V dôsledku vykonávania rôznych aktivít sú podnikatelia, ktorí vedú účtovníctvo, povinní zaúčtovať vzniknuté účtovné prípady v účtovných knihách. Účtovné zápisy v účtovných knihách možno vykonať len na základe účtovných dokladov. Účtovný doklad je listinná písomnosť (elektronický dokument), ktorým podnikateľ (účtovná jednotka) preukazuje, resp. dokladuje priebeh a výsledky svojej činnosti na účely zaúčtovania. Pre podnikateľa (účtovnú jednotku) sú účtovné doklady aj dôkazným prostriedkom napríklad pri daňovej kontrole, pri uplatnení právnych nárokov alebo kontrole (oprave) účtovníctva.
Náležitosti účtovných a daňových dokladov
Účtovný doklad patrí podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“) k účtovným záznamom, ktoré tvoria účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky. Účtovný doklad ako účtovný záznam musí spĺňať podmienky vedenia účtovníctva. Účtovná jednotka je povinná viesť účtovníctvo správne, úplne, preukázateľne, zrozumiteľne a spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov – teda aj účtovných dokladov.
Účtovníctvo je vedené správne vtedy, ak sú dodržané predpisy, ktoré upravujú účtovníctvo a súvisiace právne predpisy. Z toho dôvodu musia všetky účtovné doklady obsahovať tieto povinné náležitosti:
a) slovné a číselné označenie účtovného dokladu,
b) obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,
c) peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
d) dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
e) dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
f) podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,
g) označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia.
Účtovné doklady účtovných jednotiek (podnikateľov), ktorí vedú jednoduché účtovníctvo musia obsahovať údaje podľa písmen a) až f). Pozrite si ilustratívny účtovný doklad (vystavenú faktúru) neplatiteľa DPH, ktorý účtuje v podvojnom účtovníctve. Doklady účtovných jednotiek, ktoré sú platiteľmi dane z pridanej hodnoty (jednotne označované ako faktúra) musia obsahovať pre účely zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z pridanej hodnoty“) nasledujúce informácie:
a) meno a priezvisko zdaniteľnej osoby alebo názov zdaniteľnej osoby, adresu jej sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jej identifikačné číslo pre daň, pod ktorým tovar alebo službu dodala,
b) meno a priezvisko príjemcu tovaru alebo služby alebo názov príjemcu tovaru alebo služby, adresu jeho sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jeho identifikačné číslo pre daň, pod ktorým mu bol dodaný tovar alebo pod ktorým mu bola dodaná služba,
c) poradové číslo faktúry,
d) dátum, keď bol tovar alebo služba dodaná, alebo dátum, keď bola platba prijatá, ak tento dátum možno určiť a ak sa odlišuje od dátumu vyhotovenia faktúry,
e) dátum vyhotovenia faktúry,
f) množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby,
g) základ dane pre každú sadzbu dane, jednotkovú cenu bez dane a zľavy a rabaty, ak nie sú obsiahnuté v jednotkovej cene,
h) uplatnenú sadzbu dane alebo oslobodenie od dane; pri oslobodení od dane sa uvedie odkaz na ustanovenie tohto zákona alebo smernice Rady 2006/112/ES z 28. novembra 2006 o spoločnom systéme dane z pridanej hodnoty v platnom znení alebo slovná informácia "dodanie je oslobodené od dane",
i) výšku dane spolu v eurách, ktorá sa má zaplatiť, okrem výšky dane uplatnenej podľa osobitnej úpravy v § 66,
j) slovnú informáciu "vyhotovenie faktúry odberateľom", ak odberateľ, ktorý je príjemcom tovaru alebo služby, vyhotovuje faktúru podľa § 72 ods. 4,
k) slovnú informáciu "prenesenie daňovej povinnosti", ak osobou povinnou platiť daň je príjemca tovaru alebo služby,
l) údaje o dodanom novom dopravnom prostriedku podľa § 11 ods. 12,
m) slovnú informáciu "úprava zdaňovania prirážky - cestovné kancelárie", ak sa uplatní osobitná úprava podľa § 65,
n) slovnú informáciu "úprava zdaňovania prirážky - použitý tovar", "úprava zdaňovania prirážky - umelecké diela" alebo "úprava zdaňovania prirážky - zberateľské predmety a starožitnosti", a to v závislosti od tovaru, pri ktorom sa uplatní osobitná úprava podľa § 66.
Informácie uvedené na účtovných dokladoch účtovných jednotiek, ktoré sú platiteľmi dane z pridanej hodnoty sú rozsiahlejšie. Účtovný doklad ako faktúra je zároveň dokumentom, ktorého funkciou je identifikovať (pre odberateľa za čo platí alebo pre daňový úrad pri daňovej kontrole) čo, kto, komu, kedy, koľko a za čo dodal.
Ďalším predpisom, ktorý má osobitné požiadavky na doklady účtovnej jednotky (podnikateľa) je zákon č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice“). Doklad z elektronickej registračnej pokladnice napríklad o prijatí hotovosti alebo prijatý pri platbe v hotovosti za materiál alebo služby sa stáva účtovným dokladom až po doplnení informácií požadovaných zákonom o účtovníctve v § 10.
