Ako viesť účtovníctvo - interne alebo externe?

Podnikateľské subjekty, ktoré sú povinné viesť účtovníctvo, vymedzuje § 1 zákona č. 431/2002 o účtovníctve v znení neskorších predpisov a v zjednodušenom znení sú nimi: právnické osoby, ktoré majú sídlo na území SR; zahraničné osoby, ak na území Slovenskej republiky podnikajú alebo vykonávajú inú činnosť; fyzické osoby – živnostníci, ktorí nevedú daňovú evidenciu alebo si neuplatňujú výdavky v paušálnej výške.

Ak patríte medzi vyššie uvedené subjekty, máte dve možnosti, akými môžete zabezpečiť vedenie svojho účtovníctva. Prvým spôsobom je viesť si účtovníctvo samostatne - interne, t. j. priamo vo svojom podniku zamestnať účtovníka/-čku, ktorý bude viesť účtovníctvo a vy mu budete za to vyplácať mesačnú mzdu. Druhou, v súčasnosti čoraz viac využívanou možnosťou, je prenechanie vedenia svojho účtovníctva firme, ktorej predmetom podnikania je práve vedenie účtovníctva – označuje sa ako externý spôsob vedenia účtovníctva.

Ak ste povinní viesť účtovníctvo, zákon o účtovníctve vám v § 5 umožňuje poveriť vedením svojho účtovníctva inú právnickú alebo fyzickú osobu. Tým sa však podnikateľ nezbavuje zodpovednosti za vedenie účtovníctva a zostavenie účtovnej závierky. Pri zvažovaní možnosti viesť si účtovníctvo interne alebo externe by podnikateľ mal do úvahy vziať niekoľko faktorov, ktorými sú:

• veľkosť svojho podniku – najmä v prípade mzdového účtovníctva,
• počet a intenzita dokladov, ktoré bude nutné spracovávať,
• podklady, právne predpisy, informácie, ktoré sú potrebné pre vedenie účtovníctva,
• potrebné technické zabezpečenie pre vedenie účtovníctva,
• frekventovanosť a rozsah potrebných informácií z účtovníctva,
• náklady externých účtovníckych služieb v porovnaní s mzdou zamestnanca, ktorý vykonáva účtovníctvo.

Veľkosť podniku ako faktor pri rozhodovaní o forme vedenia účtovníctva

Je rozdiel, ak ste firmou, ktorá zamestnáva 25 alebo 250 ľudí. V prvom prípade by sa vám nemuselo oplatiť viesť účtovníctvo interne, keďže najmä vedenie mzdového účtovníctva nie je tak časovo náročné ako v prípade, ak zamestnávate väčší počet zamestnancov. Je možné, že by vaše náklady na zriadenie pracovného miesta a mzda boli vyššie ako hodnota práce, ktorú by mzdový účtovník vykonal.

Počet dokladov na spracovanie a forma vedenia účtovníctva

V prípade, že ste podnikom, ktorý nevytvára a neprijíma mesačne veľký počet účtovných dokladov, opäť by sa vám neoplatilo vytvoriť pracovné miesto pre osobu, ktorá by vykonávala účtovníctvo. A to z dôvodu nedostatočného pracovného využitia zamestnanca v porovnaní so mzdou a ostatnými nákladmi, ktoré vám vznikajú v súvislosti so zriadením pracovného miesta.

Právne normy, informácie a podklady potrebné pre vedenie účtovníctva

Legislatíva v oblasti účtovníctva je charakteristická tým, že sa v nej často menia a dopĺňajú znenia zákonov. Podnikateľ musí všetku odbornú literatúru a podklady pre vedenie účtovníctva priebežne aktualizovať a tým mu vznikajú dodatočné náklady spojené s vedením svojho účtovníctva internou formou. Ako príklad možno uviesť výsledky analýzy legislatívnej činnosti vlády a parlamentu, podľa ktorej bolo od roku 2006 po súčasnosť na Slovensku:

• schválených 2 735 právnych noriem,
• tieto normy predstavujú 22 148 strán textu,
• na ich prečítanie by bolo potrebných – pri normálnom tempe čítania – 231 dní, teda jeden z piatich pracovných dní v týždni.

Nie všetky uvedené zmeny sa týkajú účtovníctva a daní, ale tvoria ich významnú časť.

Informácie z vedenia účtovníctva pre podnikateľa

Potrebujete informácie z účtovníctva denne alebo vám stačí, ak sa raz mesačne dozviete napríklad výšku dosiahnutých nákladov a výnosov? Aj to môže ovplyvniť vaše rozhodnutie o spôsobe vedenia účtovníctva. V prípade potreby aktuálnych denných informácií z účtovníctva je lepšie viesť účtovníctvo interne - kedykoľvek môžete nahliadnuť do informácií z účtovníctva. V súčasnosti ponúkajú niektoré účtovnícke firmy aj službu on-line účtovníctvo, ktoré vám umožní rýchly prístup k informáciám z účtovníctva a úsporu nákladov na účtovnícke služby.

