Podpis na faktúre

Zuzana Varmusová | 30.09.2016
Podpis na faktúre

Asi najčastejšou otázkou týkajúcou sa fakturácie je, či musí byť na faktúre podpis alebo nie. Názory na to, či musí byť podpis na faktúre, sa rozchádzajú. V najbližšom článku sa venujeme podpisu na faktúre.

Vyriešenie otázky, či je nutný podpis na faktúre alebo nie, je dôležité z pohľadu dvoch zákonov, a to:

  • zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (ďalej len “zákon o účtovníctve”),
  • zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty (ďalej len “zákon o DPH”).

Podpis na faktúre z pohľadu zákona o účtovníctve

V súlade s § 10 ods. 1 písm. f) zákona o účtovníctve je účtovný doklad preukázateľný účtovný záznam, ktorýmusí obsahovať podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie.

Podľa § 32 ods. 3 sa podpisovým záznamom rozumie účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis, alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme. Na obidve formy podpisového záznamu sa pritom prihliada rovnako a obidve sa môžu použiť na mieste, kde sa vyžaduje vlastnoručný podpis.

Preukázateľným účtovným záznamom nahrádzajúcim vlastnoručný podpis v technickej forme môže byť napr. naskenovaný podpis, jednoznačné identifikačné údaje užívateľa v softvéri.

Pri vystavovaní faktúry dodávateľom, musí faktúra z pohľadu zákona o účtovníctve obsahovať:

  • podpisový záznam osoby, ktorá tovar predala alebo poskytla službu (osoba zodpovedná za účtovný prípad v účtovnej jednotke),
  • podpisový záznam účtovníčky, ktorá účtovný prípad zaúčtovala (osoba zodpovedná za jeho zaúčtovanie).

Z pohľadu odberateľa musí faktúra obsahovať podpisový záznam osoby, ktorá tovar od dodávateľa kúpila alebo prijala službu. To je u odberateľa osoba zodpovedná za účtovný prípad v účtovnej jednotke. Znamená to, že odberateľ neporuší žiadne ustanovenia zákona o účtovníctve, ak dostane nepodpísanú faktúru od dodávateľa.

Okrem podpisového záznamu osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke, musí byť na účtovnom doklade aj podpisový záznam osoby zodpovednej za zaúčtovanie účtovného prípadu, teda účtovníčky odberateľa.

Podpis na faktúre z pohľadu zákona o DPH

V zákone o DPH sa nikde neuvádza, že faktúra musí obsahovať podpis. Dodávateľ aj odberateľ však musia zabezpečiť od vydania faktúry do konca obdobia na uchovávanie:

  • vierohodnosť pôvodu faktúry,
  • neporušenosť obsahu faktúry,
  • čitateľnosť faktúry.

Podľa § 71 ods. c) zákona o DPH sa vierohodnosťou pôvodu faktúry rozumie potvrdenie totožnosti dodávateľa tovaru alebo služby alebo osoby, ktorá v mene dodávateľa vyhotovila faktúru.

V súlade s § 71 ods. 3 zákona o DPH môže na zabezpečenie vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti faktúry použiť:

  • kontrolné mechanizmy podnikových procesov, ktoré spoľahlivo zabezpečia priraditeľnosť faktúry k dokumentom súvisiacim s dodaním tovaru alebo služby,
  • zaručený elektronický podpis podľa zákona č. 215/2002 Z. z. o elektronickom podpise alebo zákona platného v inom členskom štáte upravujúceho použitie zaručeného elektronického podpisu,
  • elektronickú výmenu údajov, ak zmluva týkajúca sa tejto výmeny ustanoví použitie postupov zabezpečujúcich vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu údajov,
  • iný spôsob zabezpečujúci vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry.

Na zabezpečenie vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti faktúry možno použiť jednu z vyššie uvedených možností alebo ich kombináciu.

TIP: Fakturujte zadarmo bez obmedzení v programe ALFA plus alebo online na iKros.sk.

Faktúra nemusí obsahovať podpis, ale jej vierohodnosť, neporušenosť obsahu a čitateľnosť musí byť dostatočne zabezpečená prostredníctvom vyššie uvedených spôsobov.

Pri použití kontrolných mechanizmov podnikových procesov musí byť faktúra jednoznačne priraditeľná k ďalším dokumentom preukazujúcim nákup tovaru alebo poskytnutie služby. Pri nákupe tovaru je jednoduchšie priradiť faktúru k ďalším dokumentom, napr. k dodaciemu listu, príjemke, výdajke, objednávke, zmluve. Pri poskytnutí/prijatí služby je to zložitejšie, keďže veľa krát sa stáva, že faktúra je jediný dokument, ktorý preukazuje poskytnutie služby. V tom prípade nie je možné dostatočne zabezpečiť vierohodnosť pôvodu faktúry prostredníctvom použitia kontrolných mechanizmov podnikových procesov. Na zabezpečenie vierohodnosti pôvodu faktúry by sa mohla použiť napr. mailová komunikácia medzi dodávateľom a odberateľom o poskytnutí služby, ak by dokazovala, že daná služba sa skutočne poskytla.

Zaručený elektronický podpis je jeden zo spôsobov zabezpečenia vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti faktúry. Využíva sa pri elektronických faktúrach. Je to forma podpisu, ktorá je deklarovaná certifikátom.

Elektronickú výmenu údajov možno v jednoduchosti charakterizovať ako systém, prostredníctvom ktorého sa faktúra odoslaná dodávateľom objaví priamo v systéme odberateľa.

Pod pojmom iný spôsob zabezpečujúci vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry je ťažké predstaviť si konkrétny spôsob, ako zabezpečiť dané požiadavky zákona o DPH. Dáva však dodávateľom a odberateľom možnosť vytvoriť si vlastný spôsob zabezpečenia vierohodnosti pôvodu a neporušenosti obsahu faktúry.

Podľa Metodického pokynu k fakturácii podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov môže byť zabezpčená vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry napr. umiestnením faktúry na bezpečnej webstránke, kedy vyhotoviteľ faktúry posiela odberateľovi oznámenie o vyhotovení faktúry a odberateľ na základe použitia užívateľského mena a hesla získa prístup k vyhotovenej faktúre.

Iným spôsobom zabezpečujúcim vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry môže byť napr. aj poslanie zaheslovanej faktúry v pdf, kedy dodávateľ pošle odberateľovi osobitne heslo.

Najlepšie články do vášho mailu každý pondelok

Čítajte len to, čo vás naozaj zaujíma. Sumár vybraných článkov raz za týždeň, žiadny spam. Zasielanie newslettra si môžete kedykoľvek vypnúť.

Zvoľte si témy: