Štruktúra registratúrneho plánu

	Štruktúra registratúrneho plánu je vecne zoradeným rozpisom možného registratúrneho plánu podnikateľských subjektov z oblasti výroby, stavebníctva, veľkoobchodu, maloobchodu a dopravy bez ohľadu na právnu formu podnikania. Neodporúčame použiť ju pri príprave registratúrnych plánov podnikateľských subjektov zaoberajúcich sa poisťovníctvom a peňažníctvom, štátnu správu a samosprávu. Samozrejme k tvorbe každého registratúrneho plánu treba pristupovať individuálne s ohľadom na špecifické druhy záznamov organizácie a po dôslednej analýze typov dokumentov, ktoré organizácia produkuje, resp. prijíma. 

Uvedenú štruktúru registratúrneho plánu je preto možné použiť ako jeden z podkladov pre vytvorenie schémy registratúrneho plánu vašej organizácie. Znaky hodnoty a lehoty uloženia jednotlivých druhov agend sú uvedené v centrálnom registri. Dĺžka lehôt uloženia je pri jednotlivých vecných skupinách záznamov v registri uvádzaná ako dĺžka odporúčaná a minimálna. Rozhodnutie o jej predĺžení alebo skrátení v rámci registratúrneho plánu  každej organizácie je závislé od jej prevádzkovej potreby v konkrétnych podmienkach. Zároveň môže byť ovplyvnený začiatok doby jej plynutia, a to napr. po skončení platnosti daného registratúrneho záznamu (napr. príkaz riaditeľa), po roku posledného použitia (napr. dokumentácia pre výpočtovú techniku), od posledného zápisu v knihe a pod. Tieto špeciálne podmienky je nutné uviesť aj v registratúrnom pláne, vo všeobecnosti inak platí, že lehota uloženia začína plynúť 1. januára roku nasledujúceho po roku, v ktorom bol spis uzatvorený.

A. Všeobecná správa a riadenie

AA - valné zhromaždenie
01.	rokovací poriadok 
02. zápisnice z rokovaní aj s prílohami (pozvánka, prezenčná listina, 
      program,  materiály)
03. zápisnice z rokovaní na iných organizačných celkoch spoločnosti
04. zoznamy akcionárov

AB - predstavenstvo a dozorná rada
01. rokovacie poriadky
02. zápisnice z rokovaní predstavenstva a jeho orgánov aj s prílohami
03. zápisnice z rokovaní dozornej rady aj s prílohami
04. správy o podnikateľskej činnosti, stave majetku a zámeroch
05. zápisnice z rokovaní predstavenstva, jeho orgánov a dozornej rady
      na iných organizačných celkoch spoločnosti

AC - konatelia
01. rozhodnutia konateľov
02. zoznamy spoločníkov a vkladov	peňažných aj nepeňažných
03. záznamy z rokovaní konateľov
04. rozhodnutia konateľov a záznamy z ich rokovaní na iných 
      organizačných celkoch spoločnosti

AD – dcérske spoločnosti
01.	podklady ich štatutárnych orgánov a členstvo v nich
02.	korešpondencia s vedením dcérskych spoločností
03.	výročné správy o činnosti

AE - operatívne riadenie
01. vnútropodnikové normy a interné predpisy (pracovný poriadok,
      organizačný poriadok, registratúrny poriadok a pod.)
02. vnútropodnikové normy a organizačné predpisy na iných 
      organizačných celkoch spoločnosti
03. príkazy, smernice, rozhodnutia, obežníky riaditeľa a členov
      predstavenstva
04.	príkazy, smernice, rozhodnutia, obežníky riaditeľa a členov 
      predstavenstva na iných organizačných celkoch	
05. zápisnice z pracovných porád vedenia
06. zápisnice z pracovných porád vedenia na iných organizačných celkoch
07. správy o kontrole plnenia úloh ročné a dlhšie
08. správy o kontrole plnenia úloh za obdobie kratšie ako rok, čiastkové
09. projekty a štúdie rozvoja organizácie riadenia
10. výročné správy