Povinné náležitosti účtovných dokladov nemusia byť priamo uvedené na doklade vyhotovenom podľa osobitného predpisu, ale môžu sa uvádzať aj na inom dokumente, ktorý je neoddeliteľnou súčasťou dokladu vyhotoveného podľa osobitného predpisu a spolu tvoria jeden celok, ktorý je plnohodnotným účtovnom dokladom.
TIP: Fakturujte online zadarmo a bez obmedzení na iKros.sk.
Pečiatka na dokladoch nie je povinná
Pečiatka nie je povinným údajom na účtovných dokladoch, ak tak neustanovuje osobitný predpis. Napríklad notári sú pri výkone svojej činnosti povinní používať pečiatku zo zákona. Podnikatelia (živnostníci, právnické osoby) túto povinnosť nemajú ale používanie pečiatky šetrí čas a znižuje možnosť omylu pri vyplnení identifikačných údajov. Často riešenou otázkou v praxi je komu patrí originál vyhotoveného účtovného dokladu. Pre potreby účtovníctva je dôležité, aby účtovný doklad obsahovať povinné náležitosti, pričom môže ísť o originál alebo aj kópiu. Pri účtovných dokladoch vyhotovovaných pomocou softvéru stráca táto otázka opodstatnenie. V prípadoch predtlačených účtovných dokladov záleží od dohody medzi účtovnou jednotkou a konkrétnym subjektom, prípadne je možné danú problematiku upraviť vo vnútornom predpise, ktorý má aplikačnú silu právnej normy.
Spôsob číslovania dokladov závisí od podnikateľa
Zákon o účtovníctve, zákon o dani z pridanej hodnoty a zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice spoločne požadujú číselné označovanie dokladov. Legislatíva bližšie nedefinuje akým spôsobom má účtovná jednotka (podnikateľ) jednotlivé doklady číslovať. Všeobecne nemožno určiť jeden správny spôsob a je na účtovnej jednotke (podnikateľovi) akým spôsobom bude číslovať účtovné doklady. Účtovná jednotka by však mala pri číslovaní účtovných dokladov brať do úvahy požiadavku úplnosti a preukázateľnosti vedenia účtovníctva a zvoliť primeraný spôsob číslovania, ktorý upraví vo vnútornom predpise. Za optimálny možno považovať narastajúci spôsob číslovania, ktorý jednoznačne preukáže, že všetky zaúčtované účtovné prípady sú doložené účtovnými dokladmi a neboli doplnené fiktívne účtovné prípady a účtovné doklady.
Požiadavkou vedenia účtovníctva je jeho zrozumiteľnosť na čo nadväzuje aj zrozumiteľnosť účtovných dokladov. Účtovný doklad je zrozumiteľný ak umožňuje spoľahlivo a jednoznačne určiť obsah účtovného prípadu. Zrozumiteľný musí byť všetkým osobám, ktoré sa s ním môžu dostať do styku. Preukazovať, že určitý účtovný prípad nastal môže účtovný doklad priamo alebo nepriamo. Pri daňovej kontrole môže vzniknúť požiadavka, aby účtovná jednotka zabezpečila preklad účtovného dokladu do slovenského jazyka. Zrozumiteľné účtovné doklady musia byť čitateľné pre fyzickú osobu, najmä ak ide o doklady vyhotovené rukopisom.
Dokedy treba vyhotoviť účtovné a daňové doklady
Lehota na vystavenie účtovných dokladov je v zákone o účtovníctve definovaná veľmi vágne a síce, že doklad treba vystaviť bez zbytočného odkladu po zistení skutočností, ktorá sa nimi preukazuje a spôsobom zaručujúcim spoľahlivé a jednoznačné určenie účtovného prípadu. Keďže účtovné zápisy je účtovná jednotka povinná zaznamenávať v účtovnom období priebežne a účtovné zápisy môže vykonať len na základe účtovných dokladov, tak aj účtovné doklady musí vyhotovovať priebežne. Nárazové vyhotovovanie účtovných dokladov a účtovanie účtovných zápisov ku koncu roka nie je v súlade so zákonom o účtovníctve.
Podnikatelia, ktorí sú platiteľmi DPH sa musia riadiť zákonom o dani z pridanej hodnoty. V prípade dodania tovaru alebo služby v tuzemsku (SR) je lehota pre vyhotovenie faktúry stanovená jasne - do 15 kalendárnych dní:
- odo dňa dodania tovaru alebo služby,
- odo dňa prijatia platby pred dodaním tovaru alebo služby (preddavku)
- od konca kalendárneho mesiaca, v ktorom bol dodaný tovar oslobodený od dane podľa § 43 (z tuzemska do iného členského štátu),
- od konca kalendárneho mesiaca, v ktorom bola dodaná služba alebo prijatá platba pred dodaním služby s miestom dodania podľa § 15 ods. 1 v inom členskom štáte.
Viac o obehu a archivácii účtovných dokladov si prečítajte tu.