Náklady na externé vedenie účtovníctva v porovnaní so mzdou účtovníka/-čky

Podnikateľ by si mal vopred zistiť, v akom cenovom rozmedzí sa pohybujú poplatky za účtovnícke služby a mzdy za vykonávanie práce účtovníka.
V nasledujúcej tabuľke uvádzame prehľad nákladov vzniknutých pri externom a internom vedení účtovníctva.

Výhody a nevýhody interného a externého spôsobu vedenia účtovníctva

Výhody interného vedenia účtovníctva

• zamestnanec pracuje vo vašom podniku – kedykoľvek máte prístup k informáciám, ktoré práve potrebujete,
• možnosť lepšej kontroly zamestnanca – fyzicky môžte skontrolovať, či si plní svoje pracovné povinnosti,
• menší potenciál pre únik informácií o podniku a jeho zamestnancoch do externého prostredia.

Nevýhody interného vedenia účtovníctva:

• vyššie náklady spojené so zriadením pracovného miesta a dodatočné výdavky na preškoľovanie a aktuálne materiálne zabezpečenie,
• nie vždy dokáže zamestnanec sledovať a správne interpretovať časté zmeny v účtovnej a daňovej legislatíve,
• zamestnanec musí ovládať všetky oblasti účtovníctva a mať dostatočné poznatky z daňovej problematiky, čo môže viesť k nedostatočnému ovládaniu poznatkov, prípadne len k povrchným znalostiam,
• neprítomnosť zamestnanca v dôsledku práceneschopnosti, dovoleniek a pod.
• riziko fluktuácie zamestnancov – zamestnanec vám môže kedykoľvek podať výpoveď a tým vznikajú ďalšie náklady spojené s hľadaním vhodného zamestnanca, organizovaním pohovorov a školením nových zamestnancov.

Výhody externého vedenia účtovníctva

• úspora nákladov - nemusíte vytvárať pracovné miesto, zabezpečovať technické a materiálne vybavenie pracovného miesta, preškoľovať zamestnancov,
• absencia časového výpadku v dôsledku dovoleniek, práceneschopnosti, za nikoho nemusíte hradiť sociálne a zdravotné poistenie,
• účtovnícka firma má odborníkov (špecialistov) pre rôzne oblasti účtovníctva a daní, dokáže preto lepšie reagovať na otázky a požiadavky zo strany zákazníkov,
• nevzniká priamo vám riziko fluktuácie zamestnancov, nevznikajú vám náklady s prijatím novej osoby na pozíciu účtovníka/-čky,
• účtovnícke firmy stálym klientom ponúkajú okrem účtovníckych a daňových služieb aj služby naviac, napr. spracovanie projektu pre získanie úveru a pod.

Nevýhody externého vedenia účtovníctva

• o informácie, ktoré potrebujete z účtovníctva musíte požiadať telefonicky alebo e-mailom, informácie tak získate s väčším časovým odstupom,
• väčšie riziko spojené s únikom informácií o podniku, jeho zamestnancoch, transakciách, obchodoch a celkovej finančnej, majetkovej a výnosovej situácii podniku,
• s účtovnou firmou je potrebné uzavrieť zmluvu – treba si ju vopred dôkladne pripraviť a poradiť sa s právnikom, aby v budúcnosti nevznikli nežiadúce situácie a vy ste nikoho nemuseli žalovať za nedodržanie zmluvných podmienok.

Prečítajte si tiež

Externé vedenie účtovníctva

Nevýhody externého vedenia účtovníctva je možné do značnej miery eliminovať prostredníctvom dobre zostavenej zmluvy o vedení účtovníctva. V prípade interného vedenia účtovníctva môžte uvedené nevýhody znížiť dôkladným výberom zamestnanca a jeho pravidelnou kontrolou, či zapojením odborníkov z oblasti daní, audítorstva a pod.

Konkrétnu formu ponuky služieb externej účtovníckej firmy si môžete pozrieť napríklad na www.uctovnajednotka.sk

Dobrá rada: Ak ste sa rozhodli pre vedenie účtovníctva externou formou, prečítajte si, čo by mala obsahovať zmluva o vedení účtovníctva.

Či sa nakoniec rozhodnete pre vedenie účtovníctva internou alebo externou formou, nezabúdajte na fakt, že za vedenie svojho účtovníctva nesiete v oboch prípadoch zodpovednosť práve vy ako subjekt povinný viesť účtovníctvo.

Dobrá rada: Viac o zodpovednosti za škodu vášho zamestnanca, účtovníckej firmy, či daňového poradcu, s ktorými ste uzavreli zmluvu nájdete tu.