AF - právna agenda
01. zakladateľská listina alebo zmluva, vrátane podkladového materiálu
02. stanovy spoločnosti a ich zmeny	
03. notárske zápisy o založení spoločnosti
04. výpisy z obchodného  (podnikového) registra, vrátane podkladového materiálu
05. živnostenské listy, koncesné listiny
06. majetko-právne zmluvy 
07. úverové zmluvy, poistné zmluvy
08. výpisy z pozemkových kníh
09. súdne spory
10. pracovno-právne spory
11. právne posudky 
12. evidencia akcionárov
13. predaj a prevod akcií a cenných papierov
14. listiny upisovateľov akcií
15. ukážky akcií a cenných papierov	
16. menovanie likvidátorov a správcov konkurznej podstaty
17. zásadné materiály k príčinám, priebehu a ukončeniu likvidácie	
18. konečná správa o priebehu likvidácie alebo konkurzu a likvidačná bilancia
19. ochranné známky a ochranné vzory, patenty (doklady o udelení,
      evidencia, dohody, zmluvy a ich realizácia)
20. právna prevencia a výchova
21. vyjadrenia k interným normám
22. posudzovanie návrhov zmlúv
23. materiály k medzinárodnej normalizácii - ISO normy (návrhy
      na udelenie certifikátov, certifikáty)
24. základná evidencia majetku
25. evidencia nehnuteľností
26. kmeňový kapitál
27. prevody majetku a vlastníckych práv
28. poistenie, škody
29. právna korešpondencia
30. právne zastupovanie
 
AG- agenda kontroly
01.	záznamy z pracovných porád úseku
02.	plány revíznej a kontrolnej činnosti
03. správy z kontrol a revízií, ročné
04. bežné operatívne kontroly a previerky
05. všeobecné záležitosti, informácie, pokyny
06. dokumentácia k medzinárodnej štandardizácii (ISO normy)
07. korešpondencia
08. audit, výrok auditora
09. daňové kontroly
10. kontroly sociálneho zabezpečenia

AH - agenda bezpečnosti, civilnej ochrany obyvateľstva (COO) a požiarnej ochrany (PO)
01.	záznamy z pracovných porád
02. protokoly z kontrol štátneho odborného dozoru	
03. správy o stave COO, PO
04. smernice a pokyny COO a PO  vlastné
05. smernice a pokyny  COO a PO, cudzie, po strate platnosti
06. povolenia vstupu do podniku
07. evidencia návštev	
08. priepustky	
09. strážne predpisy vlastné 
10. strážne predpisy cudzie
11. evidencia služobných zbraní
12. knihy denných hlásení a rozpis strážnej služby
13. evidencia preukazov zamestnancov
14. operačné plány COO, po strate aktuálnosti
15. výcvik zamestnancov  v COO
16. evidencia materiálových prostriedkov COO
17. protokol písomností obsahujúcich utajované skutočnosti
18. požiarna kniha
19. záznamy z kontrol protipožiarnej techniky
20. záznamy z kontrol dodržiavania predpisov o PO
21. záznamy o školení o PO
22. korešpondencia
23. dohody o zabezpečení stráženia objektov
24. vniknutie do objektov spoločnosti, poškodenie majetku, trestná činnosť
	
AI - správa registratúry a archív
01. registratúrne denníky 
02. pomocná evidencia
03. návrhy na vyradenie, zoznamy a protokoly o vyraďovaní
04. evidencia prírastkov do archívu organizácie
05.	evidenčný list archívneho fondu
06.	zoznamy a  protokoly záznamov preberaných do registratúrneho strediska
07. poštové knihy a iné evidencie poštových zásielok
08. evidencia prijatých a odoslaných telefaxov a ďalekopisov
09. objednávky na rozmnožovanie registratúrnych záznamov
10. výpožičky, reverzy

