018: každý deň 10,90 Eur, t. j. spolu 32,70 Eur (3 x 10,90), nakoľko pracovná cesta trvala 24 hodín,

20.7.2018: 7,10 Eur (pracovná cesta trvala 9,5 hodiny), t. j. spolu nárok na stravné v celkovej výške 46,90 Eur,

1. náhrada za použitie súkromného motorového vozidla:

Ján má nárok na základnú náhradu za použitie súkromného motorového vozidla nasledovne:

16.7.2018: 400 km x 0,183 = 73,20 Eur,

17.7.2018 – 19.7.2018: 15 km x 3 dni = 45 km x 0,183 = 8,24 Eur,

20.7.2018: 400 km x 0,183 = 73,20 Eur, t. j. spolu základná náhrada vo výške 154,64 Eur.

Ján má nárok aj na náhradu za pohonné látky v nasledovnej výške:

16.7.2018: 6 l/100 x 400 km x 1,405 = 33,72 Eur,

17.7.2018 - 19.7.2018: 6,5 l /100 x 45 km x 1,405 = 4,11 Eur,

20.7.2018: 6 l/100 x 400 km x 1,405 = 33,72 Eur, t. j. náhrada za spotrebované pohonné látky vo výške 71,55 Eur.

Ján má nárok na náhradu za použitie súkromného motorového vozidla v celkovej výške 226,19 Eur.

Celková výška náhrad pri pracovnej ceste, ktorá patrí konateľovi s.r.o. Jánovi je vo výške 433,09 Eur.