AJ - propagácia a Public Relation
01. záznamy z tlačových konferencií a stretnutí s novinármi
02. prehľady a výstrižky článkov v tlači, fotografický, filmový
      a zvukový materiál týkajúci sa spoločnosti
03. vlastné periodikum (v dvoch exemplároch)
04. reklamné publikácie  spoločnosti (v dvoch exemplároch)
05. kroniky a pamätné knihy	
07.	korešpondencia
08.	spoločenské akcie organizované spoločnosťou
09.	interné letáky  pre uamestnancov, podnikový časopis
10.	inzeráty – príprava, zadanie do tlače, vyhodnotenie ich dopadu
11.	prejavy zástupcov spoločnosti pri významných akciách

AK - medzinárodné styky
01.	korešpondencia
02.	zahraničné služobné cesty – príprava, správy
03.	informácie o kontaktoch a rokovaniach s partnermi

B. Personálna práca, sociálna starostlivosť, BOZP, vzdelávanie

BA - personálna práca
01. metodika, smernice a pokyny personálnej práce, vlastné
02.	metodika, smernice a pokyny  personálnej práce, cudzie
03.	rozbory, analýzy a projekty personálnej práce
04. ročné prehľady o počte a skladbe zamestnancov	
05. záznamy z pracovných porád úseku
06. osobné spisy riaditeľov a významných členov spoločnosti (po ukončení
      činnosti), tvoria ich žiadosti o prijatie, dotazníky, evidenčné listy, zápočtové
      listy, materské dovolenky, neplatené voľno, čestné prehlásenia, pracovné
      a služobné zmluvy, doklady o funkčnomzaradení, platové dektréty 
      a výmery, kvalifikačné posudky a doklady, kárne opatrenia, výsledky 
      psychologických skúšok a testov, výpovede, žiadosti o rozviazanie 
      pracovného pomeru, pracovné hodnotenia, výstupné a prepúšťacie listy,
      likvidačné listy
07. osobné spisy zamestnancov
08. popisy  pracovných činností
09. konkurzné konania na vyššie funkcie
10. žiadosti, dotazníky a iné písomnosti neprijatých uchádzačov
11. osobné úpravy pracovnej doby, pracovné úľavy	
12. preraďovanie zamestnancov
13. pracovno-právne záležitosti brigádnikov, praktikantov a štipendistov	
14. evidencia dochádzky
15. evidencia dovoleniek
16. dovolenkové lístky
17. dohody o pracovnej činnosti
18. dohody o vykonaní práce	
19. dohody o hmotnej zodpovednosti (po strate platnosti)
20. dochádzkové lístky, priepustky
21. korešpondencia
22. činnosť odborov, rokovania s odbormi
23. kolektívne vyjednávanie, kolektívna zmluva

BB - sociálna starostlivosť 
01. programy a prehľady sociálneho rozvoja
02. výsledky sociálnych prieskumov	
03. evidencia materských dovoleniek a neplateného voľna	
04. prihlášky, odhlášky a zmeny nemocenského poistenia	
05. dávky nemocenského poistenia
06. štatistické hlásenia o pracovnej neschopnosti
07. evidencia o pracovnej neschopnosti
08. zabezpečovanie závodného stravovania
09. vyznamenania zamestnancov
10. korešpondencia

BC - bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci (BOZP)
01. organizácia a metodika BOZP, školenia a previerky
02. kontroly, nálezy a posudky o zdravotnom, hygienickom 
      a bezpečnostnom stave v spoločnosti
03. záznamy o vstupných a periodických školeniach  BOZP
04. evidencia úrazov a havárií
05. záznamy o ťažkých a smrteľných pracovných úrazoch
06. pracovné úrazy ostatné
07. náhradové, regresné konanie
08. evidencia vydaných osobných ochranných pracovných prostriedkov
09. zakázané práce žien a mladistvých, nočná práca žien
10. korešpondencia

BD - vzdelávanie
01. študijné a učebné osnovy vlastných školiacich stredísk
02. ročné prehľady o činnosti vlastných školiacich stredísk	
03. zahraničné stáže a študijné pobyty, správy
04. evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie zamestnancov
05. odborná prax a odborný výcvik absolventov
06. evidencia o vydaní dokladov o odbornej kvalifikácii
07. učňovské zmluvy

C. Technický rozvoj, informatika, výskum a ochrana životného prostredia

CA-technický rozvoj
01. záznamy z pracovných porád úseku
02. koncepcie, štúdie, prognózy a plány technického rozvoja
03. záverečné správy úloh technického rozvoja, posudky, expertízy 
      a rozbory
04. štatistické výkazy technického rozvoja ročné
05.	návrhy a požiadavky na riešenie rozvoja techniky
06. materiály o spolupráci s inými subjektmi
07. technicko-hospodárske normy, vlastné
08. štátne a odborné normy, po strate platnosti
09. doklady o pripomienkovaní technických noriem
10. doklady o prevádzke technických zasriadení
11. revízne správy technických zariadení, po ukončení životnosti	
12. opravy zariadení
13. zavádzanie patentov a vynálezov do výroby

CB - informatika
01. záznamy z pracovných porád úseku
02. koncepcie rozvoja riadiaceho a informačného systému	
03. testy hardwaru, sietí a systémového softwaru
04. metodika k vlastným vytvoreným programom
05. metodika k cudzím programom, po ukončení používania
06. záznamy z údržby  výpočtovej techniky a informačných sietí
07. korešpondencia
08. správa (administrácia) údajov informačného systému
09. správa (administrácia) počítačovej siete

CC - výskum
01. záznamy z pracovných porád úseku
02. plány výskumných úloh, ročné a dlhodobé
03. podkladový materiál k výskumným úlohám
04. správy o plnení plánu výskumných úloh	
05. výskumné správy a štúdie
06. výroba prototypov
07. oponentné konanie
08. skúšobné protokoly a testy výrobkov
09. rozhodnutia o schválení skúšaných výrobkov (atesty)
10. originály vlastných noriem
11. priemyslové vzory
12. vynálezy a zlepšovacie návrhy – dokumentácia
13. ochranné známky
14. patentové spisy (evidencia, listiny o udelení)
15. licencie  (dohody, zmluvy, evidencia, realizácia)

CD - ochrana životného prostredia
01. záznamy z pracovných porád úseku
02. koncepcie ochrany a tvorby životného prostredia
03. protokoly z kontrol orgánov štátneho dozoru
04. zavádzanie ekologických postupov a opatrení
05. medzinárodná spolupráca na projektoch ochrany životného prostredia	
06.	stanoviská k výberu technológií, investičným zámerom a pod.
07.	určenie miesta a zabezpečenie podmienok pre manipuláciu s ropnými a nebezpečnými látkami
08.	evidencia nebezpečených odpadov
09.	previerky stavu objektov
 
D.Obchodné a súvisiace činnosti, ceny a propagácia

DA- zásobovanie, nákup a predaj
01. záznamy z pracovných porád úsekov
02. plány nákupu a odbytu výrobkov, ročné
03. rozpis plánu nákupu
04. prieskum trhu
05. analýzy, prognózy a koncepcie nákupu 
06. štatistické výkazy, ročné
07. obchodné zmluvy (nákup a predaj)
08. kreovanie obchodných zatupiteľstiev
09. správy o činnosti obchodných zastupiteľstiev, ročné
10. správy zo služobných ciest
11. hlásenia o obchodnej činnosti
12. rozbory obchodných aktivít
13. plán spotreby materiálov a potreby služieb
14. objednávky a požiadavky na dovoz
15. dodacie a nákladné listy
16. interné faktúry
17. normy zásob a materiálu
18. prehľady a zostavy zásob a obchodného tovaru 	
19. inventarizácia zásob a obchodného tovaru
20. evidencia zásob a obchodného tovaru na sklade
21. knihy objednávok obchodného tovaru
22. skladová evidencia (výkazy, karty, dodávkové príkazy, príkazy  
      na expedíciu)
23. výdajky a príjemky materiálu a tovaru na sklade
24. evidencia predaja a fakturácia
25. knihy objednávok	
26. colné záznamy, colné deklarácie
27. hlásenia colného skladu
28. reklamácie obchodného tovaru a služieb	
29. výkazy čerpania pohonných hmôt
30. žiadanky na prepravu
31. záznamy o prevádzke vozidiel
32. korešpondencia

DB - ceny
01. záznamy z pracovných porád úseku
02. cenníky výrobkov a tovarov, vlastné
04.	cenníky výrobkov a tovarov, cudzie
05.	tvorba interných cenníkov
05. cenové dohody s inými právnymi subjektami
06. štatistické prehľady tvorby cien, ročné
07. korešpondencia

DC - propagácia
01. záznamy z pracovných porád úseku
02. účasť na veľtrhoch a výstavách
03. príprava expozícií (scenáre)
04. vzorkovnice
06.	ocenenia výrobkov
06. katalógy, prospekty, reklamy, publikácie
07. stanoviská, vyjadrenia, odporúčania
08. korešpondencia

E.Investičná činnosť

EA - všeobecne
01. záznamy z pracovných porád úseku
02. štúdie dlhodobého rozvoja 
03. plány investícií ročné a dlhodobé
04. plány investícií  krátkodobé a čiastkové
05. rozpisy investícií a objektov
06. evidencia stavu investícií
07. hlásenia stavu investícií
08. zákazky na veľké investície (aj s podkladmi) a výberové konania
09. investičné zákazky, ostatné
10. investičné zmeny
11. investičné požiadavky
12. účasť na výberových konaniach a súťažach
13. korešpondencia

EB - investičná výstavba
01. záznamy z pracovných porád úseku
02. rozpočty a bilancie stavieb
03. záznamy z rokovaní s projektovými a dodávateľskými firmami
04. projekty nových realizovaných stavieb, 1 paré (originál) 
05. základná dokumentácia stavieb (majetkovo-právna dokumentácia, 
      úvodný a vykonávací projekt, korešpondencia o výstavbe - dôležitá)
07.	geometrické a zastavovacie plány
08.	rozhodnutia stavebných úradov (stavebné a užívacie povolenia, 
      povolenia na rekonštrukciu a adaptáciu)
08. fotodokumentácia stavieb, objektov a ich okolia
09. pasporty budov a stavieb, po zbúraní
10. znalecké posudky	
11. doklady z  kolaudácie stavieb (kolaudačné protokoly, delimitačné 
      protokoly, uvedenie stavieb do trvalej prevádzky)
12. kalkulácie
13. harmonogramy dodávok a sledovanie ich plnenia
14. vyúčtovanie stavieb záverečné a súhrnné
15. vyúčtovanie stavieb čiastkové
16. záznamy z kontrolných dní, po ukončení stavby	
17. stavebné denníky, po ukončení stavby
18. korešpondencia

EC - stroje a zariadenia
01. evidenčné listy a karty strojov, po vyradení
02. generálne opravy strojov
03. knihy inštalovaných strojov
04. plány rozmiestnenia strojov čiastkové
05. výkresy a fotodokumentácia strojov, po vyradení
06. pasporty strojov, po vyradení
07. prehľady o využití  kapacity strojov a zariadení
08. revízie a prehliadky strojov a zariadení
09. záznamy o údržbe strojov a zariadení

F. Výroba a  kvalita

FA- výroba
01. záznamy z pracovných porád úsekov, prevádzok, dielní
02. analýzy, koncepcie a prognózy výroby
03. ročné a výhľadové plány výroby	
04. čiastkové a operatívne plány výroby
05. štatistické výkazy a rozbory výroby, ročné
06. štatistické výkazy a rozbory, štvrťročné a mesačné
07. technologické predpisy a receptúry, vlastné, po ukončení výroby
08. technologické predpisy a receptúry, cudzie, po ukončení výroby
09. výrobný program a jeho zmeny
10. diagramy výroby a spotreby energií
11. kalkulačné výkazy energií
12. dielenské rozpisy	
13. dispečerské denné hlásenia a grafikony
14. dispečerský denník
15. evidencia spotreby materiálov
16. výdajky materiálu	
17. prevádzkové knihy (nákladov, surovín, zakázok)
18. náčrty a návody k výrobným postupom
19. úkolové listy
20. číselné a grafické podklady pre výkonové normy
21. časomeračské štúdie a rozbory úkolovania
22. objednávky a rozpisy materiálu
23. pracovné denníky a plány	
24. pracovné lístky a výrobné príkazy
25. prevádzkové zápisy o priebehu výroby
26. výrobné knihy a denníky	
27. zákazkové listy
28. ostatné pomocné výrobné podklady
29. generálne opravy	strojov	
30. hlásenia a opravy porúch vo výrobe
31. korešpondencia

FB - kvalita
01.	záznamy z pracovných porád úseku
02.	predpisy o kvalite výrobkov, vlastné
03.	predpisy o kvalite výrobkov, cudzie
04. záznamy štátneho odborného dozoru z kontroly kvality výrobkov
05. interné záznamy z previerok kvality
10.	rozbory kvality výrobkov	
11.	atesty výrobkov
08. hlásenia nepodarkov
09. výkazy a knihy nepodarkov
10. korešpondencia

G. Financie, účtovníctvo a mzdy 

GA - finančné záležitosti
01. záznamy z pracovných porád úsekov
02. smernice a  metodické pokyny, vlastné
03. smernice a metodické pokyny, cudzie, po strate aktuálnosti
04.	rozpočet a finančný plán, ročný
05.	finančné plány, mesačné a štvrťročné
06. emisie cenných papierov
07. štatistické výkazy a rozbory, ročné
08. štatistické výkazy a rozbory,  mesačné a štvrťročné
09. rozdelenie zisku, výpočty dividend a tantiém
10. daňová agenda
11. úverová agenda (po splatení úveru) a styk s bankami
12. korešpondencia

GB - účtovníctvo
01.	záznamy z pracovných porád úsekov
02.	rozbory hospodárskej činnosti, ročné
03.	rozbory hospodárskej činnosti, mesačné a štvrťročné
04. účtovný rozvrh, účtovná osnova a smernice k nej
05. knihy faktúr
06. hlavné účtovné knihy
07. knihy pohľadávok a záväzkov
08. inventárne  zápisy z inventarizácií majetku
09. účtovné závierky, ročné
10.	účtovné závierky, mesačné a štvrťročné	
11. faktúry – dodávateľsko-odberateľské
12. kalkulácie a podklady
13. účtovné výkazy, ročné
14. účtovné výkazy, mesačné a štvrťročné
15. revízne správy štátneho odborného dozoru
16. pokladničná agenda (vrátane kníh)
17. účtovné doklady 
18. bankové výpisy
19. audit
20. korešpondencia
21. daňové priznania

GC - mzdy
01. záznamy z pracovných porád úseku
02. metodické smernice, predpisy a poriadky, vlastné
03. metodické smernice predpisy a poriadky, cudzie, po strate platnosti
04. ročné štatistické výkazy a prehľady miezd
05. mzdové listy
06. výplatné listiny
07. evidenčné listy o dobe zamestnania a zárobku
08. rodinné prídavky a materské príspevky
09. potvrdenia o čistom príjme
10. prehlásenia k dani zo mzdy
11. zrážky zo mzdy, po ukončení
12. rôzne podklady k  mzdám a odmenám
13. korešpondencia

H. Majetok a materiálno-technické zásoby

HA - nehnuteľnosti
01.	zmluvy a rozhodnutia o nadobudnutí do vlastníctva, predaji
prevode vlastníckych práv
02.	výpisy z katastrálnych kníh
03.	žaloby vo veci nehnuteľností a ich prerokúvanie
04.	evidencia
05.	odpisy

HB - hnuteľný investičný majetok
01.	evidencia
02.	doklady o nadobudnutí
03.	objednávky, podmienky dodania
04.	záručné listy a ostatné doklady k záruke, reklamácie

HC - inventarizácia
01.	inventarizačná komisia, zápisy
02.	likvidačná komisia, zápisy
03.	inventárne súpisy majetku

HD – materiálno.technické zásobovanie
01.	žiadanky
02.	dodávateľsko-odberateľské zmluvy
03.	dodacie a preberacie listy
04.	skladové karty zásob